試論檔案管理工作中面臨的問題與建議

劉煥威

摘要：本文筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，試論了檔案管理中面臨的問題，并提出了一些建議，以便對以后的工作給予一定的幫助。

關鍵詞：檔案管理；問題；建議

一、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識還較為淡薄

一是思想認識模糊。部分單位沒有把檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰(zhàn)略高度加以認識。二是領導重視不夠。三是缺乏主觀能動性。

2.檔案管理力量還較為薄弱

一是管理質量還較低。比如：首先有的檔案員僅懂歸檔立卷的基本常識，對檔案的保管期限、案卷號、類別號、目錄號、全宗號識別不清，會發(fā)生蓋錯章、編錯號的情況。其次檔案的目錄索引不全，年代久遠的檔案無法找到索引表，導致在用時用不上，無法很好地為單位工作服務。二是隊伍不穩(wěn)定。在基層單位，檔案管理人員通常由辦公室勤雜人員兼任，并且更換較快，專業(yè)化程度較低，面臨不會不學、不懂不問的情況，造成檔案管理、整理的混亂。

3.檔案管理觀念還較為落后

一是資金保障不到位。基層單位辦公經(jīng)費短缺，用于檔案保管、收集和整理的資金投入較少，在一些程度上影響了檔案管理工作的有效開展。二是管理方式落后。目前檔案管理工作以計算機與手工管理為主，檔案的整理、收集、檢索、編目和查閱大部分使用此兩種模式，其它現(xiàn)代化管理手段的運用較少，導致檔案查找速度慢，使用效率低，管理質量較差。

4.管理與服務還面臨脫節(jié)情況

一是重保管輕使用。個別基層單位在工作中，缺乏對檔案資料作用的重視，不習慣或不愿通過檔案資料為單位管理、為單位戰(zhàn)略發(fā)展提供服務，以此來增加工作效率，減少工作成本，此想法導致大量信息資源空閑。二是檔案資源有流失的情況。因為保管不善的或歷史等原因，有的檔案面臨斷代情況；個別管理人員認為自己保管檔案資料可以方便工作，不愿集中上交管理，造成個別重要的檔案資料丟失、損壞。三是檔案種類還不齊全。有的單位僅關注戶籍、文書檔案的收集，可忽略實物、聲像檔案以及與單位業(yè)務相關的資料的收集，影響了單位檔案的完整性和系統(tǒng)性。

二、加強檔案管理工作的建議

1.各級領導應支持重視檔案工作

檔案工作是單位各項管理工作的基礎，各級領導必須應支持重視檔案工作，應以對職工高度負責、對歷史高度負責的態(tài)度.切實提升對檔案工作的領導，做到對檔案工作投入到位、重視到位，對檔案工作人員關心到位。檔案工作匯報應定期進行，檔案工作中的重大問題應第一時間研究解決.為檔案工作的順利開展打造優(yōu)良的環(huán)境；提升對檔案工作經(jīng)費的保障力度，為檔案工作的進行給予必備的物質條件，在政治上關愛、工作上關注、生活上關心檔案人員，重視檔案干部隊伍建設，提高檔案干部隊伍的活力和生機，全心全意幫助檔案工作人員解決實際問題和困難，讓檔案工作者感到有奔頭、有希望、有溫暖。使創(chuàng)業(yè)做事的主動性、創(chuàng)造性、積極性得到最佳發(fā)揮。

2.收集收齊歸檔文件材料

“巧婦難為無米之炊”，保證檔案完整、準確、系統(tǒng)、齊全的基礎工作是做好歸檔文件材料的收集。必須做好收集工作，檔案人員一定應掌握和熟悉收集工作的各種方法和渠道，處理好檔案形成過程中各個部門、各個環(huán)節(jié)的關系，對檔案形成的全過程進行動態(tài)檢查與監(jiān)督，此外，還應持續(xù)增加全員檔案意識，落實全方位的嚴格管理，運用各項適用方法，做好單位檔案資料的收集工作。檔案的查準率、查全率、準確率、完整率、歸檔率方能夠達到高標準。

3.檔案集中統(tǒng)一管理

檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案.是檔案法規(guī)法律對單位檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的重要基礎和前提。

4.搞好檔案工作信息化、標準化建設

檔案工作信息化，是推動單位信息資源全面開發(fā)、整合、收集的主要基礎，經(jīng)過檔案信息化建設，可以落實對單位信息資源的集中管理，成千上萬倍地增加使用效率，全面地支持各級信息服務和單位決策，潛在的社會和經(jīng)濟效益無法估算。而檔案工作的標準化是檔案信息化的基礎，沒通過標準化整理的檔案無法落實信息化，所以，單位檔案部門應認真學習相關檔案工作標準，鉆研檔案工作業(yè)務要求，增加檔案管理的標準化水平，為檔案工作信息化落實基礎。

5.強化檔案保管條件及方法

提高檔案保護，包含對電子檔案、紙質檔案的保護：一是對電子檔案，一方面應提高對電子檔案的信息保護，另一方面應運用一定的方法，提高對電子檔案的載體保護，二是對紙質檔案，應提升庫房“八防”設施的配備，讓檔案庫房達到防塵、防有害氣體、防蟲、防光、防濕、防高溫、防盜、防火的安全防控規(guī)定，禁止出現(xiàn)檔案蟲蛀、污損、褪色、霉變、鼠咬現(xiàn)象及各類事故。

6.增加檔案人員素質

新時期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了更高的、新的要求，想實現(xiàn)檔案工作協(xié)調、快速發(fā)展，一定要具有德才兼?zhèn)浜烷_拓創(chuàng)新的檔案干部隊伍。檔案工作人員應熟悉本企業(yè)基本情況、努力學習計算機知識、文秘寫作知識、企業(yè)管理知識、檔案業(yè)務知識，具備較強的文秘寫作、綜合分析、規(guī)劃組織協(xié)調能力，成為一專多能的復合型人才。應結合目前的中心工作，從檔案中搜尋有規(guī)律的東西，并把它打造成一種歷史借鑒，為科學決策提供幫助，為各級領導提建議、獻良策、當參謀，成為給領導獻策建言的高參。