論高校院系圖書資料室的建設(shè)與管理

李靈草 孫偉

摘要：高校院系圖書資料室有其鮮明的專業(yè)特征，在院系教學(xué)與科研的發(fā)展中具有十分重要的地位與作用。但在一些高校院系圖書資料室的建設(shè)和管理中，特別是地方高校，大多數(shù)還存在著很多現(xiàn)實問題。為此根據(jù)我院建設(shè)和管理的實踐，探討高校院系圖書資料室的建設(shè)和改革的對策，以滿足院系圖書資料工作提升服務(wù)專業(yè)建設(shè)和教學(xué)科研的需求。

關(guān)鍵詞：地方高校；圖書資料室；建設(shè)；管理

中圖分類號：G251 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）45-0025-02

隨著普通高校規(guī)模不斷地擴大，高校二級院系圖書資料室作為高校圖書館的補充和延伸，以自己特有的書籍和文獻資料為本院師生服務(wù)，是院系學(xué)科建設(shè)的圖書信息保障服務(wù)機構(gòu)[1-3]。院系圖書資料室具有“小而專”的特征，以其獨特優(yōu)勢服務(wù)于院系的教學(xué)、科研工作，發(fā)揮著校級圖書館無法替代的重要作用。如何能夠更好地為本專業(yè)師生教學(xué)與科研提供高質(zhì)量的服務(wù)，因地制宜地建設(shè)突出專業(yè)特色的院系資料室是非常必要的[4-5]。論文結(jié)合我校機械工程學(xué)院圖書資料管理室的實際情況，討論了圖書資料管理模式，提出了圖書資料室管理的相關(guān)措施。

一、高校院系圖書資料室建設(shè)的必要性

高校圖書館的文獻資料一般都是面向?qū)W校所有的專業(yè)與學(xué)科，而高校院系圖書資料室則主要為本院的教學(xué)科研和專業(yè)學(xué)科建設(shè)服務(wù)，具有以下優(yōu)勢。

1.專業(yè)針對性較強。院系圖書資料室陳列的書籍主要是針對各系室、學(xué)科、科研團隊的特點設(shè)置的，其專業(yè)性更突出。較強的專業(yè)性及針對型，可以滿足老師、學(xué)生在教學(xué)以及科研方面的需求。除了專業(yè)書籍外，院系圖書資料室同時也收藏與本學(xué)院專業(yè)相關(guān)的教學(xué)與學(xué)術(shù)會議資料等，并且同時也收集本院系老師已經(jīng)出版的學(xué)術(shù)論文、教研室編寫的教學(xué)講義、教材、科研成果等，使院系的圖書資料室與學(xué)校圖書館相比更具有專業(yè)性。

2.圖書、資料外借使用率更高。通常大多數(shù)學(xué)校的布局為圖書館距離各院系較遠，并且其面對的主要對象為在校學(xué)生，在距離上不太方便教師在課間休息及辦公閑暇時間去圖書館借閱資料，而院系圖書資料室通常設(shè)置在本院辦公樓內(nèi)或中心地區(qū)，有著優(yōu)越的地理位置，與本院系各系室距離較近，借閱登記手續(xù)也相對簡單，老師、學(xué)生均可在課間休息及辦公閑暇時間到圖書室查找借閱與自己專業(yè)相關(guān)的資料書籍，相對節(jié)省時間，這樣也就提高了院系圖書資料室的利用率和外借率。

3.圖書資料服務(wù)對象更明確。院系圖書資料室主要是為了提高本院系各專業(yè)老師的教學(xué)與科研能力，以及學(xué)生的專業(yè)知識與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力的培養(yǎng)，服務(wù)的對象直接具體，老師和學(xué)生隨時可以來資料室并很快找到自己需要的圖書資料。另外還可以根據(jù)教師與學(xué)生的綜合需求購買一些感興趣的課外雜志、期刊等。

4.圖書資料服務(wù)更多元化。院系圖書資料室除過滿足各系室教師、學(xué)生的教學(xué)科研需求外，在院系的日常教學(xué)管理上也發(fā)揮著巨大的作用。如各系室專業(yè)的教材更新征訂，專業(yè)系室的老師提前將每學(xué)期更新教材的名單與出版社反饋給院系圖書資料室管理員，院系管理員再統(tǒng)一去購買，這樣既解決了各系室分批購買的復(fù)雜性，同時也降低了購買的成本。另外，由于距離上優(yōu)勢，圖書資料管理人員與院系老師、學(xué)生間的信息溝通速度相對較快，更有利于滿足師生教學(xué)、科研和學(xué)習(xí)的需求。

二、我院圖書資料室具體建設(shè)管理辦法

我院設(shè)有機械設(shè)計制造及其自動化、測控技術(shù)與儀器、車輛工程、工業(yè)設(shè)計、機械設(shè)計共五個專業(yè)系，以及一個綜合實驗中心。目前藏書2萬多冊，期刊雜志20種。其建設(shè)管理的措施為：

1.在圖書資料的分類上根據(jù)我院系室和專業(yè)的特點，把所有書籍按專業(yè)和公共圖書兩大類進行匯編和分類。其專業(yè)圖書依據(jù)我院的專業(yè)設(shè)置對象分類；公共圖書依據(jù)圖書學(xué)科細化分類，如軟件類、非專業(yè)類等，形成我院1-16排的分類陳列。

2.充分利用現(xiàn)代化手段，科學(xué)管理。一般二級院系的圖書資料室面積較小、館藏圖書較少，要購置專業(yè)管理軟件必然成本較高、且利用率低。為了降低管理成本、科學(xué)的管理，我們自己設(shè)計完成了圖書電子管理系統(tǒng)，充分利用電子表格的功能進行圖書的借閱管理，以實現(xiàn)方便、快捷、科學(xué)、準(zhǔn)確等特點。

3.發(fā)揮圖書資料的文化宣傳的功能。在圖書資料建設(shè)中，注意了學(xué)院教師文化教育和圖書室環(huán)境美化的建設(shè)。定期購買教師感興趣的一些文學(xué)書籍、雜志、報紙，并提供了筆墨紙硯，教師們工作之余可來資料室讀書看報，或揮墨練習(xí)下書法，緩解工作壓力。

三、完善高校院系圖書資料室建設(shè)的對策

院系圖書資料室是各院系教學(xué)和科研工作必不可少的輔助機構(gòu)[5]。調(diào)查顯示，近幾年來，圖書、資料的價格普遍上漲，勢必影響圖書資料的數(shù)量和質(zhì)量，如果院系圖書資料室與校圖書館溝通協(xié)調(diào)不到位，就會造成文獻資源短缺和閑置并存現(xiàn)狀[6]，導(dǎo)致無法完全滿足教師、科研需求，同時也制約著圖書資料室實現(xiàn)自動化管理進程。筆者認為要完善高校院系圖書資料室的建設(shè)，需要從四個方面入手：

1.做好圖書資料管理人員的配置與培訓(xùn)。在現(xiàn)代社會快速發(fā)展的主潮流下，現(xiàn)代圖書資料管理人員要對本院系所有的專業(yè)以及學(xué)生的最新培養(yǎng)計劃有較為全面的了解。因為圖書資料管理員并非專業(yè)的教學(xué)老師，因此，高校院系應(yīng)該定期對本學(xué)院的圖書管理員進行業(yè)務(wù)素質(zhì)能力的培訓(xùn)，使其不斷學(xué)習(xí)跟著教師、學(xué)生的課程體系教學(xué)計劃，只有圖書資料管理員的知識結(jié)構(gòu)不斷完善提高才能為學(xué)院的教學(xué)和科研提供更有價值的服務(wù)。

2.強化院系圖書資料室的規(guī)范化與科學(xué)化管理。院系圖書資料室的管理對專業(yè)性要求非常高，因為其工作不僅涉及到采購、打碼、排架、檢索、登記、借閱等方面的管理，更涉及到能夠全面了解本學(xué)院專業(yè)資料需求、及時科學(xué)有效的提供幫助。因此，對于院系圖書資料管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照《中國圖書資料分類法》、《中華人民共和國國家文獻工作標(biāo)準(zhǔn)》和圖書館、資料室的有關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行。

3.保證正常的經(jīng)費投入。學(xué)校每年下?lián)艿膱D書建設(shè)經(jīng)費完全可以滿足院系的圖書建設(shè)與發(fā)展。由于院系購買的圖書種類繁多，且數(shù)量少，采購較麻煩，而且手續(xù)較繁瑣（詢價、招標(biāo)），有些院系由于人員不足，往往不能正常實施購買而讓下?lián)芙?jīng)費作廢。機械學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)很重視這項工作，每年都積極安排、督促相關(guān)人員與資料員聯(lián)系購買必要的圖書，保證教學(xué)、科研及各學(xué)科團隊圖書資料的更新。只有保證了正常的經(jīng)費投入，才有可能及時更新和完善基礎(chǔ)設(shè)施，才有可能加強信息化、現(xiàn)代化建設(shè)的力度，這樣才可以使院系圖書資料室建設(shè)緊隨時代發(fā)展的步伐。

4.要加強自動化管理建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)和技術(shù)的深入發(fā)展，高校校園網(wǎng)建設(shè)與發(fā)展也日新月異。作為學(xué)校二級機構(gòu)的院系可以利用校園網(wǎng)發(fā)展的契機，將自身的管理與建設(shè)提升到自動化。可以把圖書資料的采購、驗收、登記、編目、檢索等聯(lián)成一體并輸入電腦程序，使圖書資料管理的各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)操作系統(tǒng)自動化，可供師生入網(wǎng)查詢，甚至借閱。

總之，院系圖書資料室是高校的重要組成部分，是二級院系教學(xué)和科研服務(wù)機構(gòu)，學(xué)校必須高度重視院系圖書資料室的建設(shè)和管理，把它建設(shè)好、管理好，從而促進高校的全面、健康、更好地為教學(xué)和科研服務(wù)。

參考文獻：

[1]劉彤瑩.測繪學(xué)院圖書資料室管理模式的研究與實踐[J].科技資訊，2010，（24）.

[2]孔曉.大眾教育背景下高校二級學(xué)院圖書資料室的建設(shè)[J].中國電力教育，2011，（8）.

[3]陳愛蓮，劉運慶.高等教學(xué)院系圖書資料室建設(shè)的問題與對策[J].鄖陽師范高等專科學(xué)校學(xué)報，2013，33（8）.

[4]姚依民.高等體院圖書資料室管理模式探究[J].圖書館學(xué)刊，2011，（3）.

[5]李平.淺談高校院系圖書資料室的建設(shè)[J].鄂州大學(xué)學(xué)報，2013，20（5）.

[6]陳菊.議地方高校院系圖書資料室的建設(shè)與管理[J].黔南民族師范學(xué)院學(xué)報，2011，（4）.