淺析辦公室檔案管理的可持續發展策略

程然

摘 要：辦公室檔案管理是指對辦公室內產生或收到的各種形式的檔案材料進行的管理。辦公室檔案管理對于企事業單位的正常運營和發展都有著重要的意義。對于人力資源和社會保障局這樣重要的單位，辦公室檔案管理也同樣具有重要的意義。隨著信息化時代的到來，辦公室檔案管理也需要因時制宜，跟緊信息化時代的腳步。文章主要針對辦公室檔案管理工作中存在的常見的問題，結合目前信息化的要求，就如何改進辦公室檔案管理工作，實現辦公室檔案管理的可持續發展提出相應的建議和意見。

關鍵詞：辦公室檔案管理；可持續發展；信息化

隨著市場經濟的不斷發展和科技的不斷進步，辦公室檔案管理工作在企事業單位中的重要性也日益突出。辦公室檔案管理工作是企事業單位日常管理工作的重要組成部分，它在為企事業單位的日常運營提供有效的服務支持的同時，也為企事業日常運營風險的規避起到了不可忽視的作用。因此，辦公室檔案管理工作的重要性越來越受到重視。

1 辦公室檔案管理工作中常見的問題

雖然近年來辦公室檔案管理工作比以前有了較大的發展和進步，無論從辦公效率、工作流程還是工作成果層面都取得了較大的進步，為企事業單位的發展提供了有效的支持。但是我們不能忽視，辦公室檔案管理工作中還存在許多的問題，主要表現在一下幾個方面：

1.1 辦公室檔案管理工作沒有受到應有的重視

由于受到歷史、環境以及片面追求經濟效益等因素的影響，辦公室檔案管理工作沒有受到應有的重視。在許多企事業單位，甚至人力資源和社會保障工作部門，都認為辦公室檔案管理工作比較簡單，工作量比較小，無需投入太多的人力、物力和財力。因而導致了全員對辦公室檔案管理工作都不重視，造成了許多重要的辦公室檔案丟失或者毀損，給企事業單位造成了重大的甚至不可彌補的損失。此外，由于辦公室檔案管理工作受不到重視，辦公室檔案管理人員的工作積極性不高，薪酬水平不高，福利待遇落后，人員流動也非常的頻繁。這就造成了辦公室檔案管理工作的惡性循環。

1.2 辦公室檔案管理工作方法落后，形式單一，不符合市場經濟與信息化的要求

由于辦公室檔案管理工作沒有得到應有的重視，目前許多辦公室的檔案管理工作的工作方法還比較落后，可能僅僅靠一本紙質的臺賬作為檔案查詢的依據。更不用談對檔案進行分類管理以及進行進一步的數據整合、分析等工作。辦公室檔案管理的形式也比較單一，總是僅限于備案供查詢的目的。這些情況都明顯不符合市場經濟形式下，對于信息的流通便捷、準確、有效等多方面的需求，甚至不符合社會主流的應用技術的標準。

1.3 辦公室檔案不能發揮其應有的作用

由于對辦公室檔案管理工作的不重視和工作方法的落后等諸多因素的影響，辦公室檔案往往很難發揮其應有的作用，造成企事業單位的相關部門在作出相關決策之時不能在辦公室檔案中找到必要的依據作為參考或者支撐。

1.4 辦公室檔案的流轉程序存在紕漏，在交接過程中出現滅失的情況較為嚴重

受工作流程制度調整以及企事業單位內、外部合并等多種原因的影響，辦公室檔案在企事業單位的內部或者單位之間出現了流轉。而正是由于辦公室檔案流轉的程序等方面存在一定的紕漏，導致了許多辦公室檔案出現了滅失等情況。這些都影響了辦公室檔案的真實與完整，對后續的辦公室檔案工作造成了不良的影響。

2 改進辦公室檔案管理工作，實現辦公室檔案管理工作的可持續發展

隨著信息化與無紙化辦公的發展，企事業單位對于辦公室檔案的需求日益增加，改進辦公室檔案管理工作，實現辦公室檔案管理工作的可持續發展，也就迫在眉睫。

2.1 加強對辦公室檔案管理工作的重視

加強對辦公室檔案管理工作的重視，是實現辦公室檔案管理工作可持續發展的重要前提。只有主觀上對辦公室檔案管理工作的性質、地位和作用有了必要的認識，才能真正推進辦公室檔案管理工作的改進和可持續發展，使辦公室檔案管理工作符合企事業單位可持續發展的要求。

2.2 改進辦公室檔案管理工作的方法，引進符合市場標準的輔助設備，提高辦公室檔案管理工作的效率

改進辦公室檔案管理工作的方法，一方面要結合本企事業單位或本部門的自身情況，另一方面也要借鑒其他企事業單位或者部門的成功經驗，真正的在檔案收集、管理、使用、分析等方面實現辦公室檔案應有的作用。同時，還要適當提高對于辦公室檔案管理輔助設備的采購預算，提高辦公室檔案管理工作的工作效率，采用信息化手段與傳統檔案管理手段結合的方式加強對辦公室檔案的管理，讓以往可能耗費十分鐘的工作在一分鐘內就可以完成。

2.3 聘用專門的檔案管理人員開展辦公室檔案管理工作

先進的方法和工具在辦公室檔案管理工作中固然重要，但是更為重要的就是需要有合適的人來實施這項工作。引進具備一定檔案管理知識技能的人員負責對辦公室檔案進行管理，必然可以提高辦公室檔案管理工作的效率，為企事業單位的發展提供更為快捷、有效的支持。

2.4 規范辦公室檔案流轉的制度與流程，保證辦公室檔案的安全

一方面，要建立健全制度，對于辦公室檔案的外借、轉移等流轉過程進行規范的管理、登記和備份，確保辦公室檔案不滅失，不毀損。另一方面，在采用電腦等設備進行辦公室檔案管理工作時，還要注意對辦公室檔案做好保密工作，對辦公設備做好防病毒工作，以免造成企事業單位的不必要的損失。

3 結語

綜上，要改進辦公室檔案管理工作，實現辦公室檔案管理工作的可持續發展，是一項艱苦而又長期的工作，需要各個企事業單位、各個部門的重視與配合。當然，具體到每一例個案中，采用何種方式實現辦公室檔案管理工作的可持續發展，還要因時制宜、因事制宜、因地制宜。

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