G20峰會(huì)檔案收集工作芻議

市檔案館工作人員在查看接收進(jìn)館的G20峰會(huì)檔案質(zhì)量

主辦2016中國(guó)杭州G20峰會(huì)，是黨中央從國(guó)家發(fā)展大局和外交全局出發(fā)做出的重大決策部署。習(xí)近平總書(shū)記指出，舉辦國(guó)際峰會(huì)，對(duì)我國(guó)增強(qiáng)在全球經(jīng)濟(jì)治理體系中的話語(yǔ)權(quán)、運(yùn)籌與大國(guó)之間的關(guān)系和提升國(guó)際影響力，都具有重要意義。G20峰會(huì)檔案將真實(shí)記錄我國(guó)外交發(fā)展史上這一具有里程碑意義的事件，做好G20峰會(huì)檔案收集工作，是杭州檔案人的使命擔(dān)當(dāng)和職責(zé)所在。然而分析當(dāng)前這一工作，我們發(fā)現(xiàn)還存在很多制約因素。以問(wèn)題為導(dǎo)向，杭州市檔案局多措并舉，全力以赴開(kāi)展相關(guān)工作。下面，筆者作一分析與梳理。

1 問(wèn)題分析

1.1 檔案工作意識(shí)需加強(qiáng)

峰會(huì)活動(dòng)的組織承辦機(jī)構(gòu)是臨時(shí)的，工作人員大都由各單位借調(diào)而來(lái)，其檔案意識(shí)普遍不強(qiáng)，主觀上沒(méi)有認(rèn)識(shí)到做好檔案收集也是工作職責(zé)所在；工作人員往往由于精力和時(shí)間有限，把檔案收集工作放到不太重要的位置；完成任務(wù)后，工作人員大多會(huì)馬上撤離，甚至所在機(jī)構(gòu)也會(huì)撤銷；有些機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案材料移交后利用不便，就自作主張把材料存放在自己的辦公室中，沒(méi)有及時(shí)移交；不少機(jī)構(gòu)的檔案員變動(dòng)頻繁，檔案收集工作的交接環(huán)節(jié)不到位。

1.2 聲像和實(shí)物形態(tài)檔案收集需加強(qiáng)

峰會(huì)照片、視頻、音頻等特殊載體檔案，直觀立體地記錄了峰會(huì)的多方面工作，具有很重要的保存價(jià)值。但由于種種原因，相關(guān)機(jī)構(gòu)在重要工作節(jié)點(diǎn)往往不注重及時(shí)形成如上材料，造成事后無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾；一些實(shí)物檔案，如各國(guó)禮品、國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及其配偶的留言與題詞、著裝、峰會(huì)籌備機(jī)構(gòu)各部門(mén)的印章、領(lǐng)導(dǎo)人使用印章的印模等，大多屬于孤品，如果不及時(shí)收集，事后也無(wú)法彌補(bǔ)。

1.3 檔案收集需借力而行

峰會(huì)活動(dòng)的工作內(nèi)容多、涉及領(lǐng)域廣、參與人員多，所形成的檔案數(shù)量大、類別繁多、載體多樣，單憑市檔案部門(mén)的力量難以完成收集工作。更要重視的是，在現(xiàn)有條件下收集峰會(huì)賬外文件存在較大困難。峰會(huì)賬外文件包括：習(xí)近平在第十次峰會(huì)宣布中國(guó)將于2016年9月4日至5日在杭州舉行二十國(guó)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)人第十一次峰會(huì)時(shí)形成的原始材料；國(guó)家相關(guān)機(jī)構(gòu)圍繞杭州G20峰會(huì)所做工作中形成的各種文件材料、照片、視頻、音頻、實(shí)物等；上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的與峰會(huì)相關(guān)的文件等等，收集這些賬外文件需要得到峰會(huì)籌備辦的支持與協(xié)助。

1.4 涉密材料收集需加強(qiáng)

在工作中，相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)涉密文件材料的移交非常謹(jǐn)慎，出于對(duì)保密因素的考慮，往往拒絕移交峰會(huì)籌備辦規(guī)定移交的材料，如與峰會(huì)會(huì)議場(chǎng)地相關(guān)的材料等。如果等到峰會(huì)結(jié)束再行收集這些材料，難度會(huì)更大、不確定因素也會(huì)更多。

2 實(shí)踐對(duì)策

2.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)保障

首先，為確保峰會(huì)檔案的齊全完整和及時(shí)歸檔，峰會(huì)籌備辦在成立之初就將市檔案局工作人員編入峰會(huì)籌備辦文秘組，負(fù)責(zé)收集峰會(huì)檔案；2015年底成立了2016年G20杭州峰會(huì)檔案工作協(xié)調(diào)小組，由市委副秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳主任何美華任組長(zhǎng)，省檔案局（館）副局（館）長(zhǎng)丁越飛、市檔案局（館）長(zhǎng)郎健華任副組長(zhǎng)，小組負(fù)責(zé)全面協(xié)調(diào)峰會(huì)檔案工作。其次，市檔案局（館）長(zhǎng)郎健華帶隊(duì)赴北京、上海等地實(shí)地參觀調(diào)研和學(xué)習(xí)取經(jīng)，完善峰會(huì)檔案收集方式和方法。第三，市檔案局主動(dòng)與國(guó)際峰會(huì)杭州市籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組聯(lián)系，向主管領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作法律法規(guī)，讓他們了解檔案收集的重要性，敦促他們配合檔案收集工作，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)小組的作用，形成全方位監(jiān)督的局面。第四，市檔案局在峰會(huì)籌備辦成立之初，挑選業(yè)務(wù)骨干進(jìn)駐籌備辦文秘組，指導(dǎo)檔案收集工作。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

第一，在宏觀層面，峰會(huì)籌備辦按照《檔案法》《杭州市檔案管理?xiàng)l例》等相關(guān)要求開(kāi)展檔案收集工作，把檔案接收及歸檔工作納入各機(jī)構(gòu)及個(gè)人的職責(zé)范圍，與其他工作一同考核，對(duì)盡責(zé)履職者予以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未按要求履職者進(jìn)行批評(píng)，并責(zé)令其履行好職責(zé)；嚴(yán)肅懲處損毀、丟失檔案的機(jī)構(gòu)和個(gè)人，并敦促檔案形成單位及時(shí)補(bǔ)救移交，如果損毀、丟失檔案的行為構(gòu)成犯罪，則提請(qǐng)有關(guān)部門(mén)依法追究刑事責(zé)任。第二，就工作細(xì)節(jié)，峰會(huì)籌備辦制定了《國(guó)際峰會(huì)檔案管理工作方案》《2016年G20杭州峰會(huì)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》《G20杭州峰會(huì)文件材料歸檔要求》等工作規(guī)章，明確檔案材料歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等，作為相關(guān)機(jī)構(gòu)移和人員移交檔案的重要依據(jù)。

2.3 實(shí)行崗位責(zé)任制

峰會(huì)活動(dòng)中成立的機(jī)構(gòu)和參與工作的人員較多，工作中形成的文件材料較為分散，這給市檔案部門(mén)開(kāi)展收集工作、進(jìn)行工作指導(dǎo)帶來(lái)了較大難度。為解決這一問(wèn)題，峰會(huì)籌備辦抽調(diào)各機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員組成2016年G20杭州峰會(huì)檔案工作協(xié)調(diào)小組辦公室，明確其工作職責(zé)，加強(qiáng)與各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的溝通，要求他們?nèi)ε浜吓c支持檔案收集工作，并讓他們及時(shí)了解本機(jī)構(gòu)檔案材料移交情況；加強(qiáng)與各機(jī)構(gòu)兼職檔案員的聯(lián)系，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，保證收集工作隨時(shí)跟進(jìn)，確保他們?cè)诿總€(gè)雙數(shù)月向籌備辦文秘組歸檔。同時(shí)，峰會(huì)籌備辦將歸檔工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給相關(guān)機(jī)構(gòu)，要求立即整改。市檔案局還聯(lián)合省檔案局舉辦針對(duì)所有機(jī)構(gòu)和兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

2.4 強(qiáng)化賬外文件和涉密文件收集

為更完整地反映G20峰會(huì)從籌備到召開(kāi)的整個(gè)過(guò)程，建議峰會(huì)籌備辦指定相關(guān)單位或委托中介公司對(duì)賬外文件進(jìn)行收集，并將收集來(lái)的賬外文件匯編成冊(cè)，或制作成紀(jì)錄片；廣泛征集來(lái)自民間的與峰會(huì)有關(guān)的特色檔案，并支持個(gè)人保管和展示其收藏的峰會(huì)檔案，以及向市檔案館捐贈(zèng)或寄存峰會(huì)檔案，對(duì)于捐贈(zèng)有重要價(jià)值峰會(huì)檔案的個(gè)人或社會(huì)組織給予一定獎(jiǎng)勵(lì)；加強(qiáng)涉密文件收集，在檔案收集工作開(kāi)始前，市檔案部門(mén)要及時(shí)同各機(jī)構(gòu)溝通，了解涉密材料范圍、密級(jí)及解密期限，并與移交部門(mén)或移交人簽訂移交協(xié)議，協(xié)議中注明涉密檔案的移交時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量等，待解密期一過(guò)，馬上進(jìn)行收集。

截止到今年7月，杭州市檔案館已接收5000余件峰會(huì)檔案，大部分為紙質(zhì)檔案。在峰會(huì)工作的決戰(zhàn)階段，市檔案館將加大對(duì)特殊載體檔案的收集，確保應(yīng)收盡收。此外，市檔案館還將積極開(kāi)展峰會(huì)檔案的整理與開(kāi)發(fā)利用工作。