微信企業號為卷煙企業工會工作插上騰飛的翅膀

文/ 陳俊松 鄭倩東 李芹 劉棟材

微信企業號為卷煙企業工會工作插上騰飛的翅膀

文/ 陳俊松 鄭倩東 李芹 劉棟材

隨著新興媒體的快速發展和智能手機的廣泛普及，互聯網時代逐步由PC時代步入后PC時代，“微”信息成為互聯網發展大趨勢，現代企業無論是在內部管理還是在市場營銷方面都高度重視移動互聯技術的應用，由此為企業帶來了高效率和大收益。卷煙企業工會工作同樣需要加速新興媒體的應用，以新的信息獲取方式滿足職工會員的多樣性需求，提高網上工作水平。為此，玉溪卷煙廠工會成立專項課題組，探索研究提升工會網上工作能力。

一、及時準確地上傳下達，實現快速便捷的信息傳遞

玉溪卷煙廠工會下設有工會委員會、女職工委員會和經費審查委員會等“三委”，在行政組織上設有工會辦公室和18個基層工會，基層工會下又設有216個工會小組，有工會會員3000余名。現有的信息傳遞方式主要有會議、文件通知、短信電話、OA辦公系統和宣傳公告欄等，在分散18個基層工會各崗位的3000余名職工面前，這些方式均顯得力不從心。一是基層工會的辦公地點較為分散，復烤二車間工會還位于20余公里外的縣區，若會議頻次過高就會給參會人員的日常工作帶來較大影響，造成時間與人物力的浪費；二是短信電話的使用成本較高，對象群體較小時比較方便，對象群體較多時難度就較大；三是OA辦公系統受限于PC終端，需要擁有系統賬號且有能夠連接內網的PC終端才能查看到信息，工廠大部分職工工作在生產機臺，無PC終端使用；四是宣傳公告欄要求工作人員將需要宣傳的信息打印后張貼出來，信息的及時性、全面性均難以保證。

從另一角度來看，工會組織還有一項重要職能就是要傾聽職工呼聲，準確掌握職工的真實需求。玉溪卷煙廠工會雖建立了職工合理化建議征集、職工思想動態調查、職工信訪和職工意見箱等傾聽機制。但這些機制均需要依靠工會組織的管理層級逐級傳遞，時常出現信息傳遞周期過長、職工不清楚反饋渠道、反饋形式要求復雜、信息傳遞失真等問題，致使職工的意見和想法得不到及時有效收集處理。針對信息下達上傳不暢問題，調研組對工廠信息化建設情況和職工的信息化需求展開調查研究。

（一）工廠信息化建設現狀

玉溪卷煙廠作為工信部“兩化融合”建設首批試點企業，在數字智慧工廠建設方面走在了行業前列，已建成并運行著ERP、MES、OA辦公系統、調度指揮中心等信息化系統，為卷煙制造提供了極大的信息化支撐。出于保護企業商業秘密考慮，凡涉及卷煙生產和企業經營管理的信息化系統都是只允許連接工廠內部局域網，若無單獨授權無法使用工廠外的因特網登錄查閱。工會信息傳遞主要通過OA辦公系統實現，沒有工會方面的專項信息化系統。

信息化終端使用方面，工廠只有科室和車間管理類崗位職工才擁有個人辦公PC終端，可以在上班期間登錄OA辦公系統查看工會發布的信息，操作、修理和其他類崗位職工一般要通過宣傳公告欄或他人告知才能獲得所需信息。經調查，各類崗位職工人數構成如圖1所示。

圖 1：玉溪卷煙廠各類崗位職工人數餅分圖

由圖1可看出，約有75%的職工上班期間沒有可能連接企業內網的PC終端。且工廠實行白班制、兩班制、三班制等多種生產作息制度，不在上班期間職工也是難以獲取信息。

（二）智能手機使用情況

觸摸屏智能手機的迅猛發展，加上移動網絡覆蓋率和網速的進一步提升，網絡費用的大幅降低，智能手機逐步取代PC機地位，人們的生活和工作的思維習慣也在悄然改變，“低頭族”越來越普遍。調研組從工廠隨機抽取100名職工進行智能手機使用情況和微信使用情況的調查，調查結果如表1。

表1：智能手機使用情況統計表

由表1可見，有97%的職工都使用著智能手機，使用智能手機的職工都使用了微信軟件。

智能手機應用采取移動互聯方式，可以有效地解決工會工作中的信息上傳下達障礙問題。但若新開發一個手機APP軟件成本較高且用戶基礎不好，APP軟件不成熟的話還會突然死機、閃退、耗用手機存儲和跨系統兼容等問題頻出。如果基于微信進行工會信息化建設，既可以減少基礎性軟件的開發投入，又可以充分利用現有的職工用戶基礎，同時移動4G網絡和WIFI網絡廣泛覆蓋，職工可以很方便地接入因特網使用微信。所以，玉溪卷煙廠工會信息化建設選擇微信具有可行性。

二、微信企業號為工會工作插上騰飛的翅膀

騰訊公司在2011年1月推出了微信移動聊天軟件。微信有微信好友聊天和微信群聊天兩種方式，聊天模式涵蓋了語音、文字、圖片、視頻并擁有定位和掃描二維碼的功能；在2012年8月又針對政府、企業、媒體等團體用戶推出了微信公眾號。微信公眾號可以向關注用戶群發推送信息、一對一交流、自動回復、菜單設置等功能，成為資訊載體和交流平臺，為用戶帶來諸多個性化服務，衍生巨大的商機，吸引了大批企業使用。微信公眾號又分為服務號、訂閱號和企業號三種類型。服務號給企業和組織提供更強大的業務服務與用戶管理能力，幫助企業快速實現全新的公眾號服務平臺；訂閱號為媒體與個人提供一種新的信息傳播方式，構建與用戶之間更好的溝通與管理模式；企業號為企業和組織提供移動應用入口，幫助企業建立與員工、上下游供應鏈及企業應用間的鏈接。三者之間的區別見表2。

表2：微信服務號、訂閱號和企業號的區別[1]

玉溪卷煙廠工會作為法人資格的社團組織，服務的對象是明確的，也是相對固定的，并且工會發布的信息是與職工切身利益密切相關，信息內容具有一定的保密性，信息發布是不定期的，信息量也比較大，具有一定的辦公功能。基于以上分析，玉溪卷煙廠工會最終選定微信企業號作為工會信息化建設的載體。

三、微信企業號在卷煙企業工會工作中的實踐

（一）前期準備工作

1.注冊認證微信企業號

注冊微信企業號之前，需先申請一個用作登錄帳號的公用郵箱，然后按照騰訊公司的微信公眾平臺官網微信公眾平臺要求填寫信息注冊認證了微信企業號。玉溪卷煙廠工會將認證審核通過后的微信企業號名稱定為“紅塔玉煙工會”，擴充成員容量，企業號Logo選擇玉溪卷煙廠的Logo，完善了微信企業號的基本資料功能。

2.建立微信企業號通訊錄

通訊錄職工信息包括員工編號、姓名、部門、手機號等基本信息，并以員工編號為用戶帳號。為便于“紅塔玉煙工會”微信企業號順利使用，玉溪卷煙廠工會分別按行政組織部門和工作業務搭建了通訊錄架構，如圖2所示。

圖2：微信企業號通訊錄架構圖

按照通訊錄的架構圖采取批量導入的方式將全廠職工的信息導入微信企業號通訊錄之中。導入成功后便組織職工關注微信企業號，信息已被導入的職工可以通過掃描企業號二維碼、轉發企業號名片和搜索企業號名稱三種方式關注，信息未被導入的職工則可通過手機號碼申請驗證方式關注。目前已有2658名職工關注了“紅塔玉煙工會”微信企業號，占總職工人數的88.6%。

3.建立企業號應用模塊

“紅塔玉煙工會”微信企業號不僅要滿足玉溪卷煙廠工會的業務工作需求，還要滿足下屬18個基層工會的日常工作需求和專項業務需求。需要在微信企業號中按部門和業務兩個維度建立多個消息型應用。部門類應用又可分為廠級應用、車間級應用和班組級應用，業務類應用則根據業務工作需求而建立，如玉煙動態、辦事公開民主管理、班組質量月、廉政文化、煙機技能大賽等。

應用模塊建立后，還要根據每個應用模塊的受眾不同，界定可見范圍，與全廠職工有關的應用設置為全廠職工可見，與部分職工有關的應用設置為部分相關職工可見。精準設置應用可見范圍可以確保信息推送的準確性，同時避免推送信息對無關人員造成信息騷擾。“紅塔玉煙工會”微信企業號應用可見范圍設置原則見表3。

表3：微信企業號應用可見范圍設置原則

4.完善應用

微信企業號中的每一個應用模塊都有一些個性化設計和特有功能設計，需要使用者加以完善，以豐富應用模塊的功能。玉溪卷煙廠工會重點從應用Logo、自動回復和自定義菜單三個方面對“紅塔玉煙工會”微信企業號的應用加以豐富完善。

（1）完善應用Logo

玉溪卷煙廠工會針對19個部門類應用和6個業務類應用開展應用Logo設計大賽，提煉組織的主要業務和文化精髓，提升組織的形象和應用的吸引力。設計完成的Logo作品作為相應應用的Logo。

（2）完善自動回復功能

微信企業號應用的自動回復功能是針對職工的自動回復行為，事先設定特定的文字、語音、圖片、視頻作為自動回復內容。當用戶向應用發送消息或發送的消息中包含預先設置的關鍵詞時，系統會自動回復相應的信息內容。設置關鍵詞自動回復時需遵循“包含”和“完全匹配”規則：“包含”規則就是只要信息中含有設置好的關鍵詞就認為符合規則，進行自動回復；“完全匹配”規則就是只有信息一字不差完全符合關鍵詞才進行自動回復。“紅塔玉煙工會”微信企業號各應用的自動回復功能由相應主控部門根據需要自行設計。

（3）完善自定義菜單

微信企業號應用在會話界面底部設置自定義菜單，用戶通過點擊菜單項，收到事先設定的消息或跳轉至設定的鏈接。應用的自定義菜單是簡潔明了的功能入口，方便用戶獲取文字、圖片、圖文等類型消息或跳轉鏈接，自定義菜單也可以充分體現部門特色，實現應用的基本功能。每個應用可設置三個一級菜單，每個一級菜單又可設置五個二級菜單。“紅塔玉煙工會”微信企業號各應用的自定義菜單由相應主控部門根據需要自行設計。

（二）管理員的權限管理

隨著“紅塔玉煙工會”微信企業號應用的不斷增加，單靠廠工會工作人員難以做到及時準確的信息維護與發布，需要為每個應用授權一人或多人作為該應用的管理員，授權內容包括應用的修改設置、信息維護以及通訊錄的管理范圍。被授權為管理員的人員負責管理相應的微信企業號應用和通訊錄，并依據工作需求發布信息。

“紅塔玉煙工會”微信企業號管理員的父管理組為系統管理員，即廠工會工作人員。父管理組結合工作需求隨時調整子管理組成員的權限，并根據不同授權需求設置多個子管理組，滿足工會多樣化需求。

（三）信息發送與接收

微信企業號應用的管理員通過網頁終端登錄“紅塔玉煙工會”微信企業號發布信息和接收職工反饋信息。職工在個人手機的微信終端接收微信企業號一個或多個應用的信息。職工接收到信息后通常有忽略不查閱、查閱不分享和查閱并分享三種處理方式，職工也可通過應用反饋信息。整個信息傳播過程中，應用管理員與應用管理員、職工與職工之間均是獨立的個體，每個個人都有獨立操作權限。“紅塔玉煙工會”微信企業號信息傳播示意圖如圖3所示。

圖3：“紅塔玉煙工會”微信企業號信息傳播示意圖

1.信息發送形式

微信企業號應用自帶的信息發送形式有文字、圖片、圖文、視頻、文件和語音等六種，其中使用最多的是圖文形式。圖文形式信息包括標題、封面圖片、作者、原文鏈接、摘要、正文和附件等要素；作者、原文鏈接、摘要和附件為選填要素，發送信息時可以單條信息發送也可以多條信息同組發送，但一組最多可發送8條信息。還可以根據需要，選擇信息是否永久保存和保密消息發送；若以保密消息發送，職工接收到信息后只能查看卻不能轉發，以確保信息的保密性。

2.信息發送對象

微信企業號應用無論采取哪一種形式發送信息，都可以任意選擇發送對象，有針對性地發送信息。發送對象選擇方式比較多樣，可以從通訊錄中逐個選擇或按人員組選擇，也可以使用“與”、“除去”規則進行選擇，總之可做到信息發送對象的準確性，有效避免信息對不相關人員的騷擾。

3.信息發送技巧

信息的有效閱讀才是信息發送的真正目的所在，所以每位應用管理員都應具備一定的微信企業號信息發送技巧，使發送的信息能夠讓職工利用碎片化的時間閱讀到信息關鍵內容，而不是消耗大量時間還不能抓住信息重點。玉溪卷煙廠工會重點提升管理員圖文消息排版技能，內容上要文字精煉，要點明確，避免長篇大論和密密麻麻的文字；形式上要圖文結合，生動形象，避免純文字消息。排版方法方面借助第三方的圖文排版軟件，降低排版難度，減少排版時間，提高排版效果。對信息內容較多的信息可以利用H5技術平臺將圖像、視頻、音頻、動畫等元素集中顯示給職工，讓微信企業號的內容更具活力和吸引力，極大地提升信息的傳播效果。

4.信息反饋與收集

職工接受查閱信息的同時也可以通過微信企業號應用的消息欄輸入消息反饋至應用后臺，微信企業號的應用管理員，在網頁終端消息中心的用戶消息欄，可以查看到職工反饋的消息。應用管理員收集職工反饋信息，及時對職工所反饋的信息做出答復。此功能有利于玉溪卷煙廠工會及時掌握職工思想動態，第一時間做出答復，充分提高職工的滿意度。

（四）規范化運作

微信具有“病毒式傳播”的特征，在高速便捷地傳播信息的同時，也會帶來一定風險，一旦發布內容出現疏漏或錯誤，則會導致問題信息在短時間內容傳播開來[2]。玉溪卷煙廠工會制定并發布了《玉溪卷煙廠工會微信企業號使用管理辦法》，從信息發布原則、發布要求和發布流程等方面，以企業標準的形式明確了“紅塔玉煙工會”微信企業號應用過程中存在的風險與規范要求，從制度上規避使用風險發生。

（五）效果評估

經過一年的運行，“紅塔玉煙工會”微信企業號的功能建設得到不斷完善，信息溝通不僅實現了及時下達而且做到了及時上傳，充分展示了工會職工文化，發揮了工會的宣傳教育職能，及時處理職工通過微信企業號反饋的意見和建議，有效維護了職工“四權”，不斷提升職工滿意度。職工最關心的生產作息時間和工廠動態，在最快的時間內送到全體職工手上，職工無論是休息、上班還是出差，都能及時的掌握工廠生產運營動態；職工能第一時間掌握工會開展的各類文體活動信息，并結合自身情況有選擇地參與，極大提升了工會文體活動的參與率。“紅塔玉煙工會”微信企業號的活躍度保持了日均2000左右人數和5000左右人次的活躍度，具體如圖4所示。

圖4：“紅塔玉煙工會”微信企業號活躍度

此外，在信息傳遞過程中極大地節約人力和物力成本，一定程度上幫助基層工會擺脫了打印張貼通知的傳統做法；職工教育更加便捷，利用職工的碎片時間和碎片閱讀習慣，見縫插針向職工推送學習內容；信息傳遞更加生動，全方位的接受新信息模式，使職工更易于接受信息、把握信息要點。

“紅塔玉煙工會”微信企業號的功能大都是微信企業號的通用功能，還不能完全滿足玉溪卷煙廠工會工作的一些個性化需求，譬如問卷調查、合理化建議提報審批和體育場館申請等功能還不能實現。同時“紅塔玉煙工會”微信企業號在與工廠現用的OA辦公系統整合實現3A移動辦公方面有待進一步探索[3]，需要利用微信企業號的第三方接口開發豐富功能。

如果說互聯網思維改變了企業傳統思維慣性，那微信則改變了企業的管理慣性。微信因其即時性、易反饋性、交流無礙性等特點，可以作為一種有效的企業管理方式，可在第一時間了解受眾需求，第一時間做好互動。微信企業號的應用極大降低了基層職工的邊緣感；反之，參與感和被關注、重視感則會極大增強。

[1] 企業號與服務號、訂閱號的區別[EB/01]. http://kf.qq.com/faq/140806zARbmm140826 M36RJF.html.

[2] 李暉. 微信在企業工會宣傳中的作用[J]. 新西部,2015,(26)：55-56.

[3] 朱瑾. 微信與企業OA應用整合的問題研究[J].科教導刊-電子版,2015,(3)：153-155.