立足公眾檔案需求的檔案事業(yè)發(fā)展路徑研究

改革開放以來，我國檔案事業(yè)發(fā)展取得了前所未有的進(jìn)步，但檔案事業(yè)的前進(jìn)動力仍然局限于行業(yè)內(nèi)部的單邊推進(jìn)，社會公眾還遠(yuǎn)沒有表現(xiàn)出應(yīng)有的檔案自覺和熱情。檔案事業(yè)作為輻射面寬廣的社會事業(yè)，要想展示其勃勃生機(jī)并得以持續(xù)發(fā)展，認(rèn)識并激發(fā)其原動力已成為當(dāng)務(wù)之急。原動力即動力的來源或起始力，檔案事業(yè)的發(fā)展依賴其原動力的強(qiáng)化。

1 公眾檔案需求是檔案事業(yè)發(fā)展的原動力

公眾檔案需求是檔案事業(yè)發(fā)展的原動力，這一點可以從兩個維度進(jìn)行分析。首先，在市場經(jīng)濟(jì)背景下，消費(fèi)者取向成為行業(yè)競爭的關(guān)鍵所在。公眾檔案需求是指公眾對檔案信息和檔案服務(wù)的需求，是人們在從事各項實踐活動的過程中，為解決所遇到問題而產(chǎn)生的對檔案信息和檔案服務(wù)的不足感和求足感[1]。公眾檔案需求的表達(dá)和實現(xiàn)證實了檔案事業(yè)的意義和價值，公眾檔案需求能從根本上推動檔案事業(yè)的發(fā)展，成為檔案事業(yè)不可或缺的原動力。其次，將公眾檔案需求視為原動力還基于對檔案事業(yè)發(fā)展中“公共關(guān)系”概念的把握。在檔案事業(yè)發(fā)展的諸多要素中，檔案資源和檔案人自身狀態(tài)的重要性不言而喻。檔案事業(yè)的公共服務(wù)特性決定了檔案事業(yè)價值目標(biāo)與公眾需求的耦合度，事業(yè)發(fā)展運(yùn)動過程也呈現(xiàn)為一種公共關(guān)系的構(gòu)建和實現(xiàn)。

原動力與其他動力要素的區(qū)別在于其最具活力與張力，它是發(fā)展過程中由內(nèi)而外的具有方向性的力的作用，也是最為持續(xù)有效的核心力量。公眾檔案需求同樣內(nèi)含原動力獨具的活力和張力特征，它能夠成為推動檔案事業(yè)發(fā)展的核心力量。一方面，公眾檔案需求在形式上以要求、愿望或欲望等主觀形態(tài)存在，在內(nèi)容上都以制約它的客觀因素及其規(guī)律性為前提[2]，因此被主觀思想與客觀環(huán)境的改變所賦予的動態(tài)性是其最具活力的重要原因。另一方面，公眾檔案需求以其潛在性而具有相當(dāng)大的探索、激發(fā)和發(fā)展的可能性，這種潛在能量在提升公眾對檔案事業(yè)的熱情度、推動檔案資源建設(shè)、提高檔案服務(wù)質(zhì)量等方面顯示出巨大的張力。因此，公眾檔案需求所體現(xiàn)出的原動力特性賦予了其在檔案事業(yè)動力體系中的特殊地位。

2 公眾檔案需求對檔案事業(yè)發(fā)展的驅(qū)動作用

2.1 公眾檔案需求是檔案價值的外化力

從“檔案雙元價值觀”的角度看，檔案是作為行為方式的工具價值和作為記錄或文獻(xiàn)歸屬實體的信息價值的結(jié)合體[3]，檔案價值是一種客觀存在，但更是一種關(guān)系范疇，需要借助釋放公眾需求得以實現(xiàn)。從力的性質(zhì)來看，力有大小，也有方向，檔案價值是最為內(nèi)在的和本質(zhì)的動力，但這個力的方向并不明確，只有公眾需求得到外化時，這個力才能被賦予明確的方向性?？梢?，公眾檔案需求作為實現(xiàn)檔案價值的動力，雖然處于檔案事業(yè)的外部，卻可以通過激活內(nèi)核力量而實現(xiàn)價值外化[4]，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的有效驅(qū)動。

2.2 公眾檔案需求是檔案事業(yè)內(nèi)部建設(shè)的引導(dǎo)力

檔案事業(yè)的內(nèi)部建設(shè)主要包括檔案資源體系建設(shè)、檔案利用體系建設(shè)、檔案安全體系建設(shè)以及檔案管理者職業(yè)素養(yǎng)的提升。為體現(xiàn)檔案信息存量與公眾需求之間的耦合，檔案部門會依據(jù)公眾需求開展科學(xué)的資源增量建設(shè)，通過構(gòu)建多樣性的檔案資源體系，體現(xiàn)公眾多樣化的檔案信息需求；通過構(gòu)建信息化平臺、提供便捷的查閱利用方式，滿足當(dāng)前公眾的檔案利用需求。隨著公眾對檔案信息服務(wù)的期望值提高，檔案管理者需要增強(qiáng)對現(xiàn)存檔案資源的熟悉程度和對增量檔案資源的建設(shè)熱情，需要加深對檔案資源的公共性與開放利用的認(rèn)同，還需要創(chuàng)新檔案服務(wù)模式、自覺進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)。因此加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、提高檔案工作者的素質(zhì)，都是以公眾需求為導(dǎo)向的內(nèi)部建設(shè)過程。

2.3 公眾檔案需求是檔案事業(yè)外部環(huán)境的改善力

檔案事業(yè)發(fā)展的外部環(huán)境，取決于圍繞檔案形成的文化生態(tài)和社會氛圍。具體而言，檔案事業(yè)的外部環(huán)境主要有檔案資源與工作技術(shù)手段、檔案法規(guī)制度和公眾檔案意識，其中公眾檔案意識既包括源于文化心理、文化認(rèn)同的公眾檔案價值觀，也包括公眾在查閱利用檔案、參與檔案館組織的活動、通過媒體了解檔案與檔案部門的過程中形成的公眾檔案印象，這種檔案印象會深刻地影響到社會的檔案自覺和檔案熱情；在資源與技術(shù)層面，檔案資源的持續(xù)有序增加和公眾對多樣化信息平臺的需求，促進(jìn)了檔案信息化技術(shù)的不斷演進(jìn)，催生了完全區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作作環(huán)境和服務(wù)樣式；面向公眾服務(wù)的資源組織和共享措施，推動了檔案信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的完善。此外，公眾對政務(wù)真相和過程回溯的知情需求，促使檔案機(jī)構(gòu)由傳統(tǒng)的面向政府的工作模式向面向社會的工作模式轉(zhuǎn)換，這促使了《政府信息公開條例》得以頒布，還使得檔案管理作為重要的記憶構(gòu)建與維系方式在更廣泛的領(lǐng)域內(nèi)得以拓展。因而公眾需求是檔案事業(yè)外部環(huán)境改善的源起和歸宿。

3 公眾檔案需求的現(xiàn)狀及原因分析

盡管檔案事業(yè)在社會事務(wù)中的作用和意義日益彰顯，但目前公眾對檔案信息乃至檔案事業(yè)的需求表現(xiàn)仍然是淡薄、消極和低迷的。

第一，檔案信息自身的滯后性、潛伏性等是制約公眾需求生發(fā)的首要因素。檔案不具備文件的現(xiàn)行價值，在解密開放之后其信息價值才有可能得以實現(xiàn)；檔案因密級和開放年限等原因，往往導(dǎo)致用戶范圍受到局限、利用環(huán)境出現(xiàn)時差的情況發(fā)生。

第二，檔案資源結(jié)構(gòu)不符合公眾需求是導(dǎo)致公眾態(tài)度淡漠的關(guān)鍵因素。相關(guān)調(diào)查顯示[5]，社會公眾對檔案內(nèi)容的選擇，主要以與自己生活密切相關(guān)的、能解決實際求證問題的檔案為主，還包括能夠滿足求知欲和進(jìn)行休閑娛樂的檔案。然而就目前檔案館館藏檔案情況來看，這些檔案并不“親民”，公眾對檔案自然不可能抱以熱情。

第三，檔案開放裹足不前是致使公眾檔案利用較為消極的重要因素。“檔案開放裹足不前”包含兩層意思：第一，目前的《檔案法》對檔案開放利用的權(quán)責(zé)界定有待進(jìn)一步明確，且檔案館不愿承擔(dān)開放檔案帶來的風(fēng)險，因而檔案仍以“藏”為主；第二，檔案館在開展檔案鑒定工作中存在困難，大量有價值的歷史檔案的鑒定工作尚未完成，檔案開放利用自然無從談起。這嚴(yán)重影響了公眾利用檔案的熱情。

第四，公眾信息權(quán)意識薄弱導(dǎo)致檔案信息需求低迷。檔案信息權(quán)又稱檔案知情權(quán)、檔案獲取權(quán)，是指社會成員擁有自由平等地獲取、利用和傳遞檔案信息的權(quán)利，其權(quán)利意識包括權(quán)利認(rèn)知意識和權(quán)利主張意識[6]。目前，公眾雖然擁有檔案信息利用權(quán)，但對權(quán)利的行使并無自覺，也就是信息權(quán)意識意識薄弱，這導(dǎo)致了公眾檔案信息需求低迷。

第五，公眾檔案信息利用經(jīng)歷缺少正反饋。由于年齡、地區(qū)和文化層次的差異，公眾個體的檔案利用能力各不相同，部分用戶難以判斷其所需信息的范圍及相關(guān)資源的分布情況，甚至不知道如何快速便捷地獲取信息[7]。而提供檔案利用服務(wù)作為功能性服務(wù)，檔案提供者的勞動是否有價值，完全取決于利用者的需求是否能夠得到滿足[8]，但當(dāng)前檔案利用程序的復(fù)雜性造成了檔案提供者，即檔案館工作人員即使付出了艱辛的勞動，公眾需求卻難以得到滿足的現(xiàn)象。

4 以公眾檔案需求強(qiáng)化檔案事業(yè)發(fā)展的路徑

計劃變革理論創(chuàng)始人庫爾特·盧因認(rèn)為，組織的變革要經(jīng)歷原有組織平衡狀態(tài)被打破，即解凍，接著推行變革措施，出現(xiàn)新的狀態(tài)后要再加以凍結(jié)[9]，以維持變革穩(wěn)定性的過程。強(qiáng)化公眾檔案需求，無異于一場深刻的組織變革，同樣也可以由“解凍——激發(fā)、變革——響應(yīng)、再凍結(jié)——穩(wěn)固”三個階段來實現(xiàn)（如圖1）。

圖1 公眾檔案需求強(qiáng)化檔案事業(yè)發(fā)展的路徑

4.1 解凍——激發(fā)公眾檔案需求

解凍需要激發(fā)足夠的變革迫切感，并減少變革中的阻礙，從而打破目前的狀態(tài)。激發(fā)公眾檔案需求，首先要喚醒公眾的隱性需求。

4.1.1 強(qiáng)化需求動機(jī)

變革的迫切感來源于強(qiáng)烈的動機(jī)，因為動機(jī)是激發(fā)人們進(jìn)行活動的心理層次上的原因[10]，也是根本原因。對于綜合檔案館來說，應(yīng)在檔案宣傳方面借助傳統(tǒng)媒體和新媒體，通過“6·9國際檔案日”和其他紀(jì)念日進(jìn)行檔案公布與檔案開放，并揭示檔案與政治生活、社會活動及經(jīng)濟(jì)文化的關(guān)聯(lián)度，輔以相關(guān)活動，讓公眾了解檔案的形式特征與信息價值，拉近檔案與公眾的距離，從而增強(qiáng)公眾檔案需求。此外，綜合檔案館應(yīng)加強(qiáng)家庭檔案建設(shè)，積極指導(dǎo)公眾建立家庭檔案并利用好家庭檔案，以有效提升公眾檔案需求。另外，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位可在其管理規(guī)章內(nèi)納入檔案管理工作的相關(guān)要求，明確工作模式與方法、明晰工作職責(zé)，這樣可以有效拉動公眾檔案需求。

4.1.2 弱化需求障礙

變革的過程之所以艱難，是因為組織中還存有變革的制動力。在激發(fā)公眾檔案需求的過程中，只有弱化在信息公開、信息共享、利用途徑、需求主體知識水平等多方面的障礙，才能有效減弱激發(fā)公眾需求的制動力。我國需要充分借鑒發(fā)達(dá)國家信息無障礙立法的經(jīng)驗，制定符合我國國情的檔案信息無障礙利用法規(guī)[11]，以此加強(qiáng)檔案信息公開程度，強(qiáng)化公民的信息權(quán)；同時還要提升檔案資源的系統(tǒng)性、豐富性和親民度，進(jìn)而完善與檔案信息資源建設(shè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系，真正促進(jìn)檔案資源共享。此外，綜合檔案館應(yīng)摒棄繁瑣的檔案利用程序，可通過電子身份認(rèn)證等手段增強(qiáng)信檔案利用的便捷性，并建立適用于不同年齡層次、不同類型群體的檔案利用平臺，切實保障社會公眾，特別是弱勢群體的檔案信息利用權(quán)。

4.1.3 發(fā)揮小眾引力

在群體動力學(xué)的研究中，盧因發(fā)現(xiàn)團(tuán)體規(guī)模的大小是決定其成員參與程度和人數(shù)的主要因素，群體規(guī)模越大，成員參與程度越高。同理，公眾對檔案顯性需求越多，越能激發(fā)隱性需求，因此發(fā)揮小眾引力尤為重要。從群體對個人的作用來看，集體能產(chǎn)生高度的無私和奉獻(xiàn)精神[12]，群體的從眾性也會淹沒個體的自私性，這樣能夠降低社會公眾對于新狀態(tài)的排斥、減少對舊狀態(tài)的依戀。當(dāng)公眾需求的驅(qū)動力增強(qiáng)、制動力減弱時，社會公眾的隱性檔案需求就會進(jìn)入相對活躍的“檔案興奮時期”。因此，只有通過小眾示范引發(fā)檔案需求效應(yīng)不斷放大，公眾知檔、用檔和關(guān)心檔案事業(yè)才能蔚然成風(fēng)。

4.2 變革——響應(yīng)公眾檔案需求

變革是通過具體措施，使成員形成新的態(tài)度和行為的過程。當(dāng)公眾對待檔案的態(tài)度從自發(fā)到自覺、從被激勵轉(zhuǎn)變?yōu)樽杂X時，響應(yīng)公眾需求便水到渠成了。

社會生活的多元化使公眾對檔案信息的需求呈現(xiàn)多樣性，因而構(gòu)建多元化的檔案資源體系是響應(yīng)公眾需求的首要條件。綜合檔案館要加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，并增強(qiáng)檔案資源與公眾生活的耦合度，此其一。其二，要注重開發(fā)特色檔案產(chǎn)品，依據(jù)檔案館所處區(qū)域的文化特色開發(fā)檔案產(chǎn)品，如，武漢市檔案館開發(fā)了關(guān)于武昌首義的檔案產(chǎn)品、蘇州市檔案館開發(fā)了與絲綢類知識相關(guān)的檔案產(chǎn)品，等等，都產(chǎn)生了較好影響，并形成了一定的公眾關(guān)注度。其三，充分利用新媒體優(yōu)勢開展檔案文化宣傳，如，檔案館可以開發(fā)APP宣傳檔案文化，更好地展示檔案的歷史感，并且使得檔案信息的傳播更為專業(yè)和個性化；也可以通過微信培育公眾對檔案休閑娛樂功能的需求。需要注意的是，實現(xiàn)變革的前提應(yīng)當(dāng)是檔案館將服務(wù)公眾作為工作的出發(fā)點和落腳點之一，檔案館開展檔案文化宣傳、多途徑提供檔案利用服務(wù)，這些工作都需要建立在對公眾的檔案責(zé)任和檔案關(guān)懷之上。

4.3 再凍結(jié)——穩(wěn)固公眾檔案需求

組織逐漸轉(zhuǎn)向新的狀態(tài)之后，需要通過“再凍結(jié)”將其穩(wěn)定在新的平衡狀態(tài)上。公眾檔案需求的穩(wěn)固可以從全面構(gòu)建反饋機(jī)制，以及制定并完善檔案工作標(biāo)準(zhǔn)制度兩方面來實現(xiàn)。

首先，當(dāng)公眾需求由隱性被激發(fā)為顯性并得到有效的需求響應(yīng)之后，構(gòu)建反饋機(jī)制顯得尤為重要，一方面可以通過對檔案信息利用狀況的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，獲取有關(guān)檔案資源建設(shè)的參照系，并通過采集檔案用戶意見獲知需求響應(yīng)效果或滿意度；另一方面可以建設(shè)交流平臺鼓勵公眾對檔案工作進(jìn)行評論，由此獲得間接的公眾需求信息。此外公眾參與評論還能發(fā)揮一定的公眾監(jiān)督作用，有助于檔案館提升工作質(zhì)量、提高工作效率。其次，隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的類型發(fā)生了變化，因而檔案管理工作的方式方法也發(fā)生了巨大變化。要制定符合時代發(fā)展要求的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)制度，從而完善檔案資源體系結(jié)構(gòu)，規(guī)范檔案事業(yè)的開展。

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