大數據時代背景下高校檔案信息化管理的研究

龐碧霞

摘 要：檔案的信息化管理是時代發展的大趨勢，也是推動高校工作變革的時代要求。當前，互聯網、云計算、大數據及信息管理體系的成熟為高校檔案的信息化管理提供了可靠的技術支持。國家的發展政策“大眾創業、萬眾創新，以互聯網+推進政府簡政放權，提升政府服務水平，變政府端菜為公民點菜”為檔案的信息化管理提供了政策支持。為了適應高校檔案的現代化管理需要，實現高校檔案工作各個環節標準化、規范化是推進我國高校檔案信息化管理的必經之路。

關鍵詞：大數據；時代背景；檔案信息化；管理研究

中圖分類號： G270.7 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）15-34-2

1 基礎理論知識

1.1 高校檔案

高校檔案是一項基礎性的管理工作，同時又是一項服務性工作，因而很難產生明顯的直接的經濟效益，所以在學校工作大舞臺上，它是一項默默無聞、專為他人“鋪路”、當配角的工作。

1.2 高校檔案信息化

高校檔案信息化就是指利用信息化技術對高校檔案進行有序化儲存、整合，從而大幅提高高校檔案管理的效率，并使之成為一種信息資源來更好地服務社會。

1.3 高校檔案信息化管理

信息化管理就是指在信息化的基礎上，建立一個統一的高校檔案管理工作規范，規范應該囊括高校檔案管理的全過程，包括檔案的收集、歸檔、利用與維護等方面。

1.4 大數據

大數據是指所涉取的數據資料數量巨大以致于目前的主流數據處理軟件無法處理，它是一個概念，由各種形式的數據組成。如果在合理的時間內獲取并處理這些數據就能夠為決策提供有力的支持。

2 當前高校檔案信息化管理所面臨的挑戰與存在的問題

2.1 面臨的挑戰

首先，高校檔案的信息化管理要面臨理論方面的挑戰。這些理論包括產生新來源觀、宏觀鑒定理論、文件連續體理論等。高校檔案的信息化管理必定要催生新一輪基礎理論的變革。

其次，高校檔案的信息化管理要面臨信息資源管理的挑戰。當前已經到了大數據時代，高校檔案信息量的幾何型增長使現有的信息化管理手段難以應對。大數據時代的特點不是信息匱乏而是信息泛濫，因此，如何在海量信息中挖掘出有價值的信息，并實現檔案數據的安全性與可讀性，是檔案信息化管理所面臨的又一挑戰。

最后，高校檔案的信息化管理要面臨業務環節的新挑戰。在大數據時代，高校檔案的歸集是實時的、自動的。對檔案的管理使用的是云平臺，通過計算與分析，實現為企業、社會創造價值的目的。而這樣的模式是前所未有的，它對以往的信息管理模式提出了新的挑戰。

2.2 存在的問題

首先是信息孤島。當前我國還沒有建立全國統一的高校檔案數據庫，雖然很多省、市、縣（區）都建立了各自的高校檔案數據庫，并積極嘗試了高校檔案的信息化管理，但缺乏統一的信息平臺和數據庫，直接導致區域與區域之間的信息資源不能共享，信息資源不能充分利用，沒有實現檔案信息化管理的最終目的——數據共享。

其次是供求鴻溝，也就是高校檔案信息資源的供求關系不對稱。由于高校檔案實施屬地管理，各行政轄區的檔案歸屬于本行政轄區的檔案庫集中存放，這就導致了高校檔案信息查詢難問題，容易使檔案庫管理人員滋生“懶政”思想。在這種情況下，跨地域、跨系統的利用高校檔案非常困難，嚴重地制約了高校檔案信息資源的價值發揮。

再次是高校檔案管理意識淡薄。高校檔案開展信息化管理多年以來，在高校管理部門得到了充分的認知和重視，但高校意識在整個政府體系沒有得到認可，單憑高校部門孤軍奮戰，高校檔案的大數據時代信息管理很難實現。除此之外，在實際工作中，高校管理部門是很少有話語權的，加之其他部門并不重視，檔案管理的信息化人員在非常有限的人力資源下很難應對高校檔案的海量數據，檔案的歸集與共享很難實現。

最后是高校檔案信息化管理的軟實力與硬環境不匹配。開展信息化管理，上設備、開發軟件以及制定政策都相對容易，而人員素質的提升是非常困難的，這成為阻礙檔案信息化管理的最大難題。

3 加快我國高校檔案信息化管理建議與對策

3.1 建立高校檔案信息化管理的相關法律法規

雖然國家檔案局與教育部在2008年發布了《高等院校檔案管理辦法》整理規范，但面對我國各地域不同的復雜環境，各地方的業務執行標準與流程卻不盡相同。因此，建議加快高校檔案信息化管理的法律建設步伐，用法律的手段規范與強制高校檔案的信息化管理實施統一標準與規范，實現高校檔案信息的高利用，促進我國檔案信息化管理穩健而科學地發展。

3.2 采用先進的信息化管理手段

首先是使用云計算技術。

當前，云計算技術是處理大數據的主流技術，它能夠對大量的數據端口進行反應，從而對大數據進行分析，提煉出人們需要的數據或計算待遇。云計算技術有幾大優點：一是成本低；二是虛擬化程度強，只需一臺計算機或手機，用戶就可以通過互聯網獲取需要的一切信息；三是靈活性強，用戶可根據需要自行定制個性化服務；四是存儲能力強，在同等設備條件下，云存儲遠超傳統存儲設備。

其次是使用數據挖掘技術。

高校檔案已經進入大數據時代，在短時內獲取有價值的信息需要使用數據挖掘技術。在統計檔案利用人員時，可通過對這類人的知識水平、數據喜好以及性格等進行數據分析，然后將挖掘出來的信息存儲到檔案管理系統，這樣檔案管理人員就可以根據用戶喜好來提供個性化服務。除此，還可以在門戶網站完成數據挖掘工作，在客戶端將用于得每一步操作進行記錄，然后對這些數據進行分類、匯總、分析，得出結論然后存儲到數據庫，為用戶提供個性化服務提供依據。

最后是使用電子標簽。

電子標簽是一個芯片，將檔案信息植入這個芯片，檔案管理軟件就可以在一定范圍內實現對檔案信息的自動管理。使用電子標簽不僅可以快速提升檔案的讀取、登記等工作，而且電子標簽的唯一性還可以作為用戶的標識，可以更好的應用于檔案的利用、統計等工作，大幅提升高校檔案管理的工作效率。

3.3 建立統一的高校檔案信息化管理體系

有了好的信息化技術支持，還需要有與之相匹配的信息化管理體系。要建立全國統一的高校檔案信息化管理，就要有全國統一的信息化管理體系。筆者認為：

國家應建立統一的高校檔案管理信息系統，建立統一的集團數據庫，實施高校檔案信息全國共享。同時，為了更好地服務師生，應為每個師生建立一個賬號，該賬號就是身份證號。院校、教師、學員皆可通過該系統查詢、參加各種活動，查詢個人檔案信息。

3.4 加強高校檔案信息化管理的知識宣傳與隊伍建設

可以說，準入檔案管理系統是全體師生必要之路，這涉及每個人的切身利益。因此，實現在大數據下高校檔案的信息化管理需要每個人的共同努力。高校管理部門應加大宣傳力度，提升高校檔案信息化管理的全民意識，這樣才能提升我國高校檔案信息化管理的軟實力。

此外，還要加強對高校檔案管理人員的隊伍建設。高校管理部門要制定檔案信息化管理工作的發展規劃，培養綜合技術人才，健全用人機制，充分發揮檔案管理人員的積極性，提高檔案管理員愛崗敬業、鉆研業務的積極性、主動性和創新性。

4 結語

在大數據時代，高校檔案的信息化管理是高校事業發展的基礎。筆者根據當前我國高校檔案信息化管理所面臨的挑戰及存在的問題，從國家政策、信息化技術使用、標準體系的利用及全民意識與檔案信息管理隊伍的建設四個方面提出了解決方案，以期能為我國的高校檔案信息化管理建設提供支持和幫助。

參 考 文 獻

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