高效督辦機(jī)制應(yīng)具備“三大基礎(chǔ)”

趙忍

摘 要：督辦是推動(dòng)決策落實(shí)、改進(jìn)工作作風(fēng)、提高辦事效率、確保政令暢通的重要途徑和有效措施，是重要的領(lǐng)導(dǎo)環(huán)節(jié)和領(lǐng)導(dǎo)方法，也是提升組織執(zhí)行力、實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的重要保障。大到治國(guó)理政，小到企業(yè)經(jīng)營(yíng)、團(tuán)隊(duì)合作，都離不開(kāi)有效的督查督促機(jī)制。習(xí)近平總書(shū)記曾指出：“在一定意義上說(shuō)，沒(méi)有督查就沒(méi)有落實(shí)，沒(méi)有督查就沒(méi)有深化。”在企業(yè)管理領(lǐng)域，美國(guó)通用電氣前首席學(xué)習(xí)官克爾也強(qiáng)調(diào)，“三令五申未必有用，一經(jīng)檢查便出成效”。督查督辦工作在組織管理領(lǐng)域扮演著十分重要的角色，如何做好督辦工作，實(shí)現(xiàn)高效管理，是綜合管理人員必須面對(duì)的課題。

關(guān)鍵詞：督辦；組織；基礎(chǔ)

1 督辦工作的常見(jiàn)問(wèn)題

通過(guò)分析政府部門(mén)和企業(yè)等發(fā)布的各類(lèi)關(guān)于督辦工作的學(xué)術(shù)文章、公開(kāi)報(bào)道，我們可以發(fā)現(xiàn)督辦工作的不足主要集中在以下方面：一是“督而不查”。督辦工作牽涉的單位多，事項(xiàng)繁雜，單是溝通工作進(jìn)展就需要花費(fèi)大量時(shí)間和人力。實(shí)踐中，受人力、時(shí)間等資源限制，督辦工作常有“從紙上來(lái)，到紙上去”的現(xiàn)象，只見(jiàn)文字，不見(jiàn)實(shí)人、實(shí)物，缺乏堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二是“監(jiān)控乏力”。僅限于對(duì)進(jìn)展情況的直接描述，難以對(duì)工作進(jìn)展進(jìn)行定性和定量的評(píng)價(jià)，也就難以對(duì)工作完成情況進(jìn)行客觀的考核，使督辦工作浮于表面，難以起到督促的效果。三是“形成不了常態(tài)化機(jī)制”。真正產(chǎn)生價(jià)值的制度才會(huì)有持久的生命力，才能通過(guò)常態(tài)化運(yùn)行的檢驗(yàn)。實(shí)踐中，一些督辦工作機(jī)制不完善，不僅達(dá)不到預(yù)期的效果，反而徒增人力物力，導(dǎo)致難以形成常態(tài)化。

2 督辦工作精細(xì)化、客觀化的必要性

督辦工作不夠精細(xì)、客觀是導(dǎo)致督辦機(jī)制運(yùn)行不暢的根本原因，是制約督辦機(jī)制發(fā)揮作用的關(guān)鍵癥結(jié)。從過(guò)程上看，完整的督辦機(jī)制包括工作立項(xiàng)、執(zhí)行、反饋、檢查、考核、整改幾個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都建立在對(duì)工作內(nèi)容的理解基礎(chǔ)上，在考核環(huán)節(jié)還需要對(duì)工作進(jìn)展進(jìn)行評(píng)價(jià)，可以說(shuō)，工作內(nèi)容和評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)越具體、客觀，越能夠減少理解和評(píng)價(jià)偏差，越能夠增強(qiáng)執(zhí)行者對(duì)怠于執(zhí)行后果的預(yù)期，越能夠使督辦機(jī)制起到督促的效果。督辦實(shí)踐中常出現(xiàn)“監(jiān)控乏力”的現(xiàn)象，就是督辦事項(xiàng)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不夠精細(xì)和客觀導(dǎo)致的，以至于對(duì)行為的約束不夠精準(zhǔn)、對(duì)考核的預(yù)期不夠透明，使督辦流于形式，失去了效力。

督辦工作精細(xì)化、客觀化并不意味著只能對(duì)“具體事項(xiàng)”進(jìn)行督辦。督辦的目的是調(diào)動(dòng)執(zhí)行者的主動(dòng)性，同時(shí)也是為了調(diào)動(dòng)執(zhí)行者的能動(dòng)性。過(guò)于具體的約束會(huì)在一定程度上抑制執(zhí)行者的創(chuàng)造性，然而督辦工作精細(xì)化、客觀化并不等同于僵化的約束，靈活的機(jī)制設(shè)置可以使執(zhí)行者在發(fā)揮能動(dòng)性的同時(shí)，加強(qiáng)硬性約束。例如，賦予執(zhí)行者工作細(xì)化自主權(quán)，同時(shí)，要設(shè)置嚴(yán)格的提級(jí)審核程序，這樣既保證了執(zhí)行者的能動(dòng)性，同時(shí)也有效避免了執(zhí)行者任意發(fā)揮，或者對(duì)于工作任務(wù)避重就輕。

3 淺析督辦工作的三個(gè)層次

從督辦活動(dòng)由淺入深分析，可以發(fā)現(xiàn)督辦工作可以分為“三個(gè)層次”。第一個(gè)層次是“信息傳遞層”，涉及的督辦環(huán)節(jié)包括工作立項(xiàng)和工作反饋，主要是解決信息上傳下達(dá)問(wèn)題，這是督辦工作開(kāi)展必不可少的基礎(chǔ)，沒(méi)有信息傳遞，督辦工作就無(wú)從談起。第二個(gè)層次是“檢查評(píng)價(jià)層”，涉及的督辦環(huán)節(jié)包括工作檢查和工作考核，主要是對(duì)工作進(jìn)展進(jìn)行實(shí)質(zhì)性分析，做出定性或定量評(píng)價(jià)。這一層次是督辦工作最關(guān)鍵、最重要的部分，是區(qū)分督辦工作是否流于形式的關(guān)鍵要素，有效的考核評(píng)價(jià)往往意味著有效的監(jiān)督督促，只有評(píng)價(jià)得當(dāng)、考核適當(dāng)，督辦才會(huì)發(fā)揮出實(shí)質(zhì)效果。第三個(gè)層次是“改進(jìn)提高層”，涉及的督辦環(huán)節(jié)包括催辦、整改，主要是糾正執(zhí)行中的偏差。這一層次是檢查評(píng)價(jià)層的升華，是為達(dá)到督辦工作目的的最直接的手段，展現(xiàn)了督辦工作的最終目標(biāo)。督辦工作的三個(gè)層次層層遞進(jìn)，逐漸深入，是督辦工作由表及里，由形式及實(shí)質(zhì)必經(jīng)的環(huán)節(jié)。

4 高效督辦機(jī)制應(yīng)具備的三大基礎(chǔ)

“合抱之木，生于毫末；九層之臺(tái)，起于累土”。打牢基礎(chǔ)和根基是做好督辦工作的關(guān)鍵，達(dá)到督促效果是督辦工作的最終目的。對(duì)應(yīng)督辦工作的三個(gè)層次，高效督辦機(jī)制應(yīng)具備三大基礎(chǔ)。

一是高效信息傳遞基礎(chǔ)。缺乏高效信息傳遞機(jī)制，會(huì)致督辦人員疲于應(yīng)付信息處理工作，使督辦難以向縱深開(kāi)展。因此，有必要筑牢督辦工作的基石，搭建好信息“高速公路”。提高督辦信息上傳下達(dá)效率可以從以下方面著手：一是開(kāi)發(fā)督辦工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)工作分發(fā)、新增、匯總、公示操作自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化，減輕執(zhí)行人員以及督辦人員的信息反饋負(fù)擔(dān)；二是簡(jiǎn)化報(bào)表和信息反饋流程，實(shí)行扁平化的反饋機(jī)制。

二是檢查評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)。執(zhí)行、檢查、考核都需要有一定的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)使執(zhí)行存在不確定性，使工作進(jìn)展情況評(píng)價(jià)偏向主觀，也會(huì)削弱檢查、考核的公信力，進(jìn)而影響督辦工作的有力開(kāi)展。因此，有必要建立各項(xiàng)重點(diǎn)工作的監(jiān)控要點(diǎn)，使之貫穿于督辦工作始終，作為工作執(zhí)行、檢查和考核的客觀標(biāo)準(zhǔn)。工作執(zhí)行活動(dòng)涉及主觀動(dòng)機(jī)、行為、程序、結(jié)果幾個(gè)方面，為便于衡量工作進(jìn)展，可以從行為、程序、結(jié)果上設(shè)置監(jiān)控點(diǎn)，具體如下：①對(duì)于探索研究類(lèi)重點(diǎn)工作，難以直接衡量研究結(jié)果，但可以從程序上進(jìn)行控制，設(shè)置提級(jí)審查的程序監(jiān)控點(diǎn)（如以形成研究報(bào)告，并報(bào)送上級(jí)審核為辦結(jié)標(biāo)準(zhǔn)），這樣就能夠促使負(fù)責(zé)單位主觀上認(rèn)真開(kāi)展研究，從而間接保障了工作執(zhí)行效果。②對(duì)于解決問(wèn)題類(lèi)重點(diǎn)工作，因?yàn)橄麥鐔?wèn)題是最終目的，而且結(jié)果是易衡量的，所以應(yīng)以問(wèn)題最終不再出現(xiàn)為工作辦結(jié)標(biāo)準(zhǔn)，而不以采取的措施為辦結(jié)標(biāo)準(zhǔn)。③對(duì)于指標(biāo)類(lèi)重點(diǎn)工作，工作辦理結(jié)果以數(shù)據(jù)方式體現(xiàn)，所以應(yīng)以完成進(jìn)度比例為辦結(jié)標(biāo)準(zhǔn)。④對(duì)于規(guī)定“具體行為”、“具體結(jié)果”，可直接執(zhí)行的重點(diǎn)工作，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)已在工作內(nèi)容中給出，所以應(yīng)以行為和結(jié)果完成為辦結(jié)標(biāo)準(zhǔn)。⑤對(duì)于工作方向、思路、重點(diǎn)、方法等需要細(xì)化后才能執(zhí)行的重點(diǎn)工作，工作的具體行為和結(jié)果均未直接給出，工作本身具有很大不確定性，也決定了直接督辦的不確定性。因此，應(yīng)賦予執(zhí)行者工作細(xì)化自主權(quán)，同時(shí)設(shè)置嚴(yán)格的提及審核程序，并將審核后的細(xì)化工作作為評(píng)價(jià)依據(jù)。

三是PDCA閉環(huán)管理基礎(chǔ)。PDCA循環(huán)是督辦工作的重要理論基礎(chǔ)，形成完整的計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、考核、改進(jìn)機(jī)制是發(fā)揮督辦工作實(shí)效的必要條件。只有周而復(fù)始地實(shí)施PDCA循環(huán)，才能使督辦工作不斷加強(qiáng)、持續(xù)深化。

5 結(jié)語(yǔ)

督辦活動(dòng)由淺入深，可以分為信息傳遞層、檢查評(píng)價(jià)層、改進(jìn)提高層三個(gè)層次。高效督辦機(jī)制應(yīng)具備高效信息傳遞、檢查評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、PDCA閉環(huán)管理三大基礎(chǔ)，三者之間層層遞進(jìn)，互相關(guān)聯(lián)，共同組成實(shí)現(xiàn)高效督辦目標(biāo)的不可或缺的必要條件。