辦公可以更智能

張楠

對于大多數白領來說，每天的工作就是處理來自四面八方的各種信息，這些信息以文字、圖像、視頻、音頻等多種形式存在，這就使辦公變得無處不在、無時不在。因此，企業需要更具生產力、簡化流程、降低成本的智能辦公解決方案。

“智慧辦公是一種讓人們可以跨越時空，隨時隨地進行溝通的商務環境。智慧辦公將聚焦溝通環境的改變給人們辦公與溝通帶來的影響。因此，如何創建有利于溝通的環境將是未來智慧辦公的重點方向。” 富士施樂（中國）辦公產品市場部產品經理嚴磊在接受記者采訪時表示，“富士施樂正在致力于一切有關信息溝通領域的研究和創新，以解決方案和服務為人們創建有利于溝通的環境，讓人類的溝通變得更加簡單、高效、便捷、生動和有趣。”

在人們深受“少就是多”影響的今天，效率更高、成本更低的辦公解決方案就是一個好的解決方案。說到辦公解決方案就必須提一下眾多辦公設備廠商所推崇的企業打印管理服務。

廠商忙不停 用戶不操心

在商業競爭日趨激烈的今天，對于企業來說每降低成本1%，就是利潤提升1%，控制成本、開源節流成為每個企業管理者每天都要思考的問題。

在辦公方面，越來越多的中國企業也開始像發達國家的企業一樣，通過將非核心業務外包來提升工作效率、降低成本，目前被應用最多的就是企業打印管理服務。目前，市面上有兩種不同服務形式的企業打印管理服務。

一種是將企業文印設備的維護、零配件和耗材的更換等全部交由服務商負責的全包式售后服務。另一種則是根據企業日常文印需求、設備使用狀況與分布等的全面評估，對所有文印設備進行剔除、老舊設備替換并重新布局，同時對所有設備的使用、維護等進行全面管理，從而實現更高效便捷的文件輸出、共享、存儲，這種服務是通過第三方對所有文印設備的整合管理提升業務流程，降低文印成本。

事實上，第一種全包式售后服務在文印市場已經相當普及，包括眾多辦公設備廠商都先后推出了相應的服務：客戶每月根據實際打印、復印量支付費用，而服務商則提供設備日常運行所需的零配件和除紙張之外所有耗材，以及相關服務，并定期主動對設備進行維護、保養和耗材更換。這種服務的最大特點就是能夠確保用戶的文印設備永不停印，并將設備故障的風險轉為由服務商承擔。這種在十多年前由富士施樂推出的服務，在推出之后不久便很快被市場接受并普及開來，目前已成為文印、快印等行業采用最多的一種售后服務模式。

而第二種方式，也是未來智慧辦公的發展方向，它整合了文件印刷、輸出、制作的全過程，并涉及遠程文印管理、文印中心管理、郵件管理、打印外包等多方面的服務內容，無論是在辦公室還是移動辦公環境，都可以通過企業打印管理服務，幫助用戶在文件管理、流轉和使用的各個環節，提升辦公效率和文件管理質量。

對于這種新的更加智能的外包服務模式，越來越多的企業已經意識到它可以帶來的商業價值。

首先，文件外包服務專家可以運用精益管理工具準確評估并量化企業文印管理部分的成本如何控制，使原先模糊的成本結構變得更加清晰、可控、可衡量，優化整個文印的流程，讓企業不用再為文印應用分散不必要的人力、物力和財力，可以更好地關注其主營業務。

其次，從節能降耗的角度來看，智慧辦公解決方案可以讓文印管理更加節能、環保、低碳，充分實現資源利用和共享，提升企業的固定資產利用率。

但是目前能夠提供這種智慧辦公解決方案的廠商并不多，因為它對廠商產品、解決方案、服務能力、運營服務架構有相當高的要求，只有具備豐富的產品和解決方案、專業的文印管理能力和服務實施經驗的廠商，才能通過企業打印管理為不同企業改善業務流程、降低整體文印成本。

可以說，智慧辦公解決方案可以幫助企業降低其為非核心業務所消耗的精力，幫助企業實現輕資產，提升其核心業務的競爭力。

下面就以富士施樂安印文件管理解決方案為例，為大家具體介紹，實施智慧辦公解決方案可以達到的效果。

設備品牌眾多、機型復雜、難于管理、維修成本一年比一年高、輸出質量差、污染環境、難以統一管理所有設備，這是很多用戶在沒有實施文印管理解決方案之前都會碰到的問題。

富士施樂為用戶提供的安印文件管理解決方案具有增強辦公安全性、節省成本和提升生產力等優勢。通過安印文件管理解決方案，企業可以針對各個部門、用戶、設備設置詳細的黑白/彩色文件的輸出限制，輕松控制成本的同時還可通過電腦注冊或修改文印設備和用戶信息，實現更高效的文印管理；也可以通過定期收集文印設備的工作日志并根據用戶、部門或者設備計算使用量，確定最佳的設備布局；而IC卡（密碼打印）認證系統可通過IC卡（密碼輸入）進行認證輸出，有效防止信息泄露并實現便捷的成本管理。

采用了富士施樂的安印文件管理解決方案后，企業可以建立起統一高效的文印管理系統，實現了印量下降、浪費減少、輸出品質上升的使用效果。具體來說，采用該解決方案后，IT管理人員對文印設備的管理時間大幅減少；IC卡認證系統降低了文件信息泄露的風險，保障了用戶和企業的信息安全。值得一提的是，所有設備（包括富士施樂和其他品牌的文印設備）都由富士施樂負責維護，企業徹底擺脫了在設備日常維護與保養、機器故障、零配件與耗材更換等方面的后顧之憂。

讓堆積如山的文件消失

對于很多用戶來說，每天上班第一件事就是處理堆積在桌上的眾多紙質文件。可能很多用戶都遇見過前一天處理一半的文件忽然之間找不到了，只能從頭再來，讓人非常郁悶。如何才能把用戶從堆積如山的文案工作中解救出來，讓他們專注于企業的關鍵業務？

更加智能的紙質文檔電子化可能是有效的方法之一，也是幫助用戶進而實現移動辦公的基礎。之所以說是更加智能的紙質文檔電子化是因為紙質文檔電子化并不是今天才有的，早在很多年前掃描儀出現的時候，用戶就可以很方便地實現紙質文檔電子化，但是那時更多的是將紙質文檔電子化之后進行歸檔保存。只有可以進行自由的編輯處理，分拆、合并、修訂的電子文檔才能被稱為智慧的，為用戶所用的，可以實現移動辦公的電子文檔。

Adobe在全球范圍內進行了一項題為《文件積壓：為什么文件在拖我們后腿》的調查，調查顯示，陳舊的商業流程和過時的工作方式在嚴重影響企業的生產力、效率和員工滿意度：83%的員工認為過時的文件處理方式削弱了工作中的成就感和生產力，而61%的員工表示他們愿意更換工作，即使新工作只在明顯減少文件工作與行政流程方面有唯一優勢。

“Acrobat DC滿足了市場對于移動辦公的需求，現在人們可以隨時隨地使用移動設備處理PDF文件。” Adobe大中華區董事總經理黃耀輝之前在接受記者采訪時表示，“Acrobat DC將革命性地改變人們的工作方式，使工作效率更高。”

Adobe Acrobat DC就是為實現紙質文檔智慧轉化而生的。“以前大家有一種誤區，我的文檔生成PDF文件以后，PDF文件是不可以修改的。其實從 Acrobat 11版本以后到現在的Acrobat DC，PDF的文檔整理和編輯已經變得非常容易。”Adobe大中華區產品技術顧問張振華之前在接受記者采訪時表示，“Acrobat DC打破了以前處理文檔的方式，引入了很多Adobe其他軟件的功能，比如Photoshop里面的功能，比如文件效果優化功能等。”Adobe Acrobat DC是如何做到讓紙質文件快速消失的？

首先，Adobe Acrobat DC讓PDF文件與紙質文件之間的自由隨意轉換成為可能。用戶可使用智能手機和平板電腦的攝像頭作為便攜式掃描儀，將任何紙質文件掃描為PDF文件——Acrobat DC會自動將其進行轉換并完成光學字符識別，獲取與打印件匹配的自定義字體，也就是說，新文本的字體會與原件中的文本完全一致。這一功能對于那些最后還必須回歸紙質文檔進行上報或儲存的流程來說尤為重要，紙質文檔到PDF再到紙質文檔之間高保真的數次轉換，可充分利用PDF修改、編輯、更新等功能節省了時間和紙張、油墨、能源等。

其次，Adobe Acrobat DC實現了PDF與Windows Office各種文件形態之間的隨意雙向轉換。舉例說明，如果用戶需要處理數據，但手邊只有紙質文件，他只需要用Acrobat DC將其轉換為PDF，然后再轉換為完全保留數據、列、版式和格式的Excel表格進行編輯、分析與運算，而不必浪費時間在電子表格中重新輸入數據和重新設置格式。

第三，Adobe Acrobat DC強大的編輯與修訂功能，讓用戶在業務流程中不再依賴紙質文件與筆頭。用戶可以直接在PDF文件中更改文本和圖像，無需追蹤到原始文檔或者花費時間重新創建文檔；編輯時，用戶可修改文字、添加注釋、自由調整排列頁面、裁切或者更換照片；此外，當瀏覽PDF文檔時，用戶還可以借助Acrobat DC的書簽、頁眉、頁腳、頁碼，以及添加背景和水印等功能進行自定義頁面。

有了更加方便的電子文檔，再實現移動辦公就更加簡單了，用戶不用像過去那樣拿著一堆文檔到處跑，現在有筆記本電腦、平板電腦或者智能手機就夠了。Acrobat DC全面支持觸控功能，而且擁有桌面、移動多個版本供用戶選擇，值得一提的是所有的版本的操作方式和界面高度一致，用戶不用擔心不便，大幅提升了移動辦公效率。

“黑科技”讓辦公更智能

智能辦公離不開“黑科技”的助力，可以說“黑科技”的加入讓辦公產品和解決方案更加智能。

人臉識別技術。人臉識別技術，即高級智能眼技術，它可以感應到是否有人將使用數碼復合機設備，設備識別出用戶身份后，就會快速啟動并進入該用戶的個性化菜單界面方便用戶使用。人臉識別技術配合快速喚醒技術可以讓設備自動從睡眠模式中“醒來”，用戶無需任何操作設備就可以馬上進入工作狀態，實現真正的零等待。

智能節電技術。之前的復合機不管用戶進行何種操作，整個設備都要通電運行，智能節電技術則將數碼復合機分為掃描儀、控制面板、內部控制器、輸出打印等四個模塊，通過給四個模塊內裝置切斷供電回路，實現獨立供電控制，僅給用戶需要使用的功能部分供電，其他模塊則處于睡眠狀態，這樣相比普通復合機可以最多降低30%的能耗。如果用戶在一定時間內如果沒有任何指令和操作，設備就會自動進入節電模式。

掃描翻譯技術。掃描翻譯技術是一項云端實時翻譯技術，用戶可利用數碼多功能機實現頁面到頁面的文件翻譯。該項技術可支持多國語言的雙向翻譯，包括簡體中文、繁體中文、英文、日文、韓文等。用戶只需要將翻譯原稿放在數碼多功能機的掃描區域，按下掃描翻譯功能鍵，設備便會將掃描后的文件上傳至云端服務器。之后，通過圖像辨識技術與翻譯軟件將修改后的文件回傳至數碼多功能機進行打印，這個看似復雜的流程對于用戶來說就像復印一樣簡單快捷。如果用戶使用電腦直接上傳電子文件，也可以收到翻譯后的電子版文件。值得一提的是，即使頁面上包含圖片和照片也可進行翻譯，并且保持原文件的格式不變。

圖紙差異檢測系統。該系統是一項可以自動查找圖紙差異的檢測技術。修改前后的圖紙通過數碼多功能機掃描或者電腦網絡直接傳輸至圖紙差異檢測系統。系統將兩頁圖紙重合后，通過透光方式查找出不同的部分，并以不同顏色標記后打印或以電子文件輸出。同時，差異檢測結束后，系統將自動發送作業完成通知郵件。采用圖紙差異檢測系統之前，修改前后的圖紙需要設計人員肉眼查找不同之處，并將修改的部分用彩筆標記出來，然后進入制造流程，一旦圖紙有問題則會造成損失。采用這一檢測系統之后，檢測過程由每頁A3圖紙所需的30～40分鐘，降低至5～10分鐘，不僅可以大幅縮短作業時間，更可以減少失誤。

電子筆系統。電子筆系統由電子筆和電子筆專用紙兩部分組成。電子筆內置了紅外線攝像頭。電子筆專用紙張上印有由小圓點構成的二維編碼。二維編碼中植入了識別信息（ID）和坐標信息。當使用電子筆在專用紙張上書寫時，攝像頭會對紙張表面進行拍攝。然后，微處理器會對拍攝到的圖像進行解析，算出筆尖的位置坐標和紙張的ID信息。系統每秒重復約70次這樣的操作來記錄每張紙上書寫的位置和內容。這些手寫數據的每一筆都由點陣構成，因此筆順等信息也可被用于文字識別。操作時，開啟電子筆電源后，只需在電子筆專用紙上進行書寫記錄，書寫的內容就會被記錄到電子筆中。然后使用USB數據線即可將電子筆中的數據傳輸到電腦上，并根據需要進行數據處理。