醫院檔案信息化及管理策略分析

郭濤

摘 要：在網絡技術高速發展的當今，信息化在各個行業和各項管理工作中都已經成為了主流趨勢，醫院管理也不例外。作為醫院管理的重要組成，檔案管理一直是一項備受關注的工作，關系到醫院的管理水平與服務質量，所以，現代醫院管理中有必要對檔案管理方面的工作進行調整。該文對醫院檔案信息化及管理進行了分析，并提出了實現方法，希望能夠作為相關醫院改進工作的參考。

關鍵詞：醫院檔案 信息化 管理策略

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）01（c）-0013-02

信息技術推動了經濟的發展，也使得各項管理工作的模式發生了深刻變化。信息技術在管理工作中應用的實例越來越多，其展現出的高效、便捷等優勢，足以說明其利用價值。與其他單位一樣，醫院管理也在不斷探索新的管理模式，而擁有強大功能優勢的信息技術無疑將為其工作的改進提供巨大幫助。

1 醫院檔案信息化推進思路

在現代社會背景下，人們已經逐漸意識到了紙質檔案的局限性，其在保存期限、查閱便利性等方面的表現很難令人滿意。為了實現更加高效的管理，大多醫院目前已經開始對檔案管理工作進行調整，其中，對于信息化的高度重視，是這些醫院的共同點，也是其創新措施能夠取得一定成效的關鍵。

1.1 加強管理網絡建設

與紙質檔案相比，數字檔案不僅容易保存且成本較低，查閱起來也非常方便。現代醫院大多已經建立了辦公網絡，此舉對于檔案管理工作的改進是具有很大益處的，比如，借助辦公網絡，網絡管理得以順利實現。但同時，檔案管理信息化的實現僅靠辦公網絡的便利性是不行的，還需要從其他方面入手采取保障措施。目前在這方面醫院經常采用的做法是強化信息部與檔案管理負責部門的聯系，通過二者的協同努力，從硬件上給予管理系統支持。同時，為了方便資源的共享與利用，醫院可以考慮在內部網絡開通文件上傳窗口，以推進信息化建設。現階段檔案管理工作中需要完善的制度主要涉及文件歸檔及技術處理、檔案合理利用以及保密等方面，需要醫院根據具體情況，做好相關機制的建設，提高規范化程度。

1.2 遵照科學原則逐步推進

檔案信息化是一項巨大的挑戰，是時代變化在醫院管理工作中的具體展現。結合醫院檔案管理的特點來講，所謂的信息化其實指的就是借助網絡等現代化技術，實現檔案資料的高效整合與統一管理，使其更好的服務于醫院的發展，其中，數字化是實現信息化的必要路徑，而資源共享則是信息化的主要目的。具體來講，檔案信息化的實現需要遵照系統性、便利性、服務性、多樣性等原則，只有以這些原則為基準，才能保證信息化建設有序、逐步的推進。

同時，在信息化過程中，醫院應重視以下幾項問題：（1）信息化的優勢非常顯著，但同時其也存在較高的安全風險，所以，采取各種手段保護信息安全，是醫院需要重點加強管理的工作。（2）信息化建設不可能單靠一個部門去努力，在推進的過程中需要各部門的配合與支持，所以，加強部門溝通協作是落實信息化的基礎。（3）為了保證信息化的順利實現，醫院有必要強化管理人員的培訓，使其掌握相關的管理技術，具有與信息化管理相適應的綜合素質。這樣就要求醫院在做好職工繼續教育的同時，重視職工交流，通過職工彼此的溝通，促進共同進步。

2 醫院檔案信息化管理策略

2.1 改進信息收集方法

為了進一步提升檔案信息的收集效率，管理工作中應加快數據庫建設，借助數字的形式，實現現有資源的高效存儲。在做好上述工作的基礎上，醫院還要重視加強對檔案的開發，為充分利用檔案奠定基礎。醫院檔案的特點之一就是總數多，所以，對于這樣的資料，要想高效的利用，就必須重視從完善查詢機制入手，加強平臺建設，方便資源查詢和利用。一般來講，醫院檔案的查詢平臺應具有以下幾項基本功能：（1）支持數字化。（2）高效存儲。（3）便利檢索。（4）信息輸出。這樣的平臺可以為檔案資源的高效利用提供方便，其也因此顯得更加重要。

對于檔案信息搜集而言，數字轉換是一項非常重要的流程，在具體操作中，應視現實情況與資源的具體形式來確定轉換方式。對于材料上報，醫院應要求各部門按照相應的格式遞交電子文件；而在將現有資料轉換為數字形式的過程中，則要對轉換方法的可行性進行考慮，對于圖像檔案，最好采用掃描的方式進行錄入，以確保文件信息的完整性與真實性。實現高效存儲的方式有兩種，分別為“索引+目錄”法、檢索庫法。

2.2 健全機制，提升服務水平

信息技術在檔案管理中已經有了很長的應用歷史，但該項技術的優勢卻并未得到充分利用。現代信息技術除了能夠推動管理創新之外，對其服務水平的提升也有非常明顯的積極作用。

醫院檔案實現信息化管理，對于信息服務質量的改善有著明顯的益處，所以，當前階段醫院有必要正視并合理利用網絡的優勢，具體做法如下。

（1）加強網站建設，為檔案高效利用提供支撐。

在內部網絡基本確立的情況下，負責檔案管理工作的相關部門應立足檔案資源需求現狀，加快網站建設。借助檔案資料的數字轉換，醫院可實現檔案資源的高效整合，服務用戶的各項條件已初步具備。在這樣的情況下，通過加強網站建設，為用戶提供優質資源服務已經具有了較高的可行性。為了實現上述目標，負責檔案管理工作的部門應重視強化數據庫建設，加快信息化進程，為資源共享的實現而積極努力。

（2）設立專管部門，對資源利用進行調控。

對于醫院來講，大量的檔案資料就相當于一個龐大的資源庫，這些資源理應得到合理的利用。為此，醫院應考慮設立專管部門負責這項工作，比如成立專門的管理中心。就資源庫的構成來講，管理中心居于基礎地位，其主要任務是在集中、統一管理電子信息的同時，規范資源服務秩序，尤其是在限制性文件利用方面。這樣做可以確保檔案信息得到更充分的利用，提升資源的利用效率，既可以體現檔案價值，又可以使其更好的為醫院工作服務。

（3）結合當前的情況來講，我國有很多醫院盡管也順應潮流應用了新設備，但在運行方式上依舊是單機式，限制了網絡優勢的發揮。

對此，醫院必須轉變認識，明確信息化的特殊性以及其與傳統管理模式的差異。信息化管理最顯著的特點體現在資源利用需要借助資料上傳以及數據下載的方式來實現，因而，為了使得資源利用更加便捷，醫院可考慮從資料上傳、下載兩個環節進行改善，對于前者，醫院應重視推行自動上傳，以拓寬資源來源渠道和搜集效率。此舉不僅有利于檔案利用效率的提升，還能夠推動檔案管理的高效化和規范化。

3 結語

對于當前階段的醫院來講，檔案資料的重要性已經日益凸顯，所以，如何做好檔案的管理工作、提高資源的利用效率，就成了醫院最為關心的問題之一。鑒于醫院檔案數量大、種類雜、參考價值高等特點，檔案管理部門有必要創新管理方法，通過推進信息化、完善檢索機制等方式，來保證檔案資源得到更充分的利用。

參考文獻

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