關于加強企業人事檔案管理工作的思考

杜婷

摘 要：基于企業發展及提升其人力資源管理水平的需要，通過對企業人事檔案管理現狀分析，從意識、制度、人員等方面探討加強企業人事檔案管理工作、有效利用人事檔案的可行措施。

關鍵詞：企業人事檔案；管理；人事檔案利用

企業人事檔案是企業生產、管理過程中形成的員工反映和記錄員工人生軌跡的材料，是記載員工個人教育背景、工作經歷、政治面貌、品德作風等信息的文件材料或電子介質，在企業調配、選拔、任用和考核員工過程中起著依據、參考和憑證的作用。然而，隨著現代社會經濟發展和技術變革，人事檔案管理現狀不容樂觀，已不能滿足企業發展的需要。如果提高人事檔案管理水平已成為企業人力資源管理工作中不能忽視的問題。

1 企業人事檔案管理現狀分析

1.1 重視不足

長期以來，人事檔案只存在于國家政府機關、事業單位和國有企業之中，在一般企業中多流于形式。人事檔案管理作為企業的非生產性行為，很容易使企業管理者進入一個誤區：人事檔案并不能為企業提供產出，而且耗費人力、物力、財力，只要可以保障人員調配的基本運轉即可。從而，企業就不可避免的忽視了人事檔案管理工作。另外，未能有效利用人事檔案信息支持企業管理和生產工作，不能發揮其應有作用也是造成企業忽視人事檔案管理工作的重要原因之一。

1.2 材料收集片面

企業各種行為的根本目的是盈利，基于成本控制等因素考慮，企業往往只收集與其管理和生產行為有直接關系的人事檔案信息，這是導致企業人事檔案材料收集片面的主要原因。缺乏有效的收集管理制度是企業材料收集片面的制度原因。相對于西方企業，我國企業人事檔案管理方式多沿襲舊的檔案管理模式，沒有完善的、系統的人事檔案收集管理制度，而且現有制度也沒有得到有效地執行。人事檔案收集管理制度的缺失，導致材料收集過程中容易出現權責不清、主觀片面、被動和不及時等情況。例如，人事檔案材料收集歸屬部門或人員變動，先后收集的人事檔案材料可能參差不齊，缺乏全面性、系統性、一貫性。

1.3 內容有失實質作用

目前，企業人事檔案很難客觀反映員工全面信息：一方面，企業對員工的評價和鑒定材料內容簡單空泛、形式單一，側重于政治表現又套話、虛話多，很難起到參考和依據的作用。另一方面，因學歷、經歷等信息造假導致人事檔案信息失真現象屢禁不絕，人事檔案管理人員又缺乏行之有效的方法鑒別信息真真偽。信息失真以致企業無法正確評價員工。基于上述兩方面原因，人事檔案內容無法有效的在企業調配、選拔、任用和考核員工過程中起依據、參考和憑證的作用，有失其實質作用。

1.4 利用不足

“保存檔案的最終目的是利用，檔案如果沒有被利用，那么也就沒有價值”。在企業中，人事檔案管理多注重保管而不是開發利用，并沒有起到檔案服務的作用：一方面，人事檔案材料收集、整理后束之高閣，乏人問津；另一方面，企業調配、選拔、任用、考核員工需要詳實的參考資料，卻常常面臨無信息可依的尷尬。另外，企業對人事檔案的利用多局限于員工的身份、學歷、工齡等信息，如人事證明，而不是為企業開展干部儲備、培養開發等提供信息支持。

1.5 信息化程度低

隨著計算機、網絡技術的發展，信息化已成為現代社會發展的主流，現代人事檔案工作的發展也要求人事檔案管理工作必須信息化。將計算機技術應用于人事檔案管理工作已成為現代企業管理的發展潮流。當前企業人事檔案信息的載體絕大部分還是采用紙質材料，僅有小部分采用光盤、移動硬盤等。同時，記錄于紙質材料上的內容很少錄入計算機，或簡單錄入，并沒有采用現代人事管理軟件對信息進行歸集、整理、分析，因而不能實現信息的資源共享和高效利用。

2 加強企業人事檔案管理的措施

2.1 轉變意識，提高對人事檔案管理工作的重視程度

人事檔案管理工作并不直接作用于企業產出，而是通過有效的利用對企業的發展提供支持。因此，只有使企業認識到人事檔案管理工作的這種潛在作用，才會增強對人事管理工作的重視。企業可以采用人事檔案知識普及、作用宣貫等方式，轉變企業管理人員和員工對人事檔案管理工作的認識，尤其是增強企業高層管理人員對人事檔案管理工作的支持，真正做到把人事檔案管理工作作為企業管理中的一個重要環節來實施。

2.2 完善人事檔案管理制度，增強人事檔案管理工作的規范性

企業人事檔案管理制度是建立首先必須適應現代社會經濟的發展和國家人事制度改革的要求，其次應該服務于企業發展目標。企業人事檔案管理制度是對企業人事檔案收集、審核、歸檔、利用等工作的規范，它使人事檔案管理工作有制度可依、依制度以獎懲。此外，在實現人事檔案全面性、現實性、真實性、動態性、機密性的同時，堅持以人為本的理念，建立人事檔案定期檢查、考核制度，并將人事檔案管理納入企業績效考核工作中，促進人事檔案管理人員自主提高工作的規范性。

2.3 確保內容真實，強化人事檔案的實用性

內容真實是人事檔案發生積極作用的基礎。企業應在原有人事檔案基礎上核查現有信息，去假存真、補齊缺失并定期動態更新檔案信息。此外，在企業人事檔案管理工作中應盡量避免內容雷同、形式單一，體現員工的個性。其中，尤為重要的是全面、客觀的對員工的能力、業績進行評價，從而為企業調配、選拔、任用和考核員工提供信息支持。

2.4 重視人事檔案信息化，提高人事檔案利用率

實現人事檔案信息化是企業對人事檔案信息需求日漸增強的客觀需求，這就要求提高人事檔案管理工作效率，保障人事檔案信息的時效性、準確性、完整性。人事檔案信息化是通過現代計算機和網絡技術，實現檔案信息的數字化和管理過程的網絡化，利用人事檔案管理軟件對人事檔案信息進行整理、分析、共享和存儲等。實現人事檔案信息化，需要企業做到以下幾點：

企業，尤其是企業高層管理人員對人事檔案信息化的支持。人事檔案信息化是一項系統性的復雜工作，需要一定的人員、資金和設備。只有得到企業尤其是企業高層管理人員的支持，促使企業全體達成共識，才能確保各項工作有序開，實現人事檔案信息化。

提高檔案管理人員專業素質。與傳統人事檔案管理工作不同，人事檔案信息化對人事檔案管理人員的專業知識具有更高的要求。在具備基本的檔案管理知識之外，實現人事檔案信息化還要求人事檔案管理人員具備計算機和網絡操作知識、軟件應用知識和數據分析知識。但另一方面，人事檔案信息化相對紙質檔案信息具有可編輯、易傳輸的特點，為保障信息的真實性、完整性、秘密性，必然要求人事檔案管理人員具備較高的職業道德水平，避免出現信息泄露、作假等負面現象。

建立一套行之有效的人事檔案數據信息系統。人事檔案數據信息系統是實現人事檔案信息的必要手段。人事檔案原始材料是人事檔案數據信息系統數據庫建立的信息來源，通過錄入原始信息，利用信息系統完成人事檔案信息的歸集、整理、分析和共享，實現人事檔案管理的數字化、網絡化，提高人事檔案管理效率。

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