武警部隊數字檔案室的實現

■ 李翠艷 程相臣

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武警部隊數字檔案室的實現

■ 李翠艷 程相臣

武警部隊數字檔案室建設是一項長期、復雜、繁瑣的工程，是在現有檔案室建設的基礎上進行的，更加強調計算機技術、通信技術、網絡技術等多種技術為檔案管理之所用的管理模式。根據2014年7月國家檔案局文件《數字檔案室建設指南》的標準，結合武警部隊檔案工作實際，數字檔案室建設主要圍繞基礎設施建設、應用系統建設、數字資源建設、保障體系建設等方面展開。

一、武警部隊數字檔案室基礎設施建設

（一）硬件設施建設

武警部隊數字檔案室配套的基礎設施主要包括：檔案信息服務器、客戶終端計算機、檔案專用掃描儀及打印機、加密機、音視頻采集卡等設備。

（二）軟件設施建設

武警部隊數字檔案室使用的檔案管理系統是自己研發的軟件，即武警部隊綜合檔案信息網絡系統和全文檢索系統。全文檢索系統是基于Web的后臺管理設計，系統采用B/S整體架構，可通過瀏覽器隨時隨地進行管理維護；可同時提交多個任務，后臺自動調度。采用C++和.NET語言編程，在性能上有先天優勢，運行速度更快、效率更高，安裝部署更為簡單方便。

武警部隊立檔案單位的數字檔案室設備清單

功能模塊：武警部隊綜合檔案信息網絡系統主要包括四個功能模塊：文件管理、立卷管理、檔案管理和系統管理。具有檔案著錄、文件收發、文檔掃描、立卷歸檔、數據轉換、檔案統計、檔案編研、檔案銷毀、檔案損壞、檔案丟失、報表打印、光盤制作、查借閱以及網絡瀏覽等的功能。其中，“文件管理”、“立卷管理”、“檔案管理”包括了文件管理、檔案管理等內容，從文件收發登記、借閱利用，通過立卷管理把文件信息從文件庫轉入到檔案庫中，實現了檔案信息的收集、整理、保管、利用的網絡化和電子化。“系統管理”是整個檔案信息系統安全、高效運行的基礎，用戶利用系統提供的模板定制技術來定制本單位的檔案管理體系，同時，系統提供對用戶訪問系統權限的嚴密管理以及對電子檔案數據的安全存儲管理。

接口程序：這是電子信息轉換的重要程序，因為武警部隊檔案室電子檔案采集方式有：機關辦公一體化平臺（OA）產生的電子文件、掃描手動錄入掛接兩種方式。武警部隊綜合檔案信息網絡系統中設計的檔案接口，與 OA系統之間的對接正在進行實驗，實驗成功后具有數據轉入、數據轉出、文件登記功能下的數據導入和導出功能；檔案著錄功能下的數據導入和導出功能等。

全文檢索系統：該系統主要用于發布數字化檔案信息，為利用者提供全文檢索檔案資料提供了一個平臺，也是檔案數字化成果的展示。武警部隊綜合檔案信息網絡系統提供完全基于 WEB的檢索系統，作為武警部隊檔案室檔案信息的發布、查詢和利用的平臺,該檢索系統既可獨立使用，也可嵌入用戶單位門戶主頁。此系統的重點是要立足于利用者的角度去考慮，提供快速、準確、完整的利用服務。

（三）網絡設施建設

數字檔案室主要是借助武警部隊的內網進行檔案（文件）的傳遞，因此，網絡環境的安全、穩定對檔案業務自動化管理、檔案信息發布、提供檢索利用服務等至關重要。武警部隊檔案室對局域網內的用戶實行統一管理，限制用戶對系統的操作權限，統一安裝殺毒軟件，定時查殺病毒，具有高水平的可管理性和安全性，可以對網絡內病毒傳播進行有效控制，確保網絡傳輸的暢通。

二、檔案資源數據庫建設

（一）目錄數據庫建設

檔案目錄數據庫是檔案檢索利用、專題目錄數據庫建設及全文數據庫建設的基礎。目錄數據庫，就是將檔案的著錄信息按照一定的標準、規范進行編目，導入檔案信息系統中，實現計算機的管理、統計、檢索。根據武警部隊檔案分類標準，在武警部隊綜合檔案信息網絡系統中設立了文書檔案、科技檔案、專門檔案等目錄數據庫，每個數據庫又根據檔案特性進行細分，建立 16個目錄數據庫庫。系統對每個目錄庫的編目字段的類型、長度、檔號規則、排序規則等進行了詳細設置，并在目錄之間進行了關聯（文件級與案卷級、案卷級與目錄級），以提高檔案檢索效率。下面以文字圖表檔案（屬于文書檔案）目錄表為例：

武警部隊文書檔案管理方法是根據《歸檔文件整理規則》（DA/ T22-2000）、《檔案著錄規則》（DA/ T18-1999），結合《武警部隊文書檔案整理技術規范》和《武警部隊文書檔案著錄規則》，采取以“件”管理方式。

序號　字段名稱 　字段名　字段類型　字段長度1全宗號 　qzh　C 　5 2保管期限　bgqx　C　 4 3 年 度 　nd　C　 4 4案卷號　ajh　N　 3 5 件 號　jh　N　 3 6子件號　zjh　N　 2 7 密 級　mj　C　 4 8 文 種　wz　C　 6 9　檔案館代碼　dahdm　C　 6 10文件編號　wjbh　C　 30縮微號　swh　C　 12 11　電子文件號　dzwjh　C　 28 12 檔 號　dh　C　 28 13 題 名 　tm　C　 108 14 稿 本　gb　C　 10 15責任者　zrz　C　 42 16 時 間　sj　C　 48 17承辦單位　cbdw　C　 40 18載體數量　ztsl　C　 3 19載體單位　ztdw　C　 42 20分類號　flh　C　 24 21主題詞　ztc　C　 120 22 附 注　fz　C　 40 23原文路徑　ywlj　C　 60

（二）檔案資源數據庫建設

武警部隊檔案資源數據庫中檔案資源主要來源于工作中形成的文書檔案、OA 辦公一體化平臺系統、庫存檔案數字化。OA系統中電子文件的歸檔，可以通過檔案系統與 OA 的接口實現對接，定制轉換時間，實現 OA 系統與檔案系統同步。因此，檔案資源數據庫建設中主要工作是紙質檔案的數字化。

1.武警部隊檔案數字化的原則：按需掃描、利用為本、搶救優先。武警部隊檔案數字化現階段先對文書檔案中文字圖表檔案的永久檔案進行數字化，逐步擴大到長期檔案數字化。各立檔單位把1999年以前的永久檔案進行數字化，移交到武警部隊檔案館，然后再對1999年之后的永久檔案數字化，分批次的逐步移交武警部隊檔案館。

2.檔案數字化流程。檔案數字化，主要是利用掃描設備，例如高速文檔掃描儀、書本掃描儀等對庫藏的文書檔案進行掃描，實現紙質檔案向數字化檔案的轉變。武警部隊檔案數字化工作過程分為：鑒定、整理、掃描、圖像處理、質量檢驗、目錄錄入、電子文件掛接等環節。結合武警部隊檔案數字化實際，檔案室制定了如下工作流程：

3.檔案數字化技術標準。武警部隊檔案室根據《紙質檔案數字化技術規范》（DA／T31-2005）中的規定，結合武警部隊檔案工作實際，制定了《武警部隊文書檔案數字化技術要求》，規定了檔案數字化的技術標準。

一是文字圖表檔案數字化加工技術標準：用高速文檔掃描儀數字化時，文字圖表檔案通常采用黑白二值類型，圖像文件為TIFF格式，其擴展名為“TIF”，圖像掃描分辨率應采用300dpi；紙質較差、字跡模糊、有字跡擴散或有彩色圖表的，可以采用256級灰度或24位真彩色類型，圖像文件為JPEG格式，其擴展名為“JPG”，圖像掃描分辨率應采用150dpi。掃描圖像縮放比應為 100%。

二是照片檔案數字化技術標準：照片檔案通常采用256級灰度或24位真彩色類型，圖像文件為JPEG格式，其擴展名為“JPG”，圖像掃描分辨率應采用150dpi。掃描圖像縮放比應為 100%。

3.檔案數字化質量管理。主要包括：圖像掃描的質量控制、內容質檢、數量質檢、規范性質檢。圖像掃描的質量控制主要是檢查掃描圖像的格式、清晰度、分辨率等內容；內容質檢主要是把實體檔案與其對應的電子目錄互相查找，通過整體校對、抽檢、總檢等方式；數量質檢主要檢查檔案實體與機讀目錄數量是否一致，機讀目錄中年度、類別、保密期限、全宗號等字段是否準確；規范性質檢主要包括對檔案查重、必填字段空置、同一字段數據格式前后不一致、空白字符等進行檢查。

4.檔案數據自動掛接。檔案數字化完成后，需要將目錄數據庫和原文數據庫掛接到檔案系統中，武警部隊綜合檔案信息網絡系統的批量掛接功能，是通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，設置掛接路徑“\服務器IPda_data|\服務器IPda_swf|http:// 服務器IP/da_ swf/”和“/data/2010 年文字圖表檔案”，建立一一對應的關聯關系，實現目錄和原文的批量掛接。

5.檔案數據驗收。檔案資源數據庫建立完成后，數據驗收內容包括目錄數據庫質量、數字化文件及掛接后的質量，目錄是否完整、文件是否清晰、目錄與電子文件掛接是否正確等。武警部隊檔案室采取了抽檢的方式，規定抽檢率不得低于50%，合格率達到95%以上的給予通過（合格率=抽檢合格的文件數/抽檢文件總數×100%）。為保證驗收的公正公平，各立檔案單位內部基層檔案室組成驗收小組，各小組之間交叉驗收，以保證檔案數字化的質量。

三、武警部隊數字檔案室建設規范

武警部隊下發文件《武警部隊文書檔案數字化技術要求》，制定《武警部隊數字檔案室建設方案》，對數字化建設的技術標準、數字檔案室建設等進行了規定；針對數據庫的建設，采用國際標準，結合武警部隊實際頒布實施了《文書檔案目錄數據庫結構與著錄規定》，針對網上利用，制定了《檔案查詢系統使用說明》、《網上利用檔案權限設置流程》、《網上利用檔案流程》等，通過健全制度，使數字檔案室建設標準化、規范化管理，確保檔案信息的真實性、完整性和有效性。

四、數字檔案室人才隊伍建設

事業要發展，人才是關鍵。武警部隊數字檔案室建設對檔案人員業務素質的要求比較高，目前檔案室人員絕大多數都是士官，兼職干部比較多，隊伍不夠穩定、素質不夠全面。

（一）檔案人員要轉變思維，提高檔案信息化意識

錢學森教授在《系統科學、思維科學與人體科學》中提到：“檔案工作人員的職業角色已從單純的檔案保管者擴展為同時作為概念、知識的提供者”。所以，在武警部隊數字檔案建設的背景下，檔案人員的思維模式轉變尤為重要，用信息化知識武裝頭腦，用科學的思維模式去解決數字檔案室建設中不斷涌現的新問題，例如電子文件的原始記錄性的考證，電子檔案存儲問題等，才能順應武警部隊信息化建設的潮流，促進檔案工作的不斷發展。

（二）檔案人員提升專業素養和技能水平

武警部隊數字檔案室建設要求檔案人員既要掌握檔案管理方面的知識，還要掌握武警部隊檔案的自身特點，而且必須要有信息技術、通信網絡等方面的知識，如計算機掃描、圖形處理、音視頻處理等較高的計算機技能和信息處理能力，這樣，才能勝任武警部隊數字檔案室建設的重任。同時，檔案人員要了解武警部隊一體化平臺中電子文件形成過程，以便掌握電子文件產生的背景、數據格式等信息，完善電子文件的元數據，很好的實施電子文件的前端控制。

（作者單位：武警石家莊士官學校）