新時期提高二級學院綜合辦公室工作效率的思考

摘 要：本文分析了新時期影響二級學院綜合辦公室工作效率提高的諸多因素，并從完善系統功能、加強人性化管理、實行目標管理和提高人員素質等幾個方面分別闡述了提高綜合辦工作效率的具體措施。

關鍵詞：綜合辦公室 工作效率 目標管理 人員素質

2010-2015年國家中長期教育改革和發展規劃綱要中強調，“提高質量是高等教育發展的核心任務，是建設高等教育強國的基本要求?！庇纱嗣鞔_了新形勢下科學的高等教育發展觀已從規模擴張為特征的外延式發展轉到以質量提升為核心的內涵式發展道路上來。高等教育質量的提高離不開教育管理水平的提升，這為教育行政部門在政策、規劃、督導和服務等管理層面提出了更高的要求。

2013年，國務院機構改革和職能轉變方案中強調，職能要下放、轉移、整合和加強，以此促進教育行政部門轉變教育管理方式。絕大多數高等院校學校層面的管理權力都下放到了二級學院，減少了對基層教學教務、科研、人事等事務的直接管理和微觀管理。二級學院在本科教學方面，按照上級宏觀政策，在調整和建設學科專業，開展教學、科研活動等各方面的自主權得到了落實。隨著權力的下放，二級學院綜合辦公室承擔了系部的所有教育管理工作，加之近年來為提高本科教學質量，卓越工程師教育、Mooc平臺建設、專業認證等新型教學模式和教學理念的興起，使得二級學院綜合辦公室的管理職能明顯增加，工作任務不斷加重，這無疑給基層管理者提出了更高要求，也為辦公室管理機制的改革創新提供了驅動力。

一、新時期影響二級學院綜合辦公室工作效率提高的因素

1.學校層面管理職能下放，頭緒增多，管理系統功能的不夠完善，影響辦公室工作效率?，F在，社會上比較關注高校的“去行政化”問題，但“去行政化”不等于“去管理”，高校目標的實現和功能的發揮都需要管理。精簡高效的行政管理會提升教學科研人員的工作效率和綜合效益。大多數高?，F在都減少了管理層次，實行校院兩級管理。管理層次的減少有利于學校對全局的掌控，但另一方面，這種扁平模式使得每個二級學院辦公室對應的上級部門增加了，需要承擔來自學校各個部門的指令、要求和任務，對內做好學院的人事、財務、教學、科研、學生工作等眾多方面的組織、協調、服務、管理工作?；鶎庸芾碚吖ぷ魅蝿占又兀惶斓酵砻τ趹?，很難做到統籌兼顧，嚴重影響工作效率。宏觀上的精簡做到了，基層微觀上的高效難實現。某些學校職能部門下達的任務缺乏可行性，管理系統的關聯性和兼容性不高，從宏觀上對二級學院工作不能提供政策和管理系統軟硬件兩方面強有力的支撐，而對二級學院完成這些任務都有必要的時間要求，這無疑大大增加了二級學院綜合辦的工作強度和工作難度。比如教務上的理論課排課系統和實踐課安排系統的不關聯，增加了確定實踐課時間安排上的難度；畢業設計系統的不兼容性，導致老師們為了亂碼和無法調整的表格格式傷透了腦筋；眾多學院或學生同時開展某項工作或任務時，網絡的不給力甚至癱瘓等等，都給二級學院教務秘書的工作帶來了諸多壓力。

2.二級學院層面上缺乏科學管理措施和激勵評價制度。隨著學校層面教學科研等方面工作的重心下移，二級學院綜合辦在學校管理體制中的地位越來越突顯其重要性，它既是一個集黨政、人事、教學、科研、學工等融于一體的綜合管理部門，又是一個承上啟下、協調左右、溝通內外的具體辦事機構。學院領導對辦公室工作的地位和作用的重視程度，往往影響著其管理模式和規章制度的建立。傳統的管理模式往往強調指令和控制，追求服從性，強調權威性，限制了員工創造性地開展工作。在新時期，這種管理方式使得工作人員束手束腳，影響辦公室工作效率。學院層面以制度為本的管理思想多于以人為本的管理理念。辦公室人員都是基層管理者，他們長期坐班，又往往加班加點地從事繁雜的事務性工作，與學院其它崗位相比，待遇和薪資偏低，進修機會少，晉升職稱難度大，影響工作積極性和工作熱情。無論是物質獎懲還是精神褒貶，需要建立起科學的評價體系和有效的激勵機制。讓基層管理者意識到自己也是學院工作的主角，很好地發揮其自覺性和能動性，把被動應付變為積極主動，才能切實提高工作效率。

3.綜合辦層面上工作分工的合理性、信息化程度和人員素質因素。綜合辦承擔的任務包羅萬象，依據工作的難度系數和事務多少來合理分配任務，明確職責，各司其職又緊密溝通就顯得尤為重要。以本人所在學院為例，按上級職能部門的科室劃分工作：辦公室主任負責人事處、財務處、組織部、后勤及保衛處等職能部門下達的工作；教務秘書負責教務處的教務教材、考試中心、實踐科等職能部門工作；科研秘書負責科技處、高教所等職能部門……事務多的，如教務，可配兩名工作人員。同時結合人員特點和工作多寡，將學院網站建設、檔案管理等階段性的工作以及臨時工作進行分配。需要開辦公會議，以管理制度形式將成塊工作加以落實，同時強調相互配合，相互溝通的重要性。上級各職能部門對學院綜合辦公室的工作要求高，下達的工作量大，而且往往時間性強，突發事件多，這是綜合辦公室一貫的工作特點。這就要求辦公室工作人員熟練運用電腦網絡技術，多渠道將上級文件精神和任務指令及時傳達到相關人員，快速處理突發事件。熟練掌握文字及表格處理軟件，以及職能部門的相關系統軟件，靈活運用篩選、排序、分類匯總、合并計算等功能，提高工作效率，減少任務積壓。高校管理隊伍建設缺乏具體措施和規劃，仿佛管理人員技術含量低，人人可做。其實學院綜合辦的工作職能決定了它的工作人員需要高素質人才。管理職能需要工作人員的組織、實施能力；服務職能需要踏實耐心、熱情主動的工作作風；協調職能需要化解矛盾、審時度勢、情商較高的工作人員；參謀助手職能需要抓重點、理材料、有判斷、會分析的能力……，這些對管理人員的素質要求都是提高工作效率，順利完成任務的重要保障。

二、新時期提高二級學院綜合辦公室工作效率的具體措施

1.學校職能部門完善管理系統的功能，提高辦事效率。俗話說：工欲善其事，必先利其器。學校層面下達給系部的任務中很多是依靠各種管理系統來完成的，如教務管理系統、實踐管理系統、畢業設計系統、聽課評價系統、財務系統等等，院系基層管理者通過這些系統進行錄入任務安排、查詢師生信息、下載更新數據等工作。關聯緊密的系統間要實現數據共享，在管理系統使用初期先在基層管理者中試運行，使其更好地為基層服務，解決實際問題，功能實現比較成熟后再全校大范圍推廣。系統性能的優劣、兼容性的強弱，直接影響到使用者的工作積極性和完成任務的自信心，影響到辦公室的工作效率。學校層面不僅是“事”的下達者，也是“器”的提供者，“器”優則“事”半功倍。

2.二級學院加強人性化管理，調動基層管理者積極性。二級學院綜合辦承擔著學院的各項對內對外的窗口工作，是信息的集散地和中轉站，長期從事這種繁雜事務性工作的辦公室工作人員，精神壓力大，情緒波動大。制度管理上如果只追求效率化和客觀化，忽視基層管理者個人價值的實現，往往適得其反。人的精神文化因素蘊含著巨大的能動作用，從人的情感需求、個體發展角度來考慮辦公室管理方式，增強人性化管理理念，努力創造辦公室內的和諧氛圍，才能激發出基層管理者持續的凝聚力。學院領導在管理中要能夠與工作人員民主平等地交流，努力創造一種相互信任的氛圍，有了坦誠與信任，才能使交流順暢，實現積極向上的文化共享。平時工作中給員工戰略上的指導，注重對他們的激勵而不是控制，使他們成為工作的主人，減少抱怨，提高工作效率。思想上重視基層管理者的價值和作用，賦予他們更大的權力和責任，在年終分配、職稱評定等方面適當考慮對他們政策上的傾斜，各方面調動他們的積極性。

3.實行目標管理，建立辦公室高效工作運行機制。彼得·德魯克最先在《管理實踐》這本書中提出了“目標管理”的概念，目標管理是以目標為導向，以人為中心，以成果為標準，使組織和個人取得最佳業績的現代管理方法。目標管理的理念是強化各成員的目標意識，真正把權力下放，弱化完成目標任務的具體實施過程，將目標完成的程度作為評價和激勵員工的標尺。目標管理的理念對提高二級學院綜合辦的管理工作效率有現實的指導意義。

實行目標管理，建立綜合辦高效工作運行機制要從以下幾個方面入手：（1）科學地制定、分解管理目標。管理者需要樹立目標管理意識，減少上下級縱向組織結構，同時強化管理者橫向間的緊密聯系，分工不分家。學院領導和綜合辦首先要明確上級的工作計劃和辦公室相關的各項工作，共同確定辦公室的總體工作目標和學期工作計劃，根據工作崗位分解具體目標任務到個人。目標制定后要形成正式的制度文件，做到每個辦公室管理人員對自己的目標任務都能心中有數，各司其職，又能相互配合。（2）下放決策權給負責目標實現的管理人員。學院領導將決策的權利分派給管理人員以完成目標任務，這樣會從某種意義上對管理者起到激勵的作用，激發出管理人員自主管理的意愿。針對辦公室管理工作常常出現的繁瑣和突發事件，有效的授權使得具體辦事的管理人員放開手腳，以實際目標為已任，充分發揮個人的主觀能動性，強化了責任心和進取心。另一方面在目標管理制度下，領導授權后減少了目標實現過程中對細節方面的干預和監督，而控制目標實現的能力得到了加強。（3）完成目標的考評獎懲和反思改進。目標管理理念下，評價機制注重目標完成的結果如何。學期末將目標完成的情況進行考量，以此對管理人員進行獎懲。要考慮到在目標實現過程中客觀存在的突發狀況，增加了目標實現的難度，這種情況“獎”的權重要放高，“懲”要放低，對目標實現過程中難度或量化不平衡的現象進行認真分析研究，交流反饋成功的經驗，對存在的問題進行深入反思，使得下一學期工作的目標管理更加完善有序。

4.加強辦公室工作人員自身素質建設，提高工作效率。綜合辦肩負著承上啟下，總攬協調各方的作用。內部管理工作千頭萬緒，管理人員在思想和業務方面的素質高低直接影響辦公室管理水平和工作績效。一方面二級學院在選拔任用管理人員時注意甄別，另一方面管理人員自身素質的建設和培養也顯得至關重要。

從以下三項內容入手：（1）加強身心素質建設。身體健康，精力充沛才能從容應對紛繁復雜的工作內容；心理健康，以積極樂觀的心態，寬容克制，通過協商溝通解決工作中出現的人與人之前的問題和矛盾，之所謂“風物長宜放眼寬”。（2）加強業務素質建設。提高自身口頭和文字表達能力，加強與領導、師生溝通交流，或以文字形式準確無誤地布置落實各項任務；熟練掌握現代化辦公設備的各項操作，不斷學習計算機和網絡的專業知識，提升綜合運用各種辦公軟件處理數據的能力，提高工作效率和工作質量。（3）加強團結協作素質。新時期學校各項任務往往綜合性很強，如教務實踐科大學生創新創業評比展示工作，雖然歸口教務秘書，但離不開學工和各專業教研室的宣傳和指導，離不開其他管理人員匯總以往創新項目和各項競賽數據，聯系展板制作等等各種工作的協同開展。可以說每項綜合性工作的成就都是辦公室集體智慧的結晶，管理人員必須相互了解工作情況和工作程序，增強集體觀念，避免內耗拆臺。把聰明才干用在工作和學習上，團結協作，工作效率才能切實提高。

三、結語

新時期有諸多因素影響著二級學院綜合辦公室工作效率的提高，我們從學校層面完善各項管理系統功能，掌握自主權的二級學院在人性化管理方面進一步加強，落實目標管理的理念和實施工作，切實提高管理人員素質，才能提高二級學院綜合辦工作效率，在督導和服務等管理層面為高校的教育質量內涵式發展做出更大貢獻。

參考文獻：

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[3]葉小平.基于目標管理的高校二級學院辦公室管理工作.南京工程學院學報（社會科學版）.2011.11卷第1期：40-43.

作者簡介：王依群（1971— ），女，漢，籍貫：南京，單位：南京工程學院通信工程學院，工程碩士，助理研究員，研究方向：教育管理。