關于事業單位檔案管理創新途徑的分析

韓曉敏

檔案管理在事業單位運營管理中是一項聚管理性、服務性、政治性于一身的工作，是服務于事業單位各項管理工作的重要活動。新形勢下隨著信息化的日益發展，傳統的檔案管理方法與制度已經滿足不了現代事業單位的實際需求，因此需要事業單位加強檔案管理體系創新，尋找檔案管理事業發展的新途徑，以科學的管理方法及現代檔案管理理論，指導檔案管理工作，促進事業單位重要職能的發揮。

一、事業單位檔案管理的現狀

事業單位檔案管理工作是事業單位管理工作必不可少的部分，檔案管理工作做的好與壞直接影響事業單位的工作質量和工作效率。在現代事業單位的發展中，要想及時、全面掌握單位整體情況、分析單位運行情況必須從檔案管理入手。隨著信息化技術的發展，傳統的檔案管理模式越來越不能滿足事業單位發展的需求，上級單位、本單位及有關部門的文件、通知、報表等大都以電子文件的形式進行傳達，電子檔案的收集、存儲、管理、利用等都需要現代化的技術支持。再有，隨著現代檔案管理工作的不斷發展，事業單位檔案管理中存在的諸多問題，如對檔案管理工作不夠重視、檔案管理人員專業素質不高、現代化管理方式應用不足、檔案檢索及利用率低等問題已嚴重制約了檔案工作的發展，所以事業單位必須加快檔案管理的創新與改革。

二、事業單位檔案管理的創新途徑

（一）根據事業單位檔案管理現狀及問題，確定檔案管理的工作方向。

針對檔案管理工作中存在的諸多問題，如對檔案管理工作不夠重視、檔案管理人員專業素質不高、現代化管理方式應用不足等，單位領導高度重視，對檔案管理現狀及問題進行了具體的調研與分析，認識到電子檔案替代紙質檔案是檔案發展的必然趨勢，樹立起檔案數字化意識。在數字化檔案意識下，變革檔案管理模式，因為隨著信息化技術的發展，計算機應用于檔案管理將逐漸普及，大量電子文件的出現，勢必對電子信息技術管理提出更高的要求。為此首先把檔案工作列入議事日程，與其他各項工作并重，從財力、物力、人力上給予支持。日常工作中，領導經常聽取檔案工作匯報，及時解決檔案工作中存在的問題。安排工作時要求檔案工作人員參與，同時要求各相關部門及時跟進，積極配合檔案工作。高度重視檔案人員的任用，2014年選派德才兼備、文化程度高的2名大學生充實到檔案管理人員隊伍中，專門負責數字化信息檔案的管理。

（二）利用信息化技術創新檔案管理服務手段，提高檔案利用率。

傳統的檔案管理嚴重影響了檔案管理工作的質量，已經不能適應現代化發展的需要。為提高檔案工作的利用率和檔案管理工作的質量，我們在檔案管理中創新服務手段，與現代社會信息化接軌，利用網絡技術實現檔案的信息化管理，通過網絡管理、檢索和使用信息，建立檔案管理網絡平臺，服務大眾，提高檔案管理的服務水平。同時，建立和完善了內部辦公平臺，細化檔案管理環節，統一電子文件格式，明確電子文件處理、歸檔管理流程，文件的收發、傳閱、借閱等都清晰可查，提高了單位工作效率和檔案管理的科學性。2012年利用室藏檔案編纂完成1818千字的《平山縣志》（1992-2010）于2012年10月正式出版發行；2009-2015年，完成《平山年鑒》2008卷、2009卷、2010-2012卷、2013-2014卷，即總第六、七、八、九卷的編纂。

（三）強化培訓事業單位檔案管理人員，創新培訓機制，提高檔案管理能力。

檔案管理工作的創新，應是以人為主體的創新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發展，從而實現檔案事業的可持續發展。這是檔案管理創新途徑中的重要環節，同時也是適應檔案信息化發展的必然選擇。針對檔案管理工作人員大多數并沒有掌握專業化的信息技術的實際情況，單位領導高度重視檔案管理人員的素質特別是計算機素質的提高，根據檔案管理工作的現狀以及檔案管理工作的時間問題，采用了以網絡培訓為主，同時輔于實體培訓的靈活培訓方式。首先從思想、工作、生活等各方面關心檔案管理人員，鼓勵和支持檔案人員利用網絡加強計算機和英語學習。輪流把檔案管理人員派往上級檔案管理部門，參加檔案管理專業知識培訓和各項活動，聘請專業人士傳授數字化檔案管理經驗，普及計算機存儲、數字加工、網絡技術等信息化知識。檔案管理人員還經常參與兄弟部門單位的檔案評審及聯查工作，不斷指導下級及各企事業單位的檔案管理，在實際工作中提高了安全防范意識，加強了對登錄帳號的保護，開始熟練使用殺毒軟件等。數字檔案工作管理水平和管理能力有了提高，避免了過去因為不懂電腦而出現的一個簡單的操作失誤就導致整個信息系統崩潰情況的發生。

（四）加強信息資源開發，實現檔案資源共享，提高事業單位檔案管理服務能力。

隨著當今互聯網的迅速發展，個人、企事業、行業乃至國家、世界對信息的需求量越來越大，通過單方面的渠道獲取檔案資料已經不能滿足現實需要，這就要求實現檔案資料的來源多元化、豐富化，檔案管理實現多方位一體管理，豐富檔案數據庫，滿足不同用戶需求，實現資源共享，不再受時間和距離的限制，提高檔案管理工作的效率及工作質量。同時，可以通過在事業單位間建立聯合目錄的方式以滿足各事業單位的需求，通過網絡實現各單位之間信息的互通，充分了解檔案資源的存貯情況，以便更好地利用檔案資源，提高檔案管理服務能力。

（五）創新保密制度，做好檔案保密工作，確保事業單位檔案管理工作順利開展。

由于檔案管理工作在某些方面是具有保密性的，所以做好檔案管理創新工作，首要解決的問題便是利用數字化、信息化的檔案管理實現其本身的保密職能?，F代化檔案管理工作已經全面進入了數字信息化時代，網絡中存在的不安全因素如木馬、病毒等會嚴重威脅到電子檔案的安全。事業單位必須跟隨檔案管理工作的變化建立相應的安全保密機制。我們通過培訓學習，提高工作人員的計算機操作能力，加強安全意識，防止信息拷貝傳輸過程中數據泄露等安全漏洞，在實際工作中還采取了一系列措施，如設置訪問權限，及時查殺病毒，將歸檔電子文件改為只讀文件以保護文件的原始狀態，明確電子檔案系統管理人員，由專人負責等來降低和減少風險。

三、建立事業單位檔案管理創新方案評測體系，保障檔案管理工作有效開展。

事業單位檔案管理創新勢在必行，但是選擇恰當的創新途徑才能起到事半功倍的效果，才能切切實實地促進檔案管理工作的持續有效開展，才能提高事業單位的檔案管理能力。因此，為了避免不合理的創新方案以及不合理的創新內容對檔案管理工作的開展產生不良的影響，我們需要對檔案管理工作的創新途徑、創新內容等進行評測分析，建立事業單位檔案管理創新方案評測體系，以確保創新途徑及創新內容的科學性及適用性。同時，為了確保檔案管理及使用目標的實現，保障評測體系的建立，還需要各事業單位組織與檔案相關的檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠對創新方案進行全面而有效的評測。另外，為激發事業單位基層檔案管理人員創新的主動性，還應建立創新獎勵機制，以獎勵刺激事業單位檔案管理的創新，基層檔案管理人員的參與，會使創新方案及創新內容更加貼合實際，保證檔案管理工作順利進行。

結語

隨著現代科學技術的進步，實現檔案管理現代化已是必然的發展趨勢，而檔案管理的創新是實現檔案管理工作現代化的必然手段。只有這樣才能夠解決檔案管理工作中遇到的諸多問題，提高事業單位檔案管理能力、加快事業單位檔案管理創新。總而言之，就是利用信息化技術提高事業單位檔案管理及服務質量，滿足新時期事業單位檔案管理需求。具體地針對現代檔案管理理論發展情況、針對數字化網絡化檔案管理需求，事業單位應加快檔案管理信息化建設，加快相關人員的培訓與培養。 因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學習和掌握現代科學知識，把檔案管理提升到一個全新的水平。最后，事業單位檔案管理工作作為一項極為重要的工作，各職能部門要加強重視，充分認識其重要性，不斷創新檔案管理途徑，充分發揮檔案信息的重要價值，為推動現代化社會的發展做出重要貢獻。

（作者單位：平山縣人民政府辦公室）