淺析如何做好檔案管理工作

張海霞

摘 要：人事檔案在人的一生中扮演著十分重要的角色。它是記載人生軌跡的重要依據。本文從人事檔案的特點、重要性、人事檔案管理中存在的問題及建議等幾方面來論述如何做好人事檔案管理工作。

關鍵詞：企業；人事檔案；管理

1 人事檔案的概念及特點

人事檔案是人事管理活動中形成的，關于個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處分等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。員工出國出境、計算工齡、工作流動、晉升職務、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險等都需要使用個人檔案。其主要特點有：

1、全面性

人事檔案收存員工的履歷、考核材料、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資、職稱評審、繼續教育等各方面的文件材料。它是員工個人信息的儲存庫，全面反映了員工全貌。

2、真實性

這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務和有用參考。

3、機密性

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等。因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。

2 目前人事檔案管理工作中存在的問題

1、思想上不夠重視

由于人事檔案管理工作是一項內部性、保密性很強的工作，平時工作不引人注目、默默無聞，許多一線員工甚至不清楚人事檔案管理工作是怎么回事。企業領導人事檔案概念淡化，思想上重視不夠。一是因為客觀上人才流動越來越頻繁，人事檔案中反映一個人的工作能力、工作業績、培訓方面的材料很少，對企業選才、識才用處不大。二是因為人事檔案中個人信息內容失真現象屢屢出現，假年齡、假工齡、假學歷層出不窮，而失真的信息導致人事部門無法正確評估職工。因此領導在招聘、錄用人員時不注重調檔、查閱檔案，久而久之也忽視了企業內部的人事檔案管理工作，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要業務，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行。領導的不夠重視也直接影響到人事檔案管理人員思想上重視不夠，平時的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差錯即可。

2、硬件設施不到位

缺乏專門的人事檔案室，部分企業人事檔案和文書檔案、技術檔案一起存放，甚至混淆存放，部分企業直接把人事檔案存放在行政、人事辦公室，安全、保密措施不到位。檔案柜、檔案盒以及各種人事檔案管理設備陳舊，很難滿足人事管理日常工作要求。

3、管理手段落后

傳統的人事檔案大都以紙質檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，往往出現人、檔不在同一個城市的現象。人力資源管理部門要想查閱一個人的檔案，就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時間和人力的浪費，降低了工作效率。

3 人事檔案管理改革的措施

1、改革創新，拓寬人事檔案內容，增強實用性

在人事檔案內容上要豐富，載人檔案的個人材料一定要避免千人一面，避免含蓄的說辭，應該是清晰、準確的，甚至應該是生動的。比如：加入員工個人的品質和能力方面情況，個人的道德品質、專業技能、智力情況、工作能力、興趣愛好和業績表現等都是企業特別重視的，要作為人事檔案的重要內容。還有個人的情商是個人融入集體的基礎，是團結共事的基礎，是比智力和技能更重要的，企業領導對此更加重視。能否堅持原則，能否顧全大局，能否犧牲個人利益而保證企業和集體利益，能否忍辱負重，能否和同事很好的溝通交流，都要求作為人事檔案的重要內容。在人事檔案內容的附件中還可以把員工各種申請、總結、書面講話等記入檔案。在人事檔案內容上盡量使用數據的方法，而不是定性描述的方法對人進行記載，以避免因為主管領導的看法不同而導致對員工的偏見。例如：可以將員工的考勤記錄包括打卡機的記錄和員工請銷假情況記入檔案作為員工是否遵守紀律，是否守時的依據；可以將員工在財務部的借款還款時間記入檔 案作為員工是否誠信的依據；可以將員工調動和個人服從情況記人檔案作為個人是否服從工作需要的依據。

2、完善人事檔案管理規章制度

建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，規范人事檔案管理流程，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規范有序。對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側重點放在反映干部員工工作能力、工作業績等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關，從紙張規格到字體都要嚴格要求，拒收不規范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料，確保歸檔材料規范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的協調機制，加強與相關部門的溝通，采取“重點收集與普通收集相結合”、“集中收集和經常性收集相結合”、“上門收集”等方式，及時追補和不斷補充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。

對于員工入職的基本信息以及工作經驗的真實性，人事部門一定要進行核對。可以采用電話訪問的方式，也可以查詢相關的社保記錄或者離職手續等等。對于在職員工的檔案資料，管理人員一定要及時記錄歸檔保存，并定期進行核對，對于不真實的，可以通過詢問本人或者周邊同事等方式盡可能補全。

3、健全管理體制，增強規范性

一是認真做好人事檔案的收集、整理、鑒別、分類和裝訂工作。目前，員工人事檔案仍以紙質檔案為主，各單位應按照收集歸檔的有關規定，及時全面地收集歸檔各類材料，在收集過程中要強調材料的完整性，對收集的材料要進行認真細致的鑒別，審查每份材料的真實性和保存價值，對檔案材料進行明確分類，力求使每份檔案分類準確，材料齊全，目錄 清楚，層次分明。二是要認真做好人事檔案的利用 和轉遞工作，人事部門應建立各種類別的檔案名冊，嚴格執行轉遞手續，真正使員工人事檔案管理工作達到制度化、標準化、規范化和科學化。

4、改善技術手段，增強時代感

一是建立人事檔案數據庫系統，實施人事檔案動態管理。利用計算機，掃描儀等現代設備和現代技術，將人事檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資 料，使員工檔案數據化、信息化、在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行無紙化操作。同時，檔案的數據系統建成后，不僅能夠全面反映員工的基本情況，工作履歷等固定信息，而且可以紀錄員工工資、職級、學歷、崗位變動等動態信息，一旦員工基本情況發生變化時，可以隨時準確地將最新信息錄入微機，保證員工信息的時效性，真實性和準確性。二是人事檔案網絡化管理。要建立員工人事檔案局域網，在安全保密的基礎上，通過局域網之間的相互聯結，實現人事檔案的網絡化管理，保證各級領導根據不同的工作需要，隨時調閱所需檔案資料，從而提高信息利用的效率。綜上所述，只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革，信用業績檔案的建立必將人事檔案煥發出新的生機和活力，必將使企業發展中諸多問題不攻自破，迎刃而解，必將為企業的效益發展提供強有力的人力保障。endprint