淺談南京市礦山治理檔案的數(shù)字化管理

徐巍巍

摘要：礦山治理檔案資料是規(guī)范礦山環(huán)境治理項目管理的一項重要內(nèi)容，是記錄項目管理活動一個重要手段，也是項目實施過程中關鍵環(huán)節(jié)的證據(jù)。為深入開展全市國土資源“一張圖”及綜合監(jiān)管平臺建設，提高南京市廢棄露采礦山環(huán)境整治工作的工作效率和監(jiān)管水平，使礦山環(huán)境治理檔案管理更加規(guī)范化、標準化，科學化，結(jié)合工作實際，從檔案數(shù)字化管理和利用方面進行了一些有益的探索。

關鍵詞：礦山；環(huán)境治理；數(shù)字化

一、南京市礦山治理檔案管理的現(xiàn)狀及數(shù)字化意義

（一）南京市礦山治理檔案管理現(xiàn)狀

為適應新形勢、新要求，南京市政府成立了南京市廢棄露采礦山環(huán)境治理領導小組，全面負責廢棄露采礦山環(huán)境治理工作的組織、協(xié)調(diào)、指導、監(jiān)督等工作，并在南京市國土資源局下設辦公室。南京市依托國家示范工程、京滬高鐵沿線（南京段）宕口治理等重點工程，對全市急需治理的109個廢棄宕口開展了礦山環(huán)境治理三年行動計劃。在治理過程中每一個項目都會產(chǎn)生大量的原始資料，例如：立項批文、方案設計、招投標、施工、監(jiān)理、資金撥付材料等等，這些紙質(zhì)材料一般都存放在處室里或者由各分局負責統(tǒng)一歸檔，進行日常的分解管理，目前還沒有針對性規(guī)范的整理模式，在工作中都是參照普通的檔案管理方式進行收集整理，僅局限于平時工作中簡單的查詢和調(diào)用，這就對我們及時開展科學規(guī)范的檔案整理和利用提出了更高的要求。

隨著當前國土資源管理信息化的發(fā)展趨勢，需結(jié)合“一張圖”建設將礦山環(huán)境治理相關內(nèi)容納入其中，加快推進礦山環(huán)境治理工作和跟蹤管理工作，實現(xiàn)宕口治理項目相關內(nèi)容的可查詢、可錄入、可更新、可監(jiān)管、可統(tǒng)計，提高礦山環(huán)境治理工作效率和監(jiān)管水平。而傳統(tǒng)的檔案管理與傳播方式，即實施手工管理檔案，信息形態(tài)主要以紙質(zhì)等載體形式存在，只適應于傳統(tǒng)的和以點到點的傳播，即使經(jīng)過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，利用的覆蓋面也相對較小，很難適應快速準確的利用要求，檔案信息資源的經(jīng)濟價值和社會價值也難以充分實現(xiàn)。隨著信息化建設的日益廣泛和深入，檔案數(shù)字化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然方向。

（二）南京市礦山治理檔案數(shù)字化管理意義

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》DA/T 31—2005，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的定義是：采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

檔案數(shù)字化通常開展的方式，是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高科技，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

開展進行礦山治理檔案的數(shù)字化管理，就是將紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，以及電子文件及數(shù)碼影像文件的集中統(tǒng)一的管理和應用，主要具有以下兩方面的積極意義：

1. 對檔案原件具有積極的保護作用。在日常工作利用中，網(wǎng)上查閱掃描件代替調(diào)閱紙質(zhì)檔案原件，使原件得到妥善的保存保管，有效減輕人員工作量，提高工作效率。

2. 在檔案共享利用的空間和時間上，提供了更大的可行性和便利度。可以實現(xiàn)在“一張圖”等統(tǒng)一平臺的圖形、數(shù)據(jù)、文檔綜合查詢利用，快速簡便地調(diào)閱自己需要的檔案信息資源。數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)可以多量備份，實現(xiàn)多地保存和異地傳輸。

二、南京市礦山治理檔案數(shù)字化管理需求

（一）需求概述

以“一張圖”系統(tǒng)作為業(yè)務前臺開展礦山治理的各項日常管理工作，檔案管理系統(tǒng)作為后臺做好各種礦山治理紙質(zhì)檔案電子化掃描數(shù)字化處理以及各類電子材料的整合、歸檔和數(shù)據(jù)提供利用工作。兩個系統(tǒng)之間做好數(shù)據(jù)關聯(lián)使用。最終實現(xiàn)在日常管理工作中需要查閱相關業(yè)務檔案時，通過簡單快捷的檢索方法，如輸入宕口名稱或者代碼，就能及時準確調(diào)閱各種業(yè)務文檔、數(shù)據(jù)和圖表。為日常查閱利用、日常數(shù)據(jù)更新和后續(xù)管理發(fā)揮積極作用。

在開展掃描操作時，利用高速掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，再結(jié)合大型存儲設備，組成完整的礦山治理電子檔案數(shù)據(jù)庫。通俗而言，就是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件。這種方式實現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓，即可操作機器，且工作可以定量化，差錯率相對較低，即便有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。這種方式投入相對較少，對人員技術(shù)要求相對較低，又能較快滿足對存量檔案的數(shù)字化管理需求。在資金充裕、人員短缺的情況下，也可以委托專門的檔案整理掃描公司，對存量礦山整治檔案進行整理和掃描。

數(shù)字化的礦山治理檔案以掃描文件形式存在，要妥善備份保存，至少備份兩套及以上。按照檔案主管部門要求，與紙質(zhì)檔案一起，實現(xiàn)雙套制保存。

（二）功能介紹

建立數(shù)據(jù)處理和檔案影像文檔管理統(tǒng)一查閱的礦山治理的監(jiān)管平臺，實現(xiàn)以下幾個功能。

1. 數(shù)據(jù)安全：采取先進存儲設備，利用磁盤陣列存貯，建立專用數(shù)據(jù)服務器。數(shù)據(jù)實時進行多套備份，保證檔案數(shù)據(jù)安全不丟失。

2. 保密權(quán)限：基于數(shù)據(jù)庫的安全設計，可設定檔案的查閱權(quán)限，區(qū)別人員的職責權(quán)限，對不同的用戶賦予不同的查閱范圍。

3. 查閱功能：在查閱檔案時定位準確、查詢迅速、圖像清晰。這要求建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫時，要嚴格保證檔案著錄準確率。

4. 統(tǒng)計功能：監(jiān)管平臺通過設定的各種檢索字段，可以快速準確統(tǒng)計各種數(shù)據(jù)，并做好日常更新統(tǒng)計。并將生成的電子報表及時歸檔。

5. 計劃功能：根據(jù)統(tǒng)計功能模塊的統(tǒng)計資料，利用經(jīng)驗公式，做出季度或年度計劃預算提議，為相關部門提供參考。

最后兩個統(tǒng)計功能，主要依靠“一張圖”的有關數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能實現(xiàn)。通過檔案管理系統(tǒng)的各種數(shù)字化檔案提供證據(jù)材料。

（三）作業(yè)要求

1. 采取流水線作業(yè)方式。按照工作流程將各個工序細化與規(guī)范化，做到分工明確，各個工序相互銜接，環(huán)環(huán)相扣，工作中互相配合與支持，提高工作效率。

2. 采取高速掃描，彩色與黑白相結(jié)合，對個別材料進行需要彩色掃描，大部分進行黑白或灰度掃描。

3. 在存量檔案數(shù)量較大、掃描量較大時，也可考慮引進第三方監(jiān)理進行日常檢查和質(zhì)量檢驗工作。日常的少量檔案補充掃描的質(zhì)量檢驗工作，可以由地環(huán)部門熟悉業(yè)務的工作人員擔任，便于及時發(fā)現(xiàn)問題，及時改正。

4. 考慮運用條碼技術(shù)管理檔案，即在檔案封面、卷內(nèi)目錄上打上條碼，方便掃描和今后管理使用。

三、南京市礦山治理檔案數(shù)字化操作流程

南京的礦山治理檔案數(shù)字化在操作實施過程中，要做好軟件開發(fā)與檔案前期整理、掃描、條目錄入、質(zhì)量檢查、掃描文件管理等全過程的協(xié)調(diào)配合問題。前期要細化做好礦山治理檔案歸檔范圍確定，掃描流程設計、掃描硬件配置等準備工作，過程中要重點加強質(zhì)量檢驗，掃描后期要考慮做好人員配備，做好日常化的新增檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)礦山治理檔案數(shù)字化的長效管理。

（一）檔案分類整理，編制流水檔案號

按照礦山治理檔案分類細化要求，按照年度、類別、保管期限等進行分類整理、排序編頁，暫不裝訂，待掃描完成后再進行裝訂。案卷目錄和卷內(nèi)目錄的樣式，應根據(jù)檔案實際制定和調(diào)整。順序編制流水檔號。

（二）檔案著錄

礦山治理檔案的著錄，是實現(xiàn)今后檔案檢索查閱與管理的重要基礎工作，所以對文字錄入的準確性要求很高，工作量大。

著錄內(nèi)容按照國家《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求錄入，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。包括確定各具體著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。通常包括案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數(shù)等。對于礦山整治檔案特有的項目名稱、項目位置、土地權(quán)屬、組織實施單位、項目承擔單位等，作為特殊著錄項加以錄入，便于今后的檢索查詢和統(tǒng)計。

（三）檔案交接

礦山治理檔案分類整理后按年度、類別提出，提卷時數(shù)字化加工方的提卷人員按照要求，編寫檔案的頁號和需要掃描錄入的文件頁號后及抽取不需掃描的頁面，以確保檔案還原時能夠清楚區(qū)別和核實頁數(shù)，并按實際頁數(shù)填寫詳細的檔案交接清單，由雙方主管人員簽字。

（四）檔案的掃描

礦山治理檔案材料原件掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準要求掃描。可以根據(jù)國家《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》制定具體的掃描要求，掃描人員按照要求操作，填寫移交清單（此移交清單是檔案拆分人員和掃描人員共同填寫）并簽字領取后進行紙介掃描。掃描圖像使用先進的圖像掃描處理軟件，掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對系統(tǒng)進行定義，如自動傾斜校正、自動去污、自動分文件等批處理功能。在由系統(tǒng)自動處理功能的同時，掃描人員根據(jù)原件的實際情況做相應的調(diào)整，如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時可根據(jù)不同原件的情況，調(diào)整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無損。

（五）圖像處理

采用自動化處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保礦山整治圖像質(zhì)量的完美。通過校對系統(tǒng)對圖像進行校對，確保圖像順序正確、去斑點、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗。在校對時發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時返回前一工序進行改正。

（六）將掃描影像與著錄條目掛接

可以通過軟件，將質(zhì)量檢驗后的掃描影像與系統(tǒng)的檔案目錄自動掛接，必要時手工輔助掛接。通過掛接實現(xiàn)再次的檢驗，驗收合格做好記錄。

（七）掃描后還原整理和裝訂

完成檔案掃描后，安排專人負責案卷整理與還原。逐頁檢查，在預留裝訂邊、不缺頁、頁面不顛倒，圖件折疊符合要求等基礎上，完成檔案裝訂。按照已編檔號入庫上架排放。

（八）質(zhì)量檢驗

對各作業(yè)流程環(huán)節(jié)進行質(zhì)量抽檢，重點階段是完成掃描影像與著錄條目掛接后，可以通過掃描影像的內(nèi)容和數(shù)量，對著錄項錄入與案卷文件實體的標引等進行檢查對比，發(fā)現(xiàn)不合格情況，及時登記并退回相應流程重新處理。

四、綜述

礦山治理檔案是對礦山環(huán)境治理工作的真實記錄，通過檔案的數(shù)字化管理，便于我們在總結(jié)經(jīng)驗的基礎上，更加科學有效地開展礦山治理這項長期的工作，對國土資源工作保障社會民生、促進科學發(fā)展起到積極的推動作用。

（作者單位：南京市國土資源局）