基于如何做好企業檔案保密工作的思考

陳丹丹

摘要：當今社會是一個信息化的社會，企業檔案更是信息接收、傳遞信息的重要手段之一。所以做好企業檔案管理工作也被視作為保護信息資源安全的重要管理手段。由于企業的檔案信息反映了某個時期的運行軌跡，是真實展現某種客觀事物的存在，具有一定的權威性。因此，如何做好企業檔案與保密工作的有機結合有其重要性意義。文章首要分析檔案利用與保密的關系，再提出保障企業檔案信息安全的幾點保密工作建議，防止企業重要信息泄露。

關鍵詞：企業檔案；保密工作；責任意識

在市場經濟的不斷發展之下，做好企業的檔案保密工作，不僅關系到企業的經濟安全，更關系到企業是否能夠穩定發展。企業的檔案信息有可能涉及公司內部的核心技術機密，或是涉及到個人隱私及其社會秩序等方面的內容，若是沒有做好檔案保密工作，使其信息泄露出去，有可能導致企業發展受到某些不法分子的侵害，致使企業的經濟效益及其公司運營遭受巨大的損害。因此，在當前形勢下企業必須逐步完善檔案管理的各個環節的保密工作，不斷提高企業員工的保密意識，維護企業的合法權益，才能更好適應市場經濟的發展需求，提高企業的市場競爭力。

一、處理檔案利用和保密的關系

企業檔案利用與保密相互對立統一。因此，企業檔案管理人員在把握兩者關系時，應注意以下幾個方面：一方面，企業檔案具有一定機密性，所記錄的信息一般都是企業的產品資料及客戶的相關信息、合同等，若是不小心被其他競爭企業或是不良企業所竊取、發現，對于該企業所產生的損傷是不可估量的，嚴重者甚至會導致企業破產，無法繼續發展下去。所以，檔案信息也可認為是企業生存的關鍵。另一方面，應該將檔案轉變為企業的生產力，以便企業更好實現經濟效益，否則檔案空有歷史軌跡，卻不能發揮其實際的作用價值。當然，企業檔案的利用必須在保密的基礎上進行，否則，無限制的進行檔案利用不僅會給企業發展帶來危害，更甚至會危害到國家的經濟安全利益。基于此，企業檔案管理人員在意識到檔案信息價值的同時，還要把握好檔案利用與保密之間的關系，不斷提高自身及其相關人員的保密意識，制定出科學的管理機制，為檔案利用者提供便利性，才能更好的保障檔案安全，也避免企業檔案資源的過度浪費。

二、做好企業檔案保密工作的幾點建議

（一）提高企業檔案管理人員的職業素養

提高企業檔案管理人員的職業素養對于保障企業檔案保密工作起著重要作用。所謂的職業素養主要包含了工作人員自身的道德操守、所具備的崗位專業知識及其技能等。如專業素養、信息安全素養等。

1.專業素養

企業檔案管理人員應該準確意識到自身的職責所在，專心于本職工作，并努力學習相關業務，對于該崗位持以熱愛之心，熟練掌握檔案保密、文獻編撰、歸檔管理等方面的基礎專業知識，逐步提高自身專業技能。企業還應對其檔案管理人員進行定期培訓指導，讓工作人員充分把握黨和國家相關的企業檔案保密工作法律法規，或是其他政策規定，運用自如的將檔案管理知識運用到實際工作當中，完成上級領導所交代的各項業務歸檔管理工作。

2.信息安全素養

信息安全素養主要是指在信息安全領域內，企業檔案管理人員所應具備的基本信息安全素養。尤其是在信息化的社會環境中，企業檔案信息更容易從互聯網中泄露出去，所以檔案管理人員更要把握好電子檔案信息的管理操作，提高自身的信息安全意識，做好信息安全維護措施工作，才能真正保證檔案電子信息安全。

3.知識素養

除了掌握基礎的專業素養之外，企業檔案管理人員還應該掌握與工作相關的或是相近的知識，包括一定的歷史知識、漢語言文學、管理學、電子計算機以及與檔案管理工作內容相關的其他知識，管理人員只有不斷充實自己的專業知識并熟練掌握，才能更好的做好企業檔案保密工作。

（二）合理調整檔案密級工作

按照我國相關政策規定及其法律規定的要求，應立足于當前的實際工作，眼光放長遠，合理調整檔案密級工作方可。初始的企業檔案保密制度大都存在著沒有建立起完善的保密制度，不能很好適應《保密法》要求。因此，還必須在原有的基礎上加入新內容使其更加完善，并建立健全相關保密制度，使檔案密級工作更趨向正規制度化。首先，應該建立密級調整通知單制度，以便企業檔案密級工作的交接，并掌握檔案管理的變化，適時更改檔案管理制度，而根據相關法律規定提前解密時，應立即向保管檔案的地方下達通知單，以便更好管理企業檔案信息。其次，完善涉密檔案的規范建設，逐步建立涉密檔案接收制度，確保涉密檔案不被泄露。

企業相關部門還應該積極宣傳檔案信息保密意識的重要性，提高相關管理人員的認識，切實落實好檔案保密工作，并嚴格遵守《保密法》及其相關法律規定。企業檔案管理人員自覺接受保密監督部門的監管，完善調整密級工作，全面清查涉密檔案的文件是否真實可靠。此外，對于檔案能夠開放利用、不可利用、在一定條件內能夠利用和不可利用的檔案都應該劃分清楚，才能使企業檔案管理更趨向規范化、制度化及其信息化的發展，為企業經濟發展奠定穩固的基礎。同時，企業還要嚴格控制解密執行時間，確保涉密檔案的內容符合《保密法》規定，以法律來貫徹檔案保密的各個環節，做到有法可依，依法而行，展示企業遵紀守法的嚴謹性。

（三）加強檔案監督工作

在檔案使用當中，應該根據不同使用者的使用目的，把握好其思想、心理動機，對其進行重點監護，以此加強檔案的監督工作。建立完善的監督機制是檔案監督工作的有效方法，能夠有效避免檔案保密與利用之間的沖突。例如建立閱覽制度，在閱覽室安裝監視器，對于部分想要獲取密級檔案的使用者，通過監視器可以監控其是否會做出違規行為。又如對一些在翻閱資料時有沾口水習慣的使用者，應作出文明規定及時提醒使用者。無論建立何種監督制度應該注意的是，必須文字簡潔且便于實施，并在實施的過程中不斷更新和完善制度內容，根據具體的情況來分析不同使用者所能夠使用檔案范圍，使檔案管理工作做到有章可依，而檔案管理人員在利用者查閱資料的過程中，也必須嚴格做好監督工作，確保企業檔案的完整、文件信息不外泄。

此外，除了上述所應做好的檔案使用監督工作，還要進一步完善監督措施。檔案管理人員不僅要細心觀察，與檔案使用者還要進行多方面的溝通，并善于抓準宣傳機會，為檔案使用者傳播保密意識及其相關管理制度。在檔案使用者查閱完后還要勤于檢查，以便及時發現存在的問題并做好相應的準備措施。若是發現損毀檔案等嚴重的違法行為，檔案管理人員必須及時上報上級領導，才能進行查處，防止過多的損失發生。

（四）檔案網絡信息安全保障

隨著我國科技信息的不斷發展，社會各個領域當中皆可看到計算機的身影，企業檔案信息管理更是充分利用科學技術來進行保管。所以，如何保障檔案信息安全尤其重要。做好企業檔案信息安全工作無非是從技術和管理兩個方面入手。在技術層面，應該防止信息系統的防火墻遭受病毒侵入，并通過信息管理平臺開啟定時查毒功能，及時掃描計算機看是否存在病毒風險。由于計算機防火墻能夠最大限度的保障檔案信息數據不被破壞、更改或是拷貝，所以還應充分利用防火墻所提供的功能設置相應的安全策略。為了能夠有效防止密級檔案數據泄露出去，用戶密碼不僅要提高安全等級強度，還應定期進行更換，以保障檔案信息安全。在管理層面，主要是檔案管理人員自身素質提高層面，確保企業檔案管理人員能夠遵循一定相關的規范制度來進行管理，而企業自身也要不斷加強管理制度的建設，逐步提高自身及其檔案工作人員對于信息安全、保密工作的認知。

三、結束語

保密工作在企業檔案管理和利用中起著重要作用，是確保檔案信息安全和檔案利用過程中必要的手段。因此，在企業日常檔案管理中，必須提高管理人員的整體素養，做好檔案管理保密工作所涉及的各個環節，逐步建立起相應的檔案管理機制，加強對檔案利用者及其管理人員的監督，做好檔案信息網絡管理工作，是確保企業檔案保密工作的有效措施。只有正確把握企業檔案利用與保密的關系，逐步完善檔案管理措施，才能真正保證企業檔案信息的完整性，有效防止信息泄露、不安全。

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（作者單位：浙江禾田化工有限公司）