人事檔案知情權初探

黃海燕

人事檔案是組織人事部門在培養、選拔和任用干部等工作中的重要依據，也是維護個人權益的法律憑證，與檔案當事人切身利益和前途命運息息相關。近年來，因人事檔案中記錄了“不實之詞”或被塞進不利于當時人的材料等，對當事人造成人身傷害（精神上的傷害和經濟上的損失）由此引發的檔案糾紛甚至訴訟經媒體曝光引進全社會的廣泛關注。因此，解開人事檔案神秘面紗，及時賦予當事人對自身檔案知情權和用人單位對員工人事檔案知情權已刻不容緩。

一、人事檔案知情權涵義

知情權是指知悉、獲取信息的自由與權利，包括從官方或非官方知悉、獲取相關信息。隨著知情權外延的不斷擴展，知情權既有公法權利的屬性，也有民事權利的屬性，特別是對個人信息的知情權，是公民作為民事主體所必須享有的人格權的一部分。

人事檔案知情權是近年來伴隨著我國公民知情權的發展和政府信息公開進程而呈現出來的。人事檔案知情權是指在不損害國家和集體利益前提下，當事人合法擁有對本人人事檔案材料內容真實性、完整性等狀況及其利用情況等知曉的權利。

雖然人事檔案歷來被蒙上神秘的面紗，但作為當事人對自己的檔案并不是一無所知，當事人對檔案材料應包含學籍檔案、工作期間的各種審批表、考核表等狀況其實是有一定了解的，而且檔案中一些個人基本信息也幾乎是由本人填寫的。賦予當事人知情權，不僅局限于當事人自己所填寫的內容，更重要的是指當事人有權了解學校、用人單位或組織人事部門對當事人各方面的評價意見、鑒定結果等情況，這些意見材料在入檔之前應該告知當事人，當事人如有異議，有權提出申訴；應讓當事人知曉究竟哪些材料需要入檔及其是否按時按要求入檔；當事人在需要時，可向有關檔案機構了解其個人范圍內的檔案構成情況，自己在工作學習成長過程中形成的應當歸檔的材料，可向檔案機構提供補充。當事人有權知道自身檔案被利用情況，當事人有權了解查閱其人事檔案的單位名稱、利用者姓名、利用目的、查閱內容、查閱時間和查閱結果等。

用人單位知情權是指用人單位合法擁有的對其員工人事檔案記錄內容的客觀真實程度的知曉權利。人事檔案隨著個人成長逐步形成和充實，在保管和利用個人檔案方面用人單位雖然擁有主動權，但由于“檔隨人走”、“檔案管理部門保管”等特點，加

上有的單位或個人出于種種原因刻意隱瞞事實、進行檔案造假或者遺漏檔案材料，使得用人單位并不完全知曉檔案內容的真實和完整情況。因此，在賦予當事人對本人人事檔案知情權的同時，也應保證用人單位對其員工人事檔案真實完整情況的知情權。

二、人事檔案管理中知情權缺位帶來的問題及公開人事檔案知情權的必要性和重要性

1.公民對人事檔案的重要性和人事檔案知情權的意識不足

近年來，隨著政府信息公開相關法律法規相繼出臺，提倡公民享有人事檔案知情權的呼聲越來越高，但是我國公民對人事檔案知情權觀念理解還不夠深入，對自身檔案材料的社會價值仍認識不足，導致越來越多的人認為人事檔案可有可無，幾年來“棄檔”、“死檔”現象屢見不鮮，嚴重影響了檔案內容的真實性、完整性和檔案利用價值的提升。保障人事檔案的知情權，人們對自身檔案價值有了新的認識，明確了檔案的內容和用途及與本人的相關性，就會盡力去維護它的完整和安全；了解組織和領導對自己的評價，更加全面準確地認識自我，進一步明確今后努力方向，有利于增強公民對人事檔案的重視程度，一定程度上有利于減少“棄檔”、“死檔”現象發生。

2.人事檔案信息資源開發利用率低

人事檔案收集整理的目的是為了服務和利用。長期以來，受滯后的法制建設和傳統封閉的人事檔案管理模式等因素影響，人事檔案的利用是只對單位不對個人的，人事檔案當事人無權查閱本人檔案信息，很多人不了解自己檔案中的內容和信息甚至根本不知道自己檔案的下落，檔案的利用價值大打折扣。鑒此，保障人事檔案的必要性、重要性在于適當開放人事檔案，把檔案利用的權利交與個人，人們可以依據有關規定通過正當程序查看自己的檔案，知曉自身檔案的內容，明白檔案的價值，有利于提高檔案利用率。同時，由于個人的積極參與也有利于擴充檔案利用效果的反饋渠道，有助于激活人事檔案，從而最大限度發揮人事檔案的價值，為社會大眾服務。

3.人事檔案流動卡檔、一人多檔問題時有發生

市場經濟條件下，人才的合理流動有利于人才資源與物質資源優化配置，有利于推動生產力發展。但現行的人事檔案制度，檔案由用人單位管理，使得人事檔案成為“卡”人的工具，嚴重阻礙優秀人才合理流動。有些人才為了謀求更好的發展平臺，主動放棄人事檔案，出現了“棄檔”現象；而一些單位為了招納人才，為新引進的人才重新建立了一份人事檔案。為取悅人才，新單位往往在新建人事檔案中突出人才的成績和優點，而少有甚至沒有留下其缺點與不足的記錄，沒有對當事人進行客觀、公正地評價，嚴重影響了人事檔案的真實性與權威性。與此同時，“一人多檔”的現象也不利于對人才進行合理有效管理。因此，實現人事檔案知情權，明確人事檔案由單位和個人共同擁有，單位對人事檔案所有權具有時效性，這樣就可以做到 “人檔不離”，防止出現“卡檔”和“一人多檔”的怪現象。

4.人事檔案監管工作有待加強

長期以來，人事檔案存在組織、人事、勞動、檔案局等“多頭管理”，有關部門權責不明的狀況，加上傳統封閉式的管理模式，檔案利用率低，有關單位和人事檔案主體無法對檔案主管部門及檔案管理人員進行有效監督，人事檔案缺失或不實的現象時有發生，給當事人造成極大的損失，有的因此引起糾紛、爭議甚至訴訟。保障人事檔案知情權，個人可以通過正當程序查閱自己的人事檔案，了解檔案內容，核實檔案材料的真實性、完整性和準確性，可以督促相關單位和人員及時補充或修改檔案材料，防止他人人為惡意篡改，這樣就能降低公民權利受損程度，增強檔案主管部門和檔案管理人員責任心，有效監督人事檔案工作，促進檔案工作科學發展。

三、保障人事檔案知情權的具體途徑

1.更新觀念，提高認識，營造氛圍

當前人事檔案知情權的理念尚未深入人心，普通民眾對這個概念還比較陌生，組織人事等檔案管理部門應結合實際及時制定相關政策法規，積極開展對相關政策法規的輿論宣傳和人事檔案知情權咨詢服務，提高公民的檔案意識和法制意識，提升他們維護自身合法權益的能力，使公民能夠充分行使知情權。同時，要通過電視、報刊、網絡等媒介，多渠道多方式地宣傳人事檔案的功能和價值，打破公民對人事檔案的神秘感和陌生感，讓人們充分了解人事檔案在自身學習、工作和學習中的重要作用，勇于捍衛本人對人事檔案的知情權利，營造一個開放人事檔案的良好輿論氛圍。

2.健全完善人事檔案知情權的法律法規

完善人事檔案知情權相關的法律法規是實現檔案知情權的根本保證。雖然《中華人民共和國檔案法》第二十條已經規定了公民可以根據需要，利用有關單位保存的檔案的權力。但是我國其他人事檔案法律法規都規定“任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。因此，必須修改和完善現有人事檔案法律法規，從法律的角度來界定人事檔案知情權，確保公民合法擁有自身檔案知情權利。筆者認為，在法律法規中應明確公民對自身檔案有申請知曉的權利。但是人事檔案向本人開放必須有所規范，一是卻有查閱、利用本人人事檔案的需要；二是申請要符合公布的法規中的規定的時間、地點、費用和應當遵循的程序。在法律法規中應明確公民提請相關部門的更正權，即公民在發現涉及自身的檔案信息有錯誤之處或者與實事不符合時，有權要求相關部門進行修改或更正；公民在對其享有獲取的檔案信息中，發現有不齊全、不正確，已過時或使人誤解的內容時，有權要求更正。如果相關單位拒絕更正時，必須書面提出拒絕的理由，當事人有權就相關單位拒絕更正的決定向法院提起訴訟。在法律法規中還應明確公民獲得救濟的權利，即人事檔案當事人不服行政機關作出的關于人事檔案信息開放利用的決定時，有權在申請行政復議和提起行政訴訟中進行選擇的權利，以便使人事檔案相對人的知情請求權在受到侵害時能及時獲得司法上的救助。

3.正確處理公開權與隱私權關系

我們在維護公民擁有合法知情權的同時，也要注意嚴格保護公民的隱私權。要樹立“立檔為民”理念，堅持“積極利用”與“謹慎開放”的有機結合，一方面，要積極倡導保障公民知情權，對人事檔案開放利用，即在法律允許的范圍內，公民提出書面申請，可以查閱利用本人的檔案。另一方面，開放人事檔案必須以尊重公民的隱私權為前提，凡是涉及個人出生狀況、健康狀況、財產收入狀況、婚姻狀況、宗教信仰等人事檔案中有關個人利益或專屬個人特征且當事人不愿為他人知曉或散步的個人信息，相關部門必須保護個人隱私而限制他人利用，要堅持保持知情權與隱私權的有機平衡原則，更好地保護公民的合法權利。

4.健全監督機制，加強檔案管理

加強監督，規范管理是公民人事檔案知情權的有力保障。要明確規定檔案主管部門及檔案管理人員的法律責任和義務，對應當公開而不予公開人事檔案內容或者是應當保密人事檔案內容卻公開的單位和個人，要給予嚴厲的處罰，追究其相應的法律責任。要設立專門的評估機構，定期或不定期監測人事檔案材料的真實性、合法性和實用性，對個人或用人單位就材料真假提出的異議做出鑒定，督促有關單位采取措施解決問題。建立健全投訴機制，通過設立舉報電話、信箱等方式保障公民知情權，暢通監督渠道，自覺接受社會各界的監督，保障公民知情權實現。