新醫改下醫院檔案管理的優化策略

摘要：隨著現代科技的發展，醫療設備和醫療方法都在革新，醫院的檔案信息資料會隨著醫療方式的更新和患者種類的不同而變得越來越多。這些治療方法和患者病例治療大多數對醫院的發展起著至關重要的作用，因此醫院一定要做好檔案管理工作，做好重要信息的保存以及將沒用的信息剔除銷毀，確保醫院的保密信息不外泄。在新醫改的環境下，醫院的檔案管理工作也迎接新的更新任務。筆者依據當前醫院檔案管理中存在的問題提出以下幾點優化策略。

關鍵詞：新醫改；醫院檔案管理；優化管理

中圖分類號： G271；R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）04（b）-0000-00

1.前言

在新醫改的環境下，進行醫院檔案管理的革新必須要發現和解決原有檔案管理中存在的問題，醫院的檔案管理部門必須要認識到醫院檔案管理的改革對醫院和社會的重要性，積極投入檔案管理改革的工作當中。醫院的檔案管理部門必須要有科學有效的管理方式，全新的管理理念，與時俱進的同時要實事求是。

2.醫院檔案管理中存在的普遍問題

首先，醫院對檔案收集和管理的不重視，并沒有認識到檔案資料的管理對醫院的發展起到多大的作用。很多醫院注重的只是醫療團隊和醫療設施的更新，甚至檔案管理都沒有一個獨立的部門，只有一間辦公室堆放檔案資料。醫院對檔案資料管理的不重視會降低醫院檔案管理人員對檔案管理和整理的積極性。

其次，老舊檔案資料的保存方式。如今很多的醫院都在不斷的更新和更換先進的醫療設備，在檔案的管理方面因為重視度不夠，很多醫院仍舊保留了很多老舊的紙質檔案[1]。老舊的紙質檔案隨著時間的遷移已經腐爛或字跡模糊，在很大程度上給查詢和保存帶來了極大的阻礙。傳統的檔案管理會讓檔案資料得不到有效的利用，也不能保證檔案資料的安全性，容易丟失。

還有，醫院完善的管理制度。因為醫院對檔案管理的不重視，認為檔案管理派再多的人，更新再多的設備都是在浪費資源，都不如在科室中搶救一個病人來的有效且直接。所以醫院檔案管理制度的不健全導致醫院檔案管理的執行力度不足，檔案管理崗位形同虛設。檔案管理崗位就成了醫院中最清閑而且最無聊的崗位，管理人員在檔案管理工作上找不到工作重心和方法，覺得檔案管理工作枯燥乏味且浪費時間。

最后，管理人員素質水平偏低。醫院對檔案管理人員管理水平要求低，投放在檔案管理室的大都不是專業的管理人才。有些是從別的不相關的部門調過去的，有些甚至是退休員工，有些甚至只是做著打掃和整理檔案室的普通工作，他們沒有真正的管理相關知識，他們做不到準確且有效的檔案整理，并沒有對檔案管理起著直接作用。管理人員的綜合素質水平低會影響檔案管理過程中的速度和質量，影響管理效果。

3.醫院檔案管理的優化策略

3.1提高檔案管理的意識

醫院必須重視醫院檔案的收集和管理，檔案的管理優化不僅僅關系著醫院本身的未來發展，還關系著醫學界的發展。檔案記錄不僅僅是記錄了醫療的方式和過程，還記錄著醫療發展的過程。而且醫生可以在發現相似病狀的時候可以第一時間從資料庫中找出相似病例進行對比分析，以便做出最有效最直接的治療方案，減少在病患身上探索的過程，減輕病患的痛苦。每個醫院都應該有自己專屬的檔案信息庫，這方便在研討會上與各醫院進行討論和交流，信息共享能讓醫療的發展更穩定。

3.2科學的儲存方式

八十年代、九十年代時期的醫院都堆積有不少的紙質檔案，隨著歲月的變遷時間的推移和環境的變化，很多的紙質檔案字跡都已經模糊，紙質也腐爛變質，這是醫院珍貴財富的重大丟失。雖然過去的醫療設備和醫療方法沒有現在的先進有效而直接，但是檔案的資料記錄了醫院發展進程中邁出的成長歷程[2]。學者也可以通過那些資料看到在沒有先進條件下是怎樣為病患治病的，可以根據前輩們的經驗改革更新治療方法。就如李時珍的《本草綱目》，他的文卷經過幾百年的傳承好多知識已經丟失，但是后人將《本草綱目》的內容利用計算機技術建立電子檔案信息，不僅僅更安全的保存也更方便后人的查詢和學習。因此醫院應該把過去依舊僅存的檔案資料進行歸類，輸入電腦建立電子檔案，不僅僅方便管理，也方便查找。

3.3強化管理制度

沒有規矩不成方圓，只有嚴明的制度才能對人們的思想和行為起到約束作用。在新醫改環境下醫院必須完善和建立檔案管理制度，將制度實施到每個部門，每個科室，每個系統，加強醫院的管理制度對醫院檔案管理的執行起著重大決策作用。甚至可以開設檔案管理部門，為檔案管理制定針對性管理制度，只有完善和強化了管理制度，檔案管理人員才能在管理制度下重視檔案管理工作，更有效的發揮他們在崗位上的能動性和作用，讓他們明確自己的工作重心。

3.4提高檔案管理人員的綜合素質

提高原有檔案管理人員的綜合素質和培養新型管理人才，提升醫院檔案管理的質量和效率。改變以往檔案管理的不合理理念，給管理人員進行專業培訓，提高檔案管理人員的管理能力、工作能力，優化檔案管理方式，提高管理效果。只有檔案管理人員素質的提高才能大幅度的提升檔案管理效果，也是從根本上解決檔案管理弊端之一。例如給檔案管理人員進行專業知識的培訓，讓他們了解各種資料如何進行有效分配，更在培訓后進行考核，讓他們了解和充分認識，檔案管理不僅僅只是歸類整理那么簡單，檔案管理也是一件非常重要的工作，檔案管理在醫院發展上也起到重要作用。

3.5各部門之間相互協作

醫院可以建立和創建屬于自己的檔案信息儲存網站或計算機網絡信息庫，分配管理人員管理各個科室的相關檔案資料。為了減少后勤檔案管理人員的工作量和提升檔案管理的效果，最好每個部門，每個診療科室的病例檔案都安排有專門的檔案管理人員進行跟蹤記錄。在各醫院的前臺掛號處，接待的護士在第一時間為患者建立個人基礎檔案。在各個診療科室醫生接待患者的時候利用計算機網絡記錄患者的治療過程，建立的患者個人檔案可以通過醫院系統后臺傳到信息庫中，科室相關的檔案管理人員從檔案分類中提取相關檔案進行分類記錄、整理和存檔[3]。每個科室與每個科室之間的相互協作，就形成一個信息網的建立和流通。將檔案管理人員進行合理分配，不僅僅提高了檔案資料的記錄速度，也有效和針對性地將檔案資料存檔和管理。

4.結束語

在新醫改環境下，多樣化的醫院檔案管理是醫院未來發展和建設的基礎和要求，能夠為醫院的未來發展提供有效、專業、科學的檔案資料。針對目前醫院檔案管理現狀發現的問題，醫院首先要重視檔案管理的重要性，完善和實施更有效的管理制度，采用先進計算機網絡技術為檔桿建立電子版檔案，進行合理有效的分配管理和檔案歸類。提升檔案管理人員的綜合素質，為管理人員開設相關培訓，為檔案管理部門注入新鮮血液，培養專業管理人才，開發研究更合適的管理模式。

【參考文獻】

[1]尹曉麗，房向東. 新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J]. 辦公室業務，2016，07（240）：126.

[2]李麗彬. 新醫改下醫院檔案管理的改進策略探究[J]. 大家健康（學術版），2016，10（12）：293.

[3]覃瞳；《新形勢下醫院檔案管理現代化面臨的問題及策略》2015，06；

[4]付振剛. 醫院檔案管理在新醫改環境下的改進研究[J]. 才智，2016，10（8）：274.

作者簡介：黃鴻輝，1974年6月出生，男性，漢族，籍貫永春（縣），供職于福建省泉州市永春縣醫院辦公室，職稱館員。