淺析棄檔現象

黃海燕

人事檔案是國家機構和社會組織在人事管理活動中產生的，真實記錄和反映個人經歷和社會實踐活動的歷史記錄。它是個人身份的象征，是知人用人的客觀依據，也是個人信息的重要憑證和人才開發重要信息資源。然而隨著時代的進步和社會的發展，檔案如今卻遭到越來越多人的遺棄，因此，如何處理被丟棄的人事檔案成為當前亟待解決的難題。

一、“棄檔”發生的群體

所謂“棄檔”是指檔案所有人對自身檔案不管不問，長期不繳交檔案管理費或不提交個人新的信息資料，也包括一些自帶檔案者。近年來，“棄檔”現象愈演愈烈，引起社會廣泛關注。“棄檔族”主要發生在以下幾類人群：一是“跳槽族”。為了謀求更好的發展空間，實現自身價值，他們輾轉于不同單位，有的因為對人事檔案的忽視導致人事檔案在流轉過程中不知所蹤；有的因為解決不了和原單位的矛盾而放棄自身的人事檔案。二是出國留學或移民人員。出國留學人員，在國外停留多年無暇顧及檔案；移民人員由于身份變化，檔案對他們來說無多大用處便被遺棄了。三是大中專畢業生。一些大中專畢業生畢業時沒找到合適的工作，人事檔案被學校寄回戶籍所在地人才交流中心，找到工作后又沒及時轉出自己的檔案，最后自己也不知道檔案身在何處了；有的則是因交不起檔案保管費就把檔案丟棄不管了。

二、“棄檔”現象產生的危害

1.個人權益得不到保障。人事檔案是檔案當事人享受社會服務的通行證，與檔案當事人利益息息相關。如果沒有人事檔案，“棄檔者”在面臨轉正定級、工齡計算、職稱評定、辦理養老保險等需要提供相關證明時，很多手續將無法辦理，從而影響自身利益的實現。

2.不利于人事工作的開展。干部人事檔案服務于人事工作。棄檔的出現，造成人事工作的不正常局面。對于原單位來說，特定崗位缺人，受專業、學歷、學識等方面限制，無法及時補充新人員；而對于新引進人才的單位來說，存在“有人無檔”問題，對于人才基本情況、個人素質、業績等無據可查，難以做到合理有效地使用人才。

3.不利于人事檔案的管理。一方面，“棄檔”既不能按干部檔案相關規定來管理，也不能按流動人員檔案相關規定來管理，又不能丟棄，給檔案管理部門出了個大難題。另一方面，“棄檔”的出現使人事檔案選賢任能的依據和提供相關證明的憑證作用不能發揮；“棄檔者”新的檔案材料得不到及時補充，也不能實現隸屬關系的轉移，檔案處于孤立靜止的狀態，嚴重違背了檔案管理科學性和規范性。

三、“棄檔”產生的原因

1.外因。隨著市場經濟的快速發展，人才流動日益頻繁，社會對人才的需求日漸增長。一些企事業單位為了引進急需人才，提出了不要調動手續、不要人事檔案、不要遷移戶口“三不要”政策，甚至為了解除人才的后顧之憂，允諾為人才“重建”檔案，一些人才為了尋求更大的發展空間，更好的薪資待遇，便棄檔案于不顧。

2.內因。“棄檔”的內因在于人事檔案功能的弱化。現有的人事檔案大多側重對過去材料的記載，檔案材料收集不全面、不及時，內容陳舊；且內容大同小異，缺乏個性化的材料和評價，千人一面，難以成為用人單位選拔和使用人才的依據，在現實中實際應用性不強。加上人事檔案管理監督工作不到位、檔案管理人員素質能力有限等原因，一些無意差錯性失真人事檔案和虛假人事檔案，降低了人事檔案的真實性、嚴肅性和權威性，難以發揮人事檔案的作用。

3.根本原因。“棄檔”的根本原因還在于人事檔案管理體制不健全。一是封閉式管理體制。長期以來，受滯后的法制建設和傳統封閉的人事檔案管理模式等因素影響，人事檔案的利用是只對單位不對個人的，人事檔案當事人無權查閱本人檔案信息，很多人不了解自己檔案中的內容和信息，對自身檔案材料的社會價值認識不足，導致越來越多的人認為人事檔案可有可無，“棄檔”現象屢見不鮮。二是多頭分散管理。我國目前主管人事檔案的部門有組織、人社、檔案部門等，甚至一些無權保存和管理人事檔案的單位也在保管人事檔案，人事檔案出現“多頭管理”的混亂局面；另外，調檔手續的繁瑣耗時等都造成“棄檔”現象的發生。

4.主觀原因。“棄檔”的主觀原因是“棄檔族”對人事檔案作用了解不足。隨著現今由“單位人”向“社會人”轉變的趨勢，有些人認為只要自己能勝任工作，不需要檔案也能生存，因此對檔案不聞不問。

四、解決途徑及措施

1.加大宣傳，提高思想認識。檔案管理部門要通過電視、報刊、廣播、網絡、微博等媒介多形式、多渠道地宣傳人事檔案工作的意義和人事檔案的重要性，讓人們特別是“棄檔族”充分了解人事檔案的內容，人事檔案管理的一系列流程和人事檔案的作用等，讓人們知道人事檔案里有與他們利益息息相關可以利用的信息資源，不斷增強人們的檔案意識，自覺維護自身查閱、知曉、利用檔案的合法權益，減少“棄檔”現象。

2.完善內容，滿足社會需求。在保留人事檔案原有重要部分的同時，人事檔案內容應與時俱進，不斷得以豐富完善。

3.健全制度，規范管理。我國現有的人事檔案管理制度相對滯后已不能滿足現實需要。應完善人事檔案歸檔、轉遞、利用、鑒定及違法責任追究等方面的規章制度，使人事檔案工作有法可依、有章可循。

4.創新管理模式，實行“人檔分離”。隨著人才市場化日趨完善，人的屬性逐漸由“單位人”轉變為“社會人”，順應這一變化，人事檔案的管理模式也應由傳統的“人檔統一”“檔隨人走”轉變為“人檔分離”，由“單位管理”改為“社會化管理”。這種管理模式不但使各部門權責明確，管理流程簡化清晰，而且節省人力物力、方便利用，還有利于人事檔案的完整和安全，從而減少“棄檔”現象的發生。

5.檔案網絡化，實現資源共享。在計算機和網絡技術日益發達的今天，人事檔案管理電子化和網絡化已成為不可逆轉的趨勢。各級人事檔案管理部門應在遵循保密規定的前提下，建立人事檔案信息數據庫，把人事檔案材料中不涉密的部分通過計算機和電子掃描儀等電子設備處理，以數字化形式儲存起來，分門別類，編制成不同的檢索工具，在全社會實行資源共享，實現人事檔案信息的充分利用。