人事檔案信息安全管理研究

文/陳靜

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人事檔案信息安全管理研究

文/陳靜

人事檔案涉及每個人的切身利益，屬于民生問題，人事檔案信息安全一旦得不到保障，會給當(dāng)事人帶來極大的損失，有的甚至無法挽回。如何實(shí)現(xiàn)人事檔案信息安全管理效率的最大化無疑成為了當(dāng)前關(guān)注的重點(diǎn)話題

人事檔案是人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實(shí)反映。人事檔案信息安全管理是指存在于人事檔案信息的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用全過程的安全管理活動。由于人事檔案涉及每個人的切身利益，如何實(shí)現(xiàn)人事檔案信息安全管理效率的最大化無疑成為了當(dāng)前關(guān)注的重點(diǎn)話題。

一、加強(qiáng)人事檔案信息安全管理的必要性

1、人事檔案自身性質(zhì)決定信息安全管理的重要性

人事檔案具有真實(shí)性、動態(tài)性、現(xiàn)實(shí)性、專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)，它與個人職稱申報(bào)、定級、政審等緊密聯(lián)系在一起，是綜合考察及使用的重要依據(jù)之一，更是對流動人員管理的重要憑證。當(dāng)前我國養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)保險(xiǎn)等福利政策的制定、完善、推廣也是與人事檔案密切關(guān)聯(lián)。因此，必須要全面加強(qiáng)人事檔案信息安全管理，保障人事檔案資料的完整性、真實(shí)性及有效性。

2、人事檔案信息安全管理的現(xiàn)實(shí)緊迫性

人事檔案信息安全管理的現(xiàn)實(shí)緊迫性主要體現(xiàn)在人事檔案對國家、用人單位及個人都具有至關(guān)重要的作用方面。從目前我國人事檔案信息管理的現(xiàn)狀來看，棄檔、死檔、無頭檔案、檔案丟失、檔案資料失真等問題較為普遍，給國家、用人單位及個人帶來了巨大的損失，同時也造成了當(dāng)前人事檔案管理效率的低下。因此，就必須進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案信息安全管理，以強(qiáng)化人事檔案的社會功能。

3、人事檔案信息安全管理的技術(shù)可行性

信息時代快速發(fā)展的今天，新一代信息技術(shù)已經(jīng)廣泛滲透到我們的日常生活、學(xué)習(xí)和工作中。但是許多地區(qū)的人事檔案信息安全管理出于安全和保密的原則，其管理模式還是停留在紙質(zhì)載體上，這儼然與當(dāng)前社會信息化發(fā)展格格不入。為此，在保障人事檔案信息安全與保密的前提之下，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)囊胄乱淮畔⒓夹g(shù)，便于快速、方便的利用。總體而言，新一代信息技術(shù)既呼喚現(xiàn)有人事檔案管理的深化改革，同時又為人事檔案信息安全管理提供了有力的支撐條件。

二、當(dāng)前人事檔案信息安全管理存在的突出問題

1、人事檔案信息安全管理基礎(chǔ)設(shè)施滯后

本文人事檔案信息安全管理基礎(chǔ)設(shè)施特指計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、電力分配系統(tǒng)等新一代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，可實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的簡單化。由于人事檔案信息安全管理基礎(chǔ)設(shè)施的滯后，包括人事檔案設(shè)備落后、運(yùn)行環(huán)境惡劣、設(shè)備兼容匹配性差、信息存儲介質(zhì)保管環(huán)境等問題，又可直接導(dǎo)致人事檔案信息安全面臨災(zāi)難性的后果。在這個過程中，人事檔案信息安全管理基礎(chǔ)設(shè)施一旦發(fā)生致命性的損壞，就會使所有產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)和保管的人事檔案電子資料出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，不可讀取或是全部丟失，嚴(yán)重威脅人事檔案信息安全。

2、人事檔案信息安全管理系統(tǒng)比較脆弱

人事檔案信息安全管理系統(tǒng)比較脆弱也是當(dāng)前人事檔案信息安全管理存在的一個突出問題。例如，人事檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以提供相互交流的平臺，也可間接影響到人事檔案信息安全。當(dāng)人事檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)硬件故障、軟件故障或者其他技術(shù)性故障都會直接威脅到人事檔案信息安全。又例如，在人事檔案信息安全系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，受到設(shè)計(jì)者本身的技術(shù)能力和設(shè)計(jì)模式的限制，會給人事檔案信息安全管理系統(tǒng)留下不同程度的缺陷或漏洞。如再出現(xiàn)人事檔案信息安全管理人員在人事檔案資料的傳送、存儲及處理過程中的違規(guī)操縱情況，也會大大削弱人事檔案信息安全管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，威脅人事檔案信息安全。

3、人事檔案信息安全管理人員責(zé)任意識落后

人事檔案信息安全管理人員責(zé)任意識落后，主要體現(xiàn)在對人事檔案信息安全管理的認(rèn)識不足、重視程度不夠、責(zé)任心不強(qiáng)，從而不能夠及時發(fā)現(xiàn)并處理人事檔案信息安全管理中已存在的漏洞以及可能出現(xiàn)的安全隱患。同時，在實(shí)踐操作過程中，部分人事檔案信息安全管理人員未能嚴(yán)格執(zhí)行按期修改人事檔案信息安全管理系統(tǒng)密碼等操作規(guī)程，大大降低了人事檔案信息安全程度。

三、加強(qiáng)人事檔案信息安全管理的實(shí)現(xiàn)途徑

1、完善人事檔案信息安全管理法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)

完善人事檔案信息安全管理法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，是在嚴(yán)格遵守人事檔案工作法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的同時，要求各級人事檔案管理部門還需結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定有效的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，且該規(guī)范還需要做到與相關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)，與現(xiàn)行人事檔案信息安全管理的實(shí)踐工作相配套，最大程度上確保人事檔案信息不丟失、不損壞、不失真、不泄密。同時，完備的人事檔案信息安全管理法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，還要通過多種形式的活動提升自身和社會法律意識，真正建立一套以更好的維護(hù)人事檔案信息安全。完善人事檔案信息安全管理法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，

2、建立人事檔案信息安全管理保障應(yīng)急機(jī)制

結(jié)合當(dāng)前人事檔案信息安全管理的新形勢，從保護(hù)國家資源戰(zhàn)略的高度出發(fā)，必須要建立人事檔案信息安全管理保障應(yīng)急機(jī)制，預(yù)先估計(jì)潛在的危機(jī)和后果，提升人事檔案信息安全管理的處置能力，做好全方位的應(yīng)急準(zhǔn)備。要建立人事檔案信息安全管理責(zé)任制度，制定人事檔案和電子檔案保管、保密和利用操作流程，完善人事檔案的鑒定程度和方法，并對人事檔案信息安全管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期督查，確保各項(xiàng)制度能夠高效、準(zhǔn)確的運(yùn)行。

3、強(qiáng)化人事檔案信息安全管理人員責(zé)任意識

強(qiáng)化人事檔案信息安全管理人員責(zé)任意識，首先需要人事檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作者樹立正確的人事檔案信息安全管理觀念，堅(jiān)持“積極防御”、“綜合防治”、“以防為主”、“防治結(jié)合”的方針，不斷增強(qiáng)人事檔案信息安全管理的使命感、責(zé)任心，并提升人事檔案信息安全管理部門對建立和發(fā)展人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)識程度。

同時也要重視人事檔案信息安全管理人員的思想政治和職業(yè)道德教育，多渠道、有目的的對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過開展形式多樣的人事檔案信息安全管理教育活動，保障其深刻認(rèn)識人事檔案信息安全管理的重要性。

（作者單位：陜西廣播電視臺）