淺析檔案管理在新農(nóng)村建設(shè)計(jì)生工作中的重要作用

高蕾

摘要：文中筆者根據(jù)實(shí)際工作情況指出了計(jì)生檔案管理的重要作用。并淺析了檔案管理的規(guī)范化。以便對(duì)以后的工作提供相應(yīng)的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；計(jì)生工作；重要作用；規(guī)范化

計(jì)生檔案是各項(xiàng)計(jì)生工作重要的憑證和法律依據(jù)，做好計(jì)劃生育工作中的檔案管理對(duì)當(dāng)前計(jì)生工作有著極為重要的影響。

1提高對(duì)計(jì)生工作中檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)

自1981年我國成立專門的計(jì)劃生育機(jī)構(gòu)以來，計(jì)劃生育體制也在不斷的健全，群眾的婚育觀念也在計(jì)劃生育教育的影響下出現(xiàn)了極大的轉(zhuǎn)變，可人們對(duì)于計(jì)劃生育工作中的檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)尚顯不足，無法讓檔案管理在計(jì)劃生育過工作中激發(fā)相應(yīng)的關(guān)鍵作用。故必須提高相關(guān)部門及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)計(jì)生檔案管理重要性的了解，從而讓檔案管理在計(jì)劃生育工作中最大可能的起到應(yīng)有的作用。

2計(jì)生檔案工作的重要作用

2.1計(jì)生部門的基礎(chǔ)性工作是計(jì)生檔案

計(jì)生檔案就是在進(jìn)行各項(xiàng)職能活動(dòng)時(shí)計(jì)生部門形成的全部檔案之和。檔案工作就是專門負(fù)責(zé)管理檔案業(yè)務(wù)，也就是在統(tǒng)一管理計(jì)生檔案的基礎(chǔ)上.制定相關(guān)檔案制度，科學(xué)地管理此類檔案，來方便使用。作為反映和記錄計(jì)生工作活動(dòng)的計(jì)生檔案，不但能夠?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)導(dǎo)者提供決策憑據(jù)，還能夠?yàn)闄n案使用者懂得國家各項(xiàng)方針政策給予幫助，還可為制訂規(guī)劃，處理問題，進(jìn)行工作提供有效的參考資料。在計(jì)生工作中，不管是計(jì)生人員工資調(diào)整、全國性的人口統(tǒng)計(jì)、人口普查的數(shù)字調(diào)查，還是工作的規(guī)劃與實(shí)施、行政管理工作的有效開展、計(jì)劃生育隊(duì)伍的整訓(xùn)與建設(shè)、再生育人員調(diào)查、計(jì)劃生育經(jīng)費(fèi)的管理、獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象的獎(jiǎng)金發(fā)放等均需要檔案，若檔案材料不完整，不精確，將影響直至放緩此工作的有效開展。尤其是接受新任務(wù)，制做新的工作計(jì)劃，或出現(xiàn)新情況，遇到新問題，需要做出正確的決策時(shí)，檔案的借鑒和參考作用是無法替代的。檔案的信息作用愈發(fā)被大家所重視，所認(rèn)識(shí)。計(jì)生檔案是計(jì)生工作中一個(gè)必備的主要組成部分，是其它工作無法替代的，已成為計(jì)生部門管理工作中必備的一項(xiàng)主要工作。

2.2計(jì)生檔案也在創(chuàng)造效益和價(jià)值

計(jì)生檔案即直接反映和記錄計(jì)生工作活動(dòng)，還可創(chuàng)造出社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。所以檔案工作人員每年都應(yīng)為單位的各項(xiàng)工作提供大量的信息、資料、文件，為使用者節(jié)約了時(shí)間，解除了重復(fù)勞動(dòng)。問接產(chǎn)生了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.3計(jì)生檔案是無法再生的寶貴財(cái)富

計(jì)生檔案真實(shí)地記述了相關(guān)部門計(jì)生各項(xiàng)工作、行政管理的整個(gè)過程，聚集了計(jì)生管理的成功經(jīng)驗(yàn)，是全體人員智慧和辛勤勞動(dòng)的結(jié)果，它作為計(jì)生工作的主要組成部分，不但具有長(zhǎng)遠(yuǎn)作用也具有現(xiàn)實(shí)作用。所以計(jì)生工作需要一代一代地發(fā)展和繼承，各項(xiàng)工作也應(yīng)一代一代地往下傳。社會(huì)活動(dòng)不停止，檔案工作就不能停止。其它財(cái)富，損失了能夠補(bǔ)償，檔案損壞了，可無法彌補(bǔ)。所以。我們不但享有利用前人積累的檔案財(cái)富的權(quán)力，更有繼續(xù)為后人增加和積累財(cái)富的義務(wù)，此為事業(yè)的需要，也是對(duì)歷史負(fù)責(zé)的體現(xiàn)。

3計(jì)生檔案工作的規(guī)范化

3.1管理科學(xué)化

計(jì)生檔案工作人員應(yīng)定期對(duì)收集來的檔案材料進(jìn)行科學(xué)的歸檔來確保工作質(zhì)量，以達(dá)到合理設(shè)置檔案類目，組卷規(guī)范的目標(biāo)。

3.2工作制度化

人口計(jì)生工作十分繁雜，村級(jí)、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生辦和縣人口計(jì)生局以及各級(jí)計(jì)生服務(wù)站將經(jīng)常接觸人數(shù)眾多的有關(guān)生育人群。進(jìn)行計(jì)生技術(shù)服務(wù)工作是計(jì)劃生育的主要工作之一，任務(wù)是提供計(jì)生技術(shù)服務(wù)為社會(huì)。在此種條件下，應(yīng)必須頒布一套完整的制度來進(jìn)行約束規(guī)范。按照筆者多年工作的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，此類制度可包含以下五個(gè)方面。一是計(jì)生檔案上報(bào)、收集、整理、存檔要做到標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)按照上級(jí)業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)一規(guī)定，根據(jù)嚴(yán)格的要求，進(jìn)行操作。二是對(duì)專兼職檔案員執(zhí)行月初評(píng)季考核年獎(jiǎng)懲制度。三是落實(shí)計(jì)劃生育項(xiàng)目檢查治療登記制度，為各級(jí)醫(yī)院以及計(jì)生服務(wù)站的婦產(chǎn)科、手術(shù)室、x光室、b超室等相關(guān)科室配備專門專用檢查登記簿，將第一手材料全部統(tǒng)計(jì)起來。四是落實(shí)定期談話制度。專兼職檔案人員應(yīng)定期與服務(wù)對(duì)象談話，爭(zhēng)取工作主動(dòng)權(quán)。五是執(zhí)行檔案整理收集專業(yè)時(shí)間制度，要求各科室下班前必須收集歸檔當(dāng)日的材料，每月上報(bào)一次檔案資料。此外，還應(yīng)制定一些輔助制度，確保上述每項(xiàng)制度的執(zhí)行。只有嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，方可保證檔案安全完整。

3.3職責(zé)明確化

檔案管理人員的崗位職責(zé)，就是應(yīng)保護(hù)檔案的安全與完整。這不但是檔案保管工作的最基本工作，也是檔案保管工作的最終目標(biāo)。檔案保管工作的具體任務(wù)就是必須做到不亂、不散、不丟、不壞。檔案保管人員應(yīng)時(shí)刻警惕，堅(jiān)持不懈，防控檔案的破損，保證檔案的安全，為檔案工作提供必備的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.4系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化

計(jì)生檔案工作是計(jì)劃生育工作的重要組成部分。必須全方面認(rèn)識(shí)到做好檔案工作的重要性.將檔案工作作為一項(xiàng)關(guān)鍵工作內(nèi)容，落實(shí)責(zé)任，確定專人，提升管理，落實(shí)計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。