高校檔案管理質量保障體系建設探究

王瑋

摘要：健全完善的高校檔案管理體系，是高校管理的重要基礎，也是高校管理的重要組成部分。加強高校的檔案管理工作，能夠科學而全面地收集與整理高校發展及教學中的各項信息及記錄，幫助高校更加針對性地推動學校的長遠發展及教學的長足進步。隨著高校對檔案管理越來越重視，高校的檔案管理日趨完善，但同時檔案管理本身的預見性及指導性等功能并沒有得到體現，因此加強高校檔案管理質量保障體系的研究，具有重要的現實意義。

關鍵詞：高校檔案 檔案管理 質量保障體系 建設探究

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）04（a）-0072-02

在高校日常管理及教學管理中，科學有效的檔案管理具有非常重要的作用。相比初高中學校，高校生源覆蓋面廣，同時隨著市場經濟的發展，高校的市場化軌跡也越來越深刻。在這種情況下，高校在發展及教學管理中會出現越來越多的信息記錄。通過科學的檔案管理工作，將這些信息記錄分析與整理出來，能夠為高校未來的發展及教學管理提供經驗和方法。因此，高校應該重視檔案管理的重要價值，積極更新檔案管理方式，積極運用計算機手段來優化檔案管理工作，不斷構建科學完善的檔案管理質量保障體系，推動高校檔案管理水平的提升。

1.當前高校檔案管理中存在的問題

高校檔案既是高校事業發展和教學等各項工作的真實歷史記錄，又是總結經驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的依據。當前高校檔案管理中存在嚴重的問題，這些問題嚴重制約著高校檔案管理的質量與水平，同時也影響著高校檔案管理作用及功能發揮。

1.1缺乏對檔案管理的重視

檔案管理雖然是高校日常管理工作的重點內容，但長期以來，高校領導干部對檔案管理的重視程度不夠。一方面，高校檔案管理工作明顯滯后于高校其他工作，高校領導干部并沒有針對高校的特點及特色開展針對性的檔案管理工作，這就使得高校檔案管理質量低下，更遑論質量保障體系。另一方面，在高校檔案管理中，存在著一人身兼數職的問題，這使得檔案管理人員無暇抽身來從事專業化的檔案管理工作，一些重要的信息未能及時地輸入檔案數字庫，這就影響后續的檔案管理。

1.2檔案管理體系不健全不規范

在高校檔案管理的過程中，健全有效的檔案管理體系能夠指導和規范高校的檔案管理工作，同時還能夠規范檔案管理人員的工作。但在高校檔案管理工作中，檔案管理體系不健全，檔案管理制度不科學，這在很大程度上影響高校的檔案管理工作。特別是在檔案信息化的過程中，由于缺乏明確的檔案管理體系，使得管理人員在錄入信息或收集信息時，往往錯誤連篇，工作責任心不強。檔案管理的質量是檔案管理的最首要的環節，只有明確檔案管理制度，才能從根本上杜絕因人為失誤造成的信息混亂。

1.3檔案信息化程度較低

隨著信息技術的不斷發展，高校檔案管理工作越來越注重信息化的建設，一些高校組建了檔案信息數字庫，一改過去繁瑣的文案管理的方式。但從總體來看，高校檔案管理的信息化程度仍比較低，高校檔案信息數字庫的建設規模仍比較低，同時一些已經建立起來的數字庫，無法壘方位地體現當前形勢下高校發展及教學管理工作中存在的信息及內容。此外，作為高校檔案管理的重要組成部分，高校學生的個人檔案意識淡薄，沒有有效地發揮好檔案在就業中的重要作用。

2.高校檔案管理質量保障體系的建設

高校檔案管理是高校管理的重要組成部分，更是高校發展及教學管理的基礎。針對當前高校檔案管理中存在的問題，為了凸顯高校檔案管理的功能及價值，應該針對高校檔案管理中凸顯的薄弱環節，運用科學有效的質量保障體系，從而提升高校檔案管理的水平與質量。

2.1不斷完善檔案管理體制

在高校檔案管理的過程中，科學的檔案管理體制是高校檔案管理工作的基礎，更是高校檔案管理工作開展的前提。首先，不斷完善高校檔案管理的各項制度，建立檔案評查制度，完善檔案歸檔審查機制和借卷登記審批制度。通過完善的檔案管理制度，來提升高校檔案管理的質量及安全，強化高校檔案管理的效率，優化高校檔案管理的整體效益。其次，成立專門化的檔案管理領導小組。當前高校檔案管理中，高校領導干部對檔案管理重視程度不夠，缺乏檔案管理意識，使得高校檔案管理水平較低。鑒于此，在高校檔案管理中，應該構建完善的檔案管理領導小組，明確各自的職責，提升高校檔案管理的效益，進而保障高校檔案管理的質量。此外，在檔案管理中，還應該制定檔案管理的監督機制。完善的監督保障機制，是提升高校檔案管理質量的重要保障。高校應該成立監督小組，制定監督機制，確保高校信息的及時而準確地錄入。最后，制定科學的檔案管理保密制度。高校檔案管理中涉及諸多的隱私，這些隱私如果得不到保障，那么高校檔案管理的安全性將得到侵犯。

2.2不斷推動高校檔案的信息化建設

在高校檔案管理的過程中，傳統的檔案管理方法，容易耗費大量的人力和物力，同時也容易增加檔案信息分析與整理的差錯性，難以提升檔案管理的質量。因此，為構建檔案管理的質量保障體系，必須注重檔案管理的信息化進程，有效推動檔桿管理的數字庫建設。首先，將檔案管理的信息化建設擺在重要的位置，并構建完善的預算管理制度，從而保障充足的資金來推進檔案的信息化進程。在高校檔案的管理中，信息化建設需要投入大量的資金，因此必須加強預算管理，通過檔案管理的信息化來推動檔案管理的質量與安全。其次，構建完善的人才培訓及引進制度，推動高校檔案管理工作的高效與規范。高校檔案信息化或數字庫建設，需要專業人才來針對檔案管理系統進行維護與管理。因此，高校必須加強檔案管理人才的培養，加強培訓力度，同時引入計算機專業的高素質人才，整體提升高校檔案管理的質量。最后，加強檔案管理的檢索及標注。檔案不是塵封不動的東西，而應該充分發揮檔案信息的指導作用。因此，檔案信息化建設的過程中，應該對以往的紙質檔案進行電子錄入，同時完善檔案的目錄及檢索功能，以便于檔案的及時取閱。此外，為了強化檔案的安全性，應該在檢索及調閱的過程中，設置電子密令。

2.3加強檔案信息的深入挖掘

在高校檔案管理的過程中，強化檔案管理的質量，還必須充分挖掘檔案管理的力度，不斷深入地開發與利用檔案信息，只有這樣才能提升人們對檔案信息重要性的認知，也才能保障檔案管理的質量。首先，加強檔案的分類與規劃。根據檔案的內容及性質的區別，將不同的檔案劃分為不同的種類，以便于人們在取閱檔案的過程中，增加檔案的利用率。其次，在高校檔案管理的過程中，還應該注重對檔案信息的修復及補充完善。一些過往的檔案信息在收集與整理的過程中，可能存在破損或殘缺，如果對這些內容不加以補充就盲目地錄入，那么檔案管理的質量將無從談起。因此，必須注重完善和補充檔案內容，對檔案進行重新理清和清查。最后，轉變檔案管理觀念，逐步建立起覆蓋全校科研和教學改革、全體師生的檔案資源體系。此外，在高校檔案管理的過程中，還必須有效地提升高校學生的檔案管理意識，使得他們注重保護自身的檔案。

3.結語

高校檔案管理是高校日常管理的重要組成部分，在高校檔案管理的過程中，領導干部對檔案管理不夠重視，檔案管理的信息化程度較低等，都影響著高校檔案管理的質量。為提升高校檔案管理的水平，應該構建完善的檔案管理質量保障體系，制定完善的檔案管理體系，加強檔案管理的信息化水平，不斷深入挖掘檔案管理的力度，積極轉變檔案管理觀念，綜合性地提升高校檔案管理的整體質量。