新時期做好醫院人事檔案管理工作的思考

斯琴

【摘要】作為醫院，職工隊伍龐大，人才濟濟，要做好職工的管理，人事檔案管理工作尤為重要。不僅關系到醫院對職工的了解與選拔，也影響著職工的職業生涯的拓展，對企業人才隊伍建設與管理具有重要意義。因此，本文就新時期下醫院人事檔案管理工作的現狀進行分析，并提出建議。

【關鍵詞】醫院；人事檔案；檔案管理

人事檔案是對一個人的主要經歷、主要成績等的記錄，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系等緊密掛鉤，是選拔、任用與考核的主要依據。因此，做好人事檔案管理工作關系著單位的發展。作為醫院，急需各類高素質人才，人事檔案就能為醫院提供人才信息和用人依據，有助于配備科學的醫療團隊；也能通過對人事檔案的職稱與工齡等方面的記載，為職工薪酬設計提供依據，能有效激勵職工的工作積極性；人事檔案記載著職工的學識水平與工作方向等，可以從中獲悉目前醫院的人才結構，為人才開發提供參考數據。

一、醫院人事檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏先進的檔案管理方法。目前，很多醫院人事檔案管理方法十分落后，僅是利用紙質檔案管理，缺乏先進的檔案管理設備、人事檔案管理軟件等設施。大部分是手工錄入紙質檔案，不及時對檔案進行分類與裝訂，都是個人檔案直接放進該職工的檔案袋，這樣不僅加大人力，還會影響工作效率。并且紙質的檔案袋保管不當，檔案容易受潮、霉變和蟲蛀，會出現損壞和遺失，影響人事檔案的完整性與安全性。

（二）檔案管理人才素質有待提高。部分醫院的檔案管理人員不是檔案管理專業出身，檔案管理、計算機與保密等知識欠缺，缺乏專業的檔案管理方法。或者是由人事專員兼管檔案管理工作，人事工作本身就繁雜，難以兼任更多的工作，容易造成對檔案工作的疏忽。也可能由于一些醫院對人事檔案工作的不重視，對人事檔案管理人員待遇不公，沒有開展人事檔案人員的專業培訓，導致人事檔案管理人員工作積極性不高，工作方法落后，這樣不利于醫院人事檔案管理工作的開展。

（三）人事檔案真實性與完整性不足。一些偏遠地區的醫院與效益不好的醫院，人員流動性大，職工的人事檔案難以保證完整與真實。可能會出現在人才調動中，相關檔案沒有做好轉移手續，也可能職工之前的企業不重視人事檔案工作，都會造成人事檔案的不完整。加上過去很多單位企業對人事檔案工作的不重視，與過去工作環境、條件與政策的原因，人事檔案工作沒有做到位，很多過往的信息沒有記載，或者會有一些檔案涂擦、書寫不規范等問題，其真實性與準確性就無從考證，導致人事檔案的真實性與可靠性降低。

二、完善人事檔案管理工作的建議

（一）加強人事檔案管理信息化、現代化。傳統的人事檔案管理方法早已不適應現代醫院的發展與需求，醫院應提高認識檔案管理工作的重視力度，加大資金的投入，為人事檔案管理部門配備高科技的電子計算機設備，如人事檔案管理系統的開發與自動化檔案設備。將人事檔案管理手段信息化、現代化與無紙化，實行電子化辦公，對能通過系統錄入、分類與生成的檔案信息，要利用計算機實現，通過計算機系統對人事檔案信息進行審查，及時找出出生年月、工作時間與入黨時間等前后記載不一致的問題，對不齊全的檔案提出信息提醒。可以結合醫院人力資源部門的人員信息系統的數據，進行人事檔案的維護，也可以定期組織職工采集個人基本信息，以此來與人事檔案進行核對，并不斷更新人事檔案。這樣不僅能提高人事檔案管理人員的工作效率，減少手工紙質檔案出現的筆誤等，方便檔案的保管，還能為醫院領導作決策提供方便。

（二）提高人事檔案管理人員的素質。人事檔案管理人員素質的高低關系著醫院人事檔案管理工作開展的好壞。首先，在人事檔案管理人員的選拔上，要傾向于專業出身的人員，并對其工作原則性進行考察，保證其在人事檔案管理中能做好保密工作。醫院應當盡量配備專門的人事檔案管理人員從事人事檔案管理工作，避免管理人員是兼任的情況。其次，要加強人事檔案管理人員的軟件建設，提高管理人員的素質，培養人員對人事檔案管理工作重要性的認識，要經常開展人事檔案管理相關培訓，提高管理人員業務技能。最后，要提高對人事檔案管理人員進行績效考核，杜絕管理人員利用職位修改人事檔案等行為，也要設計具有激勵性的薪酬體系，有效促進管理人員的工作效率與質量。

（三）加強人事檔案管理工作規范化。人事檔案管理工作的規范性體現于人事檔案的完整與準確。因此，人事檔案部門應該設計職責說明書，明確人事檔案管理的工作規則，為人事檔案管理工作的開展提供參考。人事檔案管理人員要對新進人員轉移的檔案進行嚴格審查，保證檔案的完整性與真實性，對出現檔案不齊或出現檔案涂擦等問題要聯系轉移單位，對檔案進行考證，完善新進人員的人事檔案，為今后的檔案管理工作做好基礎。人事檔案管理人員還應對檔案進行動態管理，及時把人員的變動信息進行更新和維護，尤其對于醫生的崗位調動、年度考核與職稱變化等信息。加強人事檔案的審查，實行一年一次的大審查，對職工缺漏的檔案與有涂改的檔案，采取措施補齊檔案，請求相關部門對涂改的檔案進行鑒定并予以更正，對不合理與邏輯錯誤的檔案要進一步審查，確保檔案的完整性與真實性。

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