鄉鎮林業站檔案管理初探

代興波

摘 要：鄉鎮林業站檔案管理工作日益成為檔案工作的重要組成部分，也是林業單位進行規范化管理的重要內容之一。管理好、做好鄉鎮林業站檔案管理工作是每名林業檔案管理人員必須履行的重要職責。然而，多數鄉鎮林業站檔案管理工作人員更換頻繁，且大多為兼職檔案員，在管理上存在較多漏洞，本文總結當前鄉鎮林業站檔案管理面臨的問題，并且提出解決對策和建議。

關鍵詞：鄉鎮林業站；林業站檔案管理工作；面臨問題；解決對策和建議

中圖分類號： F326.2文獻標識碼： A文章編號： 1004-3020（2016）02-0064-03

近幾年來，鄉鎮林業站檔案工作在林業主管局和鄉鎮黨委、政府的正確領導下，在市、區檔案部門的幫助下，取得可喜的成績。有一大批鄉鎮林業站的檔案管理工作達到省二級標準，部分鄉鎮林業站甚至通過省一級晉升，形成良好的檔案工作局面，使得基層林業站檔案管理工作達到制度化、規范化、現代化的要求。但縱觀全局，由于林業站的人員編制少、檔案資金投入少、檔案業務培訓學習少，林業工作任務多，勢必造成鄉鎮林業站檔案管理仍存在一些問題。

1 林業檔案的主要特點

1.1 林業檔案憑證性

《中華人民共和國檔案法》第二條明確規定：檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。林業站檔案是林業站在履行職能工作中自然形成的，保留了林業工作人員的歷史真跡，如行政詢問筆錄、公文寫作、申請和報告等，有些還保留了林業工作人員的聲音、形象和照片，如林業培訓課件、森林防火培訓等等，這些都體現檔案是林業工作確鑿的真憑實據即林業憑證性。

1.2 林業檔案參考性

林業檔案作為一種歷史記錄，不僅真實地記錄和反映了林業站實踐活動的深度，也反映了林業站實踐活動的廣度，為林業產業提供了正反兩方面的經驗。如通過每年的林業生產年報統計，可準確反映出林業生產分布、特點及數量、質量等，這些數據為林業后期發展、規劃提供有效參考。

1.3 林業檔案載體性

林業檔案是一個單位的真實、全面的反映，是一個單位維護自身權益的重要工具，是一個單位規范管理的基礎，是積累和傳播知識重要載體。如村民因山界發生林權糾紛，通過到林業站查詢林權檔案，林權檔案上記載的四至、小地名、面積、林班、小班、身份證號、座落位置和示意圖等項目一目了然，雙方仔細查看核對，讓糾紛當事雙方心服口服，林權檔案能有效解決林農山林糾紛。

1.4 林業檔案安全性

林業檔案在某些方面具有專屬性和獨創性，屬于國家和單位的知識產權保護范疇，必須得到尊重和保護，如涉及林業地形圖等有保密要求的一定要加強對林業站工作人員的保密教育，對于各種林業文件等有保密等級的，一定要按保密要求執行，不能公開的堅決不公開，一定要提高林業檔案人員的檔案保密意識，確保林業檔案的安全。

1.5 林業檔案專業性

林業檔案與其他檔案有著本質區別，區別在于林業檔案具有較強的專業性，如對竹類、馬尾松、柑桔等方面的研究時，歸檔材料含有調查記錄表、調查小班因子、氣候、土壤等大量的專業調查數據，涉及國土、水利多個方面和層次的內容。因此林業檔案專業性較強，必須加強落實專人進行管理。

2 林業檔案管理存在的問題

2.1 林業檔案管理重視不夠

林業檔案意識薄弱，少數單位、部分領導人員和工作人員對檔案工作重視還不夠，未能對林業檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然把檔案工作列入年度工作計劃，但真正把檔案管理工作作為本單位重要工作還存在許多缺陷和不足。有的單位重要的業務檔案沒有及時整理、裝訂、歸檔和移交綜合檔案室，而是放置在職能各科室?？陀^上講，行政執法檔案、重要林權檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，歸入檔案室保管給調閱利用確實造成不便，但按照檔案管理要求，不符合檔案法規定。

2.2 林業檔案管理制度不全

林業檔案收集意識淡薄，部分林業站工作人員沒有經過檔案知識培訓，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等一整套業務不熟悉，不專業。有部分林業站檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒中，沒有足夠的時間整理歸檔，嚴重影響檔案管理水平；一些歸檔的材料還不夠真實和準確；檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；借出的檔案不履行借閱手續等等，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向，這些種種弊端嚴重損害林業站檔案的建立和完善。

2.3 林業檔案硬件設施不足

多數鄉鎮林業站建立林業綜合檔案室，但林業綜合檔案到時常變成了雜物室、綜合雜物室，且檔案設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別林業站綜合檔案室檔案室、檢索室、實物室、電腦室為同一辦公室，使得檔案設備建設很不標準，有的甚至不符合要求，造成個別的單位根本沒有對檔案進行保管，檔案資料象垃圾一樣堆放在某一角落。這些問題的產生，究其根本原因則是對林業檔案工作認識不足所造成的。

2.4 林業站檔案員積極性不高

林業檔案管理工作是一項政策性、專業性和技術性都很強的工作，只有具備較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。而當前有的林業站檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事林業站檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響林業站檔案管理工作的持續性和穩定性。有個別領導和檔案人員對檔案工作存在隨意應付了事的思想，思想上存在著為難情緒。

3 林業檔案管理工作的對策及建議

3.1 提高認識加強領導

只有林業站領導充分認識檔案工作的必要性和重要性，明確檔案工作職責，建立以領導親自任組長，專（兼）職檔案管理員為成員的檔案管理工作領導小組，才能抓好林業站檔案管理工作。林業站要解決好林業檔案人員的實際問題和待遇，為他們提供良好的發展平臺，使他們能安心從事檔案工作，從而促進林業檔案工作持續穩定的發展。

3.2 調動林業檔案人員積極性

在實際的檔案管理工作中，要激發林業站職工對林業檔案工作的積極性和熱情，必須要制定獎懲工作機制和考核機制，確保林業檔案工作正常開展。如在單位年終考核中，突出檔案管理工作的分值，并實行檔案工作一票否決制，加大對檔案工作管理的力度，對檔案工作做得好的一定要獎勵，對檔案工作做得不好一定及時指正并提出整改。

3.3 建立和健全管理機制

建立和健全《檔案管理員的職責》、《保密工作制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案接收制度》、《檔案保管制度》、《檔案登記制度》、《檔案管理目標任務獎懲辦法》等一系列林業檔案管理制度，并上墻公示，確保林業站檔案管理工作向法制化、制度化、規范化方向推進。

3.4 強化林業檔案宣傳和培訓

林業單位要充分利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育，通過宣傳牌、制作電子課件，擴大林業檔案工作的影響力，向廣大林業職工普及檔案整理工作知識和技藝；在新時期下，更要把握林業檔案工作的發展趨勢，注重實效，運用“走出去、請進來”等培訓方式，使懂得檔案工作的人員多起來、從事收集林業檔案工作的人員多起來、掌握林業檔案立卷歸檔工作的人員多起來、有效促進檔案工作效率的提高。

3.5 做好林業檔案收集工作

作為一名林業檔案人員，平時的主要工作就是檔案收集工作，了解有關本單位各類檔案收集、立卷歸檔及工作動態規律，爭取檔案收集工作的主動權，以便及時將形成的檔案立卷歸檔，統一管理，確保林業檔案種類、內容真實完整。通過提高對林業檔案利用率，更好地為單位領導服務，為鄉鎮政府中心工作服務、為基層林農服務，為經濟發展和構建和諧社會服務。

3.6 加大林業檔案基礎設施投入

檔案設備的好與壞，直接影響到檔案的壽命；檔案工具的好與壞，直接影響檔案室整齊規范。那些檔案保管條件差得單位，往往對檔案造成損害。為此，林業檔案室必須嚴格按照《中華人民共和國檔案法》檔案保管標準要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能的改變檔案室雜、亂、臟等問題，做到林業站檔案室統一、整齊和規范。

3.7 實現林業檔案信息化

信息化是當今社會發展的一大趨勢，目前，實現檔案計算機輔助管理勢在必行。面臨上萬宗《林權證》檔案；面臨上千戶退耕還林戶檔案；面臨生態公益林補償政策兌現檔案，單靠一對一的查詢極大消耗人力、物力和財力，只要通過電子表格錄入和掃描才能有效解決檔案查詢工作效率。只有加強檔案信息化建設，林業檔案管理水平才能跟上當今社會檔案管理發展趨勢，才能實現林業檔案信息化、電子化的目標。

鄉鎮林業站檔案工作是一項讓人看不起眼，但工作繁瑣的工作。要做好一名合格的林業站檔案管理人員，不但需要自身檔案業務素質過硬，還離不開單位領導支持和大量的人力、物力和財力的投入。首先對檔案工作認識要到位，其次要具備一定檔案理論水平和嫻熟的檔案業務技能，最后在繼承優秀檔案管理經驗的基礎上創造檔案管理新方法、新方式，以更好適合檔案管理新要求。“林業檔案為林業、更好服務于林業”這是我們林業站基層檔案工作人員的不懈努力追求的目標和宗旨。

（責任編輯：唐 嵐）