高校基建檔案館藏特點實證研究
——以西安交通大學為視角

■ 劉淑妮 雷 勵

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高校基建檔案館藏特點實證研究
——以西安交通大學為視角

■ 劉淑妮 雷 勵

每所學校都有它的歷史，而矗立在大學校園中的建筑，就像一面鏡子，歲月是最高明的設計師，以獨特的藝術語言熔鑄和反映著學校每一個時期的審美追求，不同時期的建筑屹立在校園中，代表著那個時代建筑的精粹和沉淀，凝聚著那個時代里校園知識精英和莘莘學子們的精神和氣質。“一幢建筑一個故事”，每幢老建筑里，都有傳奇的名人、老故事和歲月沉淀的厚重歷史。建筑是石頭寫成的史書，是大學發展歷程的親歷者和見證人，訴說著過往的點滴。而基建檔案和建筑是密切相關的，基建檔案反映的是新建、改擴建和維修基礎設施項目在立項、設計、管理、施工、監理和竣工驗收等全過程中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和不同載體的文件材料，因此，基建檔案記錄了學校建筑物的容顏變遷，它為掀開歷史風塵的帷幕，探尋深藏在建筑物里的歷史記憶提供了基礎保證;它是學校基礎設施維護與管理的重要依據，它的憑證作用，在維護學校權益和資產管理方面是非常重要的，同時基建檔案還記載著校園不同時期的總體布局和遠景規劃，可為校史研究和校慶提供直接素材等,總之，基建檔案為現實服務的使用價值和其史料的有效增值價值是毋庸置疑的。然而隨著高校合并潮的出現、高校事業的蓬勃發展、新校區的建設以及高校基本建設多部門管理等，從而導致了高校館藏基建檔案從館藏地、分類體系、質量上呈現了“多樣化”的特點，給后期的保管利用也相應帶來了一些麻煩和困擾。作者作為一名高校基建檔案收集人員，緊密結合工作實踐，以西安交通大學為視角，從合校、93年重要節點、建筑物名稱、工程審計、基建財會五個方面呈現了高校基建館藏檔案的“多樣化”。

一、合校

從1992年-2002年陸續出現的高校合并潮，對于中國高校來說可謂是一次深刻的改革，當然這次改革對高校檔案管理也隨之帶來了變革，合校前，各子校隸屬關系、校區分布、辦學特色、辦學要求、所在地域等方面都存在很大的差異，合并后的高校檔案實體管理狀況也不盡相同，作者就基建檔案本身所遇到的情況做以闡述：

1、雖然許多高校合并后，行政管理統一化，檔案管理也是校本部進行統一化管理，但是多數高校在各校區還是設立了分檔案室，實體還是按照建筑物所在區域進行分校區集中管理，當然這樣也是為了后期建筑物維修改擴建查找起來方便。比如我校2000年合并了原西安醫科大學和陜西財經學院，在醫大和財經校區分設檔案室，配有專門檔案工作人員，各檔案分室所收集的類別因為合校只局限于部分：如基建檔案、教學檔案（本專科成績、學籍檔案、研究生學位等）、出版類、外事類（留學生檔案），其余類別在校本部收集管理。

2、基建檔案沒有統一編號。因為基建項目的特殊性，歸檔周期一般較長，歸檔時間是隨機的，一年歸檔的數量也沒法控制，所以在編號時會出現各校區自成體系編號的情況，這樣一個全宗下會出現基建檔案重復編號的情況。如我校西安醫科大學在和西安交通大學合并之后，基建檔案在按項目收集編號的時候，開始兩邊的收集人員會及時溝通，以避免重復編號，但是編著編著就容易疏忽，后來館領導決定各校區獨立編號，雖然各個校區的檔案管理系統庫表是各自獨立的，但同一全宗下檔號是重復的，這也是高校基建檔案合并后的一個特色。

3、基建檔案分類原則不統一。合校前，各學校的基建檔案分類已有自身固有的原則，合校后，有些學校為了保持檔案分類的延續性，并沒有教條地統一化。如我校本部基建檔案分類原則是：在竣工年度下，按照項目分設二級分類，從JJ12、JJ13……JJMN(MN為實數)，在二級分類下做案卷流水，JJ12、JJ13分別代表不同的項目；而合校之前原陜西財經學院基建檔案分類原則是：按照竣工年度在JJ12下案卷流水，即將一個竣工年度下的所有項目統一編在JJ12下，如2013年所有的基建項目均編在2013-JJ12實體分類下，而合校之后，陜西財經學院依然延續之前的分類原則，這樣導致了一個全宗下基建檔案分類原則不統一。

4、合校后會出現一個建設項目的內容同時涉及各個校區，那么歸檔的時候，到底是歸至哪個校區，這也是合校后基建檔案歸檔要面對的一個問題。作者平時在收集的時候經常會遇到這種情況，最終權衡利弊設定原則：當歸檔材料的內容同時涉及各分校的時候，結合各分校項目內容所占的比重進行取舍，將實體材料放置在所占比重最大的校區，當然，檔案管理系統數據著錄時，把內容一定要著錄清楚，以方便檢索，個人覺得沒必要給各校區各備一套資料，這樣造成資源浪費，畢竟這樣的項目是少數。

以上問題，在實體分散庫房保管，又有計算機管理系統可以檢索的情況下，都不會給日常的庫房管理和提供利用造成困擾，有的只是對傳統檔案管理理論的挑戰，或許有一天，人們在手工管理檔案的條件下建立起來的那些理論，可能會被全盤推翻，這也許是信息技術迅猛發展帶來的與時俱進。

二、93年重要節點

國家教委1993年11月16日頒發了《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》的通知，自1994年1月1日起施行，分類法和規范頒發之后，據作者調查，考慮到多種因素，并不是所有高校立即實施。如清華大學檔案館一直沿用的是文檔和科檔的管理方式，沒有套用實體分類，而我校是1998年實施的，當時我校檔案館正在迎評科技事業單位檔案管理一級單位，故向前追溯到1993年，然而這樣造成了館藏基建檔案以1993年為節點，分類體系前后不統一，當然這種情況在高校普遍存在，具體表現以我校為例：

1、分類編號上有差異。93年以前：所有的基建檔案是一個大流水編號，沒有按照竣工年度將一個項目所有的材料集中，這是93年前后基建檔案分類編號上最大的不同。因為一個建設項目各階段材料形成時間不一，先形成的就先來歸檔（當然這也是由于之前基建檔案的收集方式不規范而帶來的后遺癥——沒有要求建設單位將一個項目材料收集齊全完整統一歸檔），后形成的后歸檔，而檔案編號是按照材料來館時間先后進行編制的，這樣就會導致不同的項目材料在排架上有交叉，后來實行實體分類號之后，雖然我校從形式上套用了實體分類，只是在原來的大流水號上前加了實體分類號，年度對應的是當時的歸檔年份，而且分類都是在JJ12下，其實不產生任何實質性的意義，還是沒有將一個項目的所有材料按照竣工年度重新編制實體分類號，重新排架，這樣在瀏覽93年之前的項目材料時，一個項目的材料被分散在不同的年度里，在以前手工管理的時候給查檔帶來極大的不便，當然數字化管理后，絲毫不影響查準率。而93年以后（包括93年）：綜合管理編號為JJ11，基建項目編號為JJ[12]，按照竣工年度，從12開始，按項目分設二級類目，每一個項目的全部歸檔材料，在二級類目下編制案卷流水號。同一文本的《高校檔案實體分類法》，各高校在實施的時候之所以會有各種不同的做法，就是因為人們對特定條款理解的不同，當然，在實際工作中，檔案分類原則的連續性也是非常重要的，尤其是在手工管理的條件下。

2、案卷內容在分類上也不同。93年前，基建類中的綜合文件全部編在黨政類中的（見圖一），編號如：1956-DZ11-D(D/C/Y,含義為保管期短期、長期、永久)，就連項目實施過程中的部分甲方管理性文件也被歸到了前黨政類中（見圖二），而93年(包括93年)之后在檔號上是不設保管期限的，而且項目實施過程中的所有材料是歸至JJ12分類里。而這些不同給后期的保管利用帶來了比較大的麻煩，尤其將部分項目材料放到了前黨政里面，沒有一個統一的標準，這就要求檔案利用人員熟知這種變化和不同，這樣在應對查檔時才會游刃有余，否則會摸不著頭腦。

圖一

圖二

三、建筑物名稱

一幢建筑在建設、后期維修改造、管理的過程中，由于使用單位、建筑功能或管理單位的變化都有可能改變建筑物的名稱，這種現象據作者調查在高校也是普遍存在的。以我校舉例來說：現在編號為一村33舍、34舍的高層住宅樓，在當時建設的時候，基建部門給的名稱為一村34#、35#，后來住宅樓移交住房管理處之后，它們又按照自己的編號原則重新進行了編號，即為現在的編號一村33舍、34舍。比較典型的還有學生公寓，學生公寓之前歸實驗室設備處公房科管理時，冠名為“學多少舍”，后來歸學生處管時，冠名為“東、西多少舍”，數字并不對應。這種現象源于不同時期各管理部門之間工作銜接不到位，各部門各自為政，為了自身管理上的便利，一次次重新編號。再比如我校興慶校區原西區學生食堂，在后期改造的時候，因為使用單位的改變、建筑功能的改變，更名為彭康樓，跟之前的名稱大相徑庭；一個建設項目在前期立項報批的時候是一個名稱，后來在項目具體實施的時候，又變更了名稱的現象也存在。同一建筑物在不同的階段被賦予不同的名稱，這給檔案的收集、尤其查檔利用帶來了極大的不便，查檔者要找的建筑物名稱，經常跟庫里的信息或者人們的感觀名稱對應不上，查找起來特別費勁，這是令查檔者特別頭疼的事情。如何應對這種局面？作者經過多年實踐探索，認為對于基建檔案收集人員，一方面平時工作中注重這方面信息的收集與積累，并結合收集情況同步建立建筑物名稱信息演變對照表，將其提供給保管利用室，供查閱利用參考。另一方面，凡歸檔的改造項目，基建檔案收集人員都要細心和庫里的一次性建設、之前改造的項目名稱作以對照、核查，如果不一致，新舊名稱之間可以建立一種呼應和關聯，以方便后期查檔，如彭康樓結構加固改造工程，在系統錄入時，可錄入為彭康樓（西區學生食堂）結構加固改造工程。

四、工程審計

早些年，工程造價、工程總投資審核不像現在這么嚴格，項目竣工后，通常是由施工方做工程決算，甲方審核通過后就可以進行工程結算付款了，工程財務決算也是甲方的財務管理人員自己做的。1995年，《中華人民共和國審計法》、《中華人民共和國教育部令》第17號實施后，高校審計處也應運而生，工程審計、財務審計、科研審計、經濟責任審計等均歸屬學校審計處負責。而工程結算審計所產生的結算審計報告及工程財務決算審計所產生的財務決算審計報告是基建檔案歸檔的重要內容之一，歸檔來源一直是學校的基建部門，為了保障這部分材料歸檔的完整性和齊全性，據作者了解，有些高校同我校一樣，權衡利弊后，調整了這部分材料的歸檔來源，直接從審計處歸檔。以我校為例，這兩部分內容正常歸檔是由建設單位來歸檔的，審計處將審計工作形成的審計意見書（內審）和審計報告（外審）返回建設單位（基建處和物業處），由學校負責基建檔案歸檔的兩個主要部門完成歸檔，但因審計工作滯后項目歸檔時間較久，這部分材料歸檔的質量一直不是很好，完整性很差，有些沒歸，有些雖然歸了，也是在整個項目材料歸檔后補歸的，給庫房排架也帶來了問題，在聽取各方意見后，最終變更了這部分材料的歸檔路徑，并且將其編號在XZ13類目下，收集路徑包括實體存放類別的改變，應及時將變更形成的會議紀要抄送保管利用室。

工程結算審計(工程造價)一般先由施工方編制工程決算書，交由監理、建設單位先后審核后，由建設單位提交審計部門，而審計的結果就成為工程結算付款的依據。內審產生的相關材料組卷時可以數個項目進行合并，保管期限遵照審計項目檔案的保管期限執行（定期：8、12、20年），審計處可自存3年后存至檔案館。工程結算外委托審計相關材料在歸檔時，審計合同可以按照年度數個項目合并組卷，保管期限遵照審計項目檔案的保管期限執行,而外委托審計產生的審計報告，因已裝訂成冊,可以以項目為單位獨立成卷，保管期限參照基建類執行，即新建、改擴建項目為永久，改造修繕項目為長期.

工程項目財務決算審計一般先由財務處基建財務人員編寫決算書后，提交審計處委托社會審計機構完成審計，然后由財務處按審計結果報教育部進行項目銷號,工程財務決算審計報告在歸檔時保管期限參照基建類來執行為永久。需要特別說明的是工程結算審計和工程財務決算審計的關注點不同,前者關注的是工程造價，而后者關注的是工程總投資額,關于工程造價和工程建設項目總投資的構成如圖所示（圖三），作為基建檔案收集和管理人員，有必要將兩者之間的區別搞清楚。

圖三

在實踐工作中,作者深有感觸:以前一個基建項目的材料可以很完整地從建設單位收集，但隨著國家政策的變化和學校事業的發展，學校的職能也隨之調整，衍生出了一些與基建歸檔相關的部門，如審計處、采購辦、大型設備管理科以及學校為一些建設項目而臨時組建的機構，為了將一個基建項目的材料收集的更加齊全完整，有時適當的變更收集的途徑，變更實體的分類對收集人員而言也是無奈之舉。如我校基建檔案有從審計處歸檔被放至XZ13的，也有從采購與招標管理辦公室收集來的工程招標資料而放至SB12中，總之決策前應權衡利弊后取舍。

五、基建財會

據作者調查，多數高校的財務管理實行的是“統一領導，分級管理”的財務管理體制，財務處是學校的一級財務管理單位，會下設一些二級財務管理單位。基本建設資金一直實行的是專款專用,對于有些高校來說基建財會也一直獨立于學校的大財會，基建財務由學校負責基本建設的部門進行自行管理，當然所產生的相應檔案，也一直是自管的，每年產生的量相對較大。基建財會檔案的內容，和基建類檔案歸檔范圍中的財務文件（預算書、決算書等）不完全相同，它有從財務管理角度產生的，也有從基本建設的角度各個環節中產生的依據性材料，兩者之間會有一些重疊。對于一些比較敏感的二級財務管理單位如基建處、后勤處、資產處等,容易滋生腐敗,隨著學校財務管理制度的調整，逐漸撤銷其財務管理權限，統一并在校大財務下，這樣之前在基建部門產生的基建財會檔案會隨之轉移到校財務處，由財務處統一歸至檔案館，存放類別為財會檔案。如我校是2004年，基建財務被并到了財務處，檔案也隨之到了財務處，但當時并沒有同步完成檔案向檔案館的移交,直至2008年，基建財務檔案才來到檔案館，實現了常態化的歸檔,2008年歸檔的時候，把所有以前積累的檔案進行了一次性的集中處理,當然到保管期的不再進館。由此可見，與基建工作密切相關的基建財會檔案管理也是有變遷歷史的。

六、結束語

基建檔案本身專業性、成套性很強，對基建檔案管理人員自身的專業素質要求極高，堅持不懈地學習,不斷提高業務技能,方可在業務指導時游刃有余,才可形成基建檔案收集的良性循環.除此之外,對已切實存在的館藏“多樣化”做到了然于胸，并時刻保持檔案職業人的敏銳性，善于不斷發現新問題，是基建檔案管理人員應具備的一項硬素質。不論是檔案收集、利用分開的管理模式還是一竿子插到底，收集和利用從來都是你中有我，我中有你，兩者之間只有相互協作、相互輔佐，才能開創檔案收集的新局面。

（作者單位：西安交通大學檔案館）