人事檔案管理的現狀及建議

欒昕

在我國，每個人的身份都要在社會上有一定的體現，通過檔案、戶籍和單位三者構成的社會關系網，反映著我們每一個人的人生軌跡。每一個人不是孤立的，他實際上是一個“社會人”，做為公職人員或從業者。其中人事檔案代表著當今社會的每個階段和每個單位，對個人進行全方位的真實寫照和信息記載，它和它的主人相伴終身，它甚至可以決定一個人的命運。新形勢下國民經濟和現代信息的多元發展，隨著人員流動、工作崗位變換、地域變遷等方面不斷變化中，人事檔案管理的過程中隨之出現了一些新的情況。

一、當前人事檔案管理的現狀及問題

（一）棄檔問題嚴重

如今，“棄檔”現象屢見不鮮，這是人事檔案管理工作中出現的新問題，且愈演愈烈。究其原因可歸結為五個方面：1.部門檔案管理不規范、用人單位不重視人事檔案等因素。例如學校只要將學生的檔案轉出去，工作就算完成了，沒有將檔案和畢業生未來生活的關系交代清楚，只是講一些大的制度和規定，籠統不具體，知其重要但卻不知道如何具體去處理，導致學生走入社會后對此茫然，不知不覺中就成了“棄檔族”。2.畢業生對于人事檔案的性質、作用認識模糊，檔案觀念淡薄，使得很大一部分畢業生覺得保管檔案“沒有價值”，認為檔案與當前利益沒有太多的必然聯系，可有可無，畢業證取代了檔案，自動放棄檔案。3.很多畢業生為擇取工作先機，往往先就業再擇業，而繁瑣的人事檔案調動程序及檔案對工作調動的限制，阻礙其擇業自由，于是就放棄個人檔案或將檔案隨身攜帶。4.畢業生對檔案抱有無所謂的心態，有時干脆“先保再棄”，在辦理就業報到手續時先讓檔案有個“家”，然后就不聞不問，用時再說。5.自由職業者、自營人員及在私營企業工作流動性較強的人員，更是弱化和無視人事檔案。認為沒有檔案一樣可以上班拿工資入社保。再加之目前很多企業不具備存放檔案的資格，使“棄檔”問題越來越嚴重。遺棄檔案、人檔分離現象時有發生，死檔棄檔不斷增多，社會民眾對人事檔案制度逐漸產生無所謂和不信任的態度。

（二）真實性準確性問題突出

我們知道，真實是人事檔案的第一要素。但當前人事檔案的真實性問題比較突出，亟待解決。原因歸結在四個方面：1.為應聘工作，個別學歷不達標的從不正規渠道獲得各種畢業證。例如畢業證相關正規渠道查不到，發證院校不正規，照片與個人信息不符等。2.從縣鎮及偏僻地區調動工作，個別檔案資料核對審查相對較難，無法考證。3.個別人員為了職稱晉升、各種應試、出國考察、退休時間、工資調整等靠檔虛改年齡和參加工作日期。4.個別干部為仕途升遷，采取不正當手段私改檔案。例如在現行官員干部選拔任用過程中，任職年齡、學歷的劃定，干部達到一定年齡界限就不再予以提拔，只有具備一定學歷文憑，才能獲得提拔重用等。于是干部人事檔案異常重要，“年齡、學歷”往往成為最易引發干部造假沖動的關鍵檔案信息，因此檔案造假在一些被查處干部中屢見不鮮，也就有了“年齡越填越小、學歷越填越高”的問題。

（三）零亂無序

干部檔案、企業職工檔案、流動人員檔案以及學生檔案牽涉到組織部門、人事部門、勞動部門、教育部門和綜合檔案部門等多個組織，多頭管理下的利益沖突責任推諉不可避免。由于長期以來在個人檔案管理上的條塊分割和地域分割以及個人檔案與戶籍綁定，人員檔案一直不能隨著人員的流動而轉移。期間發生的鑒定、考核、考察材料，學歷和評聘專業技術職務材料（包括變化的學歷、學位、評聘專業技術職務、考績、審批材料），政治歷史情況的審查材料，黨、團及民主黨派的材料，獎勵處分等材料，不能及時入檔甚至丟失，不能定時登記整理裝訂，個人人事檔案凌亂無序部分檔案內容丟失的問題時有發生。

隨著市場經濟的發展和人才的流動以及信息社會的飛速發展，尤其是在用人觀念上的轉變，過去以單位來確定身份，逐漸發展為對個人在社會價值的認可，從某些方面來說檔案的作用在現代社會中有逐漸弱化的趨勢。人事檔案管理是我國人事管理制度的一項重要特色，是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。另外，檔案為評定職稱、辦理社會保險和退休手續、提供出國政審和涉外公證材料、出具報考研究生的相關材料等。這絕不意味著檔案無用，而是需要更加強化檔案的資源、信息準確完整。人事檔案絕不是可有可無，而是不可或缺。

二、如何解決人事檔案管理中出現的新問題

如何杜絕人事檔案管理中的種種不良現象，解決人事檔案管理工作中出現的新問題，在用工方式多元化和人員身份復雜多變的今天，人事檔案管理工作該如何加強，這是我們應該認真面對和解決的一個大問題。

（一）不斷加強學習和宣傳

在新的經濟形勢下新的用工用人制度，變化流動使得大家特別是年輕人，對人事檔案具體動向、內容概念模糊，從某些方面來說檔案的作用在現代社會中又有不斷弱化的趨勢，但這絕不意味著檔案無用。所以加強開展對人事檔案重要性學習宣傳普及特別是具體要求和規定是很必要的。要通過網絡及各種媒體和相關部門宣傳欄等形式，普及人事檔案管理基本知識，告知人事檔案伴其一生于各階段各方面具體作用、內容和流程，要每個情況告知每個人，不留死角，不留空白。人事檔案中的材料是今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業、事業單位，人事檔案相當重要。通過宣傳學習引起重視，做到人人清楚明白，認識到人事檔案的重要性。只有這樣，才能減少每年公考、事業單位招考以及單位評定職稱期間尋找補充檔案現象。

（二）加強宏觀控制和監督

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色。現形勢下各地各單位人事檔案管理歸屬不統一，導致不協調、不一致，有的人事檔案資料分別存放難以統一和協調，還有的“輩分不分”該上一級管理的人事檔案放在下一級。個人身份、學歷、資歷、工資待遇、社會勞動保障、組織關系等材料容易雜亂不一致或遺失。要不斷適應新形勢，進一步強化管理，加強宏觀控制，使人事檔案工作目標更明確，監督指導使其工作更規范，業務指導和監督檢查常抓不懈，使人事檔案工作駛入標準規范化管理軌道上來。

（三）進一步加強管理人員素質

要進一步培養提高人事檔案管理工作人員的思想水平和業務素質。人事檔案管理其中的人和硬件兩部分，人仍（下轉第55頁）（上接第53頁）然是決定的因素，首先要培養選擇思想覺悟高責任心強的專業人員，通過培訓提高其工作水平，使這個隊伍的工作人員具有高尚的思想品格、嚴格的組織紀律性和過硬的業務能力，對所需材料及時收集、嚴格審查鑒定，從而保證人事檔案材料的完整性、準確性、真實性。人事檔案工作人員向來以默默無聞、無私奉獻著稱。但毋庸諱言，我們的部分人事檔案管理人員封閉意識較濃。要不斷順應時代發展，改變這種局面，不斷更新觀念、勇于進取，關注時代新形勢、新問題，把人事檔案工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變。

人事檔案管理工作的任務是艱巨的，也是光榮的，新時期新特點給我們提出新的更高的要求。我們要不斷積累經驗，力求更好地改變現狀，更好的發揮人事檔案管理工作的作用，為人民服務為社會服務。

（作者單位：石家莊市京昆高速公路石太管理處）