檔案信息化管理存在的問題與對策

王琦

檔案信息化是檔案管理部門適應社會信息化發展的必然要求，也是檔案管理部門對檔案信息進行科學管理和優化配置的必要手段。自上世紀末期提出檔案信息化以來，我國的檔案信息化建設工作已經初見成效，全新的信息化檔案管理模式也得到了社會的普遍認可。但對檔案管理整體工作來說，檔案信息化還屬于比較新鮮的事物，對檔案進行信息化管理也屬于一種全新的管理方式，在嘗試的過程中難免會走彎路。目前檔案信息化建設中還存在一些不足，需要在管理過程中進一步完善和創新。本文針對當前檔案信息化管理中存在的若干問題，提出了自己的幾點看法。

一、檔案信息化應該注重適用性和有效性

檔案信息化建設應該注重適用性和有效性的原則，建設過程中突出重點，并且以點帶面地進行各項信息建設工作。從實際出發注重建設的時效性，在追求投資效益的同時也不能搞形式主義。加強對各項建設工作的統籌兼顧，做到重點突出、循序漸進。檔案信息化建設的總體目標應該具有一定的高度，但在實際建設過程中應該分階段實施，按照適用性和有效性的原則有步驟的進行建設。檔案信息建設過程中不能盲目追求系統的完整性，或者是缺乏對檔案信息化建設復雜性的估計，導致預期目標不符合實際，可能出現后期投入經費不足、建設時間無法保障等問題，甚至讓已有的投入付之東流，帶來巨大的人力、財力損失。檔案信息化建設應該以基礎業務為依托，并且和基礎性業務相互協調、相互兼顧，兩者之間取長補短，以保障信息化建設能夠發揮最大的功能和效益。

二、增強檔案信息化利大于弊的思想意識

一些檔案管理工作者由于自身工作經歷、年齡層次和文化程度的差異，在一定程度上存在墨守成規、因循守舊的思想。他們大多缺乏對現代化檔案管理設備的了解，習慣于以往的手工操作方式，對于檔案信息化管理抱有懷疑的態度，大多認為檔案信息化管理存在很多弊端，甚至可能出現抵觸情緒。具體表現為一些人認為信息化屬于高投入、低產出的事物；紙質檔案在數字化傳輸過程中容易受到破壞；檔案信息化管理中進行網上信息傳輸時，機器設備容易出現故障，檔案的安全得不到保障等。檔案信息化作為一種處于發展中的新生事物，目前我國的檔案信息化管理水平和發達國家的標準還有一定的差距，只有經過不斷摸索和完善才能適應社會信息化發展的需求。從長遠的發展角度來看，檔案信息化管理不僅不會影響紙質檔案的安全和使用，還能延長檔案的保存和使用期限。由于紙質檔案需要較高的保存條件，占用的儲存空間也比較大，只用在條件適宜的情況下才能延長檔案的保存期限。但這種延長并不是絕對意義上的延長，紙質檔案不管使用何種方式保存，也無法避免紙張最后的老化，而對檔案進行信息化管理就不會出現這些問題。在短期內由于一些檔案管理工作者思想觀念跟不上，無法完全駕馭這種新的工作模式，導致工作效率暫時低下，也屬于十分正常的事情。但相信通過一段時間的學習和適應，這些困難都可以得到解決，檔案信息化也會給檔案管理工作帶來很多便利。檔案信息化在信息量和信息傳輸速度等方面的優勢是紙質檔案無法企及的，但檔案信息化的缺點是受人員和設備的影響比較大。在目前現有的信息技術和經濟條件下，電子檔案還不能完全取代紙質檔案，這兩種方式必須在一段很長的時間內并存并且相互支持，以實現電子檔案和紙質檔案并存的“雙套制”。

三、檔案信息化應該區別于數字化和網絡化

檔案信息化建設包括對基礎設施建設、人才隊伍建設、信息資源建設和應用系統建設等方面，它是一項涉及多方面內容的系統工程，需要管理部門統籌規劃，并且結合實際有計劃、有步驟的進行，分階段逐步實施完成。檔案數字化和網絡化只屬于信息化建設中的信息資源建設，是檔案信息化建設基礎工作的一部分。因此，檔案信息化應該區別于數字化和網絡化。很多人將檔案信息化和檔案數字化、網絡化的概念相互混淆，這是很不對的，這也是沒有弄清檔案信息化建設的實質，沒有理解檔案信息化是一項系統的、有規劃的建設。檔案信息化的建設目標應該將信息資源建設作為核心，將電子信息管理作為重點內容，保障電子文件信息的真實性、完整性和安全性。同時以互聯網作為信息基礎，加快檔案信息資源數據庫的建設步伐，對檔案電子文件進行數據庫建設，實現對電子文件的有效管理和實時利用，并且實現檔案信息的數字化和檔案信息管理的網絡化。

四、總結

檔案信息化是適應社會信息化發展的必然要求，也是檔案管理部門對檔案信息進行科學管理和優化配置的必要手段。檔案管理人員應該增強檔案信息化利大于弊的思想意識，注重信息化建設的適用性和有效性，以此進一步提高檔案信息化管理水平。