淺談如何提高國有企業會議效率

劉博

【摘要】隨著中央《八項規定》的出臺，各級黨委政府、事企業單位都對進一步規范會議管理、精簡會議，改進會風提出了新的要求。本文以此為背景，從提高國有企業會議效率的角度出發，明確做好會議管理應把握的兩個重要問題，并從會議全過程進行分析，從三個方面提出如何改進國有企業會議效率的意見和建議。

【關鍵詞】國有企業；提高；會議效率

黨的十八大召開后，中央政治局頒布改進作風“八項規定”，明確要求“要精簡會議活動，切實改進會風，提高會議實效，開短會、講短話，力戒空話、套話。”國有企業作為黨領導下的企業，無論是從政治角度還是企業改革發展自身的角度，都應把改進會風作為落實十八大精神和“八項規定”的具體行動，在履行政治責任的同時，進一步提高企業管理效率。

一、提高會議效率應把握的重要問題

會議的作用根據其組織形式和內容的不同，也體現在多方面，如可以是安排部署重大工作、溝通解決問題、表彰鼓勵先進等等，但會議的本質是促進企業生產經營工作的正常開展，及時解決過程中出現的問題，從而確保既定目標的實現。因此，會議作為企業管理中的一個環節，雖然看似簡單，但涉及公司上下各個層面、各個環節，因此，如何提高會議效率，也是推進企業改革發展向前推進的重要保障。

1、計算會議成本。企業的效益可以通過產出與投入的差值來體現，在產出一定的情況下，如何控制投入、減少內耗就成為提高企業效益的方法之一。而投入成本除了原材料、設備等硬件條件外，人力成本的投入占絕大部分。從實際參會人員看，基本為企業各部門的負責人，除非會議能夠取得實際效果，否則，由于會議本身所產生的人力成本在實際中是完全浪費掉的。以年薪20萬的中層管理者為例，年工作日為273天，每天8小時，則每小時產生的費用為91元，如參會人數為30人，則每小時發生的費用為2730元。這只是最基本的算法，事實上，由于部分會議會有高層管理人員參加，虛擬費用會更高。從科學角度講，計算會議成本還需要考慮各方面因素，但問題的關鍵是，通過成本計算，在于提醒企業管理者，組織會議也是需要付出成本的。

2、明確會議時間。國有企業在會議管理上，存在的一個共性問題就是會議時間過長，這里面的原因包括多方面，但最終結果就是參會人員對會議內容的選擇性記憶，如只關注自己感興趣的（而并非是最重要的）內容，對會議內容掌握以及會議精神傳達的效果可想而知。因此，對會議時間的把控，特別是管理例會（即各部門負責人參加并發言的會議），要有一個明確的時間分配，對發言時間做出規定，結合“計算會議成本”方面的內容，控制會議時間，也就控制住了會議成本，同時可以讓管理者有更多的時間用來解決實際工作。在谷歌，會議主持人會在墻上設置一個4英尺高的記時器，確保所有與會人員都會看見，以此來強調會議應該準時開始和結束。

二、提高會議效率應做好的幾點工作

一般認為，提高會議效率可以從會前準備、會中事務、會后工作等幾方面去進行改進和提高，本文以會議全流程為主線，將會議全過程融合起來觀察與思考，提出提高會議效率的三方面建議：

1、確定會議必要性

有些會議的必要性需要進一步商榷，事實上，僅僅是因為管理者認為面對面的溝通非常重要，因此才組織會議。圣母大學的管理學教授J.S.奧柔克指出，決定一個會議是否召開的最簡單的方法就是問問自己，會議信息的傳遞是否是單向渠道，如果是，電子郵件或電話通常就足夠了。如果一旦確定開會的必要性，就只邀請那些可以在會議上有貢獻、或者有收獲的人參加：參與項目的工作人員；部門領導，擁有把會議要求落實的權利的人；專家，他們可以分享自己的想法，幫助大家解決一個問題。如果需要一個人來參會，但又不需要他的反饋意見，或者他對會議形成的結果沒有顛覆性的意見，那么他們有權決定如何更加合理的分配工作時間。

2、定義會議目標過程

生產力專家戴維·阿蘭建議，每個會議都要以“最大的成功聲明”開始，一個清楚的對會議可能得到的最佳結果的定義。申明理想的結果常常激勵與會者并讓會議更加有產出性。至少，它給出了一個每個會議都需要的專題：目標。

在會議開始前，就要安排一個讓所有人能夠明白會議目標的日程，不僅僅要注明開始時間，還要明確結束時間；為了更好的安排工作，要提前一周就安排好下周的會議內容；開會只講干貨，如萬達集團要求，每個部門的PPT匯報材料不超過10張；對不同的發言內容，限制規定的發言時間；對長時間的專業會議，如果會議內容與某些人沒有關系，他們可以回到自己的工作中去，而不用一直等在那里聽完全不相關的內容。

3、以行動計劃結束會議

會議的目的是通過交流，形成共識，成為指導下步工作的思路，因此，通過會議召開，讓每個參會人員在離開會場之后，知道下一步應該做什么，什么時候完成，以及什么時候匯報完成情況。離開會議室后，大部分人回到工作崗位上，都會很容易忘記會議中形成的想法和決議，因此，常用的方法是通過會議紀要的形式來保證會議內容的傳達，除此以外，還要有一個對會議形成的決定以及相關部門同意承擔的任務管理系統，從而隨時了解與掌握工作進展情況。

在國有企業中，通常采用催辦督辦的方法對會議決定事項進行跟蹤，需要特別說明的是，對形成決議事項，而又未按時間節點如期完成的工作內容，要對責任人給與嚴肅考核。

三、結論

在國有企業中，如何控制精簡會議、轉變會風已經成為企業管理改革的重要工作內容之一，本文從會議成本和會議時間的角度進行分析，提出了三方面的改進意見。需要指出的是，會議管理雖然只是企業工作中的一個小環節，但也是企業管理的一個縮影，因此，提高會議效率固然是為了工作開展，同時，也是企業管理理念在實際工作中的應用和升華。

【參考文獻】

[1] 任韻蓁. 淺談改革企業會議管理的措施[J]. 企業技術開發， 2014（2）.