武警部隊數(shù)字檔案室的實現(xiàn)

■ 李翠艷 程相臣

?

武警部隊數(shù)字檔案室的實現(xiàn)

■ 李翠艷 程相臣

武警部隊數(shù)字檔案室建設(shè)是一項長期、復(fù)雜、繁瑣的工程，是在現(xiàn)有檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)上進行的，更加強調(diào)計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種技術(shù)為檔案管理之所用的管理模式。根據(jù)2014年7月國家檔案局文件《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的標準，結(jié)合武警部隊檔案工作實際，數(shù)字檔案室建設(shè)主要圍繞基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字資源建設(shè)、保障體系建設(shè)等方面展開。

一、武警部隊數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

（一）硬件設(shè)施建設(shè)

武警部隊數(shù)字檔案室配套的基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：檔案信息服務(wù)器、客戶終端計算機、檔案專用掃描儀及打印機、加密機、音視頻采集卡等設(shè)備。

（二）軟件設(shè)施建設(shè)

武警部隊數(shù)字檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)是自己研發(fā)的軟件，即武警部隊綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和全文檢索系統(tǒng)。全文檢索系統(tǒng)是基于Web的后臺管理設(shè)計，系統(tǒng)采用B/S整體架構(gòu)，可通過瀏覽器隨時隨地進行管理維護；可同時提交多個任務(wù)，后臺自動調(diào)度。采用C++和.NET語言編程，在性能上有先天優(yōu)勢，運行速度更快、效率更高，安裝部署更為簡單方便。

武警部隊立檔案單位的數(shù)字檔案室設(shè)備清單

功能模塊：武警部隊綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主要包括四個功能模塊：文件管理、立卷管理、檔案管理和系統(tǒng)管理。具有檔案著錄、文件收發(fā)、文檔掃描、立卷歸檔、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、檔案統(tǒng)計、檔案編研、檔案銷毀、檔案損壞、檔案丟失、報表打印、光盤制作、查借閱以及網(wǎng)絡(luò)瀏覽等的功能。其中，“文件管理”、“立卷管理”、“檔案管理”包括了文件管理、檔案管理等內(nèi)容，從文件收發(fā)登記、借閱利用，通過立卷管理把文件信息從文件庫轉(zhuǎn)入到檔案庫中，實現(xiàn)了檔案信息的收集、整理、保管、利用的網(wǎng)絡(luò)化和電子化?！跋到y(tǒng)管理”是整個檔案信息系統(tǒng)安全、高效運行的基礎(chǔ)，用戶利用系統(tǒng)提供的模板定制技術(shù)來定制本單位的檔案管理體系，同時，系統(tǒng)提供對用戶訪問系統(tǒng)權(quán)限的嚴密管理以及對電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲管理。

接口程序：這是電子信息轉(zhuǎn)換的重要程序，因為武警部隊檔案室電子檔案采集方式有：機關(guān)辦公一體化平臺（OA）產(chǎn)生的電子文件、掃描手動錄入掛接兩種方式。武警部隊綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中設(shè)計的檔案接口，與 OA系統(tǒng)之間的對接正在進行實驗，實驗成功后具有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出、文件登記功能下的數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出功能；檔案著錄功能下的數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出功能等。

全文檢索系統(tǒng)：該系統(tǒng)主要用于發(fā)布數(shù)字化檔案信息，為利用者提供全文檢索檔案資料提供了一個平臺，也是檔案數(shù)字化成果的展示。武警部隊綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供完全基于 WEB的檢索系統(tǒng)，作為武警部隊檔案室檔案信息的發(fā)布、查詢和利用的平臺,該檢索系統(tǒng)既可獨立使用，也可嵌入用戶單位門戶主頁。此系統(tǒng)的重點是要立足于利用者的角度去考慮，提供快速、準確、完整的利用服務(wù)。

（三）網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字檔案室主要是借助武警部隊的內(nèi)網(wǎng)進行檔案（文件）的傳遞，因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全、穩(wěn)定對檔案業(yè)務(wù)自動化管理、檔案信息發(fā)布、提供檢索利用服務(wù)等至關(guān)重要。武警部隊檔案室對局域網(wǎng)內(nèi)的用戶實行統(tǒng)一管理，限制用戶對系統(tǒng)的操作權(quán)限，統(tǒng)一安裝殺毒軟件，定時查殺病毒，具有高水平的可管理性和安全性，可以對網(wǎng)絡(luò)內(nèi)病毒傳播進行有效控制，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臅惩ā?/p>

二、檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)

（一）目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案目錄數(shù)據(jù)庫是檔案檢索利用、專題目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)及全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)。目錄數(shù)據(jù)庫，就是將檔案的著錄信息按照一定的標準、規(guī)范進行編目，導(dǎo)入檔案信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)計算機的管理、統(tǒng)計、檢索。根據(jù)武警部隊檔案分類標準，在武警部隊綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中設(shè)立了文書檔案、科技檔案、專門檔案等目錄數(shù)據(jù)庫，每個數(shù)據(jù)庫又根據(jù)檔案特性進行細分，建立 16個目錄數(shù)據(jù)庫庫。系統(tǒng)對每個目錄庫的編目字段的類型、長度、檔號規(guī)則、排序規(guī)則等進行了詳細設(shè)置，并在目錄之間進行了關(guān)聯(lián)（文件級與案卷級、案卷級與目錄級），以提高檔案檢索效率。下面以文字圖表檔案（屬于文書檔案）目錄表為例：

武警部隊文書檔案管理方法是根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/ T22-2000）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/ T18-1999），結(jié)合《武警部隊文書檔案整理技術(shù)規(guī)范》和《武警部隊文書檔案著錄規(guī)則》，采取以“件”管理方式。

序號　字段名稱 　字段名　字段類型　字段長度1全宗號 　qzh　C 　5 2保管期限　bgqx　C　 4 3 年 度 　nd　C　 4 4案卷號　ajh　N　 3 5 件 號　jh　N　 3 6子件號　zjh　N　 2 7 密 級　mj　C　 4 8 文 種　wz　C　 6 9　檔案館代碼　dahdm　C　 6 10文件編號　wjbh　C　 30縮微號　swh　C　 12 11　電子文件號　dzwjh　C　 28 12 檔 號　dh　C　 28 13 題 名 　tm　C　 108 14 稿 本　gb　C　 10 15責任者　zrz　C　 42 16 時 間　sj　C　 48 17承辦單位　cbdw　C　 40 18載體數(shù)量　ztsl　C　 3 19載體單位　ztdw　C　 42 20分類號　flh　C　 24 21主題詞　ztc　C　 120 22 附 注　fz　C　 40 23原文路徑　ywlj　C　 60

（二）檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)

武警部隊檔案資源數(shù)據(jù)庫中檔案資源主要來源于工作中形成的文書檔案、OA 辦公一體化平臺系統(tǒng)、庫存檔案數(shù)字化。OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔，可以通過檔案系統(tǒng)與 OA 的接口實現(xiàn)對接，定制轉(zhuǎn)換時間，實現(xiàn) OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)同步。因此，檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)中主要工作是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。

1.武警部隊檔案數(shù)字化的原則：按需掃描、利用為本、搶救優(yōu)先。武警部隊檔案數(shù)字化現(xiàn)階段先對文書檔案中文字圖表檔案的永久檔案進行數(shù)字化，逐步擴大到長期檔案數(shù)字化。各立檔單位把1999年以前的永久檔案進行數(shù)字化，移交到武警部隊檔案館，然后再對1999年之后的永久檔案數(shù)字化，分批次的逐步移交武警部隊檔案館。

2.檔案數(shù)字化流程。檔案數(shù)字化，主要是利用掃描設(shè)備，例如高速文檔掃描儀、書本掃描儀等對庫藏的文書檔案進行掃描，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變。武警部隊檔案數(shù)字化工作過程分為：鑒定、整理、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢驗、目錄錄入、電子文件掛接等環(huán)節(jié)。結(jié)合武警部隊檔案數(shù)字化實際，檔案室制定了如下工作流程：

3.檔案數(shù)字化技術(shù)標準。武警部隊檔案室根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA／T31-2005）中的規(guī)定，結(jié)合武警部隊檔案工作實際，制定了《武警部隊文書檔案數(shù)字化技術(shù)要求》，規(guī)定了檔案數(shù)字化的技術(shù)標準。

一是文字圖表檔案數(shù)字化加工技術(shù)標準：用高速文檔掃描儀數(shù)字化時，文字圖表檔案通常采用黑白二值類型，圖像文件為TIFF格式，其擴展名為“TIF”，圖像掃描分辨率應(yīng)采用300dpi；紙質(zhì)較差、字跡模糊、有字跡擴散或有彩色圖表的，可以采用256級灰度或24位真彩色類型，圖像文件為JPEG格式，其擴展名為“JPG”，圖像掃描分辨率應(yīng)采用150dpi。掃描圖像縮放比應(yīng)為 100%。

二是照片檔案數(shù)字化技術(shù)標準：照片檔案通常采用256級灰度或24位真彩色類型，圖像文件為JPEG格式，其擴展名為“JPG”，圖像掃描分辨率應(yīng)采用150dpi。掃描圖像縮放比應(yīng)為 100%。

3.檔案數(shù)字化質(zhì)量管理。主要包括：圖像掃描的質(zhì)量控制、內(nèi)容質(zhì)檢、數(shù)量質(zhì)檢、規(guī)范性質(zhì)檢。圖像掃描的質(zhì)量控制主要是檢查掃描圖像的格式、清晰度、分辨率等內(nèi)容；內(nèi)容質(zhì)檢主要是把實體檔案與其對應(yīng)的電子目錄互相查找，通過整體校對、抽檢、總檢等方式；數(shù)量質(zhì)檢主要檢查檔案實體與機讀目錄數(shù)量是否一致，機讀目錄中年度、類別、保密期限、全宗號等字段是否準確；規(guī)范性質(zhì)檢主要包括對檔案查重、必填字段空置、同一字段數(shù)據(jù)格式前后不一致、空白字符等進行檢查。

4.檔案數(shù)據(jù)自動掛接。檔案數(shù)字化完成后，需要將目錄數(shù)據(jù)庫和原文數(shù)據(jù)庫掛接到檔案系統(tǒng)中，武警部隊綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的批量掛接功能，是通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，設(shè)置掛接路徑“\服務(wù)器IPda_data|\服務(wù)器IPda_swf|http:// 服務(wù)器IP/da_ swf/”和“/data/2010 年文字圖表檔案”，建立一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實現(xiàn)目錄和原文的批量掛接。

5.檔案數(shù)據(jù)驗收。檔案資源數(shù)據(jù)庫建立完成后，數(shù)據(jù)驗收內(nèi)容包括目錄數(shù)據(jù)庫質(zhì)量、數(shù)字化文件及掛接后的質(zhì)量，目錄是否完整、文件是否清晰、目錄與電子文件掛接是否正確等。武警部隊檔案室采取了抽檢的方式，規(guī)定抽檢率不得低于50%，合格率達到95%以上的給予通過（合格率=抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%）。為保證驗收的公正公平，各立檔案單位內(nèi)部基層檔案室組成驗收小組，各小組之間交叉驗收，以保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

三、武警部隊數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范

武警部隊下發(fā)文件《武警部隊文書檔案數(shù)字化技術(shù)要求》，制定《武警部隊數(shù)字檔案室建設(shè)方案》，對數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)標準、數(shù)字檔案室建設(shè)等進行了規(guī)定；針對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，采用國際標準，結(jié)合武警部隊實際頒布實施了《文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄規(guī)定》，針對網(wǎng)上利用，制定了《檔案查詢系統(tǒng)使用說明》、《網(wǎng)上利用檔案權(quán)限設(shè)置流程》、《網(wǎng)上利用檔案流程》等，通過健全制度，使數(shù)字檔案室建設(shè)標準化、規(guī)范化管理，確保檔案信息的真實性、完整性和有效性。

四、數(shù)字檔案室人才隊伍建設(shè)

事業(yè)要發(fā)展，人才是關(guān)鍵。武警部隊數(shù)字檔案室建設(shè)對檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求比較高，目前檔案室人員絕大多數(shù)都是士官，兼職干部比較多，隊伍不夠穩(wěn)定、素質(zhì)不夠全面。

（一）檔案人員要轉(zhuǎn)變思維，提高檔案信息化意識

錢學森教授在《系統(tǒng)科學、思維科學與人體科學》中提到：“檔案工作人員的職業(yè)角色已從單純的檔案保管者擴展為同時作為概念、知識的提供者”。所以，在武警部隊數(shù)字檔案建設(shè)的背景下，檔案人員的思維模式轉(zhuǎn)變尤為重要，用信息化知識武裝頭腦，用科學的思維模式去解決數(shù)字檔案室建設(shè)中不斷涌現(xiàn)的新問題，例如電子文件的原始記錄性的考證，電子檔案存儲問題等，才能順應(yīng)武警部隊信息化建設(shè)的潮流，促進檔案工作的不斷發(fā)展。

（二）檔案人員提升專業(yè)素養(yǎng)和技能水平

武警部隊數(shù)字檔案室建設(shè)要求檔案人員既要掌握檔案管理方面的知識，還要掌握武警部隊檔案的自身特點，而且必須要有信息技術(shù)、通信網(wǎng)絡(luò)等方面的知識，如計算機掃描、圖形處理、音視頻處理等較高的計算機技能和信息處理能力，這樣，才能勝任武警部隊數(shù)字檔案室建設(shè)的重任。同時，檔案人員要了解武警部隊一體化平臺中電子文件形成過程，以便掌握電子文件產(chǎn)生的背景、數(shù)據(jù)格式等信息，完善電子文件的元數(shù)據(jù)，很好的實施電子文件的前端控制。

（作者單位：武警石家莊士官學校）