EDUCAUSE2016年度十大IT議題（一）學會拋棄過去使用新的實踐

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EDUCAUSE2016年度十大IT議題（一）學會拋棄過去使用新的實踐

編者按

2016年1月，美國高等教育信息化協會（EDUCAUSE）評選出了2016年的高等教育年度十大IT議題及戰略技術。這十大議題包括：信息安全、優化教育技術、學生成就技術、IT工作團隊的招聘和穩定、學校數據管理、IT經費投入模式、商業智能和分析、企業應用集成、IT組織的發展和電子學習（E-learning）與在線教育。這些議題反映了如下三個類型：拋棄（Divest）——高等教育的IT組織1正在逐步拋棄局部優化和本地交付的技術、架構和流程，并遷移到標準化的、基于云的服務和架構上去；再投入（Reinvest）——高校正進行一些關鍵領域的再投入，確保為管理重新構建的IT職能和利用IT技術支持學校使命的差異化做好準備；差異化（Differentiate）——為強化學校的獨特文化、使命和戰略，學院和大學正在將IT技術的應用作為一項戰略性的區分點，這在教學的分析方面尤為突出。從本期開始，本刊將分三期連載這些議題的內容。本文重點闡述了第一種類型——拋棄的幾個主題，即學校數據管理和企業應用集成。

如何在高等教育中應用信息技術從來就不是一件容易把握的事，但是近來，從事這項工作就像是在“僅僅是困難”和“完全不可能”兩個選項中做出選擇。部分是因為許多東西變化得太快——信息技術和高等教育、機遇和期望、需求和經費；部分是因為我們正在試圖用老辦法去解決新問題。想想在機動車發展的早期駕駛汽車——當然，那時有道路，但是道路又狹窄又坑洼，并且是根據各種各樣的老式車輛和交通形式而修建的。必需的燃料來源很難找；為馬車設計的交通規則也讓駕駛員感覺挫敗不已。當然，早期駕駛員的駕駛經驗也很欠缺。舊的基礎設施就這樣限制了新型汽車的發展潛力。和上面的例子類似，學院和大學在很多方面都在指望靠現有的行業生態——人員、流程和文化——能不加改變地支持今天完全不同的新技術。

如何來改變行業生態，以跟上形勢發展？2016年EDUCAUSE十大IT議題給出了明確回應：拋棄、再投入和差異化（Divest， Reinvest and Differentiate），這十個議題劃分為上述三個類型，如圖1所示。高等教育的IT組織正在拋棄可以外包的技術和逐漸失效的實踐做法，重新進行投入（“再投入”）來開發必要的能力和資源，以利用信息技術在學生成就2、經濟負擔能力、教學和科研的卓越性等方面促使高校獲得有競爭力的差異化。2016年十大IT議題如下，其分類如圖1所示。

1. 信息安全

實施整體、敏捷的信息安全措施，以建立安全的網絡，制定安全策略，并減少高校在信息安全威脅下的暴露。

2. 優化教育技術

與教師和學術領導層合作，理解和支持教育創新，變革并優化教學中的信息技術應用，包括認識信息技術的合理應用水平。

3. 學生成就技術

實施制度化的措施和戰略性地廣泛應用信息技術，以提升學生的成就產出。

4. IT工作團隊的招聘和穩定

在預算削減或持平以及外部競爭加劇的情況下，保證足夠的團隊規模并穩定隊伍。

5. 學校數據管理

通過數據標準、集成、保護和治理，改進學校數據的管理。

6. IT經費投入模式

改進IT經費投入模式，以維持核心業務、支持創新和促進增長。

圖1　2016年十大IT議題的主題

7. 商業智能和分析

為商業智能、報表和分析開發有效的方法，確保切合學校的優先事項和決策，并且能夠使管理者、教師和學生便捷地獲取和利用。

8. 企業應用集成

集成企業應用和服務，以使交付的系統、服務、流程和分析都是可擴展（可伸縮）和以用戶為中心的。

9. IT組織發展

建立足夠靈活的IT組織結構、人員角色和人才培養戰略，以支持創新，并且適應配合高等教育、IT服務交付、技術和分析等各方面持續不斷的變革。

10. 電子學習（E-learning）與在線教育

提供可伸縮和資源豐富的電子學習服務、設施和人員，以為在線教育訪問量的增長和范圍的擴大提供支持。

唯一能推動高等教育人員、流程和文化進入發展中的未來的辦法，就是拋棄現有的、有效性告急的實踐做法，而采用對全新世界適應的更好的新的實踐。只是進行改善是不夠的，因為這是用對當前實踐的優化來取代對將來實踐的開發。當前的一些實踐做法必須要拋棄，才能給新的一套實踐——即新的基礎設施——騰出空間。這正是高等教育機構正在做的事情。58%的高校報告稱，業務流程的重新設計（而不是優化）是對IT戰略的一項主要影響。

“拋棄”也擴展到了技術和服務領域。很多學院和大學已經擺脫或者正在擺脫這個問題的局限：“在存在可靠、有效、緊跟發展的外部解決方案時，是否還要運行自有的基礎設施和應用？” IT組織正在重新建設他們的系統和服務，并為之提供資源。原有服務向新興平臺的遷移是61%的學院和大學的IT戰略中的主要部分；同時，共享服務是54%的學院和大學的IT戰略的主要部分。今年十大議題中，兩個是關注“拋棄”這一挑戰的。

高校如何有效處理這兩個議題來實現有效的“拋棄”呢？作為一個運作模式，“IT即服務”（IT as a Service）使IT組織變得更像一個業務部門，因而必須與可替代的供應商進行競爭，而不是更像成本中心3。這個模式聚焦于IT組織的效率和透明度，以限制和明晰成本；同時聚焦于服務和敏捷性，以全力應對學校社群4中不斷變化的需要。“IT即服務”還包括了幫助IT組織實現效能和卓越的平衡的方法。

標準化和簡明化是“IT即服務”的核心原則。復雜性降低效率。高等教育企業架構冗長、分散、支離破碎的現狀就是無意中形成了復雜性的典型示例。這種復雜性是追求部門權力和決策的局部優化的結果。現在，高等教育需要其應用和系統能夠以高成本效能的方式實現數據和流程共享，以支持各項服務和分析。設計良好的系統能有效面對當前和將來的需要。

系統集成包括了數據集成。數據集成所需的數據治理和管理要面向多重目標：開發有效的分析手段，同時降低成本和風險。數據的標準化和集成化，是高成本績效的、可伸縮的和有效的分析的基礎。沒有學校層級上對數據治理的承諾和致力，數據標準化和集成化是幾乎不可能實現的。數據利用方式的寬泛和深入增加了在受侵害風險中的暴露，也擴大了數據損害的潛在影響，因而使得數據保護變得比以往更加重要。

學校數據管理

通過數據標準、集成、保護和治理，改進學校數據的管理。

數據是使為高等教育使命提供動力的引擎。數據由教師、學生、校友、家長、捐贈者、職員和其他人托付給我們，用以支持在錄取、資助、課程、研究、聘用、基礎設施、投資、采購和醫療保健等各方面的決策。隨著信息技術系統和應用多年以來的增值，管理這些基礎性的數據變得愈發重要。

當前，大量的數據仍然存在于我們高校的“豎井”之中。這種狀況是自然形成的，源自大多數學院和大學的松散本質，以及院系級別服務的自然發展。后者往往反映了校級服務的缺乏，以及校級IT組織在支持院系需求和優先事項上的有限能力。這種狀況也反映出大多數高校直到最近都未能認識到數據戰略的價值：這一戰略將數據視為一種企業戰略資產，并廣泛對數據進行利用來促進學校戰略目標、院系目標或運行目標的實現。目前，無論是在確定影響學生/學者成就的風險因素上，還是向學校成員們提供越來越個性化的服務上，相關的努力都依賴于分布于學校內外的異質的數據源。而甚至在面對一些最基本的數據問題——例如有多少學生和教師——的時候，許多高校都還要在多個（可能的）答案之間做斗爭。這種情況下，高等教育連該做的事情都沒有做。

高校必須要了解他們擁有哪些數據，但更重要的是如何通過考慮周到的治理和行政模式來慎重對待數據。數據治理是一個經過學校領導層授權的結構，以建立使用和共享數據的有效標準和實踐做法，并對不同數據類型和部分的訪問權的爭論進行仲裁。對此，許多高校起步于明確數據所有權，根據私密性、合規要求和預期用途上的多樣化的標準進行數據分類。數據行政是一個對學校數據的使用和共享（包括集成）的標準進行操作化的結構（或者團體），并且對如下事項負責：維護數據完整性；數據定義；授權、保留和配置的實踐做法和辦事程序；技術架構。數據管理需要有持續推進的評估和改進，以保持對新出和演進的規制要求的合規性，并維持敏捷性和靈活性。

雖然數據治理經常被視為是一個“IT問題”，但實際上是一個更大的業務問題。數據管理關系到多種角色和責任。所有的學校成員都需要理解他們的角色和責任，因此教育、拓展和培訓都是有效數據治理的關鍵環節。

每個高校組織數據管理工作的方式都不一樣，取決于現存的組織職位安排和職權大小。2015年ECAR的分析研究表明，根據高校的具體情況，首席信息官（CIO）、政策研究主管、首席學術官、校長、學生成就事務領導、專職的首席數據/分析官都可能是分析項目的領導。這里并沒有唯一的最佳實踐，只要能指定某個人來領導就行。

建議

設計數據架構和基礎設施，能夠支持學校和部門/院系的需求。認真考慮數據流、數據模式、數據標準、數據定義，以推動應用間數據集成、數據安全、隱私性、保留和配置政策，以及有效的治理和監督。

確保學校領導層參與到數據治理中，并且有意愿為數據管理政策和辦事程序提供支持，因為這些政策和程序可能會變的富有爭議。

確保數據管理活動有確實的資源保障。這是一項額外新增的責任，應當有相應的人力和經費保障。不要等到發生數據破壞和分析方案失敗以后才開始向數據管理進行投入。

剛開始著手進行數據管理的高校應當采取有序得法的步驟：

深入研究。召集所有在學校數據上充滿興趣和擁有既定利益的人，討論當前的痛點5、需求、未利用的機會，以及問題。從如何最好地管理學校數據開始對話。

定義：選擇一個數據治理框架以分派數據所有權和責任歸屬，及定義決策流程。

提供信息：定義數據角色以后，開始詢問每個角色中的人員，他們需要獲得哪些信息才能做出有依據的決定。

確定優先級。聚焦于最大的痛點和最佳的機會（切入點）。這可以是一個非常有趣的過程，因為將要對不同數據群的優先級進行組合。如果對于學生數據而言，數據保留是第二位優先的問題，而對于人事數據只排第12，那么整體上的數據保留流程的優先級應該排第12，那么整體上的數據保留流程的優先級應該排在什么位置？

企業應用集成

集成企業應用和服務，以使交付的系統、服務、流程和分析都是可伸縮和以用戶為中心的。

近來的一些關于高等教育價值的探討的動態變化已經引發了更多的高校對改善成員服務的關注，以減少對學生和教師/研究人員實現成就的阻礙。今天，本質上所有學校為成員所提供的服務都是通過企業應用交付或者由企業應用支持的——不止是傳統上被認為是ERP解決方案組成部分的那些服務，也包括依賴于ERP的數據或者向ERP反饋數據的輔助程序群。

通過分析，這些企業應用中的數據越來越多地得到利用和發揮作用，來深入認識哪些因素使學生處于風險之中，或者預測某項產出并對可能影響產出的干預措施進行支持。此外，在使交付每個成員的服務變得更加有針對性和個性化方面，這些數據也可以提供關于實現途徑的深入認識，以降低服務“摩擦”，提升成員滿意度，以及推動消除通往成功的障礙。

圖2　向云服務遷移帶來的角色/職位變動

高校所提供服務的廣泛性，伴隨著為了將來的分析而捕捉和集成同樣廣泛的相關數據的渴望，意味著大多數高校付出了大量的努力來集成這些應用。廣泛應用API（應用程序接口）的數據架構和應用將集成挑戰變得多少容易了一些。同時，應用的數量和數據源和需要集成的數據量都在快速增長，導致頻繁產生非常復雜的數據和應用版圖，并愈發強調可伸縮性（以及可支持性）。集成和回歸測試變的更加復雜和困難，同時學校的計劃和日程需求持續地壓縮了可以升級/更新和集成這些應用的時間窗口。此外，成員們對于部署新系統和服務所需時間的預期也顯著減少。然而，學校用于管理和集成系統和服務的資源是非常有限的。

這是一個無論是自行開發的應用還是主流的ERP和LMS套件都在被重新考慮、改進和替換的時代。許多解決方案正在被遷移出或者已經遷移到學校以外。非常有吸引力的一個觀念是，變革將會產生更加簡單和更小的IT組織，但恐怕現實不會那么簡單。一些管理和技術崗位確實消失了，但是它們將被另外一些新的崗位代替。這些崗位是擁有一個能夠滿足學校的業務、服務和戰略需求的，安全的、劃算的、集成的應用系統所必需的，如圖2所示。最明顯的一點是，學校必須要在廠商和合同管理、信息安全、企業架構、應用集成和IT服務管理方面提高勝任能力。

廠商和合同管理可以確保學校沒有花冤枉錢，條款和條件是適當的，采購的組件和服務水準是正確的。

信息安全可以審計數據和系統安全，并確保最佳的實踐做法和政策，以將數據破壞的可能性或影響降至最低。

企業架構可以確保系統和數據集成是高效的、可行的、可擴展的，而且是滿足業務需要的。

企業應用集成或中間件分析師能理解現有的正在出現的最佳實踐方法和技術，并且決定哪一個對于當前的IT環境和業務目標是最恰當的。

IT服務管理可以確保IT基礎設施和服務處于良好管理的狀態，以實現快速診斷和解決問題并將部署和變動造成的負面影響降到最低。

建議

明確企業應用集成的期望成果，以確保對此項工作的其他部分提供指導。

確保學校領導者理解數據和系統標準化的效率和戰略收益，以使他們能夠且將會支持為取得這些收益所需要的投資和變革。沒有領導層的支持，這項工作將無法取得成功。

構建一個企業架構，能對滿足學校業務需求和戰略優先事項的系統、服務、流程和分析采取整體的視角。這種高層次規劃使今后的高效率和靈活性成為可能。承諾并致力于維護這個架構。

審計現有的企業系統以及與之相連接或為之提供信息的分布式系統，以理解當前的數據流。當采購新的系統或應用時，應考慮它們的數據是否可以與現有的系統和應用相集成，以及集成的簡單程度。

永遠不要忽視數據的重要性。隔離的數據用途有限；脆弱的數據是等候出現的不祥的頭條6。確保數據治理、集成和安全的權力和責任都是明確指派過和可問責的。

（翻譯：清華大學信息化辦公室 陳強）

參考閱讀

1.全文中將IT organizations直譯為“IT組織”，指的是高等學校里承擔IT職能的部門或機構。因為學校組織架構的不同，應當更加接近于國內高校常說的“信息化部門”或者“IT部門”。

2. Student Success，作為大學和學院的一項目標互或使命，通過為學生提供知識、技能、能力培養的資源等方式，以使學生實現在學業中的成就，如順利獲得學位等，甚至可以因此而受益一生。

3.成本中心（cost center），指的是企業內部只對成本和費用承擔控制、考核責任的單位。

4.“學校社群”（institutional community），指的是具有與學校有關的身份且互相之間有一定聯系的人的群體，一般情況下包括學校學生、教師、職員的全體。“校園社群”（campus community）也是類似的含義。

5.痛點（pain points），商業用語，指對目標客戶造成了困擾或者損失的，因而業務部門需要加以解決的問題，可能是真實的或者是客戶認識上的。

6.該頭條指的是會導致數據侵害事件，因而成為負面新聞的頭條。