科技檔案利用模式的變化及檔案室的應對之策

文/張瑞梅　李艷

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科技檔案利用模式的變化及檔案室的應對之策

文/張瑞梅李艷

隨著信息技術的發展，科技檔案的利用模式發生了顯著變化。利用對象由紙質檔案轉向電子檔案，由檔案原件利用轉向數字副本利用。未來，檔案利用向知識與服務并重轉化，利用程度更加深入和細化，在線利用、館際共享、知識服務將得到不同程度的實現。檔案室作為檔案管理職能部門，要順應形勢，在轉變服務理念、完善規章制度、做好信息資源開發、利用技術手段、提高人員素質幾個方面有所作為，正確應對利用模式轉變帶來的機遇和挑戰

科技檔案信息資源的開發利用，對于科研查新、科研成果檢索與轉化、科研項目與團隊評估有重要的意義。然而科技檔案利用價值衰減規律的研究表明：科技檔案的利用價值隨著時間的增長而衰減，10年后其利用價值將衰減80%以上。因此科技檔案不但要重視利用，更要重視早期利用，即在檔案室階段的利用。檔案室應順應形勢，立足需求，主動作為，采取積極的應對之策。

一、當前檔案利用模式的變化

最大的變化是：利用對象由紙質檔案轉向電子檔案。傳統的利用以紙質借閱為主，無論條目利用、憑證利用還是內容利用，都要動用紙質檔案。隨著數字化掃描工作的完成，各類檔案都建立了數字副本，電子檔案利用比重不斷增大。除涉密程度高、特殊保護以及憑證利用外，電子檔案利用基本可以滿足當前的利用需求。

與傳統利用相比，電子檔案利用模式顯現許多優勢。①滿足多人同時利用。傳統利用過程具有排他性，同一時間內一份實體檔案只能供一人借用。②提高工作效率。傳統利用查閱、調檔全靠人力，需查檔、填單、取檔、手工登記，服務效率較低。③降低利用成本。傳統利用成本較高，幾乎每次利用都要調閱檔案，以及根據需求提供復印等，需要耗費一定的人力和物質成本。④保護檔案原件。傳統利用過程中原件利用占較大比例，頻繁取閱原件，不利于檔案原件的保存壽命。

二、檔案服務的相應調整

1、對于科研工作中利用頻次較多、程度較深的內容利用，將服務方式調整為：凡檔案借閱，非密檔案可通過在線傳輸提供給利用者，涉密檔案仍舊只提供紙本檔案（對責任者本人可提供電子檔案）；凡館內閱覽，優先提供電子版閱覽，利用者無拷貝權限和途徑，現場有工作人員監督。

2、對于科研管理中利用量大、程度較淺的條目利用，如職稱評審、報獎等，通過在線加密定向傳輸，向個人或項目組提供歸檔清單。

3、對于憑證利用，可根據利用者的需求，通過在線加密定向傳輸，提供憑證頁面電子版，一般為JPG圖片或PDF頁面。此外，為方便科研管理利用，檔案室在項目歸檔完成后，會向歸檔材料的第一責任者在線加密傳輸歸檔封面和清單。

目前，檔案室已將這一利用服務方式固定化，作為一種相對穩定的工作方法，但尚未制度化，即寫入經審批的管理辦法，作為規范依據。這樣做的好處是：工作模式相對穩定而不僵化，可以隨著信息技術的加速發展，自動調整進度或方式。這是檔案室在綜合權衡安全與效率、制度與便捷、服務與業務等各項制約關系后，在制度符合與利用便捷之間做出的最優化方案。

三、未來檔案利用模式的轉變

未來，檔案利用向知識與服務并重轉化，利用程度更加深入和細化，在線利用、館際共享、知識服務將得到不同程度的實現。

1、在線利用

局域網內在線查詢和在線閱覽，應該是很快可以實現的。屆時，科研人員可在自己的辦公桌上通過“科技檔案在線服務軟件平臺”實現自助服務。檔案室提供檔案在線信息資源、在線服務平臺和使用技術指導。科研人員在局域網上查詢檔案信息，就像在互聯網上使用“百度”、“谷歌”查找資料一樣方便。

科技檔案的保密性和知識產權特性，決定了即使在實行了物理隔離的局域網上，科技檔案信息也不能被無限制的利用。安全，成為實行科技檔案信息在線利用后，檔案室將面臨的最大的隱患和難題。因此，如何確定權限范圍，避免利用泛化；如何確定利用者的身份和利用動機，避免被不適當的人利用；如何對利用進行監督，監控利用過程和文件流轉軌跡，就成了檔案室不得不面對的問題。必須采取適當的方法，確定不同利用者對于不同密級檔案的查閱權限和范圍，并采取適宜的措施實現對查閱權限和范圍的有效控制和落實，避免檔案信息被超范圍和不確定的利用，確保檔案信息利用的安全。

2、館際共享

與同級檔案室、上級檔案館、密切協作單位、有關科研機構實現館際共享互借，可以推動信息資源由靜態分散管理向動態集中利用轉化，實現信息資源的集中管理和集中開發，改變當前的信息“孤島”現象。

科技檔案的內部性和保密性，決定了檔案信息不可能并入互聯網。館際共享的接口建設受到諸多限制。比較簡單可行的辦法，是采用數據信息備份，即雙方的數字信息資源互相備份，互相納入對方的信息資源數據庫，在各自局域網內查閱利用。

實際存在的檔案利用需求決定了這個對外接口是需要建設的。至于何時建設，怎樣建設，則需要綜合論證“利用需求、政策要求、建設成本、安全管理”各方面的制衡關系。在完成信息資源建設，實現安全策略完備、權限分級清晰、管理政策壁壘解除后，館際共享將可以實現。

3、知識服務

知識服務工作過程是信息增值的過程。檔案人員不僅提供檔案信息，還會根據利用需求，結合自身經驗技能，對信息進行加工后提供給利用者，并關注其對利用者解決問題的效用，使檔案利用服務更具針對性和實用性。可根據用戶需要開展檔案信息專題服務和個性化定制服務等。

四、檔案室的應對之策

作為面向科研一線服務的基層檔案室，在長達五十年的歷史發展中，形成了良好的工作傳統、健全的管理制度。目前，數字化掃描工作即將全部完成，具備較為完善的數字信息資源。科技檔案管理系統經過十幾年的不斷發展，趨于成熟，在線服務平臺建設基本完成。這是我們應對機遇和挑戰的優勢條件。

1、轉變服務理念。傳統檔案服務“以檔案為中心，以管理為導向”，實質上是一種檔案信息的循環利用，即檔案人員把同一檔案信息提供給不同利用者，并不關心使用效果。當前，檔案室必須主動積極適應利用模式的變化，積極轉變服務理念，方能以變應變。要從知識資產的角度重新認識檔案，確立“以用戶為中心、以需求為導向”的理念，實現從檔案實體管理向檔案信息管理、檔案知識管理的過渡。

2、完善規章制度。在線管理和服務模式下（文件在線管理、在線歸檔、在線利用等），文件、資料與檔案的區分變得不再明顯，大量的文件、資料將實現即時存檔，傳統意義上的立卷、歸檔方式要經受考驗，目前所遵循的鑒定、整理、立卷等工作規范也將隨之產生變化。檔案室要創新檔案服務模式，不斷更新、完善規章制度。

3、做好信息資源開發。在當前信息資源建設的基礎上，對數字化掃描檔案打包封裝，對重點檔案詳細著錄，結合科技檔案管理系統中的檔案著錄數據，形成每份檔案一個元數據（身份證）的管理模式，實現文件級檢索和文件內容檢索。在進行科技檔案信息資源開發工作前，對用戶進行充分的調研與分析。以用戶需求為導向，以方便利用為原則，優先開發用戶需求大、迫切急需的信息資源，減少開發的盲目性。

4、利用技術手段。加快系統研發，安全技術開發，安全策略預研，利用技術手段，實現對利用者查閱權限的控制，以及對利用過程的監管，確保檔案信息安全。在網絡查閱中，按電子檔案的重要性、利用者的不同級別設置查閱權限。只有通過注冊和登記后，才可以登錄科技檔案信息庫。經過對用戶身份確認并確定查閱權限獲得許可后，才能對所需的電子檔案進行查閱利用。

5、提高人員素質。科技檔案人員是科技檔案開發利用的主體和關鍵要素，檔案人員結構狀況和素質對檔案信息資源開發利用的效果有著直接的影響。加快人才隊伍建設，提高人員素質，特別是信息技術素質，引進專職人才，培養一專多能的復合型人才，定期進行業務培訓，提升檔案人員業務水平。

（作者單位：西北核技術研究所）