城建檔案工作存在的問題及對策芻議

陳志珊

摘 要：城建檔案作為城鎮建設的最佳載體，真實地記錄著城鎮的發展，在城鎮建設、管理過程中起著舉足輕重的作用。近年來隨著我國經濟社會的快速發展，城鎮建設也飛速發展，同時隨著信息時代的到來，群眾對信息的需求也日益增長，城建檔案工作面臨著諸多難題與新的挑戰。本文結合目前城建檔案工作實際，分析當前管理工作存在的問題，并提出具體的解決措施。

關鍵詞：城建管理；檔案工作；問題措施

1 城建檔案概況

城建檔案歸屬科技檔案，是在行政轄區范圍內進行建設的施工、管理等活動中形成的應歸檔保存的圖紙、文字材料、照片等技術文件材料的總稱。具體包含工程交易登記、項目立項、招投標、工程及用地規劃審批、消防設計、圖紙審查、防空地下室核準、安全質量監督資料；土地使用證；工資保障金存款證明；企業、人員資質；施工、監理、勘察、設計等合同；市政、園林綠化、環衛驗收資料；工業、民用建筑驗收備案等。城建檔案是城鎮建設的真實反映，包含城鎮建設的許多方面，具有綜合性強、涉及面廣、內容龐雜、整體性強等特點，具有提供利用，服務群眾；對建設工程實行同步管理監督，服務于城鎮建設等社會功能。

2 當前城建檔案工作存在的問題

2.1 重視程度不夠 許多城建單位領導認為檔案工作不在業績考核范圍內，非重要工作，干好干壞都無所謂，因此在人力、物力、財力都未給予足夠支持；很多檔案員認為只要保管好檔案，保證不丟失、能基本滿足內部調閱，應付上級檢查就算做好檔案工作，因此檔案管理常常變成直接裝袋上柜堆放了事。

2.2 管理水平偏低，管理制度不健全 許多城建單位未設置專門檔案管理部門，各科室各自管檔，檔案得不到集中統一管理，有的檔案甚至直接由業務人員兼職管理。檔案人員隊伍參差不齊，大部分非檔案專業，甚至未曾經過培訓即上崗，由于缺乏系統學習，對檔案的管理業務不專業，以至于檔案歸檔不科學、不規范，甚至不達標。

檔案的收集、保管、利用等制度不健全。城建單位大多并未設立完善的檔案管理制度，交檔即歸，未交不交均不管不顧，歸檔檔案參差不齊。檔案的銷毀甚至保密都由領導說了算，什么該借閱什么不該借閱，未形成統一意見等這些都是依靠經驗而非制度管檔的表現。有的盡管有制度但由于缺乏監督，管理松散、落實不到位或得不到有力的保障。

2.3 設施配套不到位，信息化建設滯后 許多單位未設定專門檔案室，庫房、閱覽室與辦公室常同為一個房間，且未備有吸塵器、溫濕度計、防潮劑等，不具備保管檔案防潮、防霉等最基本要求，容易造成檔案蟲蛀或霉變等情況；

硬件配置差、信息化滯后。有很多城建單位由于經費緊張，現代化設備采購有限，信息無法處理，檔案工作仍處在傳統紙質管理方式上，未形成有效的電子化檔案。同時，城建管理網絡化過程中，人員投入有限，缺乏綜合素質較高的工作人員，數據庫的建設無法滿足利用需求。檔案管理難以實現信息化操作、資源共享等。

由此可見很多城建單位的檔案工作仍處于停滯階段，檔案得不到很好的開發利用，檔案的價值難以展現。

3 解決當前城建檔案工作中存在問題的對策

3.1 爭取領導的重視與支持，建立健全管理制度 爭取領導支持，加大投入。城鎮檔案記錄著工程建設基本情況及行政審批流程，也為行政決策提供有利的參考依據，各級領導應給予高度的重視與支持，要將檔案工作納入單位規劃、年度計劃、工作日程，列入考核內容。同時，加大資金投入，引進先進技術和設施，設立專門機構集中管理檔案，努力爭取工作人員編制，配備熱愛檔案工作、具有扎實檔案專業知識人員任專職管理人員，科學研發電子檔案管理系統。

建立健全各項管理制度，完善監督與激勵機制。根據單位發展特點與工作實際，建立科學規范、全面完善、有約束力的規章制度，確保檔案工作朝法制化、制度化、規范化方向前進。同時，完善安全監督機制，正確處理利用與保密關系。在確保信息安全前提下合理利用檔案。建立靈活有效激勵機制，強化內部管理，充分調動工作人員的積極性，全面推進建設管理檔案事業的創新和發展。

3.2 增強綜合素質，強化歸檔意識，提高服務水平 檔案員要定期或不定期通過專業知識繼續教育、學術講座、技術交流、自學等學習檔案管理、工程建設、計算機網絡等知識，不斷增強自身的綜合素質，提高工作效率，從而更好地為人們提供滿意服務；同時，檔案員要轉變工作思維，變被動等待為主動了解、引導。如積極與檔案形成單位溝通聯系，虛心學習了解有關工程施工步驟、工序和審批流程，深入基層，服務一線，向工程報送資料員宣傳檔案政策，指導窗口業務人員嚴格按照相關規定審核接收資料，從根源強化歸檔意識，把握好建設檔案質量關，確保檔案的完整性和準確性。

城建部門要不斷挖掘城建檔案的價值，讓死檔案變成活檔案，運用新技術新手段不斷拓寬檔案服務利用渠道，讓群眾苦于查檔變為快樂用檔，如此從根本上提高全民檔案意識，促使人們主動利用檔案。

3.3 完善軟硬件配備，加快信息化建設 配置完備的軟硬件設施，為信息化建設提供基礎保障。實行庫房、辦公用房、閱覽室三分開，配備電腦及檔案管理系統軟件、掃描機、除濕器、溫濕度計等。保持檔案庫房清潔、明亮、通風，達到防塵、防潮、防蟲、防腐、防高溫等。

提高信息化管理水平，加快現代化進程。檔案員要著力加強檔案信息化意識，提高檔案管理的效率，積極開展信息化的各項工作，促使檔案信息化建設快速有效地開展。具體做到：轉變傳統觀念，推進傳統載體檔案數字化，逐步實現電子檔案的接收、管理、利用等；利用現有各辦公系統，完善檔案管理信息化，逐步實現各系統間數據的有效對接，促進資源共享；以現代信息技術為依托，創新服務形式，借助微博、微信等平臺，將檔案數字化，通過網絡傳遞形式提供給人們群眾，從而實現信息及時提供，資源共享。

4 結束語

城鎮建設的飛速發展，帶動了城建檔案的發展，但城鎮建設的綜合性、復雜性決定了城建檔案工作涉及面廣，工作量大，同時隨著人們對信息需求的增長，檔案工作面臨著新舊挑戰。當前我們的主要任務是針對其存在的問題提出有效的措施，并在實踐中不斷完善，以便更好地服務人民群眾。

參考文獻：

[1]李青濤.談城建檔案管理中存在的問題及對策[J].黑龍江史志，2015.

[2]葉永清.當前建筑行業檔案管理工作存在的問題及對策[J].城建檔案，2015年第3期.

[3]張靜.行政審批業務系統與檔案管理系統數據交換及共享利用研究[J].中國建設信息，2015年第9期.