科技檔案利用模式的變化及檔案室的應(yīng)對之策

文/張瑞梅　李艷

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科技檔案利用模式的變化及檔案室的應(yīng)對之策

文/張瑞梅李艷

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，科技檔案的利用模式發(fā)生了顯著變化。利用對象由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案，由檔案原件利用轉(zhuǎn)向數(shù)字副本利用。未來，檔案利用向知識與服務(wù)并重轉(zhuǎn)化，利用程度更加深入和細化，在線利用、館際共享、知識服務(wù)將得到不同程度的實現(xiàn)。檔案室作為檔案管理職能部門，要順應(yīng)形勢，在轉(zhuǎn)變服務(wù)理念、完善規(guī)章制度、做好信息資源開發(fā)、利用技術(shù)手段、提高人員素質(zhì)幾個方面有所作為，正確應(yīng)對利用模式轉(zhuǎn)變帶來的機遇和挑戰(zhàn)

科技檔案信息資源的開發(fā)利用，對于科研查新、科研成果檢索與轉(zhuǎn)化、科研項目與團隊評估有重要的意義。然而科技檔案利用價值衰減規(guī)律的研究表明：科技檔案的利用價值隨著時間的增長而衰減，10年后其利用價值將衰減80%以上。因此科技檔案不但要重視利用，更要重視早期利用，即在檔案室階段的利用。檔案室應(yīng)順應(yīng)形勢，立足需求，主動作為，采取積極的應(yīng)對之策。

一、當前檔案利用模式的變化

最大的變化是：利用對象由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案。傳統(tǒng)的利用以紙質(zhì)借閱為主，無論條目利用、憑證利用還是內(nèi)容利用，都要動用紙質(zhì)檔案。隨著數(shù)字化掃描工作的完成，各類檔案都建立了數(shù)字副本，電子檔案利用比重不斷增大。除涉密程度高、特殊保護以及憑證利用外，電子檔案利用基本可以滿足當前的利用需求。

與傳統(tǒng)利用相比，電子檔案利用模式顯現(xiàn)許多優(yōu)勢。①滿足多人同時利用。傳統(tǒng)利用過程具有排他性，同一時間內(nèi)一份實體檔案只能供一人借用。②提高工作效率。傳統(tǒng)利用查閱、調(diào)檔全靠人力，需查檔、填單、取檔、手工登記，服務(wù)效率較低。③降低利用成本。傳統(tǒng)利用成本較高，幾乎每次利用都要調(diào)閱檔案，以及根據(jù)需求提供復(fù)印等，需要耗費一定的人力和物質(zhì)成本。④保護檔案原件。傳統(tǒng)利用過程中原件利用占較大比例，頻繁取閱原件，不利于檔案原件的保存壽命。

二、檔案服務(wù)的相應(yīng)調(diào)整

1、對于科研工作中利用頻次較多、程度較深的內(nèi)容利用，將服務(wù)方式調(diào)整為：凡檔案借閱，非密檔案可通過在線傳輸提供給利用者，涉密檔案仍舊只提供紙本檔案（對責(zé)任者本人可提供電子檔案）；凡館內(nèi)閱覽，優(yōu)先提供電子版閱覽，利用者無拷貝權(quán)限和途徑，現(xiàn)場有工作人員監(jiān)督。

2、對于科研管理中利用量大、程度較淺的條目利用，如職稱評審、報獎等，通過在線加密定向傳輸，向個人或項目組提供歸檔清單。

3、對于憑證利用，可根據(jù)利用者的需求，通過在線加密定向傳輸，提供憑證頁面電子版，一般為JPG圖片或PDF頁面。此外，為方便科研管理利用，檔案室在項目歸檔完成后，會向歸檔材料的第一責(zé)任者在線加密傳輸歸檔封面和清單。

目前，檔案室已將這一利用服務(wù)方式固定化，作為一種相對穩(wěn)定的工作方法，但尚未制度化，即寫入經(jīng)審批的管理辦法，作為規(guī)范依據(jù)。這樣做的好處是：工作模式相對穩(wěn)定而不僵化，可以隨著信息技術(shù)的加速發(fā)展，自動調(diào)整進度或方式。這是檔案室在綜合權(quán)衡安全與效率、制度與便捷、服務(wù)與業(yè)務(wù)等各項制約關(guān)系后，在制度符合與利用便捷之間做出的最優(yōu)化方案。

三、未來檔案利用模式的轉(zhuǎn)變

未來，檔案利用向知識與服務(wù)并重轉(zhuǎn)化，利用程度更加深入和細化，在線利用、館際共享、知識服務(wù)將得到不同程度的實現(xiàn)。

1、在線利用

局域網(wǎng)內(nèi)在線查詢和在線閱覽，應(yīng)該是很快可以實現(xiàn)的。屆時，科研人員可在自己的辦公桌上通過“科技檔案在線服務(wù)軟件平臺”實現(xiàn)自助服務(wù)。檔案室提供檔案在線信息資源、在線服務(wù)平臺和使用技術(shù)指導(dǎo)。科研人員在局域網(wǎng)上查詢檔案信息，就像在互聯(lián)網(wǎng)上使用“百度”、“谷歌”查找資料一樣方便。

科技檔案的保密性和知識產(chǎn)權(quán)特性，決定了即使在實行了物理隔離的局域網(wǎng)上，科技檔案信息也不能被無限制的利用。安全，成為實行科技檔案信息在線利用后，檔案室將面臨的最大的隱患和難題。因此，如何確定權(quán)限范圍，避免利用泛化；如何確定利用者的身份和利用動機，避免被不適當?shù)娜死茫蝗绾螌眠M行監(jiān)督，監(jiān)控利用過程和文件流轉(zhuǎn)軌跡，就成了檔案室不得不面對的問題。必須采取適當?shù)姆椒ǎ_定不同利用者對于不同密級檔案的查閱權(quán)限和范圍，并采取適宜的措施實現(xiàn)對查閱權(quán)限和范圍的有效控制和落實，避免檔案信息被超范圍和不確定的利用，確保檔案信息利用的安全。

2、館際共享

與同級檔案室、上級檔案館、密切協(xié)作單位、有關(guān)科研機構(gòu)實現(xiàn)館際共享互借，可以推動信息資源由靜態(tài)分散管理向動態(tài)集中利用轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)信息資源的集中管理和集中開發(fā)，改變當前的信息“孤島”現(xiàn)象。

科技檔案的內(nèi)部性和保密性，決定了檔案信息不可能并入互聯(lián)網(wǎng)。館際共享的接口建設(shè)受到諸多限制。比較簡單可行的辦法，是采用數(shù)據(jù)信息備份，即雙方的數(shù)字信息資源互相備份，互相納入對方的信息資源數(shù)據(jù)庫，在各自局域網(wǎng)內(nèi)查閱利用。

實際存在的檔案利用需求決定了這個對外接口是需要建設(shè)的。至于何時建設(shè)，怎樣建設(shè)，則需要綜合論證“利用需求、政策要求、建設(shè)成本、安全管理”各方面的制衡關(guān)系。在完成信息資源建設(shè)，實現(xiàn)安全策略完備、權(quán)限分級清晰、管理政策壁壘解除后，館際共享將可以實現(xiàn)。

3、知識服務(wù)

知識服務(wù)工作過程是信息增值的過程。檔案人員不僅提供檔案信息，還會根據(jù)利用需求，結(jié)合自身經(jīng)驗技能，對信息進行加工后提供給利用者，并關(guān)注其對利用者解決問題的效用，使檔案利用服務(wù)更具針對性和實用性。可根據(jù)用戶需要開展檔案信息專題服務(wù)和個性化定制服務(wù)等。

四、檔案室的應(yīng)對之策

作為面向科研一線服務(wù)的基層檔案室，在長達五十年的歷史發(fā)展中，形成了良好的工作傳統(tǒng)、健全的管理制度。目前，數(shù)字化掃描工作即將全部完成，具備較為完善的數(shù)字信息資源。科技檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過十幾年的不斷發(fā)展，趨于成熟，在線服務(wù)平臺建設(shè)基本完成。這是我們應(yīng)對機遇和挑戰(zhàn)的優(yōu)勢條件。

1、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念。傳統(tǒng)檔案服務(wù)“以檔案為中心，以管理為導(dǎo)向”，實質(zhì)上是一種檔案信息的循環(huán)利用，即檔案人員把同一檔案信息提供給不同利用者，并不關(guān)心使用效果。當前，檔案室必須主動積極適應(yīng)利用模式的變化，積極轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，方能以變應(yīng)變。要從知識資產(chǎn)的角度重新認識檔案，確立“以用戶為中心、以需求為導(dǎo)向”的理念，實現(xiàn)從檔案實體管理向檔案信息管理、檔案知識管理的過渡。

2、完善規(guī)章制度。在線管理和服務(wù)模式下（文件在線管理、在線歸檔、在線利用等），文件、資料與檔案的區(qū)分變得不再明顯，大量的文件、資料將實現(xiàn)即時存檔，傳統(tǒng)意義上的立卷、歸檔方式要經(jīng)受考驗，目前所遵循的鑒定、整理、立卷等工作規(guī)范也將隨之產(chǎn)生變化。檔案室要創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，不斷更新、完善規(guī)章制度。

3、做好信息資源開發(fā)。在當前信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，對數(shù)字化掃描檔案打包封裝，對重點檔案詳細著錄，結(jié)合科技檔案管理系統(tǒng)中的檔案著錄數(shù)據(jù)，形成每份檔案一個元數(shù)據(jù)（身份證）的管理模式，實現(xiàn)文件級檢索和文件內(nèi)容檢索。在進行科技檔案信息資源開發(fā)工作前，對用戶進行充分的調(diào)研與分析。以用戶需求為導(dǎo)向，以方便利用為原則，優(yōu)先開發(fā)用戶需求大、迫切急需的信息資源，減少開發(fā)的盲目性。

4、利用技術(shù)手段。加快系統(tǒng)研發(fā)，安全技術(shù)開發(fā)，安全策略預(yù)研，利用技術(shù)手段，實現(xiàn)對利用者查閱權(quán)限的控制，以及對利用過程的監(jiān)管，確保檔案信息安全。在網(wǎng)絡(luò)查閱中，按電子檔案的重要性、利用者的不同級別設(shè)置查閱權(quán)限。只有通過注冊和登記后，才可以登錄科技檔案信息庫。經(jīng)過對用戶身份確認并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才能對所需的電子檔案進行查閱利用。

5、提高人員素質(zhì)。科技檔案人員是科技檔案開發(fā)利用的主體和關(guān)鍵要素，檔案人員結(jié)構(gòu)狀況和素質(zhì)對檔案信息資源開發(fā)利用的效果有著直接的影響。加快人才隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)，特別是信息技術(shù)素質(zhì)，引進專職人才，培養(yǎng)一專多能的復(fù)合型人才，定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案人員業(yè)務(wù)水平。

（作者單位：西北核技術(shù)研究所）