Word中“郵件合并”功能及應用

張紅波

摘 要： 在日常工作中，打印榮譽證書、工資條、成績單等這些瑣碎的任務，耗費的精力大，時間長，利用Word中的“郵件合并”功能可以快速有效地批量處理數據，生成打印用的word文檔，大大提高工作效率和準確度。

關鍵詞： Word“郵件合并” 批量處理 數據 效率 準確度

一、Word中“郵件合并”功能介紹

郵件合并：在Office中，先建立兩個文檔：一個Word包括所有文件共有內容的主文檔和一個包括變化信息的數據源EXCEL工作表，然后使用合并功能在主文檔中插入變化的信息，合成后的文件，用戶可以保存為Word文檔，可以打印出來。

本文以榮譽證書的批量打印為例，介紹郵件合并功能的運用。

二、設計榮譽證書模板的主文檔

第一步：新建一個word文檔，將頁面調整為橫向，然后根據證書的實際尺寸調整頁邊距。

第二步：輸入證書基本內容，按要求進行格式設置。如圖1所示：

第三步：打印一份查看比對與證書原件，根據需要進行調整，接近一致時，命名為“榮譽證書模板.doc”，進行保存。

三、制作獲得榮譽的信息表

利用excel 2003軟件將獲得榮譽的人員姓名及榮譽稱號相關內容輸入工作表當中，命名為“某年度榮譽信息表.xls”，進行保存。需要注意的是在錄入信息時必須保證第一行是字段名，數據行中間不能有空行。

四、導入數據源，制作打印

第一步：打開文檔“榮譽證書模板.doc”，選擇“視圖”菜單，將“工具欄”中的“郵件合并”選中，這時在word工作區上面將出現“郵件合并”工具欄。

第二步：在“郵件合并”工具欄中點擊“打開數據源”按鈕，選擇做好的“某年度榮譽信息表.xls”并打開。

第三步：在默認狀態下點擊“確定”按鈕。

第四步：在“郵件合并”工具欄點擊“插入域”按鈕，將excel工作表中的“姓名”及“榮譽稱號”數據分別插入到證書相應的位置。

第五步：為了美觀且突出顯示，將姓名、榮譽稱號字段進行格式設置，這里將這兩項設置為“華文行楷”字體，加粗。

第六步：將光標定位在“姓名”之后，在“郵件合并”工具欄中點擊“插入word域”按鈕，在下拉列表中選擇“下一記錄條件”，

第七步：在“郵件合并”中工具欄中點擊“合并到新文檔”按鈕，選擇“全部”并點擊“確定”按鈕，word生成“字母1”文檔，進行保存。這時候，全部獲得榮譽的人員證書自動生成，如圖2所示：

第八步：在安裝有打印機的電腦上選擇“打印”，即完成打印，從而高效、準確地完成任務。

五、批量插入照片

新生入學時需要佩戴胸卡，除了顯示學生的基本信息外，還需要顯示打印出學生的本人照片，這時候同樣也要用到“郵件合并”這個應用。與上述有些不同，具體方法如下：

（一）照片的采集和編輯。

照片格式：jpg，大小：10-20KB為好，照片名稱要求與學生姓名一致，不能出現同音字和形近字，將制作好的照片、數據源、word模板放到同一文件夾中。

（二）制作插入圖片模板文檔和學生基本信息表，方法同上。

（三）導入數據源、制作打印同“四、導入數據源，制作打印”部分的前六步一樣。

（四）批量導入照片。

1.將光標定位在要放置照片的位置，然后單擊菜單欄的“插入”菜單/”域”命令，打開“域”命令對話框，選擇includepicture，在文件名域輸入“2014”，單擊“確定”按鈕。

2.按組合鍵“Alt+F9”，選定“2014”，單擊“郵件合并”工具欄中的“插入域”按鈕。在“輸入合并域”對話框中，選擇“照片”，單擊“插入”按鈕，最后單擊“關閉”按鈕。

3.按組合鍵“Alt+F9”，選擇單擊“合并到新文檔”按鈕，生成批量學生胸卡打印信息表，按組合鍵“Alt+F9”，選擇點擊“文件”菜單/“打印”命令，完成。如圖3所示：

注意：當新生成的文檔中沒有顯示照片時，可以按組合鍵“ctrl+A”全選，按F9鍵刷新，若還沒有顯示，則直接將生成的文檔保存，重新打開，全選，按F9刷新。

五、結語

本文以實例的形式紹了利用Word中郵件合并強大的功能，實現了文字等數據元素的批量插入，操作簡單，易用性強。

參考文獻：

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