論高校院系圖書資料室的建設與管理

李靈草 孫偉

摘要：高校院系圖書資料室有其鮮明的專業特征，在院系教學與科研的發展中具有十分重要的地位與作用。但在一些高校院系圖書資料室的建設和管理中，特別是地方高校，大多數還存在著很多現實問題。為此根據我院建設和管理的實踐，探討高校院系圖書資料室的建設和改革的對策，以滿足院系圖書資料工作提升服務專業建設和教學科研的需求。

關鍵詞：地方高校；圖書資料室；建設；管理

中圖分類號：G251 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）45-0025-02

隨著普通高校規模不斷地擴大，高校二級院系圖書資料室作為高校圖書館的補充和延伸，以自己特有的書籍和文獻資料為本院師生服務，是院系學科建設的圖書信息保障服務機構[1-3]。院系圖書資料室具有“小而專”的特征，以其獨特優勢服務于院系的教學、科研工作，發揮著校級圖書館無法替代的重要作用。如何能夠更好地為本專業師生教學與科研提供高質量的服務，因地制宜地建設突出專業特色的院系資料室是非常必要的[4-5]。論文結合我校機械工程學院圖書資料管理室的實際情況，討論了圖書資料管理模式，提出了圖書資料室管理的相關措施。

一、高校院系圖書資料室建設的必要性

高校圖書館的文獻資料一般都是面向學校所有的專業與學科，而高校院系圖書資料室則主要為本院的教學科研和專業學科建設服務，具有以下優勢。

1.專業針對性較強。院系圖書資料室陳列的書籍主要是針對各系室、學科、科研團隊的特點設置的，其專業性更突出。較強的專業性及針對型，可以滿足老師、學生在教學以及科研方面的需求。除了專業書籍外，院系圖書資料室同時也收藏與本學院專業相關的教學與學術會議資料等，并且同時也收集本院系老師已經出版的學術論文、教研室編寫的教學講義、教材、科研成果等，使院系的圖書資料室與學校圖書館相比更具有專業性。

2.圖書、資料外借使用率更高。通常大多數學校的布局為圖書館距離各院系較遠，并且其面對的主要對象為在校學生，在距離上不太方便教師在課間休息及辦公閑暇時間去圖書館借閱資料，而院系圖書資料室通常設置在本院辦公樓內或中心地區，有著優越的地理位置，與本院系各系室距離較近，借閱登記手續也相對簡單，老師、學生均可在課間休息及辦公閑暇時間到圖書室查找借閱與自己專業相關的資料書籍，相對節省時間，這樣也就提高了院系圖書資料室的利用率和外借率。

3.圖書資料服務對象更明確。院系圖書資料室主要是為了提高本院系各專業老師的教學與科研能力，以及學生的專業知識與創新創業能力的培養，服務的對象直接具體，老師和學生隨時可以來資料室并很快找到自己需要的圖書資料。另外還可以根據教師與學生的綜合需求購買一些感興趣的課外雜志、期刊等。

4.圖書資料服務更多元化。院系圖書資料室除過滿足各系室教師、學生的教學科研需求外，在院系的日常教學管理上也發揮著巨大的作用。如各系室專業的教材更新征訂，專業系室的老師提前將每學期更新教材的名單與出版社反饋給院系圖書資料室管理員，院系管理員再統一去購買，這樣既解決了各系室分批購買的復雜性，同時也降低了購買的成本。另外，由于距離上優勢，圖書資料管理人員與院系老師、學生間的信息溝通速度相對較快，更有利于滿足師生教學、科研和學習的需求。

二、我院圖書資料室具體建設管理辦法

我院設有機械設計制造及其自動化、測控技術與儀器、車輛工程、工業設計、機械設計共五個專業系，以及一個綜合實驗中心。目前藏書2萬多冊，期刊雜志20種。其建設管理的措施為：

1.在圖書資料的分類上根據我院系室和專業的特點，把所有書籍按專業和公共圖書兩大類進行匯編和分類。其專業圖書依據我院的專業設置對象分類；公共圖書依據圖書學科細化分類，如軟件類、非專業類等，形成我院1-16排的分類陳列。

2.充分利用現代化手段，科學管理。一般二級院系的圖書資料室面積較小、館藏圖書較少，要購置專業管理軟件必然成本較高、且利用率低。為了降低管理成本、科學的管理，我們自己設計完成了圖書電子管理系統，充分利用電子表格的功能進行圖書的借閱管理，以實現方便、快捷、科學、準確等特點。

3.發揮圖書資料的文化宣傳的功能。在圖書資料建設中，注意了學院教師文化教育和圖書室環境美化的建設。定期購買教師感興趣的一些文學書籍、雜志、報紙，并提供了筆墨紙硯，教師們工作之余可來資料室讀書看報，或揮墨練習下書法，緩解工作壓力。

三、完善高校院系圖書資料室建設的對策

院系圖書資料室是各院系教學和科研工作必不可少的輔助機構[5]。調查顯示，近幾年來，圖書、資料的價格普遍上漲，勢必影響圖書資料的數量和質量，如果院系圖書資料室與校圖書館溝通協調不到位，就會造成文獻資源短缺和閑置并存現狀[6]，導致無法完全滿足教師、科研需求，同時也制約著圖書資料室實現自動化管理進程。筆者認為要完善高校院系圖書資料室的建設，需要從四個方面入手：

1.做好圖書資料管理人員的配置與培訓。在現代社會快速發展的主潮流下，現代圖書資料管理人員要對本院系所有的專業以及學生的最新培養計劃有較為全面的了解。因為圖書資料管理員并非專業的教學老師，因此，高校院系應該定期對本學院的圖書管理員進行業務素質能力的培訓，使其不斷學習跟著教師、學生的課程體系教學計劃，只有圖書資料管理員的知識結構不斷完善提高才能為學院的教學和科研提供更有價值的服務。

2.強化院系圖書資料室的規范化與科學化管理。院系圖書資料室的管理對專業性要求非常高，因為其工作不僅涉及到采購、打碼、排架、檢索、登記、借閱等方面的管理，更涉及到能夠全面了解本學院專業資料需求、及時科學有效的提供幫助。因此，對于院系圖書資料管理人員應該嚴格按照《中國圖書資料分類法》、《中華人民共和國國家文獻工作標準》和圖書館、資料室的有關規章制度執行。

3.保證正常的經費投入。學校每年下撥的圖書建設經費完全可以滿足院系的圖書建設與發展。由于院系購買的圖書種類繁多，且數量少，采購較麻煩，而且手續較繁瑣（詢價、招標），有些院系由于人員不足，往往不能正常實施購買而讓下撥經費作廢。機械學院領導很重視這項工作，每年都積極安排、督促相關人員與資料員聯系購買必要的圖書，保證教學、科研及各學科團隊圖書資料的更新。只有保證了正常的經費投入，才有可能及時更新和完善基礎設施，才有可能加強信息化、現代化建設的力度，這樣才可以使院系圖書資料室建設緊隨時代發展的步伐。

4.要加強自動化管理建設。隨著互聯網和技術的深入發展，高校校園網建設與發展也日新月異。作為學校二級機構的院系可以利用校園網發展的契機，將自身的管理與建設提升到自動化。可以把圖書資料的采購、驗收、登記、編目、檢索等聯成一體并輸入電腦程序，使圖書資料管理的各項業務環節操作系統自動化，可供師生入網查詢，甚至借閱。

總之，院系圖書資料室是高校的重要組成部分，是二級院系教學和科研服務機構，學校必須高度重視院系圖書資料室的建設和管理，把它建設好、管理好，從而促進高校的全面、健康、更好地為教學和科研服務。

參考文獻：

[1]劉彤瑩.測繪學院圖書資料室管理模式的研究與實踐[J].科技資訊，2010，（24）.

[2]孔曉.大眾教育背景下高校二級學院圖書資料室的建設[J].中國電力教育，2011，（8）.

[3]陳愛蓮，劉運慶.高等教學院系圖書資料室建設的問題與對策[J].鄖陽師范高等專科學校學報，2013，33（8）.

[4]姚依民.高等體院圖書資料室管理模式探究[J].圖書館學刊，2011，（3）.

[5]李平.淺談高校院系圖書資料室的建設[J].鄂州大學學報，2013，20（5）.

[6]陳菊.議地方高校院系圖書資料室的建設與管理[J].黔南民族師范學院學報，2011，（4）.