高校檔案信息服務面臨的矛盾及創新的范式

曾歡

【摘要】信息時代高校檔案信息服務在實踐中面臨著眾多的矛盾，高校檔案部門應該如何應對這些矛盾呢？這不僅需要高校檔案部門認識到矛盾的產生原因，也要看到在自身建設方式存在的不足，認真執行高校信息檔案服務的管理策略，創新檔案服務模式，探索檔案管理部門的發展方向。

【關鍵詞】高校檔案部門；信息服務；矛盾；創新范式

隨著信息化進程的不斷加快，高校建設數字校園、網絡校園、開放型大學以及校務公開等措施的實行，高校的各個部門正在開展豐富多彩的校園活動，檔案部門作為高校保存歷史遺產、傳承歷史文化的部門，勢必要對檔案管理進行技術性改革，提升高校檔案部門的業務水平，優化檔案部門的服務水平，推動高校信息化邁向一個新的臺階。以提供紙質檔案為主的傳統的檔案服務方式已經不能夠滿足當前信息化趨勢下社會用戶對檔案信息的需求，檔案服務的方式在實踐環境中面臨著諸多的矛盾。

一、高校檔案信息服務進退維谷

（一）高校檔案服務環境之間的矛盾。高校檔案工作的服務宗旨和目標不僅是致力于服務于本校的師生，同時也著力于服務社會，努力實現滿足社會需求為最終目標。然而，傳統社會沿襲下來的植根于人們心中的根深蒂固的封建性、資政性，形成了檔案信息只為政治統治服務的思想，檔案服務呈現出從檔案部門至政府機關單向流動的服務趨勢，“民可用使知之，不可使由之”的思想占據著檔案工作者對檔案信息服務的理解，高校作為文化建設的基地，其檔案部門也沒能夠從禁錮的思想中提前解放出來。

（二）檔案用戶需求之間的矛盾。高校檔案工作是高校建設和發展過程中無可取代的重要組成部分，首要和根本職責是服務于現行教學科研、學生管理、后勤保障等部門的工作。傳統的高校檔案管理服務工作大體上歸屬于對檔案實體提供服務的范疇，高校檔案信息服務圍繞著服務于本校師生的理念，采用封閉和半封閉的方式提供利用，這種單一、被動的提供利用的檔案信息服務方式即等待用戶前來查檔，并不能夠滿足信息時代檔案用戶多樣化的需求。提供查檔服務時，沒有對用戶的使用效果追蹤和考察；制定檔案服務制度時，未考慮師生需求并親身參與其中；編研產品時，高校檔案管理部門一貫主觀的把檔案的實體性管理與編研工作當做兩件事情區分開來，因而編研產品的具體內容由檔案部門自行決定而忽視利用者的需求。

（三）高校服務方式之間的矛盾。過去高校檔案部門提供檔案信息利用的方式主要是手工檢索為主，編寫卡片式、書本式的目錄等作為檢索工具，不僅不能夠迅速、準確地查找檔案以提供利用，而且浪費檔案工作者大量的時間、精力做這些機械、重復性的工作。

信息化環境下，傳統的單一檔案服務手段正面臨著挑戰，利用現代化的技術設備和手段產生的新型檢索工具孕育而生。一是產生時就能夠自動處理信息，進行規范化、順序化等多元化檢索的能力，如各種光盤數據庫、電子出版物、多媒體文獻等等。二是采用現代科學技術實現檔案服務智能化，使用戶在檢索時能夠享受智能化帶給他們的便利。三是檔案館借助網絡的優點開展檔案聯機服務，如建設檔案網站，實現電子郵件服務、電子文件傳遞、館藏目錄查詢等等。

二、提升高校檔案部門服務質量的對策

（一）服務主體和對象的互通性。學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等記載著學校的歷史變遷，是學校重要的信息資源。高校檔案部門作為學校保存檔案的機構，存在的價值和意義是保管學校的檔案信息資源，為師生和社會提供高效、優質的檔案信息服務，是檔案部門存在的價值和意義。然而，信息環境下的檔案用戶卻不滿足于此種檔案服務，這就要求高校檔案管理部門能夠提供進行過深入加工的信息。

（二）轉變被動服務的理念。被動地提供檔案信息利用方式早已經是高校檔案管理部門為師生和社會各界提供檔案信息服務的常態化模式了，這種方式導致服務產生的效果收效甚微，收集的檔案信息也不能夠做到充分、系統，而檔案部門“主動服務”的口號也只是停留在語言上的號召，以“主動服務”開展的檔案信息服務活動遲遲沒有進入公眾視野。

（三）改變服務手段。信息時代下，計算機和網絡帶給人類巨大的便利，改變著人類的工作方式和生活方式，同時，人類已經無法自拔地依賴于它。借助計算機和網絡技術開展管理活動能夠有效地提高管理的效率，這種管理的方式蔓延至高校檔案部門，高校內部管理和社會公眾迫切要求檔案部門能夠利用計算機和網絡技術提升高校檔案服務的水平；整合現有各種網絡資源切實為利用者提供優質的檔案信息服務。

三、創新高校檔案部門的服務范式

檔案工作技術水平不高、開放程度不足、利用程度不夠等等都是長期困擾著檔案部門的問題，也阻礙了高校檔案部門信息化服務的發展。高校檔案部門致力于文化事業的建設，除學校撥款外，本身并未有額外的創收，如何在撥款資金有限、人員有限的條件下實現檔案信息資源的高效利用率是檔案部門的難題。因此，高校檔案部門要加快檔案服務模式的創新，可以從4個方面著手：

（一）創新服務的意識。布爾沃一利說過，“思想的價值和思想的影響力是成正比的”，高校檔案部門工作者必須清楚地認識到思想成就的價值，方才能夠創造足夠的影響力。面對網絡化、電子化、社會信息化對傳統檔案檔案部門服務的沖擊，墨守成規。規規矩矩做事的工作方式早已經不被社會認可，掌握并善于利用科學技術、建立新型的服務模式才是檔案部門的光明之道。

（二）創新信息資源共享機制。金馬曾經在《21世紀羅曼司》一書中寫到：“如若說，在創新尚屬于人類個體或群體中的個別杰出表現時，人們循規蹈矩的生存姿態尚可為時代所容，那么，在創新將成為人類賴以進行生存競爭的不可或缺的素質時，依然采用一種循規蹈矩的生存姿態，則無異于一種自我潰敗”，人類已經充分認識到創新對社會所帶來的深刻變革。建立一套完整的檔案信息分析系統能夠更好地用系統的觀點和方法，把零碎、片段的檔案信息整合、歸并在一起，厘清檔案信息系統的信息分析優勢和劣勢，擴大檔案信息資源社會化共享面。

（三）創新服務方式。高校檔案部門傳統服務活動的開展是建立在本部門對檔案管理的便利操作上，依照本部門對檔案服務的認識、理解、思維甚至想象制定服務準則、確定服務內容和服務方式，并未顧及檔案用戶的實際需求。要提升用戶滿意程度，就必須創新服務意識，堅持以“用戶需求為導向+以用戶滿意為目標”的新服務理念，重新探討檔案服務方式。如建設“一站式”的檔案集中服務模式。

（四）創新服務內容。創新服務的目標是解放封閉保存、限制開放的思想，實現檔案信息的利用從檔案部門向社會轉變，提高社會資源共享率。雖然高校檔案館保存著學校發展的豐富的信息資源，但實際情況是大部分高校檔案信息服務的內容、結構和方式過于單一和粗淺，因此，要提升檔案服務內容就必須以學校工作和本校資料為基礎，改變傳統服務觀念，創新檔案接收和征集的范圍，采用各種先進技術完善檔案的結構體系框架，利用多元化的服務手段進行檔案管理，實現高校檔案服務內容豐富多樣化。

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