對外經濟貿易大學高校自助表格服務解決“一張表”難題

文/張燁青　李穎　楊洋

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對外經濟貿易大學高校自助表格服務解決“一張表”難題

文/張燁青李穎楊洋

所有的數據都會集成到數據中心，方便業務系統之間的數據交換，解決了跨部門數據的共享問題。同時，在數據中心建設的基礎上，面向全校提供一些應用服務，較少功能的重復建設。

每年，高校都會有各種獎項申報、教師評選等活動，以往傳統的申報過程給申報者、組織者帶來了很大的工作量。對于“申報者”而言，填寫內容大同小異、內容繁瑣。對于組織申報評選的“業務部門”而言，管理復雜需要層層上報、數據伸縮性大，在格式和真實性等方面無法進行有效的管理和監督。對于“其他相關部門”而言，也困擾于頻繁的信息查詢與業務數據提供。隨著業務量的增長，傳統表格填報和管理模式在效率和人力投入方面的弊端日益尖銳。

高校報表填報服務的現狀

報表工具在國內外發展的已經非常成熟，為了提高信息化程度，高校的一些業務部門也會設計各自的表格填報功能，其主要目的也是為了減輕填寫者的工作量。但是目前的這些表格填報功能存在著一些普遍的問題：跨部門數據無法共享、重復性高、復用率低、數據可控性差。

1.無法實時獲取跨部門數據。目前高校中的一些報表系統大多是業務部門自行開發，內部使用，比如教務部門的優秀學生申請表自助填寫功能。當涉及到跨部門數據時，就需要臨時做接口甚至手動導入Excel，實時性差，效率低下。

2.部門之間重復建設。目前高校中有獨立業務系統的部門，如人事部門、教務部門、科研部門等，為方便用戶會開發各自的表格填寫模塊。這就造成部門之間重復建設、復用率低，而且表格分散度在各個業務系統，使用不便，用戶無法進行統一管理。

3.部門之間差距較大。高校中很多部門都沒有獨立的系統，如需開發自助表格系統，先得進行系統建設，花費的成本和時間會比較高。

4.數據可控性差。傳統的報表過程通常是用戶登錄-預覽表格-生成表格-表格下載-蓋章-交至業務部門。在表格下載后通常是一個文檔，用戶依然可以手動對數據進行修改，無法控制數據的真實性。

發展方向

出現上述問題的主要原因一是各業務系統在建設過程中相互獨立，標準不統一，數據交互困難，形成了一個個信息孤島；二是缺少一個面向全校的應用平臺，功能重復率高。在今后的信息化建設過程中將逐漸打破信息孤島的局面，所有的數據都會集成到數據中心，方便業務系統之間的數據交換，解決了跨部門數據的共享問題。同時，在數據中心建設的基礎上，面向全校提供一些應用服務，較少功能的重復建設。這兩點正好為報表填報服務的進一步發展提供了很好的方向。

高校自助表格服務設計

系統建設目標

自助表格填報服務是一個面向全校的應用服務，依托于學校數據中心，實現表格的自動填充和收發。該服務采用B/S架構，用戶可以通過瀏覽器進行操作。通過該服務來提高數據可控性、提高填表效率、實現跨部門數據表格的制作、提升服務的復用性、簡化工作流程。

系統主要功能

1.個人：表格生成、編輯、下載、打印、上傳。

2.部門：制作表格模板、配置收發權限、一鍵收集、批量下載。

3.系統工作原理

報表工具主要分為C/S和B/S這兩種架構，C/S架構主要是針對一些大型企業的財務報表，適用于流程復雜、計算量大的系統；而B/S架構主要是借助于Web報表工具，通過瀏覽器器訪問服務平臺，不需要特別復雜的流程和計算過程，更看重的是使用的便捷性。根據需求本文采用B/S架構，自助表格系統的部署架構如圖1所示，主要由Web服務器、防火墻、應用服務器及數據庫構成。自助表格系統的身份認證模塊將與學校的統一身份認證平臺做對接，用戶通過瀏覽器登錄學校統一身份認證平臺后，即可以個人身份進入自助表格系統。通過Web服務器將用戶請求傳輸和分配給應用服務器，然后由應用服務器進行業務邏輯的處理，包括表格的管理、生成、收發、下載等。應用服務器處理過程中需要涉及到后臺數據的獲取，后臺數據庫即圖1中的自助表格系統數據庫，該數據庫中的數據由兩部分組成：權威數據和自定義數據。其中“自定義數據”是用戶自行錄入的數據，而“權威數據”來源于學校數據中心，數據中心數據庫中存放著全校各個業務系統的數據，包括人事系統、科研系統、教務系統等。

圖1　自助表格服務部署架構

自助表格服務的典型案例

學生個人信息統計服務

主要特點：表格的收發統計

在高校的學生工作中，需要經常進行學生信息的統計校對工作，在傳統統計過程通常會形成個人-宿舍-班長-輔導員這樣的多級結構，效率低且容易遺漏。當需要進行學生個人信息（包括姓名、學號、籍貫、生源地、學習經歷、獲獎情況等）統計的時候，需要層層上報，并花費大量的時間去核對人數、歸類整理。環節越多效率越低下，而且容易遺漏無法進行有效的統計。

采用自助表格服務后，可以跳過中間環節，形成個人-輔導員的直接對接。在學生端，學生登錄自助表格服務后，選取所需表格“個人信息填報表”，預覽校對無誤后點擊發送，便可以直接發送到輔導員處。在輔導員端，可以一鍵收取表格，也可查看所管轄學生中尚未發送的學生名單，大大提高了工作效率，避免人為的失誤而造成遺漏。

專業技術職務申報

主要特點：跨部門數據表格的制作、保證數據真實性

每年的職稱評審都是一項耗時間、耗人力的工作，傳統的填報過程主要有兩個問題，一是填寫繁瑣，二是數據真實性無法保證。申請表幾乎涵蓋了申請者在校的所有信息，包括基本信息、教學情況、科研情況等，對于申請者（特別是一些年限較長的申請者）而言，需要花費一天的時間去填寫。為了保證真實性，填寫內容需要分給各業務部門去逐一審核，造成很大的工作量。

采用自助表格服務后，組織評審的單位只需要制作一個統一模板，將數據按照所需的內容及格式從數據中心取出，并根據需要對這些數據的來源進行配置。如果要保證數據的真實性（如教學工作量、科研成果等），則所獲取的數據是來自數據中心的“權威數據”，且不允許修改；如果是一些經常需要變動的數據（如聯系方式），則所獲取的數據是“自定義數據”，用戶可以自行修改。教職工登錄自助表格服務后，選擇“專業技術職務申報表”，就可以直接預覽帶數據內容的表格。根據預覽的情況直接打印表格，保證數據的真實性。

自助表格系統的特點

提高數據可控性

表格制作過程中，會明確各項數據的數據來源是權威數據還是自定義數據，并加之不同的策略以保證真實性。通過加強對數據伸縮性的控制，解決以往用戶篡改數據的問題，大大減少了信息核對的時間。

提高填表效率

大大節省填表所需時間，避免填寫重復信息，信息更加精準。以填寫一張中等復雜的表格為例，傳統模式下，1000個人每人需要花費1小時去填寫表格，則共需要1000小時。使用自助表格系統后，每人僅需花費5分鐘填寫表格，加上管理員2小時的制表時間，總共節省了914小時。

跨部門數據表格的制作

數據來源于數據中心，其中整合了各個業務部門的數據，定時更新，尤其適用于一些跨部門表格模板的制作。

提升服務的復用性

目前各個高校的自助表格系統存在重復建設、管理分散的問題。本系統是在學校數據中心的基礎上建設的自助表格系統，各部門自行制作表格模板后即可使用。既方便了表格的統一管理，又節約了建設成本。

簡化工作流程

改變傳統方式中個人-宿舍-班長-輔導員層層提交表格，不斷核對人數的工作方式，將個人-輔導員直接對接，表格收集者只需配置好權限，即可隨時查看上交情況、批量下載，省去了中間的過程，大大減少了工作量。

自助表格服務改變了傳統的表格填寫及管理模式，其依托于學校數據中心，可以獲取全校所有數據，部門可以根據需求靈活地制作表格模板、配置收發權限。通過自助表格系統，可以減少重復信息的填寫，信息更加精準可信。同時端對端的收發功能避免了層層上報、反復提交帶來的資源浪費，提高了業務流轉效率。

在服務的推廣過程中，也遇到了數據不準確、瀏覽器不兼容、業務流程設定等方面的問題，在今后的建設中，我們會不斷地思考改進。希望能夠更好地為師生服務，推動校內數據資源的整合優化，促進高校的信息化建設。

（作者單位為對外經濟貿易大學信息化管理處）