“村檔鄉(xiāng)代管”是提高農(nóng)村檔案管理水平的有益探索

王娟

農(nóng)村檔案是農(nóng)村政治、經(jīng)濟(jì)及其他各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的真實(shí)記錄和反映，是農(nóng)村文化積淀、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和載體，抓住、抓實(shí)、抓好農(nóng)村檔案，對(duì)美麗鄉(xiāng)村建設(shè)和全面小康建設(shè)具有十分重要的作用。近年來(lái)，我區(qū)著眼農(nóng)村新的發(fā)展，從實(shí)現(xiàn)區(qū)（縣）、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村三級(jí)檔案管理全覆蓋出發(fā)，積極探索，努力實(shí)踐，走出了一條農(nóng)村檔案有序管理的新路子——村檔鄉(xiāng)代管。結(jié)合本地實(shí)際，談一下自己對(duì)“村檔鄉(xiāng)代管”工作的粗淺看法與體會(huì)。

一、農(nóng)村檔案工作基本現(xiàn)狀

我區(qū)的農(nóng)村建檔是從1979年開(kāi)始的，延續(xù)了近30年“村檔村管”歷程。農(nóng)村檔案的建立，為農(nóng)村農(nóng)業(yè)發(fā)展、維護(hù)農(nóng)民權(quán)益、維護(hù)農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定發(fā)揮了重要的作用。但農(nóng)村檔案在自身的發(fā)展過(guò)程中，由于受到村干部任職變化、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)狀況和保管條件的制約，給農(nóng)村檔案資源的安全保管和有效利用造成了不少困難。

1、“村檔村管”難以達(dá)到農(nóng)村檔案有序管理的要求。自農(nóng)村建檔以來(lái)，一直沿用著“村檔村管”的辦法，這種辦法有利于調(diào)動(dòng)農(nóng)村建檔積極性、有利于農(nóng)民和村集體查用。但這種辦法也產(chǎn)生了三個(gè)方面的不利效果：一是管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理責(zé)任不明確，監(jiān)督制約不到位，工作中一旦出現(xiàn)問(wèn)題，難以實(shí)施有效的補(bǔ)救手段。二是農(nóng)村每三年一換屆，個(gè)別村干部或因責(zé)任心不強(qiáng)、或因拖欠工資、或因存有不滿情緒，造成農(nóng)村檔案的丟失涂改。三是農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，檔案存放場(chǎng)所和條件因村而異，造成部分檔案損毀。

2、農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案管理員水平參差不齊。檔案的存放場(chǎng)所應(yīng)符合適宜的條件，做到“八防”和溫濕度要求。然而由于農(nóng)村重視程度、資金投入不均衡，檔案存放場(chǎng)所基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，管理手段落后，人員變動(dòng)頻繁，使得農(nóng)村檔案普遍存在蟲(chóng)蛀鼠咬、發(fā)霉發(fā)潮等現(xiàn)象，造成部分檔案而損毀、丟失，得不到長(zhǎng)期的妥善保存。

3、農(nóng)民群眾的利益得不到很好的維護(hù)。農(nóng)村檔案全面真實(shí)地記錄了農(nóng)村發(fā)展的歷程，是廣大農(nóng)民群眾在土地承包、婚姻、醫(yī)保、招工等等方面維權(quán)的重要憑證。收集、保存、管理、利用好農(nóng)村檔案就是實(shí)現(xiàn)好、維護(hù)好、發(fā)展好人民群眾利益的具體實(shí)踐。在當(dāng)前農(nóng)村改革進(jìn)一步深化，社會(huì)主義新農(nóng)村日益發(fā)展的形勢(shì)下，廣大農(nóng)民群眾維護(hù)自身權(quán)益的意識(shí)也越來(lái)越強(qiáng)烈，而農(nóng)村檔案工作的滯后無(wú)法使得這些檔案資料成為農(nóng)民群眾維權(quán)的有力依據(jù)。

二、“村檔鄉(xiāng)代管”的探索

（一）運(yùn)用方法，形成“村檔鄉(xiāng)代管”工作合力

實(shí)行“村檔鄉(xiāng)代管”是一項(xiàng)開(kāi)拓性、創(chuàng)新性較強(qiáng)的工作，工作的難度、量度也都比較強(qiáng)，單靠檔案部門一家難以抓到位、抓出成效，必須采取有效的工作方法，融合各方之力，才能推動(dòng)這項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，達(dá)到預(yù)期目的。工作中，我區(qū)采取依靠典型引路、加強(qiáng)協(xié)調(diào)合作、強(qiáng)化指導(dǎo)督導(dǎo)等方法，形成了“村檔鄉(xiāng)代管”的工作合力。

1、抓點(diǎn)帶面，積累工作經(jīng)驗(yàn)。為了推動(dòng)“村檔鄉(xiāng)代管”工作的開(kāi)展，2002年，我區(qū)從13個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（區(qū)）中選擇了黨委領(lǐng)導(dǎo)重視、經(jīng)濟(jì)條件較好、檔案基礎(chǔ)工作扎實(shí)、管轄村較多的大河鎮(zhèn)做為“村檔鄉(xiāng)代管”工作試點(diǎn)。該鎮(zhèn)成為工作試點(diǎn)后，一是加大資金投入，設(shè)置了30平方米符合“八防”要求的檔案室，配備了微機(jī)、檔案柜等硬件；二是注重隊(duì)伍建設(shè)，每村配備了具有高中文化水平的專（兼）職檔案員，負(fù)責(zé)本村的檔案收集和整理；三是加強(qiáng)制度建設(shè)，先后建立了檔案收集、檔案管理、檔案利用、檔案保密等制度；四是發(fā)揮服務(wù)功能，圍繞黨委和政府決策、制定工作規(guī)劃、指導(dǎo)農(nóng)村發(fā)展、解決矛盾糾紛、維護(hù)農(nóng)民利益等方面，發(fā)揮檔案“資政惠民”作用。通過(guò)抓試點(diǎn)，為全區(qū)實(shí)行“村檔鄉(xiāng)代管”積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)、提供了有力依據(jù)。

2、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，形成工作合力。在試點(diǎn)工作成熟基礎(chǔ)上，2008年上半年，結(jié)合落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、促進(jìn)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)，聯(lián)合紀(jì)委、組織部下發(fā)了“關(guān)于實(shí)行農(nóng)村檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管的通知”，召開(kāi)了由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委副書(shū)記、紀(jì)委書(shū)記、檔案員參加的工作動(dòng)員會(huì)，同時(shí)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)召集各村進(jìn)行安排部署，形成了多部門參與、鄉(xiāng)鎮(zhèn)為實(shí)施主體、各村具體落實(shí)的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)格局，推動(dòng)了工作有序順利開(kāi)展。到2008年10月底，農(nóng)村檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管工作全面完成，共代管農(nóng)村檔案13339卷。

3、強(qiáng)化指導(dǎo)，確保工作規(guī)范運(yùn)行。在推進(jìn)農(nóng)村檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管工作中，我區(qū)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)和職能作用，選派業(yè)務(wù)水平高、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的骨干人員，深入到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和農(nóng)村，按照縣級(jí)收集、整理、移交檔案的工作標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)農(nóng)村檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管工作，使這項(xiàng)工作從一開(kāi)始就高標(biāo)準(zhǔn)要求、規(guī)范化操作，從而提高了農(nóng)村檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管整體工作的質(zhì)量和水平。

（二）強(qiáng)化管理，形成“村檔鄉(xiāng)代管”長(zhǎng)效機(jī)制

制度建設(shè)是實(shí)現(xiàn)農(nóng)村檔案可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和保障，也是確保“村檔鄉(xiāng)代管”工作高起點(diǎn)邁步、高質(zhì)量運(yùn)行的關(guān)鍵。在“村檔鄉(xiāng)代管”工作中，我區(qū)建立了四項(xiàng)基本制度。

1、檔案接收制度。農(nóng)村檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管接收的范圍是：農(nóng)村開(kāi)展建檔工作以來(lái)形成的各種檔案（包括文書(shū)、科技、聲像、實(shí)物等各門類檔案）；如遇換屆選舉，在換屆前接收當(dāng)年形成的各種文件材料。接收的程序是：鄉(xiāng)鎮(zhèn)及農(nóng)村檔案員按照農(nóng)村檔案的案卷目錄逐卷進(jìn)行清點(diǎn)，并詳細(xì)填寫(xiě)檔案交接憑據(jù)；如遇換屆選舉，接收的文件材料必須有詳細(xì)清單，按清單交接；交接憑據(jù)和交接清單上要有鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委副書(shū)記、紀(jì)檢書(shū)記，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員及農(nóng)村支部書(shū)記（或村主任）、農(nóng)村檔案員的親筆簽名，并加蓋雙方公章方可生效；移交的時(shí)間：自2009年開(kāi)始，每年的5月底前完成。

2、檔案存放制度。實(shí)行農(nóng)村檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管后，增加了鄉(xiāng)鎮(zhèn)保管的檔案數(shù)量，每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)根據(jù)自己轄區(qū)的實(shí)際情況，配備能夠滿足本地檔案工作所需的專門檔案庫(kù)房（20平方米以上）和鐵質(zhì)檔案柜。檔案庫(kù)房達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等“八防”要求，同時(shí)還要加設(shè)防盜門、窗，配掛窗簾，配備滅火器、空調(diào)等器材。在檔案排列時(shí)遇到問(wèn)題，由我區(qū)檔案館負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)。

3、檔案管理制度。實(shí)行農(nóng)村檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管就是由鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理農(nóng)村形成的全部檔案。由于檔案工作的保密性和業(yè)務(wù)性較高，每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)配備一名政治素質(zhì)好、保密意識(shí)強(qiáng)、有責(zé)任感的檔案員具體管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)及各村形成的檔案。同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)內(nèi)各部門明確一名業(yè)務(wù)熟悉的兼職檔案員，農(nóng)村確定一名負(fù)責(zé)檔案工作的人員，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員牽頭進(jìn)行年度文件材料的整理歸檔工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案庫(kù)房的鑰匙由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員一人掌握，其它人員原則上不允許進(jìn)入檔案庫(kù)房。

4、檔案利用制度。查閱農(nóng)村檔案需要持有村級(jí)介紹信及本人身份證方可進(jìn)行查閱；查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案要經(jīng)過(guò)主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可進(jìn)行。在查閱檔案時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員必須現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，防止檔案損壞、涂改和丟失等現(xiàn)象的發(fā)生。一般情況下，不允許查閱人借走檔案，如確實(shí)需要，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要對(duì)原件進(jìn)行復(fù)制、簽名并加蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府公章為利用者提供復(fù)制件。每次查閱檔案，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要對(duì)查閱檔案人的身份和查閱檔案情況進(jìn)行詳細(xì)登記。

三、實(shí)行“村檔鄉(xiāng)代管”的優(yōu)勢(shì)

“村檔鄉(xiāng)代管”工作開(kāi)展以來(lái)，它的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越明顯：一是檔案的完整、安全有了保障。鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案員都經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，能指導(dǎo)農(nóng)村檔案員規(guī)范整理真正反映農(nóng)村情況、實(shí)際工作、村務(wù)決策的檔案。二是保管條件有利于檔案的長(zhǎng)久存放。鄉(xiāng)鎮(zhèn)配備有專門檔案室和檔案柜，檔案室防止外人擅自進(jìn)入，室內(nèi)溫濕度適宜，這樣能有效防止檔案的丟失與霉變。而且鄉(xiāng)鎮(zhèn)每年都安排會(huì)有一定的檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)，這是農(nóng)村所不能達(dá)到的。三是管理模式正規(guī)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作各項(xiàng)制度較為健全，機(jī)制較為完善，而且鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作時(shí)間規(guī)律，更能方便農(nóng)民群眾查閱利用。四是檔案可信度高。實(shí)行“村檔鄉(xiāng)代管”，徹底解決了“村檔村管”工作中存在的涂改、變更檔案內(nèi)容等問(wèn)題，極大地提高了檔案的可信度，贏得了農(nóng)民群眾的認(rèn)同。

四、實(shí)行“村檔鄉(xiāng)代管”應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

（一）加強(qiáng)部門協(xié)調(diào)，形成工作合力

實(shí)行“村檔鄉(xiāng)代管”是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，工作難度較大，單靠檔案部門很難抓到位，必須與有關(guān)部門配合，齊抓共管，形成合力，才能推動(dòng)這項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。工作中要注意與組織部、紀(jì)檢委、財(cái)政局、民政局、農(nóng)業(yè)局、計(jì)生局等有關(guān)部門加強(qiáng)協(xié)調(diào)合作，推動(dòng)工作有序順利開(kāi)展。

（二）加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)

在推進(jìn)“村檔鄉(xiāng)代管”工作中，檔案館要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)和職能作用，切實(shí)選派素質(zhì)高、能力強(qiáng)的干部，全程抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，搞好跟蹤指導(dǎo)，提高“村檔鄉(xiāng)代管”整體工作的質(zhì)量和水平。

（三）健全各項(xiàng)制度，確保工作落實(shí)

制度建設(shè)是實(shí)現(xiàn)“村檔鄉(xiāng)代管”可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和保障。工作中，應(yīng)健全檔案歸檔、立卷、移交、接收、保管、利用等各項(xiàng)制度，并嚴(yán)格按制度辦事。同時(shí)還要注意研究本地“村檔鄉(xiāng)代管”工作的特點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際工作情況，制定具體的實(shí)施辦法，以增強(qiáng)其針對(duì)性和實(shí)效性。

（四）完善檢索工具，方便群眾利用

“村檔鄉(xiāng)代管”最根本的目的是更好地為廣大農(nóng)民群眾、為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供更高水平的、更全面的服務(wù)。各地應(yīng)針對(duì)“村檔鄉(xiāng)代管”后出現(xiàn)的新情況，指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室建立完善、適用的檢索工具，除正常接待利用服務(wù)工作外，還可采取電話預(yù)約、代查，集中進(jìn)村服務(wù)，集中接待服務(wù)等多種形式，積極主動(dòng)地為農(nóng)村工作和農(nóng)民群眾查閱利用檔案提供便利，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室真正成為保管檔案的基地，成為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、農(nóng)民群眾信賴的服務(wù)中心。

（五）管與建兩手抓，兩手都要硬

在管理上求突破，在建檔上下功夫，是“村檔鄉(xiāng)代管”工作的重中之重，沒(méi)有檔案就沒(méi)有檔案工作，更談不上檔案管理和服務(wù)，所以涉及農(nóng)村財(cái)務(wù)、合同、基本建設(shè)、社保等內(nèi)容材料應(yīng)一件不少的立成卷，按時(shí)交鄉(xiāng)鎮(zhèn)保管。在管檔案和建檔案中，要注意做到兩手抓，兩手都要硬，防止重管理輕建檔，真正做到檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”。

總之，切實(shí)加強(qiáng)關(guān)系群眾切身利益的農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案管理，實(shí)行“村檔鄉(xiāng)代管”既是農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，也是新形勢(shì)下基層檔案管理有益的探索，應(yīng)大膽嘗試、創(chuàng)新，取得實(shí)效，使檔案管理工作更加接地氣、邁新步。

（作者單位：石家莊市鹿泉區(qū)檔案局館）