用友ERP固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作研究

陳亞

◇中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）09-0128-02

摘要：固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是用友ERP管理軟件中一個重要的子系統(tǒng)，固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)操作的正確與否直接影響總賬的正確性。本文研究了固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與總賬管理系統(tǒng)的關(guān)系，對業(yè)務(wù)操作中初始設(shè)置、業(yè)務(wù)處理等需要注意的事項進行了整理分析，使得對固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的操作更加完整化、合理化。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)管理系統(tǒng) 總賬 業(yè)務(wù)操作

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是用友ERP管理軟件中一個重要的子系統(tǒng)，與總賬管理系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系，其生成的憑證傳到總賬管理系統(tǒng)中，并且固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)期初期末都要與總賬管理系統(tǒng)進行對賬，固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)操作的正確與否直接影響到總賬的正確性。本文研究了固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與總賬管理系統(tǒng)的關(guān)系，對業(yè)務(wù)操作中初始設(shè)置、業(yè)務(wù)處理等需要注意的事項進行了整理分析，可對相關(guān)人員操作固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)提供有益幫助。

一、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與總賬管理系統(tǒng)的關(guān)系

（一）固定資產(chǎn)管理與賬務(wù)管理接口。固定資產(chǎn)系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)之間是子模塊與總模塊的關(guān)系，固定資產(chǎn)模塊的業(yè)務(wù)要通過相應(yīng)的渠道傳至總賬管理中，那么，他們之間的對接是通過固定資產(chǎn)-設(shè)置-選項-與賬務(wù)系統(tǒng)接口頁面中的固定資產(chǎn)、累計折舊、固定資產(chǎn)減值準備三個會計科目連接起來的。以此接口為出發(fā)點，固定資產(chǎn)與總賬進行對賬。

（二）固定資產(chǎn)管理與總賬管理的對賬。固定資產(chǎn)初始設(shè)置中如果取消了“在對賬不平情況下允許固定資產(chǎn)系統(tǒng)結(jié)賬”，固定資產(chǎn)就必須和總賬進行對賬平衡才可以進行結(jié)賬。固定資產(chǎn)管理與總賬管理要進行期初和期末兩次對賬，這兩次對賬的操作又有所不同。

1. 期初對賬。固定資產(chǎn)原始卡片錄完之后的數(shù)據(jù)作為固定資產(chǎn)的初始數(shù)據(jù)，與總賬的期初余額進行對賬，在原始卡片錄入正確的情況下對賬不平衡的原因很可能是因為總賬中有固定資產(chǎn)的業(yè)務(wù)并且已經(jīng)記賬，那么就要取消總賬的記賬再進行對賬，即，該對賬要求總賬未記賬狀態(tài)下進行。此處理只是保證了期初對賬的平衡，到了期末仍然相差總賬中固定資產(chǎn)該筆業(yè)務(wù)，原因是固定資產(chǎn)的憑證可以傳到總賬，而總賬中的憑證傳不到固定資產(chǎn)，最好的解決方法是固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)不要出現(xiàn)在總賬中，在固定資產(chǎn)模塊完成。

2. 期末對賬。固定資產(chǎn)系統(tǒng)本月發(fā)生業(yè)務(wù)生成的憑證傳遞到總賬中，期末進行對賬不平衡主要是總賬未記賬或者已減少資產(chǎn)折舊這兩方面的原因造成的，已減少資產(chǎn)折舊這個問題在第二部分詳細介紹，這里主要強調(diào)的是總賬必須記賬，所以期末對賬要求總賬已記賬狀態(tài)下進行。

二、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作

（一）初始設(shè)置。

1.對賬。固定資產(chǎn)管理和總賬管理需要通過固定資產(chǎn)和累計折舊兩個科目進行對賬，固定資產(chǎn)-處理中沒有對賬，原因是由于固定資產(chǎn)-設(shè)置-選項中“與賬務(wù)系統(tǒng)進行對賬”沒有選中，選中即可進行對賬。

2.默認入賬科目。固定資產(chǎn)管理對業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的固定資產(chǎn)、累計折舊、固定資產(chǎn)減值準備會自動帶出，如果憑證中沒有帶出，在固定資產(chǎn)-設(shè)置-選項-與賬務(wù)系統(tǒng)接口輸入缺省入賬科目：固定資產(chǎn)、累計折舊、固定資產(chǎn)減值準備即可。

3.固定資產(chǎn)卡片中的累計折舊。固定資產(chǎn)卡片中的累計折舊分為原始卡片累計折舊和計提折舊后的累計折舊。期初對賬時發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)賬套累計折舊為0，原因是原始卡片中的累計折舊沒有輸入，本月計提折舊額系統(tǒng)自動給出，累計折舊需要手工輸入，這樣期初對賬就平衡了；本月計提折舊后固定資產(chǎn)卡片中的累計折舊金額和折舊清單中的金額一致，系統(tǒng)自動給出，不需要手工輸入，與總賬再次進行對賬，對賬時折舊不平原因是用友本身的問題，解決方法在后續(xù)中的減少資產(chǎn)折舊部分詳述。

（二）業(yè)務(wù)處理。

1.購進資產(chǎn)的進項稅額。稅法規(guī)定購買固定資產(chǎn)的進項稅額可以抵扣，反映在會計分錄中也就是借方應(yīng)該有“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（進項稅額）”這一會計科目，而固定資產(chǎn)系統(tǒng)生成的憑證中借方?jīng)]有該會計科目，這是由于用友ERP本身的問題，那么如何完整地反映購買固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)呢？方法有兩個：第一種方法：固定資產(chǎn)-設(shè)置-增減方式-增加方式-直接購入頁面增設(shè)稅金科目“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（進項稅額）”，這樣生成的憑證就會自動帶出進項稅額；第二種方法：在生成的憑證中直接修改，生成憑證方式有業(yè)務(wù)發(fā)生直接制單和批量制單兩種，業(yè)務(wù)發(fā)生直接制單生成的憑證當插入“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（進項稅額）”保存后提示“不能改變此憑證的合計金額”，原因是由于業(yè)務(wù)發(fā)生立即制單生成的憑證可以某個會計科目的金額，但不能進行總金額的修改，必須保證借方、貸方合計數(shù)不發(fā)生變化。那么想要增加進項稅額只能通過批量制單形成憑證，然后對生成的憑證插分增加“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（進項稅額）”，這樣處理之后就使得用友固定資產(chǎn)與稅法保持一致。

2.在建工程轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)的取數(shù)。在建工程業(yè)務(wù)的增加是在總賬管理中生成的，在建工程轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)的金額應(yīng)該是一致的，由于總賬管理的金額并沒有傳到固定資產(chǎn)，所以在固定資產(chǎn)管理中在建工程的金額需要手工錄入，并且金額不等于總賬中的在建工程金額也可以生成憑證，這與實際是不相符合的。解決方法有兩個：第一種方法，在固定資產(chǎn)設(shè)置在建工程的取數(shù)函數(shù)，以總賬業(yè)務(wù)中時間、金額為基礎(chǔ)進行在建工程的取數(shù)，這樣在固定資產(chǎn)生成的憑證就不需要手工輸入金額并且金額一定是一致的；第二種方法，查詢總賬中對應(yīng)時間的在建工程金額，在固定資產(chǎn)管理中手工輸入生成憑證在建工程的金額，此時金額一定要輸入正確，金額輸入不正確系統(tǒng)不會給予提示，仍然可以保存繼續(xù)操作。

3.減少資產(chǎn)的折舊。在固定資產(chǎn)管理中，當月減少的資產(chǎn)計提了當月的折舊，但是生成的憑證沒有包含減少當月的折舊額，這張憑證是要傳遞到總賬中的，必然導(dǎo)致總賬系統(tǒng)比固定資產(chǎn)系統(tǒng)少一個月的折舊，勢必導(dǎo)致總賬與固定資產(chǎn)的對賬不平。

例1：一臺打印機原值為3 000元，凈殘值率為3%，使用年限5年，采用平均年限法計提折舊，開始使用日期為2014年11月8日，那么，可以計算出該打印機的月折舊額為48.5元。這臺打印機于2015年1月31日報廢，進行固定資產(chǎn)清理處置，到2015年1月31日，固定資產(chǎn)系統(tǒng)打印機計提了2個月的折舊額97元，而生成的憑證為：

借：累計折舊 48.50

固定資產(chǎn)清理 2 951.50

貸：固定資產(chǎn) 3 000.00

這張憑證傳到總賬中的累計折舊就為48.50元，與固定資產(chǎn)系統(tǒng)中的折舊97元相差一個月的折舊。這是由于用友U8.72院校版系統(tǒng)本身的問題，解決方法是：對生成的憑證手動增加一個月的折舊額，即把累計折舊的48.5元改為97元，分錄為：

借：累計折舊 97

固定資產(chǎn)清理 2 903

貸：固定資產(chǎn) 3 000

這樣就使得固定資產(chǎn)系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)的累計折舊金額保持一致。

4.銷售資產(chǎn)的銷項稅額。固定資產(chǎn)增減方式中以出售方式進行減少時，對應(yīng)入賬科目為固定資產(chǎn)清理，沿用例1信息，將打印機報廢改為出售，相應(yīng)的折舊信息如例1所示。

借：累計折舊 97

固定資產(chǎn)清理 2 903

貸：固定資產(chǎn) 3 000

假如該打印機售價為4 000元，那么就需要記入“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（銷項稅額）” 680元（4 000×17%），在固定資產(chǎn)模塊中后續(xù)的銷售業(yè)務(wù)沒有進行體現(xiàn)。解決方法有兩個：第一種方法，可以在固定資產(chǎn)出售的減少方式中設(shè)置借方的銀行存款和貸方的固定資產(chǎn)清理以及“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（銷項稅額）”，同時固定資產(chǎn)清理與市價的差額計入借方的營業(yè)外支出或者貸方的營業(yè)外收入，那么固定資產(chǎn)模塊會自動生成銷售憑證；第二種方法，直接在總賬管理中生成銷售的憑證：借記“銀行存款”科目，貸記“固定資產(chǎn)清理”“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（銷項稅額）”科目。固定資產(chǎn)清理與市價的差額，借記“營業(yè)外支出”或者貸記“營業(yè)外收入”科目，銷售打印機的憑證如下：

借：銀行存款 4 680

貸：固定資產(chǎn)清理 2 903

營業(yè)外收入 1 097

應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（銷項稅額） 680

5.減少資產(chǎn)憑證的重新生成。已作減少的固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)生成憑證后如果發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)出錯，比如上述減少資產(chǎn)折舊如果沒有手動增加一個月的折舊，就要通過處理——憑證查詢來刪除該憑證，查詢憑證打開后如果刪除是灰色的，說明登陸企業(yè)應(yīng)用平臺的日期有誤，登陸企業(yè)應(yīng)用平臺的日期應(yīng)該大于等于最后一筆業(yè)務(wù)的日期，并且該憑證作廢后無法恢復(fù)，也就是該憑證必須重新生成，這時候打開批量制單可以再次生成，也可以打開卡片——卡片管理，選擇“已減少資產(chǎn)”，選中該資產(chǎn)，點擊任務(wù)欄中的憑證就可以實現(xiàn)該減少憑證的重新生成。如圖1所示：（圖略）

三、結(jié)語

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)承擔著固定資產(chǎn)的增加、減少、變動以及折舊等業(yè)務(wù)處理，對用友ERP本身的問題以及操作中需要我們注意的事項進行分析整理，使得固定資產(chǎn)的操作更加完整化、合理化，達到固定資產(chǎn)與總賬的完美結(jié)合，使得會計人員對用友的操作游刃有余。J