學(xué)校基建檔案的特點與管理策略研究

劉少銘

摘 要：基建檔案是檔案工作中重要組成部分，占據(jù)極其重要的作用，擬從學(xué)校基建檔案的特點出發(fā)，對其管理策略進行了相應(yīng)的研究探討。

關(guān)鍵詞：基建檔案；特點；管理

中圖分類號：F24

文獻標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.19.033

1 前言

學(xué)校基建檔案對學(xué)校的發(fā)展以及經(jīng)濟建設(shè)起著關(guān)鍵作用，可以為高校的管理、規(guī)劃與建設(shè)提供依據(jù)，為歷史的查證、科學(xué)研究等提供素材。對于基建檔案的管理不容忽視，本文擬從以下幾個方面對基建檔案進行研究。

2 學(xué)校基建檔案的特點

2.1 專業(yè)性

學(xué)校基建檔案的形成與基建活動有關(guān)，不同的基建活動隨著專業(yè)的不同有著不同的技術(shù)要求，因而在記錄過程中為反映一些專業(yè)性的知識需要基建檔案具有專業(yè)性的特點。

2.2 成套性

歸檔是不受時間限制的，有些項目的時間跨度大，持續(xù)一年甚至幾年，基建檔案都會對其真實反映，但是基建檔案不應(yīng)不受時間的限制，應(yīng)與工程之間密切聯(lián)系，及時將信息進行記錄和整理，以保證其成套性不受影響。它能夠清楚地記錄從基建項目建設(shè)初期的設(shè)計、可行性研究、方案圖紙、建設(shè)準(zhǔn)備、實地勘察、項目施工、監(jiān)察、驗收等項目全過程，將整個過程系統(tǒng)全面地呈現(xiàn)出來。且基建檔案并沒有退出現(xiàn)行使用的過程，它在未來仍具有長期使用性。

2.3 內(nèi)容多

學(xué)校基建檔案的歸檔范圍從工程項目開始前的各種準(zhǔn)備到工程結(jié)束后的各種匯報材料應(yīng)有盡有，融合了多方面多角度的內(nèi)容，如項目前期的準(zhǔn)備工作中撰寫形成的各種文件材料還有圖紙，包括賠償文件、拆遷文件、勘察報告、各種許可證、設(shè)計書及圖紙等；施工進行中的各種合同、會議記錄、鑒定書等文件；還有建設(shè)結(jié)束后所形成的各種圖紙、總結(jié)、請示報告、批復(fù)等文本資料。可以看出，學(xué)校基建檔案內(nèi)容多種多樣，它能夠極為真實地反映整個學(xué)校基建活動的全面貌以及施工建設(shè)的全過程。

2.4 復(fù)雜性

基建檔案內(nèi)容多，涉及范圍廣，同時施工單位多、項目多，資料使用頻繁等均體現(xiàn)出其復(fù)雜性地特點，基建工程涉及的專業(yè)面廣，包括給水、環(huán)保、建筑、消防、電信、安裝等多方面的專業(yè)知識，因此，作為記錄基建工程項目地基建檔案也理所當(dāng)然的融合了以上所有地專業(yè)知識，使其內(nèi)容呈現(xiàn)出復(fù)雜性地特點。

2.5 廣泛性

基建項目的實施涉及社會的多方多面，具有廣泛的社會性。它需要設(shè)計、建設(shè)、監(jiān)理、施工攜手供應(yīng)商等單位一起完成，就拿：建材供應(yīng)材料來做比方，它的過程既需要有建材生產(chǎn)單位頒發(fā)的建材合格證和建材質(zhì)量保證書，又需要有建材實驗單位所形成的各項測試報告和坍落度質(zhì)量記錄等多種文件資料。這種情況在別的文件形成過程中照樣存在。這就體現(xiàn)了記錄和反映工程建設(shè)全過程時基建檔案其來源具有廣泛性的特點。

2.6 管理難度大

學(xué)校地基建檔案主要是為了學(xué)校的發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的，從內(nèi)部來看，它涉及學(xué)校的多個部門，這種情況是相對學(xué)校來說不常見的，且管理起來它的難度也會比較大。

3 學(xué)校基建檔案的管理

3.1 加大宣傳力度，加強全員檔案關(guān)注度

基建檔案的重要性十分凸顯，對于基建檔案的建立和管理每個人都應(yīng)該對其重視，學(xué)校可以利用廣播、視頻等眾多電子媒介對其進行宣傳，使人們了解和關(guān)注，懂得其重要性才能有利于管理。為了便于基建檔案的管理，應(yīng)該加強對其廣泛宣傳。

3.2 建立科學(xué)有效的基建檔案制度

任何工作的順利完成離不開科學(xué)的制度做指導(dǎo)，基建檔案工作也不例外，它是一項具有很強專業(yè)性的工作，基建檔案的管理也應(yīng)具有科學(xué)的管理制度。要根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)，遵循檔案形成的自然規(guī)律，制定適合的科學(xué)的收集、管理、運行制度，對時間、內(nèi)容以及質(zhì)量要求等各個可一想到的方面都做出嚴(yán)格規(guī)定，確保基建檔案資料的安全性、完整性、準(zhǔn)確性與有效被利用性。

3.3 基建檔案動態(tài)管理

它要求相應(yīng)的工作人員不僅具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)水平還應(yīng)具備技術(shù)管理方面的專業(yè)知識，它是一門科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、長期性的工作，要求檔案人員能夠根據(jù)基建施工項目的進行而建立相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)，對施工人員、設(shè)計單位、材料驗收、前期階段材料的規(guī)劃審批、施工前期的所有建設(shè)施工文本材料、施工階段一些隱蔽工程項目的驗收記錄、嚴(yán)格的竣工圖審核還有項目涉及的所有電子材料信息等多方面進行跟蹤，實行動態(tài)管理。

3.4 提前介入與跟蹤管理

大多數(shù)高校會有長期專職負(fù)責(zé)本校基建項目的人員，有些學(xué)校并無專職基建檔案員，無論是否有，無論是兼職還是專職，基建檔案管理人員均須提前介入建設(shè)工程，避免造成檔案管理人員與施工人員各行其是的狀況發(fā)生。盡早掌握工程的建設(shè)情況，獲得第一手資料，做到心中有數(shù)，對基建項目的管理起到積極作用，有其對于兼職人員他們對基建檔案的收集制度與工作規(guī)范并不熟悉，對于相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的掌握能力仍有所欠缺，因而更需要提前介入，以熟悉相應(yīng)流程，使工作更快更好地完成。同時為做好工程建設(shè)，應(yīng)建立與施工項目同步的網(wǎng)絡(luò)管理體系，施工單位將施工過程中的各項信息如施工信息，檢驗信息以及簽證等記錄，做到與施工同步，且也可減少項目進行中施工或管理人員的變動所造成的影響，保障檔案信息的完整性與連續(xù)性。另外，加強對圖紙的跟蹤管理也具有重要的意義，在基建項目施工過程中難免發(fā)生施工計劃的變動、項目階段的交替或一些其他不可預(yù)估的因素，對應(yīng)接收的基建檔案應(yīng)具有一定的預(yù)見性，為避免長期變更中文件的丟失、轉(zhuǎn)移，這時對文件圖紙的監(jiān)督管理就起到了關(guān)鍵作用。

3.5 材料的管理

若基建項目是由外單位總承包的，應(yīng)先由分承包單位對自己范圍內(nèi)的項目文件進行負(fù)責(zé)、收集，再交由總承包單位來對所有的信息進行分類整理、匯總。若基建項目并不是上述情況，而是交由兩個或多個分承包單位承包的，則各分承包單位對自己各自承包范圍內(nèi)的項目文件進行負(fù)責(zé)、收集，再交由基建部門進行整理匯總、立卷歸檔。基建部門應(yīng)對文檔進行嚴(yán)格的審簽，檔案部門應(yīng)對技術(shù)施工人員以及檔案管理人員的工作做到督促與隨時了解。為使永久的保存，基建檔案的資料都采用電子版格式保存入計算機，以便查閱和使用。施工后應(yīng)當(dāng)嚴(yán)把施工竣工圖的審核，若是按圖紙施工沒有發(fā)生變動，則可用工程圖來代替施工圖，但應(yīng)有所需單位蓋章、簽字、日期等；反之發(fā)生變動，變動較小可在原圖紙上修改，做上特定的標(biāo)記；若變動很大，則應(yīng)重新繪制變更之后的竣工圖，不得在原圖紙上再進行修改。

3.6 做好整編歸檔工作

基建文檔的立卷歸檔是檔案工作中的一項重要環(huán)節(jié)，歸檔過程中因?qū)Σ牧现匾暋Ａ⒕碚f明是人們查閱文檔時的一種文字型的檢索工具。歸檔工作其實是貫穿整個項目全過程的，工程前期末對各項資料的收集整理，還有施工階段圖紙、預(yù)算、竣工圖等的配套歸類，以及到后期整個工程全部竣工后的整編歸檔，各個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，每一階段的認(rèn)真負(fù)責(zé)才能保證歸檔工作的順利完成。對于高校新區(qū)建設(shè)基建項目，其歸檔工作也有許多小技巧，可采用檔案歸檔驗收與工程尾款相掛鉤的方式來避免對后期歸檔工作的不重視。

4 結(jié)論

基建檔案具有專業(yè)性、成套性、內(nèi)容多、復(fù)雜性、廣泛性和管理難度大等特點，對其的管理應(yīng)當(dāng)首先應(yīng)當(dāng)加強宣傳，樹立意識，采用科學(xué)的方法、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度、專業(yè)的知識，提前介入，跟蹤管理。學(xué)校基建檔案是一項長期的工作，在工作中應(yīng)不斷要求自己，努力提高自己專業(yè)水平同時也應(yīng)注重職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，將檔案信息充分挖掘，探究和發(fā)揮出基建檔案的最優(yōu)價值。

參考文獻

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