如何做好工程測量項目檔案管理

文/劉敏

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如何做好工程測量項目檔案管理

文/劉敏

本文結合工程測量項目中檔案形成的特點，提出檔案質量控制的重要性，掌握項目文件資料的歸檔質量以及各個環節中的具體操作要領，是工程測量項目質量控制的基礎和保障，檔案管理部門加強對工程測量運作進程的跟蹤和監控，是工程測量項目文件材料及時、完整、齊全歸檔的必要條件之一

工程測量項目檔案是項目從立項、批復、設計、招投標、簽訂合同、施測、計算、成果驗收等過程中形成的一系列具有保存價值的文件，包含觀測記錄、照片、圖紙、計算、成果等資料的真實記錄。檔案對整個工程項目改、擴建有著重要的憑證作用；對提高測量工程項目管理及控制水平有著重要的參考和借鑒作用。下面結合工作實踐，就如何做好工程測量項目檔案管理工作，談談個人的觀點和想法。

一、工程測量檔案形成及類型

（一）工程測量

工程測量是指工程建設中的所有測繪工作的統稱。包括在工程建設中的勘測、設計、施工和管理各個階段所進行的各種測量工作。其內容包括控制網建立、地形圖測繪、施工放樣定位、竣工測量以及工程變形測量等。是國家經濟建設和國防建設過程中必不可少的測量方法，測量成果資料具有其科學性、保密性、系統性和專業性等特點，故在完成相關測量工作后，必須對過程文件及成果資料進行整理歸檔，即建立工程測量項目檔案文件。

（二）檔案形成及類型

工程測量項目檔案是根據其應用的階段性不同，匯交的主體和內容不同而形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等一些原始記錄以及內業工作完成后形成的計算成果、工作報告、技術報告、檢驗報告、數據處理報告等的資料文件，按要求均須歸檔，最終形成項目檔案文件，其類型主要包括有：

1、設計階段文檔資料

任何一項工程測量都需按照設計與實際環境相結合進行選址與勘測設計。在選址和勘測前還應對測量工程項目進行立項和審批；在設計過程中應提供各種比例尺的地形圖與數字地形資料；根據收集的各種資料編寫項目設計書和施測過程中的一些指導性文件。由以上三個步驟形成的文件和報告歸檔后形成了設計階段的文檔資料。

2、建設過程觀測資料

測量工程施工建設階段需要將工程中設計目標的位置標定在現場，作為實際施工的依據。在施工過程中還需對工程進行監理檢測，以確保工程的質量。測量工程施工建設階段的測量工作主要分為施工測量和監理測量兩部分。施工測量的主要內容為施工控制網的建立和施工放樣，監理測量的工作主要為檢查并審核施工測量數據。無論是施工測量還是監理測量，都應依照“從整體到局部，先控制后碎部”的測量原則進行操作。工程測量的建設過程中觀測資料包括：1）控制資料：控制點的選埋、點之記、觀測數據、計算成果及總結性文檔；2）碎部資料：采集的數據、草圖、轉換參數、觀測手簿、圖件及觀測說明性文件。

3、檢查驗收文件資料

工程竣工后，需要對工程及上交的成果、圖表、文檔進行檢查驗收。即進行最終的定位測量工作，并形成對設計和施工階段作出客觀評價的報告性文本資料，在檢查驗收階段需要上交的資料包括：外業定位測量獲取的數據、手簿、計算成果、檢查驗收報告等。

二、工程測量檔案的特點及電子檔案建立

針對工程測量項目中檔案的類型和特點，建立健全電子檔案，保證工程測量項目在運營管理階段做到有的放矢，事半功倍。

（一）檔案特點

1、檔案管理部門目前對工程測量項目的檔案管理，沒有形成的系統管理的規章制度和程序化的工作路數。因此，整個工程測量項目檔案管理系統，需要檔案管理者在實踐工作中不斷地探索、修整及完善。

2、檔案管理部門屬于業務部門，這種局限性，使得其不能全面和及時的掌握工程測量項目的進展、運作等情況。因而造成了不能全面地履行對工程測量項目中形成的文件、材料存檔工作的監督、指導職責。

3、工程測量項目形成的文件，來源較廣、類別較多、載體形式復雜、形成時間較長，這對檔案管理部門的工作質量，提出了更高的要求。

（二）電子檔案建立

檔案管理要依托現代化信息處理技術建立電子檔案平臺，提高工程測量中形成文件的存檔質量，在局域網下搭建一個工程測量項目與檔案管理系統之間的相互處理平臺。實現這樣操作，還可以使管理人員、設計人員在檔案管理部門的計算機網絡平臺上查詢有關檔案、標準資料信息，在工程測量施測中抽查技術質量時，也能夠迅速地打印出所需的工程清單，從而，從根本上縮短了檔案信息處理及傳遞時間，提高了工作效率，在這項工作中，應把紙質檔案與電子檔案的完全一致性做為重點，防止出現偏差。

三、工程測量檔案管理控制要點及具體操作

以工程測量的特點來看，保證工程測量項目存檔文件齊全、完整與真實，是檔案管理控制質量工作的關鍵和基本要求，對于存檔文件資料的來源及內容要求真實，這才能使檔案具有憑證、依據的作用，才具有保存和使用的價值。

（一）檔案管理質量控制工作的要點

1、控制工程測量項目存檔文件齊全與完整性的質量。由于工程測量項目具有參加單位多、建設施測周期長、人員構架不固定，以及施工、采購、加工、監理等諸多環節齊頭并進等客觀因素，增加了承包項目存檔文件材料的積累、收集難度。要提高項目存檔文件的質量，要做到嚴格發文、來文和文件借閱情況的登記，消除文件在流轉使用過程中失散的隱患；消除各環節中文件、資料、成果收集過程中漏項隱患；督促施測單位按照合同或協議約定移交文件資料，消除文件移交過程中缺項的隱患。

2、控制測量項目存檔文件真實性，維護檔案來源原始性的質量。工程中凡收到發文，應向發文單位索要正式的打印文件；加強對施工現場各種記錄原始性的監督檢查，保證記錄描述與實際性狀相一致，杜絕事后杜撰或憑記憶補救的現象發生；對同一份文件的不同載體形式，應對其內容描述上的一致性進行檢查、核對。

3、承包項目的檔案管理人員的職責履行。應密切關注各專業工作程序和文件處理程序，認真作好項目全部文件的收集、整理、接收、匯總、歸檔工作，并負責辦理向業主提供所需資料的移交手續。除特殊約定外，各分包項目文件材料的收集、整理工作，由分包方負責，按照合同規定時間，移交項目的承包方。項目監理單位應承擔起監理文件的收集、整理、移交的責任。

（二）檔案管理中具體操作

1、主管部門應將工程測量項目檔案管理納入項目運作的全過程，實行項目經理責任制。在項目中各層均應建立健全項目文件管理制度，保證有履行檔案管理職責的人員。

2、工程測量項目檔案收集、整理與歸檔的范圍應予以明確。操作過程中應列出明細，明確工作完成的具體時限。

3、工程測量項目歸檔文件的分類應遵循其形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，便于保管和利用。

4、按照檔案管理規定，嚴格要求歸檔文件的質量。文件、文本資料應字跡清晰，圖表整潔，簽署完整，書寫材料耐久，裝訂牢固。電子文件應使用不可擦寫光盤，聲像材料應注意保證其載體的時效性。

5、強調檔案管理部門對工程測量項目檔案的保管、利用工作。負責和施工單位、任何個人或部門不得以任何理由留存應歸檔的文件。

工程測量項目檔案管理控制工作，在項目系統管理中占有非常重要的地位和作用，建立良好的、符合客觀實際的檔案管理工作秩序和模式，建立健全電子檔案，開發檔案管理中具體操作的新思路，實現檔案的有效利用。為各測量工程項目的勘測、設計、施工、安裝、竣工、監測以及運營管理等提供安全保障和服務，是檔案管理部門和人員的職責。

（作者單位：國家測繪地理信息局大地測量數據處理中心）