會計檔案的管理、開發(fā)、利用和維護

吳春艷

摘 要：知識經(jīng)濟時代的到來使得會計檔案信息資源越來越受到重視。因此，會計檔案管理部門要不斷優(yōu)化工作模式，采取積極有效的措施改進目前會計檔案管理、開發(fā)、利用和維護工作中存在的問題，提高會計檔案資源的利用效率。本文主要對這一問題展開了分析。

關(guān)鍵詞：會計檔案管理；檔案開發(fā)；檔案利用和維護

會計檔案是企業(yè)或單位在會計核算中形成的專業(yè)材料，是作為歷史記錄而保存下來的會計憑證、會計賬薄和會計報表等材料，它是反映企業(yè)或組織機構(gòu)各項業(yè)務(wù)、財務(wù)收支狀況的重要歷史資料。知識經(jīng)濟時代的到來使得會計檔案越來越受到人們的重視，人們對會計檔案信息的需求也越來越豐富和多樣化，會計檔案管理、開發(fā)、利用和維護工作還面臨著一些問題，不能適應(yīng)新時期社會發(fā)展的形勢。在這樣的背景下，會計檔案管理部門要采取積極有效的措施，不斷提升會計檔案管理的規(guī)范性水平，加大對會計檔案資源的開發(fā)利用，做好檔案資源的維護工作，從而使會計檔案更好的為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

1 會計檔案管理、開發(fā)、利用和維護過程中面臨的問題

1.1 會計檔案管理工作面臨的問題

目前各企業(yè)單位在開展會計檔案管理過程中還存在一系列問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面，第一，部分企業(yè)、單位沒有建立專門的會計檔案管理部門或機構(gòu)，管理者對會計檔案管理工作的重視程度不夠，導致會計檔案管理工作的整體質(zhì)量不能適應(yīng)現(xiàn)階段社會發(fā)展的需要，會計檔案資源也難以為企業(yè)、單位以及社會的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。第二，信息時代的到來使得信息化成為各行各業(yè)發(fā)展的一個重要趨勢，但是相關(guān)部門在開展會計檔案管理過程中缺乏對會計檔案管理信息化建設(shè)的重視，相關(guān)工作人員也缺乏會計檔案信息化管理所必須的計算機操作技能和信息意識，導致會計檔案管理工作的規(guī)范性和科學性難以提升，會計檔案公開整體水平落后，急需改進。

1.2 會計檔案開發(fā)工作面臨的問題

會計檔案在開發(fā)過程中面臨的一個主要問題就是檔案資源的搜集、整理和使用缺乏科學性。首先，相關(guān)部門在進行會計檔案資料搜集時缺乏科學性，部分企業(yè)單位不能及時的對會計檔案進行分類整理和歸檔，影響部分紙質(zhì)檔案的后期查閱使用。其次，企業(yè)單位在進行會計檔案歸檔保存時往往不注意檔案室環(huán)境的優(yōu)化，導致部分紙質(zhì)檔案由于受潮、光照等而出現(xiàn)損壞，影響正常使用。另外，在信息時代各行各業(yè)都開始朝著信息化的方向發(fā)展，而部分企業(yè)單位由于受資金、技術(shù)等的影響，會計檔案的信息化和數(shù)字化轉(zhuǎn)化率并不高，導致會計檔案數(shù)據(jù)庫建立不完善，最終影響會計檔案資源的開發(fā)利用。

1.3 會計檔案利用和維護過程中面臨的問題

進行會計檔案開發(fā)的目的就是要強化檔案資源的利用和共享，但是從目前的情況來看，很多部門在進行會計檔案管理過程中忽視了檔案資料的開發(fā)利用，不能通過分析會計檔案信息來總結(jié)自身各項經(jīng)營管理活動的發(fā)展經(jīng)驗，會計檔案資源難以在組織決策中發(fā)揮應(yīng)有的作用，這是會計檔案利用效率低的主要表現(xiàn)。還有部分單位在會計檔案使用過程中過分強調(diào)保密性，致使很多非常有價值的會計檔案沒有被利用，會計檔案作用難以發(fā)揮。另外，企業(yè)單位的會計檔案維護工作也缺乏科學性，對紙質(zhì)檔案資料的保存環(huán)境不能及時優(yōu)化，對數(shù)字化的檔案資料不能及時的備份處理等，都影響了會計檔案資料的使用。

2 加強會計檔案的管理、開發(fā)、利用和維護的對策

2.1 強化會計檔案管理意識，提高會計檔案管理的規(guī)范化水平

加強會計檔案管理首先需要相關(guān)部門和人員轉(zhuǎn)變觀念，強化檔案管理意識，優(yōu)化檔案管理工作模式，進而不斷提高會計檔案管理的規(guī)范化水平。

首先，企業(yè)、單位要根據(jù)自身的實際情況設(shè)立專門的會計檔案管理部門或機構(gòu)，并配備專業(yè)的會計檔案管理人員。其次，要組織會計檔案管理工作人員參加培訓學習，既要學習《會計檔案管理辦法》等規(guī)章制度，還要學習現(xiàn)代化的會計檔案管理手段，熟練掌握必要的計算機操作技能，樹立信息化意識。另外，各企業(yè)、單位的會計檔案管理工作要與自身工作實際密切結(jié)合，強化會計檔案管理的信息化建設(shè)，為會計檔案的作用發(fā)揮提供更便捷的途徑。

2.2 加強對會計檔案的開發(fā)利用

會計檔案的開發(fā)利用是一項系統(tǒng)性很強的工程，首先，相關(guān)部門要提供會計檔案搜集、分類、整理、歸檔的科學化水平，并采取專業(yè)化的技術(shù)手段對紙質(zhì)會計檔案資源進行數(shù)字化和信息化處理，建立會計檔案數(shù)據(jù)庫并進行分類編目，為會計檔案資源的查閱使用提供便利。其次，企業(yè)、單位等要根據(jù)自身的實際情況嚴格制定會計檔案的查閱使用流程和規(guī)范，比如紙質(zhì)檔會計案的查閱使用和復制必須經(jīng)過審批之后才能進行，進行電子會計檔案的查閱使用必須要具備相應(yīng)的權(quán)限等，這樣才能使會計檔案資源的價值得到最大限度的發(fā)揮，同時也不會影響檔案管理的規(guī)范性，提高會計檔案的使用效率。

2.3 加強對會計檔案的維護

會計檔案維護工作涉及到多方面的內(nèi)容。第一，在會計檔案保存環(huán)境方面，需要企業(yè)、單位等建立專門的會計檔案儲藏室，做好檔案室的防潮、防火等工作，為紙質(zhì)會計檔案的保存營造一個安全的環(huán)境，為會計檔案的長期保存和使用提供保障。第二，對于信息化的會計檔案資源要做好其介質(zhì)的保存工作，包括磁盤、硬盤等，并定期進行數(shù)據(jù)備份，防止存儲介質(zhì)的損壞影響會計檔案資料的安全性和完整性。第三，在進行會計檔案資料查閱使用時要嚴格按照規(guī)定的流程和制度來進行，防止不當操作或不法分子的有心利用而造成會計檔案信息的泄露、丟失的等。由此可見，做好會計檔案的維護工作對于高效發(fā)揮會計檔案資源的價值具有重要作用。

3 結(jié)語

會計檔案的管理、開發(fā)、利用和維護工作是密切相關(guān)的系統(tǒng)性工作，其最終目的是使會計檔案資源的價值得到最大限度的發(fā)揮。因此，相關(guān)部門要充分認識到目前會計檔案管理、開發(fā)、利用和維護工作中存在的問題，并采取積極有效的措施加以改進和優(yōu)化，最終使會計檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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