淺談檔案“雙軌制”管理在醫藥衛生行業的利用

馬秀珍

【摘要】在“互聯網+”時代，面對醫藥衛生事業發展的強勁勢頭，中西部欠發達地區的檔案管理要適應時代發展需要，建立起適合當地特色的“雙軌制”管理模式，充分發揮醫藥衛生檔案在人類社會進程中的作用。

【關鍵詞】檔案管理；醫藥衛生；行業利用

自2007年以來，新一輪的深化醫藥衛生體制改革在全國范圍內蓬蓬勃勃地開展起來，改革的目標聚焦“保基本，強基層，建機制”，至目前，改革已進入深水區，在解決廣大群眾看病難、看病貴問題的同時，產生了大量的檔案信息資料。但由于受地域、歷史、經濟、文化等條件影響，各省區市進展不均衡，在中西部欠發達地區的縣級以下基層醫療衛生系統，醫療技術以及管理水平相對滯后，這些檔案資料大量地以紙質形態存在，在群眾調閱醫療文書檔案時，紙質檔案管理模式的局限性日益顯現。作為社會信息的重要門類，醫療衛生檔案在飛速發展的“互聯網+”時代，要積極主動響應“互聯網+醫療”的需要，力推衛生優質資源共建共享，創新醫療衛生行業檔案管理的理念、模式、手段、載體等，以“區域衛生信息化平臺”為技術支撐，嘗試建立檔案“雙軌制”管理模式，即紙質檔案和數字檔案并存的管理模式。

一、醫療衛生檔案“雙軌制”管理是衛生事業發展的時代要求

醫學科學是集知識性、理論性、實踐性和探索性于一體的科學，隨著經濟的發展，隨著人們健康意識的增強，醫療衛生檔案管理范疇愈來愈廣泛，不僅僅有公眾熟知的病案、病歷、檢查報告單等醫療文書檔案，亦有醫療衛生單位管理過程中產生的文書檔案、人事檔案、財務檔案、醫療器械管理與維修檔案、院內安全管理檔案等。還有隨著衛生事業的發展，精細化管理衍生出的重大新發傳染病（如SARS，埃博拉疫情等）、新型農村合作醫療、衛生應急、居民健康、65歲老人體檢、慢性病管理等檔案，門類繁多，量大面寬，這些檔案在形成的過程中有絕大一部分既有紙質的，也有電子的，這就為“雙軌制”的管理提供了基礎條件。當前醫院在診療活動中產生的主要檔案資料都是采用紙質材料為載體進行保存，但在飛速發展的信息時代，紙質材料易于老化的弊端日益凸顯，于是電子檔案應運而生，各級醫院采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本。而對于紙質檔的查閱、檢索，也基本告別手工操作，實現數字化。

二、醫療衛生行業紙質檔案的原始憑證作用不可替代

紙質檔案的原始性特征，使其在法治社會成為最具權威性的法律憑證。醫療衛生行業所涉諸如患者就診卡、病歷、住院病案、醫保卡以及出生醫學證明等，都是在醫療衛生行業業務工作過程中形成，并記錄保存的重要原始憑證，若是缺乏妥善保管，會給我們的生活帶來很多困擾。如：一個人的出生醫學證明就是他的第一份檔案。它記錄了出生的時間、性別、體重、健康狀況、是否順產、父母情況、接生的醫院、醫生、家庭住址，甚至小腳印等。在辦理戶口登記、撫養權確定或變更、出國留學時，會作為重要材料進行提供，一旦缺失將寸步難行。再如：在醫療糾紛發生時，使用最為普遍的，最具法律效力的就是患者的病歷、處方、病案等等，包括診療過程中產生的檢查單、化驗單，開出的票據，甚或是掛號單、出診單等都可能成為重要的憑證，這些目前除部分以紙質與電子形態并存，大部分以紙質形態保存，作為最原始的憑證其作用不可替代。

三、醫療衛生行業電子檔案是互聯網時代醫療服務發展的現時產物

以網絡為依托的衛生信息化建設成為了衛生事業發展的重要基礎工程，醫療衛生檔案信息面廣、利用頻率高，群眾特別關注。為了適應貼近實際、貼近生活、貼近群眾的要求，為群眾提供更加便利的條件，各醫療衛生單位管理依賴于先進的醫院管理系統軟件，開發利用高效的查詢系統，給患者群眾提供便利和快捷的查詢功能，滿足群眾對醫學檢查結果查詢的需求。為了改善醫療服務，各級醫院積極推行電子病歷、建立互聯互通信息庫，提供診療信息、費用結算等服務，實現醫院科室間、醫務人員間以至于不同醫院之間的互動與互補。陜西省2015年啟動建立以居民健康檔案、電子病歷和全員人口數據庫為核心的“區域衛生信息化平臺”，從高層設計強力推進數字信息化工程。隨著信息化的推進，諸如綜合管理、婦幼保健信息管理、干部保健信息管理、免疫規劃、慢性病管理、衛生監督管理、新農合異地結算、醫療機構經濟運行監管、區域合理用藥等應用系統會被開發并應用，衛生管理者、醫務人員在使用這些系統時，每一個行為都會留下痕跡，形成電子信息數據。這些都是醫療衛生工作充分發揮電子信息產品“可共享性”“存儲的高密度性”以及“信息的可操作性”特性的具體表現，所產生的電子文件存放起來，無需轉化成為紙質形式，但卻是醫療衛生管理或醫院診療活動的唯一憑證，后期即成為備查的電子檔案。診療活動中還有一些特殊類型的電子文件，諸如視頻、音頻、多媒體等，并不能徹底還原成紙質文件輸出。所以，這就要求我們利用計算機操作、先進的信息技術實現電子文件全生命周期的管理，將需要永久保存的電子檔案資源妥善留存，與紙質檔案相互參考，以備查證。

四、電子檔案與紙質檔案在數字信息時代相輔相成，互為補充

我國檔案工作的歷史源遠流長，早在兩千多年前，中國現存最早的中醫理論專著《黃帝內經》問世，是書寫在竹片和木片上的竹簡檔案、木牘檔案，后來的縑帛檔案，以及人們今天所看到的紙質檔案。由于科技的發展，醫療衛生檔案的載體日漸增多，出現了照片、錄音、錄像、縮微、光盤檔案等，這些以不同類型格式保存的電子記錄，是紙質檔案的更為直觀的補充，二者共存才能確保檔案的齊全完整。在醫務活動中形成紙質檔案的同時，及時將各類信息錄入計算機，實現數字化，建成數據庫，利用“區域衛生信息化平臺”，形成網絡，擴大醫療衛生檔案服務的時空范圍，既可以達到節省時間，工作便捷，提高效率的目的，又能實現信息資源共享、利用快捷方便的目標。對于群眾查閱使用頻率較高的醫療文書檔案（如病案資料等），創造條件充分利用信息化平臺，搭建調檔查閱“直達車”，便捷、高效地為民生服務、為廣大人民群眾服務。電子檔案與紙質檔案分別以數字、紙質形式記載醫療衛生信息的發展歷史，二者之間緊密關聯，既相對獨立，又互相依賴，不能完全分離；電子檔案離開紙質檔案，就成為無源之水、無本之木；紙質檔案離開電子檔案，其現代檔案管理的業務工作也會陷入困境。

總之，現階段的中西部欠發達地區，電子信息化技術水平相對較低，而醫藥衛生事業在頂層設計強力推動下，以前所未有的速度發展，勢必產生大量電子檔案和紙質檔案，只有兩者并存以“雙軌制”模式運作，共同記載醫藥衛生活動軌跡，共同服務于醫藥衛生事業的發展，才能確保完整記載醫藥衛生事業發展歷史，為人類的文明進步發力助威。