人事檔案信息安全管理研究

文/陳靜

?

人事檔案信息安全管理研究

文/陳靜

人事檔案涉及每個人的切身利益，屬于民生問題，人事檔案信息安全一旦得不到保障，會給當事人帶來極大的損失，有的甚至無法挽回。如何實現人事檔案信息安全管理效率的最大化無疑成為了當前關注的重點話題

人事檔案是人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。人事檔案信息安全管理是指存在于人事檔案信息的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用全過程的安全管理活動。由于人事檔案涉及每個人的切身利益，如何實現人事檔案信息安全管理效率的最大化無疑成為了當前關注的重點話題。

一、加強人事檔案信息安全管理的必要性

1、人事檔案自身性質決定信息安全管理的重要性

人事檔案具有真實性、動態性、現實性、專業性、機密性等特點，它與個人職稱申報、定級、政審等緊密聯系在一起，是綜合考察及使用的重要依據之一，更是對流動人員管理的重要憑證。當前我國養老、醫療、失業保險等福利政策的制定、完善、推廣也是與人事檔案密切關聯。因此，必須要全面加強人事檔案信息安全管理，保障人事檔案資料的完整性、真實性及有效性。

2、人事檔案信息安全管理的現實緊迫性

人事檔案信息安全管理的現實緊迫性主要體現在人事檔案對國家、用人單位及個人都具有至關重要的作用方面。從目前我國人事檔案信息管理的現狀來看，棄檔、死檔、無頭檔案、檔案丟失、檔案資料失真等問題較為普遍，給國家、用人單位及個人帶來了巨大的損失，同時也造成了當前人事檔案管理效率的低下。因此，就必須進一步加強人事檔案信息安全管理，以強化人事檔案的社會功能。

3、人事檔案信息安全管理的技術可行性

信息時代快速發展的今天，新一代信息技術已經廣泛滲透到我們的日常生活、學習和工作中。但是許多地區的人事檔案信息安全管理出于安全和保密的原則，其管理模式還是停留在紙質載體上，這儼然與當前社會信息化發展格格不入。為此，在保障人事檔案信息安全與保密的前提之下，應當適當的引入新一代信息技術，便于快速、方便的利用。總體而言，新一代信息技術既呼喚現有人事檔案管理的深化改革，同時又為人事檔案信息安全管理提供了有力的支撐條件。

二、當前人事檔案信息安全管理存在的突出問題

1、人事檔案信息安全管理基礎設施滯后

本文人事檔案信息安全管理基礎設施特指計算機網絡系統、通信系統、電力分配系統等新一代信息網絡技術手段，可實現人事檔案信息管理的簡單化。由于人事檔案信息安全管理基礎設施的滯后，包括人事檔案設備落后、運行環境惡劣、設備兼容匹配性差、信息存儲介質保管環境等問題，又可直接導致人事檔案信息安全面臨災難性的后果。在這個過程中，人事檔案信息安全管理基礎設施一旦發生致命性的損壞，就會使所有產生、流轉和保管的人事檔案電子資料出現數據錯誤，不可讀取或是全部丟失，嚴重威脅人事檔案信息安全。

2、人事檔案信息安全管理系統比較脆弱

人事檔案信息安全管理系統比較脆弱也是當前人事檔案信息安全管理存在的一個突出問題。例如，人事檔案計算機網絡可以提供相互交流的平臺，也可間接影響到人事檔案信息安全。當人事檔案計算機網絡出現硬件故障、軟件故障或者其他技術性故障都會直接威脅到人事檔案信息安全。又例如，在人事檔案信息安全系統設計的過程中，受到設計者本身的技術能力和設計模式的限制，會給人事檔案信息安全管理系統留下不同程度的缺陷或漏洞。如再出現人事檔案信息安全管理人員在人事檔案資料的傳送、存儲及處理過程中的違規操縱情況，也會大大削弱人事檔案信息安全管理系統的穩定性，威脅人事檔案信息安全。

3、人事檔案信息安全管理人員責任意識落后

人事檔案信息安全管理人員責任意識落后，主要體現在對人事檔案信息安全管理的認識不足、重視程度不夠、責任心不強，從而不能夠及時發現并處理人事檔案信息安全管理中已存在的漏洞以及可能出現的安全隱患。同時，在實踐操作過程中，部分人事檔案信息安全管理人員未能嚴格執行按期修改人事檔案信息安全管理系統密碼等操作規程，大大降低了人事檔案信息安全程度。

三、加強人事檔案信息安全管理的實現途徑

1、完善人事檔案信息安全管理法規與標準

完善人事檔案信息安全管理法規與標準，是在嚴格遵守人事檔案工作法律、法規、標準的同時，要求各級人事檔案管理部門還需結合本單位的實際情況制定有效的標準規范，且該規范還需要做到與相關法律法規相協調，與現行人事檔案信息安全管理的實踐工作相配套，最大程度上確保人事檔案信息不丟失、不損壞、不失真、不泄密。同時，完備的人事檔案信息安全管理法規與標準，還要通過多種形式的活動提升自身和社會法律意識，真正建立一套以更好的維護人事檔案信息安全。完善人事檔案信息安全管理法規與標準，

2、建立人事檔案信息安全管理保障應急機制

結合當前人事檔案信息安全管理的新形勢，從保護國家資源戰略的高度出發，必須要建立人事檔案信息安全管理保障應急機制，預先估計潛在的危機和后果，提升人事檔案信息安全管理的處置能力，做好全方位的應急準備。要建立人事檔案信息安全管理責任制度，制定人事檔案和電子檔案保管、保密和利用操作流程，完善人事檔案的鑒定程度和方法，并對人事檔案信息安全管理制度的執行情況進行定期督查，確保各項制度能夠高效、準確的運行。

3、強化人事檔案信息安全管理人員責任意識

強化人事檔案信息安全管理人員責任意識，首先需要人事檔案管理部門領導和檔案管理工作者樹立正確的人事檔案信息安全管理觀念，堅持“積極防御”、“綜合防治”、“以防為主”、“防治結合”的方針，不斷增強人事檔案信息安全管理的使命感、責任心，并提升人事檔案信息安全管理部門對建立和發展人事檔案信息網絡的認識程度。

同時也要重視人事檔案信息安全管理人員的思想政治和職業道德教育，多渠道、有目的的對檔案管理人員進行業務培訓。通過開展形式多樣的人事檔案信息安全管理教育活動，保障其深刻認識人事檔案信息安全管理的重要性。

（作者單位：陜西廣播電視臺）