人事檔案管理中存在的問題及對策

陳彥若

【內容摘要】人事檔案管理的發展歷史表明，我國人事檔案管理已經取得很大的成績，然而人事檔案管理問題總是接踵而至。當前，在信息化和“三權”等時代背景下，我國人事檔案管理又面臨著新的問題。如何針對這些問題進行科學研究，如何進行人事檔案管理工作改革，是從事人事檔案工作的人員和其管理者需要注意的。

【關鍵詞】人事檔案 管理 調查

一、人事檔案工作中存在的問題

1.人事檔案存在片面、空泛、不真實等問題

由于歷史的原因，現存的人事檔案記載的內容里反映個人的工作能力、人際交往、協調溝通能力、特長愛好、工作成績，上級對其的評價等內容較少，反映干部的德能勤績、特長等資料信息不完整。個人履歷表中的年齡、參工時間、實習工作經歷及文化程度，存在前后不一或歪曲事實的情況，還有的人年齡比真實年齡小，參加工作時間比實際時間早，學歷比實際高，任職經歷前后不一致，致使真實情況難以確定，給人員的提拔、評職稱、離退休等工作帶來了不少麻煩。

2.檔案管理人員的素質有待進一步提高

隨著市場經濟的發展，各種形式的競爭愈加激烈，其中人才的競爭已經成為所有競爭中最重要的競爭。很多企事業單位都很注重人才的重要性，并開始以各種形式來促進本單位人才隊伍的形成。但是檔案管理過程中，存在檔案管理者素質不高、專業性不強、責任心不強等問題，究其原因，還是單位檔案管理的領導對檔案管理工作不夠重視，認為過多的人力和物力無需花在這上面。

3.人事檔案管理的基礎設施差

據中共中央組織部宋明遠調查統計，全國123000多個管檔單位中，有49%的單位沒有專用庫房。配備空調、去濕機設備的庫房只占6.8%左右，縣一級多數還無計算機等現代技術設備，這種情況近年來有所改善，但據筆者調查，有些高等院校，包括所調查的中職學校的人事檔案部門沒有空調、去濕機等設備，大多是手工操作，管理水平較低。

4.人員編制不足，隊伍不穩定，專業素質偏低

在市場經濟的條件下，人才由“單位人”轉化為“社會人”，加強人事檔案材料的監管機制，在一定范圍內增加檔案的透明度是社會發展的必然要求，人事檔案實現社會化、開放式管理，迫切需要監督機制的保駕護航。人事檔案材料的收集、整理等流程以及“流程操作者”也需要被監督與管理，對于人事檔案管理中出現的違法亂紀行為，不僅要追究單位、單位領導的責任，也要追究管理人員的責任。

二、人事檔案工作的改革建議

關于人事檔案工作改革的問題，學術界進行了較多的研究。研究的目的，不僅僅是指出當前工作中存在的缺陷，提出改進的方法和措施，更重要的是，為了更好地開展人事檔案工作，促進人事檔案工作的發展。從當前人事檔案工作現狀出發，筆者認為人事檔案工作改革，要從以下幾方面著手：

1.增強人事檔案管理意識，獲取單位領導的重視

檔案工作的規范，必須得到領導的重視和支持。如何獲得領導的信任和支持，筆者認為應對檔案管理人員的職責進行界定。

一是大局意識。有大局意識和服務意識是檔案管理人員應具備的首要意識，要緊緊圍繞中心服務工作，及時、準確地為領導和需要查閱檔案的人員提供真實可靠的檔案信息，使同單位人員能信任并支持檔案管理人員和檔案管理工作。

二是愛崗敬業。檔案管理人員要熱愛檔案工作，踏踏實實地做好檔案管理工作，努力學習和鉆研業務知識，通過各種渠道，進行檔案管理相關工作的培訓，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家里手，取得領導和同事的尊重和信任。

2.完善人事檔案管理的體制

完善人事檔案管理體制的內容主要包括：（1）健全人事檔案管理領導體制。這是增強人事檔案工作發展宏觀調控能力和對人事檔案管理導向作用的保障。（2）建立人事檔案管理的專門機構，例如建立全國人事檔案中心，此中心應以中共中央組織部為主導、以國家人事部為核心、以國家檔案局為業務指導機構。

3.充實和豐富人事檔案的內容

人事檔案材料中應拓展、充實、完善內容，包括個人業績材料，誠信記錄，繳納公積金、養老金的記錄，簽訂合同的記錄等，應盡量增加人事檔案的完整性和全面性，提升人事檔案的價值和功能，促使人事檔案管理朝著立體化、動態化的方向發展。總之，人事檔案內容的收集要與時俱進，圍繞社會對人才的需求進行，人事檔案內容要突出個性化，實現檔案內容的動態化，對個人能力和道德信用等情況進行全面綜合的動態評述。

4.實現人事檔案服務的信息化和社會化

人事檔案信息系統，除了為用人單位和個人提供檔案信息外，檔案信息系統一經形成，它就是當地重要的人才信息庫，為用人單位和檔案寄存者服務。例如，通過數據庫建設，可以錄入人員的學歷、職稱、學習和工作經歷、業務能力、特長愛好等，從而為當地的行政管理及其政策的制定提供參考。信息化是當今社會發展的一大趨勢，也對檔案管理工作有了新的要求，那就是運用新的檔案管理手段和新的信息技術，促進檔案管理工作效率和水平的提高，以期盡快實現檔案信息化管理。

目前，計算機技術已普遍應用在檔案管理工作中，在國內，也有越來越多的學校使用計算機輔助管理檔案。迫在眉睫的一個形勢就是人事檔案計算機輔助管理，加速信息化檔案管理，推動檔案管理的和諧有序的發展，還必須提高檔案工作人員的專業技能和素質。

（作者單位：四川省旅游學校）