圖書館檔案管理工作的重要性研討

連相麗

摘 要：隨著社會的發展，教育規模不斷擴大，人們的學習意識也在發生變化，隨著“活到老，學到老”理念的提倡，人們對圖書的需求來量不斷增加，圖書館隨之建立。如今，圖書館除了在高校建立以外，出版社、各大企業都有相應的圖書館，并且一些大中型城市也建立了對市民開放的圖書館。隨著書籍數量的不斷增加，圖書館的管理工作成為了圖書館日常工作的組成部分，尤其是檔案管理更是重中之重。該文就圖書館檔案管理的信息化、數字化方面做了分享。

關鍵詞：圖書館 檔案管理 重要性

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）02（c）-0109-02

隨著社會的發展，圖書館事業在人們的生活中顯得越來越重要，而圖書館檔案管理工作更是有了很大的變革，為了跟隨時代的變化，圖書館也在不斷改進自己服務形式。比如：圖書的查閱工具不斷先進化，紙質圖書與電子圖書相結合等。無論圖書館的服務變化如何，而檔案管理則是一項永遠不可或缺的工作，它涉及的內容非常廣泛，更新變化速度快，并且社會對它的要求非常嚴格。下面就圖書館檔案管理的信息化和數字化方面談談筆者的看法。

1 圖書館檔案管理的重要性

圖書館檔案是把圖書館在各個方面、各個歷史時期所做的事情做一全面、詳細、系統、真實的記錄，并通過篩選、整理，將有利用價值的信息進行分類歸檔，然后保存起來。圖書館保存的檔案，是對圖書館的各項工作做的總結，也真實記錄了各種活動，對以后的工作有指導意義，也具有十分重要的參考價值。

1.1 圖書館檔案管理具有長久保存價值

圖書館檔案是對工作的真實記錄，也是對圖書館舉行的活動的真實反應，更是對工作經驗的詳細記錄，是前人經驗的結晶，也是后人學習的寶貴財富，因此說，檔案管理具有長久保存價值。由于檔案管理信息的真實、可靠，所以，檔案管理工作已經成為圖書館建設的重要環節，而建立一套科學合理的檔案管理系統對圖書館的檔案管理工作有一定的推動作用。

1.2 圖書館檔案管理具有一定的參考價值

無論是高校圖書館，還是出版或一些大型企業的圖書館，都是在不斷發展的，他們在發展建設過程中積累了許多經驗。隨著社會的發展，圖書館也需要與時俱進，而圖書館的檔案資料具有一定的參考價值，也有助于新上任的領導干部通過檔案快速了解基本情況，能夠及時投入到工作中。

1.3 信息化、數字化的檔案管理有利于提高工作效率

隨著信息技術的不斷發展，圖書以各種的形式出現在人們的生活中，由于紙質檔案不方便信息的查找，在管理上帶來了很多影響，并且檔案信息容易丟失，工作量大；而信息化的檔案管理，運用了計算機網絡技術，在信息處理上，提高了信息歸類速度，也增加了工作內容的準確程度，讓目標清晰化。利用網絡技術，讀者可以快速查找自己所需的文件內容，工作人員也可以利用網絡技術對新增圖書進行編號，既方便快捷，而且準確率又高，極大地提高了工作效率[1]。

2 圖書館檔案管理的內容

圖書館的工作看似簡單，實則工作量大、而且非常復雜。圖書館的檔案管理主要包括：黨建文件材料；圖書館的工作計劃、總結、規章制度；圖書館員工的基本情況以及圖書館在各項活動中的照片、錄音或錄像材料等內容。圖書館的工作內容非常龐雜，主要包括：圖書館的固定資產檔案、圖書館內的藏書檔案、讀者檔案（主要反應圖書的外借和歸還情況）、圖書借閱檔案、圖書注銷檔案等。固定資產檔案，它是指不會隨著時間的推移而消失的財產，比如圖書館里的公共基礎設施和圖書館的經濟狀況。對固定資產建立檔案，這對圖書館的發展方向有一定的指導作用，避免圖書館停止不前或者盲目擴大。對于圖書館里的藏書情況進行歸檔，能夠反應一個圖書館的藏書情況和藏書特色，并且通過藏書數據，工作人員對圖書的訂購目標一目了然，讓有限的資金發揮最大的經濟效益。對讀者和圖書的借閱量歸檔，能有效反應圖書館的服務質量，也能反應出閱讀人群和讀者的學歷，能夠在第一時間掌握讀者的需求，并跟隨大眾文化需求，滿足讀者的需求，有利于圖書館的工作做到“與讀者俱進”。圖書館的檔案管理還包括很多方面，在這里筆者就不一一列舉了[2]。

總之，從圖書館的管理和業務流程來看，圖書館的業務檔案工作非常重要。檔案種類比較多，工作人員要做好檔案的歸檔與保存工作。

3 完善圖書館檔案管理工作的措施

圖書館檔案管理工作能否緊跟時代發展的腳步，直接關系著圖書館的發展命運。守舊、落后的圖書館，讀者看不到知識的更新，員工看不到圖書館的未來發展，因此，不斷完善圖書館檔案管理工作，有利于圖書館做到與時俱進。具體措施有以下幾方面。

3.1 建立健全完善的檔案管理信息化網絡設施

信息化建設已在許多領域中運用，而對于圖書檔案管理來說，要建立信息化的檔案管理，還需要信息化網絡、信息化設施來做支撐和保障。首先，要選擇基礎性設施做準備，比如電腦、服務器、掃描儀、打印機等必不可少，其次還要選擇適合自身辦公特點的圖書檔案管理軟件，這個軟件要和后臺數據庫、辦公自動化軟件系統相接口。并且，還要建立檔案信息化管理的標準和體系，提高檔案信息管理人員的專業素質。由于檔案管理人員的專業素質比較低，因此對檔案信息的真假難以辨認，給工作造成嚴重后果。因此，加強工作人員的專業素質，有利于確保各種檔案信息歸類的完整性和準確性。

3.2 完善圖書館檔案管理的數字化建設

當今社會，信息化、數字化同步進行，圖書館檔案管理為了避免在管理上與現代化程度相差太遠，因而，對檔案信息進行數字化處理，并營造檔案信息資源共享，讓信息資源在其他系統也能夠利用。當然，資源共享要保證在資源的安全和保密前提下才能進行。因此，工作人員要對檔案進行分類、分級與分層，逐一考慮周到。

3.3 不斷完善、改革圖書館檔案工作的管理模式

要完善圖書館檔案工作的管理模式，首先要在檔案管理內容上進行統一，要對統一的事項做一嚴格而明確的要求，讓工作人員看后對工作內容非常清晰、明確，同時也要有一定的獎懲措施。其次，要制定相應的責任制度，也就是要實施崗位責任制，讓每個崗位上的工作人員都能盡心盡力。既有利于工作的順利開展，也有利于員工責任意識的培養[3]。

3.4 培養專業的高素質人才

隨著社會的發展，高技術人才越來越受歡迎，尤其是網絡技術方面的人才，更是倍受青睞。隨著圖書檔案管理的信息化和數字化的不斷加強，檔案管理的專業人才也是越來越匱乏。因此，為了達到圖書檔案管理工作的需要，圖書館要定期對員工進行信息化、數字化管理相關理論知識的培訓，并針對計算機應用操作能力、以及圖書管理軟件等方面進行指導，以此增強檔案管理人員的知識技能[4]。

4 結語

圖書檔案管理工作是圖書館日常工作的重要組成部分，檔案管理涉及的內容廣泛，知識比較密集，這對檔案管理人員的專業技能要求非常高。他們既要熟悉計算機技術，又要對閱讀人群進行合理分析評估，并對圖書進行及時調整，提高檔案管理的工作效率。

參考文獻

[1] 田愛民.圖書館檔案管理信息化建設的重要性和關鍵步驟[J].中國管理信息化，2015（20）：165.

[2] 李莉麗.淺議檔案管理在圖書管理工作中的作用[J].科技視界，2015（22）：189.

[3] 林英.公共圖書館業務檔案管理強化策略分析[J].信息化建設，2016（2）：173，175.

[4] 陸靜一.出版社圖書檔案數字化管理探討[J].出版廣角，2015（10）：46-47.