檔案管理工作信息化建設討論

夏利宏

摘 要：隨著人類利用文字水平和熟練程度的提高，包括以時間為順序、以國別為順序或以組織為順序的檔案形式逐漸被應用。近年來，隨著人和事呈現爆炸式增長，傳統的借助紙張進行檔案記錄和調閱已經難以滿足人們的要求。通過對推進檔案管理工作信息化建設的必要性進行分析，進而討論了現階段檔案管理工作信息化建設存在的問題，并針對問題提出對應的解決措施。

關鍵詞：檔案管理 信息化 改進措施

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）02（b）-0079-02

檔案，自從人類創造了文字以來就誕生了。人們通過對所經歷的人或事進行記錄的過程就是檔案的最初形式。隨著人類利用文字水平和熟練程度的提高，包括以時間為順序、以國別為順序或以組織為順序的檔案形式逐漸被應用。近年來，隨著人和事呈現爆炸式增長，傳統的借助紙張進行檔案記錄和調閱已經難以滿足人們的要求。也正是因為這一情況，在網絡和電子信息化產品的促進下，檔案管理工作逐漸向信息化發展。通過分析在檔案管理工作中推進信息化建設，并分析現階段存在的問題，進而根據問題提出對應的解決措施，為檔案管理工作提供參考意見。

1 推進檔案管理工作信息化建設的必要性

首先，推進檔案管理工作信息化建設是提高檔案管理工作效率的必然需要。近年來，伴隨著信息的爆炸式增長，傳統紙質檔案的數量以及內容也迅速增加。但需要指出的是傳統紙質檔案雖然在閱讀時較電子文檔有質感、也更加形象。而且，隨著人們逐漸對傳統紙質檔案管理工作進行了創新，使得填寫格式和檢索方式也更加方便、快捷。但傳統紙質檔案必須要人工進行填寫、歸檔和調閱。這種形式的管理工作在檔案信息數量較少時能體現出一定的優勢。隨著信息爆炸式增長，使得傳統紙質檔案在填寫記錄、整理歸檔和調閱時不但程序繁瑣、更加耗時，而且巨大的工作量也容易出現因人員工作不認真而導致的差錯出現。

另外，推進檔案管理工作信息化建設也是改善檔案服務工作的一項重要舉措。傳統性質的檔案為紙質檔案。由于紙質檔案不論從其保存時限上，還是從遷移的便捷程度上都存在一定的劣勢。這就導致檔案管理人員需要耗費大量的人力和物力對已經整理歸檔的檔案進行維護和保存。而且，由于每次對檔案進行調研都存在檔案丟失、損耗的風險。因此，在進行檔案的調閱和借閱時都有著嚴格的限制。這就造成了檔案服務工作的缺失。電子文件在傳輸過程中和保存過程中相對較為穩定。通過推進檔案管理工作信息化則可以提高檔案的完好程度以及借閱的快捷程度，進而使得檔案的借閱和調閱有效提升檔案服務工作質量。

2 現階段檔案管理工作信息化建設存在的問題

現階段，雖然不論從中央政府還是到地方政府，不論從機關事業單位還是到社會組織和企業，都在積極推進檔案的信息化建設。檔案管理也在近幾年內完成了信息化改革。但需要認識到在檔案管理工作中仍然存在著一定的問題。首先，信息化建設存在著缺乏統一格式、標準的問題。由于在推進檔案信息化建設時，并沒有出臺相對應的管理建設細則，只是各地紛紛建設檔案管理平臺以及檔案數據庫。這就導致中央和地方政府在平臺的搭建過程中所使用的程度和建設指導思想各不相同、各地所建數據庫格式各不相同。雖然各地建設的電子檔案平臺在各自的環境下可以良好運轉。但由于近年來人事制度的變化使得人才隊伍的交流日趨頻繁。當出現人員流動時，相應的檔案也需要隨之流動。這就容易出現因數據庫不同而導致的電子檔案不兼容的問題。其次，信息化建設過程中有關涉密信息保密的教育開展相對不足。目前，信息呈現爆炸式增長。而在這海量的信息中就有涉密信息。如果這類涉密信息被別有用心的人利用，則會造成難以估量的損失。而且，隨著檔案管理工作信息化的推進，也給了“黑客”竊取涉密信息的可乘之機。但目前，部分檔案管理工作人員對保密工作重視程度不足。甚至有的工作人員由于長期與涉密信息打交道，逐漸放松了對涉密信息的保密意識，認為涉密信息“無密可保”，進而在無意間泄露了重要信息，給黨和國家帶來難以挽回的損失。而且，現階段黑客技術和手段快速發展、變化，使得電子檔案的保密工作日趨嚴峻。另外，檔案管理工作還存在著人員隊伍建設遲滯的問題。由于傳統的檔案管理工作對工作人員的要求是細心。而發展檔案管理信息化建設對工作人員的要求則是更熟練的電子操作水平和知識技能。但由于上級部門對檔案管理共組重視程度不足，使得長期以來從編制和資金上檔案管理隊伍發展相對遲滯。而且，現階段的人員素質水平也難以滿足信息化的要求。

3 推進檔案管理工作信息化建設策略

3.1 檔案建設規范化

沒有固定建設標準和規范的電子檔案只能在小范圍內進行流通和交流，難以在其他領域實現流轉。但目前我國不論從高科技技術人才還是從政府機關人員來講，其流動性也是逐步提升的。這就使得在推進信息化建設的過程中需要提前制定一定的規范和標準，將不同區域、不同行業之間的檔案格式統一起來。同時，通過對不同區域、不同行業之間的數據庫進行連接組網，進而方便人員的交流以及檔案的流轉。

3.2 提高保密意識，加強保密手段

需要注意的是，雖然通過電腦可以儲存大量的數據極大地減少了儲存紙質檔案的空間。但信息化大背景下，對涉密信息影響最大的就是來自網絡的襲擊。這就要求檔案管理工作人員首先從意識上加強對保密的重視程度，提高警惕性。同時，還要求工作人員在使用網絡時注意與涉密電腦的物理隔離，防止信息的丟失。同時，還要求工作人員增強主動防護手段，通過安裝防火墻軟件和殺毒軟件等措施方式涉密電腦中毒。不僅如此，現階段有的先進技術可以在一定的距離之外就可以通過設備掃描電腦設備中的文件和信息。這就要求涉密部門需要在電腦周邊按照電磁防干擾防竊密設備以保證信息檔案的安全。

3.3 加強人員隊伍建設

雖然電子檔案能夠有效地緩解傳統檔案管理工作的壓力，但還要注意到工作人員在其中所占的影響因素。由于工作人員才是檔案管理信息化建設中的決定性因子，因此要加強對信息化人員隊伍建設的重視程度，積極引進具有高學歷、高素質和高實踐動手能力的人才。同時，通過建立有關人才隊伍的培訓機制以不斷加強工作人員自身的素質水平以適應信息化的發展，進而促進檔案管理工作的開展。

參考文獻

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