淺談基層衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)

高計云　韓江濤

隨著醫(yī)改形勢的不斷深化，醫(yī)改已經(jīng)步入深水區(qū)，改革醫(yī)院管理體制，加強(qiáng)衛(wèi)生檔案管理已經(jīng)迫在眉睫。衛(wèi)生系統(tǒng)檔案是對衛(wèi)生系統(tǒng)單位各類活動，包括個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績等記載，是重要的信息資源，也是合理配置衛(wèi)生資源的重要依據(jù)。2016年4月8日，河北省縣級公立醫(yī)院綜合改革示范縣創(chuàng)建活動啟動會上指出：要深化衛(wèi)生分配制度改革，創(chuàng)新公立醫(yī)院編制管理方式，實(shí)行院長目標(biāo)年薪制和任期目標(biāo)責(zé)任制，建立適應(yīng)行業(yè)特點(diǎn)的醫(yī)務(wù)人員薪酬制度，加強(qiáng)對公立醫(yī)院和醫(yī)技人員的績效考核，推進(jìn)分級診療開展等，推動服務(wù)資源上下聯(lián)動、服務(wù)提供全程接續(xù)，切實(shí)方便就醫(yī)。醫(yī)藥、醫(yī)保、醫(yī)療“三醫(yī)聯(lián)動”，開展診療合理性評價和處方評測機(jī)制，建立抗菌藥物分級管理，，全面啟動縣級公立醫(yī)院綜合改革示范縣（市）創(chuàng)建活動，努力實(shí)現(xiàn)群眾、醫(yī)生、醫(yī)院、政府多方共贏。完善醫(yī)療行業(yè)的各項檔案，借鑒外地醫(yī)改經(jīng)驗(yàn)的主要做法有以下幾個方面，目標(biāo)是“四個可以”：百姓可以接受、財政可以承擔(dān)、基金可以運(yùn)行、醫(yī)院可以持續(xù)；要求是“三個回歸”：公立醫(yī)院回歸公益性質(zhì)、醫(yī)生回歸看病角色、藥品回歸治病功能；公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)硬件投入依靠政府，軟件和日常檔案管理依靠醫(yī)院自身，降低醫(yī)療成本和提高運(yùn)行效率依靠體制機(jī)制創(chuàng)新；途徑為醫(yī)藥、醫(yī)保、醫(yī)療“三醫(yī)聯(lián)動”。在改革醫(yī)保管理體制檔案方面，將城鎮(zhèn)職工、城鎮(zhèn)居民、新農(nóng)合三類醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)整合，成立“醫(yī)保管理中心”，實(shí)現(xiàn)“三保合一”、市級統(tǒng)籌、垂直管理。鑒于上述，加強(qiáng)衛(wèi)生單位檔案信息化管理，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的作用，是促進(jìn)衛(wèi)生各項制度改革，有效配置衛(wèi)生資源，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展的有效途徑。

一、基層衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)基本要求

1.建設(shè)專門的信息管理系統(tǒng)

建設(shè)基層衛(wèi)生檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)至少包含檔案檢索管理系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、信息綜合開發(fā)系統(tǒng)，上級衛(wèi)生主管部門還應(yīng)該抽調(diào)專人專項專款負(fù)責(zé)此項工作，撥專項經(jīng)費(fèi)對各類檔案進(jìn)行保護(hù)保管。若此項工作檔案管理人員不固定，會造成各類檔案及單位人員信息的遺漏、丟失、泄密。各地可根據(jù)各地實(shí)際配備專人專檔室，盡量實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、現(xiàn)代化、專一化、永久化，制定完備的歸檔制度，使歸檔文件齊全完整、準(zhǔn)確，達(dá)到“三率”（歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率）要求。庫存檔案必須帳物相符，檔案出庫、入庫都必須登記并履行嚴(yán)格手續(xù)，做好檔案的交接點(diǎn)、簽收手續(xù)嚴(yán)格清楚。

根據(jù)我縣實(shí)際情況，平山縣面積2648平方公里，轄23個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，717個行政村。人口達(dá)46萬。含縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)2所，婦幼保健院1所，民營醫(yī)院4個。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院23所。民營機(jī)構(gòu)占到全部醫(yī)療機(jī)構(gòu)的13.3%。平山縣所屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)多山區(qū)，特別是西部深山區(qū)覆蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)較多。占總鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)量的82.6%。人口東南部4個鄉(xiāng)鎮(zhèn)分布較多，占全縣人口總數(shù)的43.5%。西部、中部 西北部19個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)多，但鄉(xiāng)鎮(zhèn)人口分布率較少。占全縣人口總數(shù)的56.5%。就城鎮(zhèn)居民健康檔案來講，平山鎮(zhèn)所轄區(qū)覆蓋人口數(shù)達(dá)到十多萬人份，居全縣之首。相反位于西部大山區(qū)合河口鄉(xiāng)所轄區(qū)域城鎮(zhèn)居民健康檔案覆蓋數(shù)不到五千人份。相比之下，健康檔案管理難度與力度相差很遠(yuǎn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生人員山區(qū)相對較少，縣城及周邊分布相對較多。人員資源分布極不均衡。檔案經(jīng)費(fèi)撥付經(jīng)費(fèi)相對失衡。要從根本上改變這一現(xiàn)狀，必須要均衡經(jīng)費(fèi)。建立一套完整檔案信息庫，信息準(zhǔn)確完善勢在必行。信息采集相對較難。人員信息統(tǒng)計：例如個別醫(yī)生在原單位掛靠，實(shí)際在別的醫(yī)院工作。各項保險征繳信息較亂。給職工退養(yǎng)、病休、退休造成很大的不便。在信息采集上難度會很大。鑒于此，衛(wèi)生主管部門要下大力氣從源頭上解決這一問題。建立起一套專門完整的檔案信息管理系統(tǒng)。

2.創(chuàng)建全縣個人電子檔案系統(tǒng)

每年度對單位檔案及職工檔案信息及時與相關(guān)單位管理部門進(jìn)行對比，及時進(jìn)行對比查漏補(bǔ)缺。糾正錯誤信息，更新現(xiàn)有信息。該歸檔的歸檔，該消化的消化，封存的封存。做到現(xiàn)代化信息的不斷增容，不斷增強(qiáng)電子信息的智能化水平。為個人信息的完善提供強(qiáng)有力的保證。利用計算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的基本信息，常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或JPG格式的圖片文件，形成電子檔案，使檔案信息數(shù)據(jù)化，以便于查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作。除單位職工基本信息以外，一些常住人口，留守人員，特別是留守兒童。參加城鎮(zhèn)居民保險的人員及參保外的各類人員要一一建立檔案。2016年4月24日在石家莊召開的醫(yī)院管理國際論壇會上提出：隨著新醫(yī)改的逐步推進(jìn)，醫(yī)改方向由過去的“以治病為中心”轉(zhuǎn)向“以人民健康為中心”，醫(yī)療市場由“被動治療”向“主動健康管理”轉(zhuǎn)變，醫(yī)院由注重“收治數(shù)量”向注重“治愈質(zhì)量”轉(zhuǎn)變，治療范圍由“短期治療痊愈前后”向“日常預(yù)防和院后康復(fù)保健”轉(zhuǎn)變，醫(yī)療模式也由傳統(tǒng)醫(yī)療向社區(qū)基礎(chǔ)醫(yī)療及“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療”轉(zhuǎn)變，在這樣的發(fā)展趨勢下，醫(yī)院必須在今后的發(fā)展中調(diào)整自己的定位，及時升級和轉(zhuǎn)型。這樣，就要求各級各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)及管理部門必須把檔案信息工作完善做在前頭，便于以后的“以治病為中心”向“以健康為中心”的轉(zhuǎn)變，以“收治數(shù)量向治愈質(zhì)量”的轉(zhuǎn)化。為以后日常預(yù)防和院后康復(fù)保健”轉(zhuǎn)變。便于全民大健康檔案管理工作開展。

3.多方位、多途徑地開發(fā)檔案信息資源

醫(yī)院不應(yīng)僅僅將營收方式定位于針?biāo)幣c手術(shù)，其實(shí)從醫(yī)療服務(wù)的前端、中端到后端，醫(yī)院可以介入的領(lǐng)域非常大，比如社區(qū)養(yǎng)護(hù)、保險、健康食品、臨床實(shí)驗(yàn)、醫(yī)技開發(fā)、預(yù)防醫(yī)學(xué)等，醫(yī)院需要結(jié)合自身資源對未來的發(fā)展做出科學(xué)合理的規(guī)劃。例如對專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)能力、職業(yè)信息榮譽(yù)等項目進(jìn)行綜合統(tǒng)計、量化分析，每年度的各項活動獲得的獎勵、榮譽(yù)。按照獎項大小榮譽(yù)高低進(jìn)行分類歸檔。利用上述獲得的經(jīng)驗(yàn)、理念、先進(jìn)方法，發(fā)揮檔案信息在醫(yī)、教、研工作中的輔助作用。

二、基層衛(wèi)生檔案信息化需注意事項

1.加強(qiáng)對電子文件原始性、真實(shí)性的認(rèn)定和管理

對于紙質(zhì)文件來說，歸存相對難度較大。為解除后顧之憂，紙質(zhì)檔案最好做成一式三份，單位、個人、上級主管各一份。這樣文件的原始性、正式性、真實(shí)性會更大，作偽空間相對較小。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，沒有相對固定的形式，要對采集的電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，可通過電子信息加密技術(shù)、簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證和防改寫等技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。這樣相當(dāng)于給檔案加上了雙保險。要防止工作中的盲目性和隨意性，結(jié)合本系統(tǒng)本單位工作實(shí)際，不斷完善信息化建設(shè)的體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲等各方面工作有章可循，以保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)、規(guī)范、統(tǒng)一。

2.加強(qiáng)檔案信息動態(tài)化管理，提升使用價值

作為縣級基層檔案管理，實(shí)行動態(tài)化的管理符（下轉(zhuǎn)第31頁）（上接第57頁）合當(dāng)?shù)貙?shí)情。今年醫(yī)生多點(diǎn)執(zhí)業(yè)政策的出臺，醫(yī)生這一執(zhí)業(yè)政策必會遍地開花，檔案管理也要更進(jìn)一步完善。不斷完善充實(shí)有價值的檔案材料和信息，添加反映人的個性特點(diǎn)、專業(yè)能力和信用記錄等方面的資料，加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉(zhuǎn)的速度相協(xié)調(diào)。

3.嚴(yán)肅檔案信息化管理的工作紀(jì)律

嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全保密方面的各項規(guī)定，嚴(yán)格限定上網(wǎng)信息的內(nèi)容和范圍，嚴(yán)禁處理專業(yè)技術(shù)人員檔案信息的計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)連接，確保信息安全。

（作者單位：平山縣衛(wèi)生局）