規范高等學校會計檔案管理對策的研究

楊園

摘要：2015年財政部和國家檔案局重新修訂了《會計檔案管理辦法》，并于2016年1月1日起正式施行。文章以當前高等學校會計檔案在管理和利用中存在的問題，并結合高等學校會計檔案管理的實際情況，提出規范和加強會計檔案管理的建議和對策，從而使高校的會計檔案管理工作既具有管理性又具有服務性。

關鍵詞：高等學校；會計檔案；管理對策

一、高等學校會計檔案的概念及其分類

（一）定義

高等學校會計檔案是指高等學校在從事教學、科研、行政管理以及其他各項會計核算過程中直接形成的、記錄和反映學校經濟業務事項的原始發票、合同等具有保存價值的各種形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表的會計核算資料。高等學校會計檔案是高等學校檔案管理的重要組成部分，不僅包括最終打印出的會計記賬憑證、會計賬簿等紙質會計檔案，還應包括整個財務會計電算化系統應用過程中所形成的全套電子檔案。

（二）分類

1.會計憑證包括會計原始憑證和會計記賬憑證；

2.會計賬簿包括總賬、明細賬、現金和銀行存款日記賬及其他輔助性賬簿；

3.財務會計報告包括月度、季度、年度財務決算會計報告；

4.其他會計資料包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他具有保存價值的會計資料。

二、當前高等學校會計檔案管理中存在的主要問題

高等學校會計檔案的真實、準確、完整以及科學的管理對高等學校財務決策起到重要的輔助作用。

（一）高等學校會計檔案的管理制度不健全

2015年財政部和國家檔案局重新修訂了《會計檔案管理辦法》，并于2016年1月1日起正式施行。高等學校缺乏學校內部的會計檔案管理制度，目前高等學校財務管理已經全部實現了會計電算化管理，但各個學校沒有根據自己的實際情況將會計電算化管理所產生的程序文件和數據庫等電子資料納入學校的會計檔案管理辦法中，原來的會計檔案管理辦法只是對會計原始憑證、會計賬簿、會計報表等資料的收集、整理、歸檔和保管等，甚至有的學校就沒有制定適合本學校的會計檔案管理辦法。

（二）高等學校會計檔案管理人員配備不足及檔案室設施投入不夠

目前大部分高校會計檔案管理人員均由會計人員兼任，缺乏既懂財務專業知識，又懂會計檔案管理知識的復合型人才，同時會計檔案管理人員流動過于頻繁，這些人員大部分沒有經過專業的檔案管理知識培訓，對會計檔案管理要求不夠明確，導致會計檔案裝訂不規范、案卷整理的質量不高，再加上高校查詢會計檔案的數量逐漸增加，使得會計檔案的利用效率降低。

高等學校對會計檔案室經費投入少，缺少必要的防火、防蟲等措施，存放保管會計檔案的空間狹小、不方便老師現場查詢，凡是有需要（如科研結題和不定期檢查）調閱會計檔案時，必須搬運會計檔案到查閱地方，容易造成會計檔案資料的缺失，同時造成會計檔案管理人員的工作重復增加。

（三）缺乏會計檔案的電子化管理

目前大部分高校會計賬務實行了會計電算化，定期會將會計賬簿和報表打印輸出裝訂，但原始發票并沒有掃描形成電子化管理，同時裝訂成冊的會計檔案也沒有實現電子化管理。各高校使用的財務軟件全套文檔資料及財務原始數據和備份數據也沒有連同會計檔案同時歸檔管理并分別存放于三個以上地點。

三、加強高校會計檔案管理工作的對策及措施

（一）提高對會計檔案管理工作的認識

高等學校會計檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，也是國家各類檢查以及科研結題審計的重要支撐材料，是學校制定方針政策的重要信息資源。各高校應加大對會計檔案管理制度的宣傳，會計檔案管理工作需要做到妥善安全保管、科學有序存放、方便查詢利用。要轉變“重保管輕利用”的觀念，樹立“為全校師生提供檔案利用服務”的觀念，同時還需增強老師們的檔案意識，利用校園廣播，問卷調查等各種形式，全面提高高校師生對會計檔案的法治意識，極力加強學校各級人員對會計檔案管理工作的認識，促進會計檔案管理工作水平的提高。

（二）建立健全高等學校會計檔案的管理制度

2015年財政部和國家檔案局重新修訂了《會計檔案管理辦法》，并于2016年1月1日起正式施行。各高校應該依據新修訂《會計檔案管理辦法》的要求，結合各自學校的實際，建立健全各個學校自己的會計檔案管理制度，將會計檔案的收集、歸檔、保管、銷毀及其他各項管理工作納入到管理制度中，依次來規范學校的會計檔案管理工作，保證會計檔案的完整，分類標準的統一，會計檔案利用的規范，確保學校會計檔案工作的有序開展。

（三）加強高校會計檔案管理人員的隊伍建設

高等學校會計檔案管理人員大多數都是財會專業出身，對全面綜合的會計檔案管理知識缺乏，各個高校應合理配備專門的會計檔案管理人員，加強會計檔案管理人員系統培訓，既要熟悉會計電算化的知識，又要懂得會計檔案管理的專業知識，具備實際管理會計檔案的應用能力，增強他們全面綜合的會計檔案管理知識，使他們能夠熟練掌握會計檔案的管理方法和技術，進而提高本單位的會計檔案管理水平。

（四）加大會計檔案管理工作的投入

高等學校要重視會計檔案管理工作，根據會計檔案查閱工作量的增加，應加大對會計檔案工作的投入，改善會計檔案工作的環境，既要適應安全保管會計檔案的需要，又要提高會計檔案管理的水平和效率，因此高校要有足夠的保證會計檔案保管存放的空間，還要配備專用的計算機、掃描儀等現代化管理設備，方便老師或檢查人員查閱會計檔案。

（五）提高檔案管理的信息化程度

隨著網絡通信等信息技術的發展，各高等學校應該采用先進技術的手段加強會計檔案管理，同時認真學習與借鑒其他行業的會計檔案管理的先進經驗。各個學校要積極調整會計檔案的內部管理體制，可以通過學校的校園網建立一個相對開放的信息交流系統，將學校會計信息的收集和綜合利用納入到高校信息網的建設中，實現會計檔案的有序、集中、統一管理，充分利用現代技術，實現高校會計檔案的數字化、信息化與數字影像技術，不斷實現高校會計檔案管理工作的技術創新，為學校老師和審計人員等利用者提供高效、優質、快速的服務。

科學規范的高等學校會計檔案管理工作，加上會計檔案管理人員開展創造性的管理工作，就能夠促進高校資金的運轉效率，保證高校的各項經濟活動有序的進行，對推動高校各項事業順利開展有著深遠的意義，同時高等學校的會計檔案工作水平也一定能提升到一個新的層次。

參考文獻：

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