五力模型在物資采購內部控制中的應用

覃宏倩

摘要：物資采購是地方高校運行中非常重要的環節，該工作要求采購物資既能夠滿足學校運行和發展建設的需要，又要物美價廉，充分體現公開、公平、公正的原則。文章以“五力模型”為基礎，結合地方高校物資采購內部控制的相關標準和要求，對現階段我國地方高校物資采購內部控制的具體情況進行分析和探討，提出改進地方高校物資采購內部控制的有效對策，以期推動我國地方高校物資采購工作的進步和發展。

關鍵詞：五力模型；地方高校物資采購；內部控制

中圖分類號：F253.2 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）007-0000-02

隨著高等教育大眾化時代的來臨，地方高校的辦學規模也越來越大，采購活動越來越頻繁，所涉資金越來越多。若缺少完善的采購方式、透明的采購程序和有效的監督機制，可能出現各方面風險。要規避各種風險，地方高校就必須對物資采購工作中存在的問題形成清晰的認識和判斷，以“五力模型”理念為指導，努力做好內部控制工作。

一、地方高校物資采購工作中存在的問題

（一）崗位不明確 權責不清晰

當前，多數地方高校都以2011年《中華人民共和國政府采購法實施條例（征求意見稿）》、2002年《中華人民共和國政府采購法》及1999年《中華人民共和國招標投標法》作為物資采購工作的制度依據。實際上，上述法規都只是一種宏觀上的指導和規范。在具體采購實踐中，由于部分地方高校沒有厘清各個崗位的職責界限，也沒有科學合理的組織牽制，從而導致了一系列問題：有的采購由教學單位進行，有的采購由后勤處進行，有的采購由國資管理部門進行，甚至還存在由個人將采購價格、供應商、采購種類和采購數量等獨自確定下來，自行辦理采購業務全過程的不良現象。

（二）預算不充分 采購不合理

在物資采購環節，部分地方高校缺少統一的采購標準與管理約束機制，加之地方高校物資采購活動本就名目繁多，從而造成采購計劃編制困難，采購預算大幅偏差，出現多頭采購、過量采購、重復采購、超前采購等一系列問題，嚴重降低了地方高校物資采購的效率 [1]。

（三）程序不完善 方式不謹慎

部分地方高校對政府采購的定義把握得不準，或者故意鉆空子，為了“省”時間而跳過層級審核的過程。在操作過程中，部分采購活動一味考慮小集體、本部門的利益而忽略全局利益，沒有認真做好詳細的市場調研工作，就擅自采用自主采購的方式，選擇供應商也過于隨意，往往導致采購到的商品無法滿足實際需求，學校正常的教學、科研活動受到極大的負面影響。

（四）審核不專業 合同不周全

物資采購中，一些地方高校雖然按規定走了程序，但審核環節很不專業，尤其是在最終簽約時，缺乏必要的采購合同簽訂環節監管。就我們觀察到的情況看，存在的問題主要有：沒有充分考察供應商即簽訂合同；未經學校法人的有效授權就擅自簽訂合同；簽訂合同時未經審計監察部門的批準和咨詢法律顧問意見；合同條款過于簡單、雙方職責及權利義務不明確等。上述各種不周全現象，為地方高校的物資采購埋下了諸多隱患。

（五）結算不規范 風險不防范

在物資采購工作中，一些地方高校存在大額資金未定期核查、與供貨商債權債務混亂、預付款項管理混亂、應付款項管理混亂、重復付款、單據不齊等各種支付結算審核不嚴格的問題，規范意識非常薄弱，也在無形中增加了很多不必要的財務風險。

（六）溝通不順暢 監督不完善

部分地方高校的物資采購存在招標時與供貨商溝通不暢，導致錯失最優選擇，或者采購部門與審批部門溝通不暢，導致決策缺陷等問題。部分地方高校內控監管機制不完善，內部監察、審計部門沒有真正參與到采購活動中來，無法充分發揮監督引領作用。

（七）驗收不認真 控制不生效

部分地方高校的物資采購由于存在各方信息溝通不暢等問題，驗收環節往往出現驗收人目標不明確、驗收時走馬觀花、不具備驗收資質的人員進行驗收等情況，從而無法嚴格執行商品驗收程序，嚴把采購物資質量關。具體的驗收工作中還存在人情驗收現象，使得對物資采購的監管控制和努力流于形式，成了無用功[2]。

二、“五力模型”在地方高校物資采購內部控制中的應用

（一）“五力模型”概述

20世紀80年代，波特提出“五力模型”這一理念。他認為，有五種力量決定某一行業的競爭規模和程度，它們具有相互促進、相互制約的作用，共同影響著行業的發展。這五種力量分別是：同業競爭者的競爭強度、購買商的議價能力、供應商的議價能力、替代品的威脅、行業新進入者的威脅。后來，波特的“五力模型”理念成為企業制定競爭戰略時常用的戰略分析工具。通過對五種力量進行此消彼長的態勢分析，企業就能對自身的內在競爭力和外部環境進行客觀評價和分析，制定出有利于自己發展的市場策略[3]。

（二） 地方高校物資采購內部控制中的“五力模型”

在實踐中，波特的“五力模型”理念在各行各業都得到了傳播和推廣。受此啟發，我們從內部控制的角度，梳理出了影響高校物資采購的五種力量，它們是：學校后勤采購部、招投標管理中心等采購部門，對應物資采購部門的執行能力；國有企業、私營企業、個體戶等供應食堂物資、實驗設備、教學設備等相關物資和設備的同業競爭供貨商，對應同業供貨商的競爭水平和供貨商的議價能力[4]；食堂、科研、實驗、教學等物資使用部門，對應物資使用部門的評價能力；財務、審計、監察、學校行政等監管部門，對應監管部門的監督能力。這五種力量相互作用、相互影響，決定了地方高校物資采購內部控制能夠發揮多大作用。

（三）“五力模型”對地方高校物資采購內部控制的啟示

在地方高校物資采購內部控制中，存在內部監督、信息與溝通、控制活動、風險評估、內部環境等五大要素。其中，內部環境是地方高校實施內部控制的基礎，風險評估是進行內部控制的關鍵環節，程序嚴格的控制活動是開展內部控制的具體方式，信息與溝通是進行內部控制的重要條件，內部監督是內部控制得到真正落實的保障因素。顯然，地方高校的內部控制要素和“五力”之間具有高度的相似性和適切性，共同組成了一種近乎完美的結合，能有效促進地方高校物資采購內部控制工作形成良性發展。

1.高校物資采購部門。在地方高校物資采購工作中，后勤采購部、實驗與設備處、招投標管理中心等屬于主要參與者，財務、審計、監察等屬于內部監督者。物資采購部門必須科學編制采購計劃和預算，對各部門提交的采購申請進行嚴格把關，完善物資采購的規章制度，對內部環境進行最大優化。另外，地方高校要自覺接受廣大師生員工的監督，不斷提升自身勤政廉政建設水平。在物資采購過程中，學校財務、審計、監察部門必須全程參與監督，嚴格按照程序進行專業的審核，認真做好風險評估工作，消除工作隱患，防范財務風險[5]。

2.同業競爭供貨商。為了在地方高校物資采購中實現成功競標，各種同業競爭供貨商都會以服務質量、價格優勢、產品特色等為切入點，在采購部門面前充分展現自身的競爭力，甚至可能會采用一些非正當的競爭手段。地方高校物資采購部門必須按照“貨比三家”的原則，進行充分的市場調研，加強與供貨商的信息溝通，做好風險評估工作，識破各種花招，抵擋住各種“糖衣炮彈”，嚴格挑選物美價廉的供貨商。

3.物資供貨商。地方高校物資采購成功的關鍵在于對供貨商進行準確科學的選擇。選擇供貨商，必須利用公開招投標的方式，充分了解供貨商的內部環境，嚴格審核、評估供應商的資質、財務狀況、產品質檢等方面情況。審核、評估物資供應商，其目的在于降低物資采購價格風險、質量風險、合同風險和責任風險，審核驗收單的價格和數量是否與采購單一致、審核付款手續是否健全等都是降低上述風險的有效手段。

4.物資使用部門。只有地方高校的物資使用部門才能客觀評價采購回來的設備和物資。物資使用部門對物資價格、質量和性能等的評論，能夠充分體現某次物資采購活動是否成功。為實現對物資采購的有效管理，采購部門與使用部門之間的信息流動應保持通暢。只有這樣，才能完善采購工作的基礎數據，明確采購工作的目標，發現采購工作的問題，正確評價采購的成效，促使地方高校物資采購工作日臻完善。

5.上級監管部門。主管地方高校的財政、教育、審計、監察等政府行政職能部門，必須充分發揮監管職能，從政策引導、制度建設、預算控制、風險評估、流程跟蹤、信息溝通等方面對地方高校物資采購活動進行全覆蓋式的控制，營造合法、透明、廉潔的內部環境，促進信息的充分流動，確保整個采購活動規范有序進行。

三、基于“五力模型”完善地方高校物資采購內部控制的對策

（一）以制度化建設培育良好的內部環境

良好的內部環境可以促進地方高校物資采購活動的規范化。地方高校的內部環境，歸根結底是各種制度在運行過程中相互作用的結果。我們認為，地方高校物資采購活動必須有人員配備制度、崗位職責制度、行政審批制度、財務管理制度、招投標制度、審計制度、采購管理辦法等制度的支撐。上述制度的建立和完善，既要以國家相關法律法規為基準，做到有法可依，有章可循，又要密切結合地方高校的實際情況，做到因地制宜、因時制宜。只有這樣，才能培育出有利于地方高校物資采購內部控制的整體環境。

（二）以專業化評估降低采購風險

物資供貨商的多元競爭給地方高校物資采購活動帶來了極大的不確定性，隨之而來的則是各種潛在的采購風險。如果地方高校對自身需求、市場信息、行業趨勢、供貨商詳情等缺乏深入的了解和科學的分析，潛在的風險就可能更大。降低采購風險，必須借助專業性的人員和專業化的審核評估。為避免不必要的損失，地方高校物資采購人員必須依托專業知識，科學合理地設定相關采購物資的目標，做好對物資采購的風險識別和分析工作，制定完善的風險應對策略。

（三）以規范化程序加強采購過程控制

地方高校物資采購過程涉及物資使用部門申請，監管部門審批，采購部門招標、談判、采購等多項內容。如果這些內容在執行過程中程序不規范，必將造成內容的混亂、風險的提升乃至整個采購活動的失控。加強對采購過程的控制，必須從采購計劃編制、采購活動審批、采購價格申報、采購合同簽訂、采購計劃執行、采購物資驗收、采購經費管理等各個環節出發，嚴格按照風險應對策略進行規范的程序化操作，將采購過程控制的主動權牢牢掌握在監管者手中。

（四）以開放和公平促進信息流動與溝通

作為購買方，地方高校物資采購部門必須具備一定的議價能力，全面掌握市場供需狀況、競爭狀況、產品質量、供貨商信譽等相關信息。要做到這一點，地方高校物資采購部門必須要保持開放的狀態，聆聽相關部門和專業人士對各種觀點的公平討論，分析市場上同類產品的公平競爭，通過信息的充分流動和溝通，過濾掉對采購活動無益的內容。這種開放狀態既需要充分利用互聯網的信息功能，更要積極開展線下的部門溝通、市場調研、供需談判等活動，從廣度和深度上保證信息的質量，更好地服務于物資采購工作。

（五）以督查和問責強化內部監督

保障地方高校物資采購活動的規范有序，建立完備的制度只是第一步。要將建立好的制度真正落到實處，必須開展強有力的內部監督，而督查和問責則是這種監督的有效形式。督查者要獨立于物資采購活動之外，督查內容要指向采購活動的各個環節、所有相關人員。督查時，一旦發現問題，就應立即啟動問責機制追究相關人員責任。督查和問責結果要在全校范圍內公布，接受師生員工的質詢與監督。只有這樣，地方高校物資采購的內部控制才能真正產生實效。

四、結語

波特“五力模型”為我們審視地方高校物資采購工作提供了全新的視角，幫助我們確定了影響地方高校物資采購工作成效的五種因素。從這些因素出發，我們找到了促進地方高校物資采購工作良性發展的框架思路，按照這一思路來完善地方高校物資采購活動的制度建設，可以完成物盡其用、廉潔高效的采購活動。這既能最大化規避財務風險，又能滿足學校發展需求，適應高校廉政文化建設的潮流，是地方高校發展進程中管理者寶貴的文化財富。

參考文獻：

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[3]鄔學敏.事業單位內部控制存在的主要問題、成因及建議分析[J].會計師，2015（24）.

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