如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

陳紅梅

摘要：在事業(yè)單位所要做的眾多工作之中，人力資源檔案管理工作十分重要，此項(xiàng)工作的順利開展是事業(yè)單位各項(xiàng)生產(chǎn)穩(wěn)步進(jìn)行的保證。因此，事業(yè)單位要想更好地發(fā)展，就必須提高人力資源檔案管理水平，但是，隨著事業(yè)單位人力資源管理制度的改革，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，因此，檔案管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新。本文就事業(yè)單位人力資源檔案管理存在的問題、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的意義及主要對(duì)策進(jìn)行簡(jiǎn)要論述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人力資源；檔案管理；水平

要想研究事業(yè)單位歷史發(fā)展脈絡(luò)，人力資源部門的檔案是最真實(shí)可靠的憑證，因此，人力資源檔案的管理工作十分重要。

一、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的意義

（一）促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展

一方面，檔案管理水平的提高有助于管理者更好的掌握單位員工的基本情況，更好地開展管理工作。另一方面，人力資源的檔案是對(duì)單位員工進(jìn)行考核的重要依據(jù)，如進(jìn)行考核機(jī)制，就需要翻閱工作人員的人事檔案，那里記錄著單位員工以往受到的獎(jiǎng)罰情況。另外，人力資源檔案管理具有流動(dòng)性，隨著事業(yè)單位的發(fā)展、員工崗位的調(diào)動(dòng)而發(fā)生改變，為管理者制定發(fā)展目標(biāo)具有指導(dǎo)作用，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（二）有利于挖掘員工內(nèi)在的潛力

人力資源檔案中對(duì)所有的員工工作情況、工齡、獎(jiǎng)懲都是真實(shí)的記錄，伴隨著員工的一生。因此，事業(yè)單位的管理者進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)的安排時(shí)，最大化地利用人力資源的檔案，通過人事檔案對(duì)單位員工的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行掌握及判斷，合理調(diào)動(dòng)，使員工在新的崗位上發(fā)揮其內(nèi)在潛能。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理存在的問題

（一）人力資源檔案內(nèi)容失真

凡事都有兩面性，有真必定有假。檔案管理工作亦是如此，在事業(yè)單位中，人力資源檔案管理及監(jiān)督存在漏洞，相關(guān)工作人員對(duì)偽造的檔案、學(xué)歷、證書沒有進(jìn)行有效的鑒定工作，這導(dǎo)致人力資源相關(guān)部門的評(píng)估工作難以開展。

（二）人力資源檔案管理技術(shù)有待更新

人力資源檔案管理技術(shù)需要更新，傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)的形式存在，所以，檔案管理工作也就是對(duì)大量的紙張進(jìn)行保存以及保證其完整性。但是，當(dāng)出現(xiàn)員工工作調(diào)動(dòng)到另一座城市的情況，人力部門如需調(diào)取或查閱檔案，就要到另一座城市查閱調(diào)取，這對(duì)人力部門工作開展帶來不便。

（三）檔案管理人員數(shù)量不足

當(dāng)今社會(huì)的價(jià)值觀早已發(fā)生改變，枯燥、單調(diào)、底薪?jīng)]有發(fā)展前景的檔案管理工作得不到社會(huì)各界人士的認(rèn)可。事業(yè)單位中，機(jī)構(gòu)合并、員工裁減首先考慮的就是檔案管理人員，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其缺乏重視，認(rèn)為檔案管理工作簡(jiǎn)單輕松。長(zhǎng)此以往，檔案管理人員數(shù)量減少，檔案管理水平便呈下降趨勢(shì)。

三、提升人力資源檔案管理水平的對(duì)策

人力資源檔案管理工作存在的一些問題，導(dǎo)致檔案管理水平下降，長(zhǎng)此以往，開展檔案管理工作的道路必定受到阻礙，因此，我們要思考出提升人力資源管理水平的對(duì)策，其具體表現(xiàn)為：

（一）完善人力資源檔案管理工作的內(nèi)容

事業(yè)單位招聘員工一般采取考試的形式，考試的具體形式是筆試與面試相結(jié)合的方式，經(jīng)過層層篩選，聘用綜合成績(jī)最高的應(yīng)聘人員，對(duì)其聘用過程中的試卷、鑒定材料、入職申請(qǐng)表等都進(jìn)行歸檔保存，確保其檔案的真實(shí)性。再者，人力資源檔案管理部門要開展檔案的真?zhèn)舞b定工作，對(duì)員工的學(xué)歷、證書、個(gè)人履歷等各方面的檔案都要進(jìn)行鑒別，此項(xiàng)工作的開展要與相關(guān)鑒定部門合作，對(duì)每位員工所呈交上的材料都進(jìn)一步核查，確保人力資源檔案管理工作內(nèi)容的真實(shí)性。

（二）建立健全人力資源檔案管理制度

在建立健全人力資源檔案管理制度時(shí)，具體實(shí)施過程要建立在科學(xué)合理的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格的進(jìn)行改革，對(duì)不符合時(shí)代發(fā)展，不順應(yīng)社會(huì)形勢(shì)的規(guī)章制度要及時(shí)摒棄更新，這樣才可以使人力資源檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化。建立健全人力資源檔案管理制度的具體做法是：首先，要重視人力資源檔案的收集工作，收集的過程中要小心謹(jǐn)慎，保證檔案的完整性，以免影響檔案存在的價(jià)值；其次，對(duì)檔案的鑒別工作要嚴(yán)謹(jǐn)，遵循一定的鑒別規(guī)則，與相關(guān)鑒定部門通力合作，偽造的檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)場(chǎng)銷毀；最后，檔案借閱及調(diào)取時(shí)要格外注意，這與其他文獻(xiàn)刊物不同，要確保其完整性及安全性。

（三）改革創(chuàng)新人力資源檔案保存方式

伴隨著信息化的發(fā)展，電子時(shí)代也隨之到來，人力資源檔案的保存模式需要進(jìn)行改革創(chuàng)新，向信息化、數(shù)字化領(lǐng)域邁進(jìn)。檔案管理人員可以通過信息技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有的檔案進(jìn)行編號(hào)，然后通過高拍儀拍攝檔案內(nèi)容，并以圖片的形式保存檔案，最后將其錄入電腦，這樣通過連網(wǎng)便可以異地查閱檔案，這種管理模式使檔案查閱工作更加方便快捷。開展檔案保存方式的創(chuàng)新工作，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享化，促進(jìn)事業(yè)單位各方面工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（四）提高人力資源檔案管理人員的素質(zhì)

要想順利開展人力資源檔案管理工作，提升檔案管理人員的素質(zhì)是必要條件。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)階層，對(duì)人力資源檔案管理人員要重視，通過開展教育培訓(xùn)的方式增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力。另外，也要注重檔案管理人員道德素質(zhì)的培養(yǎng)，增強(qiáng)其約束意識(shí)，防止出現(xiàn)違法亂紀(jì)行為，確保管理工作順利開展。最后，檔案管理人員本身也要在檔案管理工作的過程中不斷完善自己、充實(shí)自己，增強(qiáng)自身修養(yǎng)，提升內(nèi)在的素質(zhì)，系統(tǒng)地掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)，提升自身的業(yè)務(wù)水平，以更完美的姿態(tài)加入到人力資源檔案管理工作中來。

總結(jié)

社會(huì)發(fā)展進(jìn)程較快，經(jīng)濟(jì)制度也處于不斷發(fā)展完善的過程中。事業(yè)單位各個(gè)方面的制度也需要進(jìn)行改革，其中，提升人力資源檔案管理水平尤其重要，針對(duì)之前傳統(tǒng)的檔案管理方式，現(xiàn)如今，檔案管理工作的整個(gè)體系要進(jìn)行優(yōu)化，做到與時(shí)俱進(jìn)，以此促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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