淺談聲像檔案管理工作

于雪平

【摘要】聲像檔案是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，具有形象、生動(dòng)的特點(diǎn)，在新的技術(shù)環(huán)境下，聲像檔案數(shù)量增多、格式多樣，它所包含的文化和歷史底蘊(yùn)，使其在提升檔案文化傳播效果中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但聲像檔案的現(xiàn)實(shí)管理和利用存在一定的問(wèn)題，要健全制度，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高技能，才能做好聲像檔案工作

【關(guān)鍵詞】聲像檔案；管理工作；策略

檔案自身的性質(zhì)決定了它具有存貯、積累和傳播文化的功能，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷進(jìn)步，在各種社會(huì)活動(dòng)中就形成了大量的照片、底片、錄音、錄像等為載體的聲像檔案。這些聲像檔案是社會(huì)文化的縮影，可以更形象地再現(xiàn)歷史。在新的技術(shù)環(huán)境下，聲像檔案數(shù)量增多、格式多樣，它所包含的文化和歷史底蘊(yùn)，使其在提升檔案文化傳播效果中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

一、發(fā)展聲像檔案是社會(huì)發(fā)展的需要

聲像檔案是指國(guó)家、社會(huì)組織以及個(gè)人從事社會(huì)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的照片、底片、唱片、掃描圖片、幻燈片、影片、光盤(pán)、錄音、錄像、機(jī)讀文件等為載體，并輔助文字說(shuō)明的歷史記錄。和其他檔案種類相比，聲像檔案以其逼真的畫(huà)面，真實(shí)的聲音、直接生動(dòng)、形象地記錄了所從事社會(huì)活動(dòng)的內(nèi)容和形式，把歷史社會(huì)生活的“容貌”真實(shí)記錄下來(lái)的再現(xiàn)，使檔案“由死變活”讓人們身臨其境，具有強(qiáng)烈的時(shí)間感、空間感、使人們對(duì)歷史有更深刻理解和認(rèn)識(shí)，具有檔案管理中存在和利用價(jià)值。

二、聲像檔案具有傳播文化的功能

檔案自身的性質(zhì)決定了它具有存貯、積累和傳播文化的功能。聲像檔案及文化現(xiàn)象，從其載體變化和在不同媒體環(huán)境下的作用可以看出聲像檔案對(duì)檔案文化傳播的影響，聲像檔案是社會(huì)文化的縮影，可以更形象地再現(xiàn)歷史，近幾年來(lái)，關(guān)注聲像檔案包含的文化和歷史底蘊(yùn)、發(fā)揮聲像檔案在提升檔案文化傳播效果中的作用，具有儲(chǔ)存信息、傳播文化的功能。和傳統(tǒng)的檔案形式相比，聲像檔案在歷史的記載和傳播方面，更加形象、立體，在文化傳播方面也更便捷。聲像檔案是檔案文化傳播中的新鮮血液，豐富了檔案文化的傳播方式，也提高檔案文化的傳播效果。

三、聲像檔案管理中存在的問(wèn)題

1.聲像檔案管理制度不健全或管理制度落實(shí)不到位。許多單位對(duì)聲像檔案這種新型檔案種類，缺乏管理制度，責(zé)任落實(shí)不到位，致使很多聲像檔案散在某科室或某個(gè)人手中，不能及時(shí)完整歸檔，久而久之，材料丟失，造成單位檔案不完整，嚴(yán)重影響檔案的利用和長(zhǎng)久保存。如在以往的城建檔案中，由于建設(shè)單位對(duì)聲像檔案不夠重視，在建設(shè)工程檔案中的聲像檔案的資料寥寥無(wú)幾。自2013年3月1日起，規(guī)定凡列入城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收范圍內(nèi)的建設(shè)工程，在工程竣工驗(yàn)收前，建設(shè)單位應(yīng)將建設(shè)工程聲像檔案和其它載體形式的工程檔案一并報(bào)送當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，未報(bào)送聲像檔案的，城建檔案管理機(jī)構(gòu)不予驗(yàn)收。這就要求建設(shè)單位應(yīng)從時(shí)代發(fā)展的高度，深刻認(rèn)識(shí)收交建設(shè)工程聲像檔案工作的意義，密切溝通協(xié)調(diào)，克服各種困難，確保建設(shè)工程聲像檔案工作的落實(shí)。

2.聲像檔案的保管環(huán)境差。由于大部分聲像檔案是以感光、化學(xué)磁性材料為載體做成的，受光度、溫度等條件影響較大，易發(fā)生變形、變質(zhì)。目前，很多到位未按要求，配備專業(yè)的聲像檔案專柜，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致磁帶受損，照片變黃褪色，底片粘連損壞等現(xiàn)象發(fā)生，影響聲響檔案的利用和保存。

3.保管人員缺乏聲像檔案管理意識(shí)。檔案管理者往往認(rèn)為“紅頭文件”、“上級(jí)來(lái)文”才是檔案，而聲像檔案只是簡(jiǎn)單的幾張照片而已，致是各種活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像檔案不能及時(shí)整理歸檔，使許多珍貴的聲像資料失去了利用、保存的價(jià)值。

四、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的策略

1.加強(qiáng)宣傳，取得領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度直接影響檔案工作的發(fā)展，檔案工作人員要通過(guò)各種形式，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和單位工作人員的檔案意識(shí)，取得大家的支持，從而加強(qiáng)對(duì)檔案工作的資金投入，從而推動(dòng)檔案工作發(fā)展。

2.健全體制，實(shí)行集中管理，制定嚴(yán)格檔案管理制度。明確檔案管理者崗位責(zé)任，強(qiáng)化規(guī)范管理，確保聲像檔案從收集，整理、歸檔到移交檔案統(tǒng)計(jì)管理，杜絕聲像檔案分散流失，每次社會(huì)活動(dòng)結(jié)束后，檔案管理者要及時(shí)督促科室人員定期移交檔案。

3.提高檔案管理工作迫切需要既精通檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)操作，有負(fù)責(zé)人的檔案管理者，這就要求檔案管理人員，要通過(guò)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，聲像載體知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能等，不斷提高自身綜合素質(zhì)，以滿足檔案工作發(fā)展需求。

4.創(chuàng)造條件，改善保管環(huán)境，管理者要根據(jù)聲像檔案材料的不同性質(zhì)，建立符合檔案管理的檔案室，嚴(yán)格控制檔案室的相對(duì)溫度、濕度、做到防火、防蛀、防潮、防磁等，歸檔的聲像材料定期檢查，對(duì)年代久遠(yuǎn)，使用頻率高或有污損的聲像檔案，要提前做好備份及載體轉(zhuǎn)換工作，避免因存儲(chǔ)介質(zhì)的淘汰，損壞硬性聲像檔案的保存和利用。

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