現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理探析

孫莉

摘要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，經(jīng)濟體制改革不斷深入，現(xiàn)代企業(yè)只有不斷對企業(yè)管理制度加以完善，才能有效的適應(yīng)當下經(jīng)濟體制改革。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，企業(yè)檔案管理是極為重要，對企業(yè)的發(fā)展而言有起到了重要的促進作用，屬于企業(yè)獲取信息的核心儲備。本文簡要的分析了企業(yè)檔案管理的原則，并在此基礎(chǔ)上探討了當下企業(yè)檔案管理中存在的問題，針對這些問題提出相應(yīng)的解決對策，希望能夠為我國企業(yè)檔案管理提供到一定的幫助。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)制度；企業(yè)檔案管理；問題和對策

0.引言

企業(yè)檔案管理體制主要表述的是企業(yè)檔案管理的組織制度和形式。現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案管理體制，是通過檔案行政管理部門和現(xiàn)代企業(yè)主管部門的管理，將分級和屬地管理有效融合的一種管理體制。但是，隨著不斷發(fā)展的現(xiàn)代企業(yè)制度，當下企業(yè)檔案管理體制依舊還存在很多問題，介于此，只有將相應(yīng)問題的解決對策及時的探索出來，才能讓現(xiàn)代企業(yè)制度變得更加完善，促進現(xiàn)代企業(yè)的全面發(fā)展。

1.企業(yè)檔案管理的原則

（1）真實性原則

企業(yè)檔案管理能夠?qū)⒂行У男畔⑻峁┙o企業(yè)，促使企業(yè)所作出的決策具有一定的正確性和權(quán)威性，這樣就必須保證企業(yè)檔案管理信息的真實性。在現(xiàn)代企業(yè)實施檔案管理的過程中，如果能夠讓信息管理的真實性獲得保障，不僅能給讓企業(yè)錯誤決策出現(xiàn)的概率得到有效減少甚至避免，同時還能夠讓因為虛假性信息致使的企業(yè)社會形象受損現(xiàn)象得到有效避免。

（2）系統(tǒng)性原則

企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)性原則主要作用是能夠分門別類的管理好各個文件、信息、資料以及檔案等。實施系統(tǒng)化的企業(yè)檔案管理，形成分門別類的管理模式，不但能夠讓現(xiàn)代企業(yè)管理制度的清晰性、系統(tǒng)性以及規(guī)范性得到有效體現(xiàn)，同時還能夠讓企業(yè)在提取檔案的時候，對所需的信息和文件獲取速度得到有效加快，讓查找和利用信息的效率得到提高，進而讓整體工作效率得到有效提升。

（3）全面性原則

現(xiàn)代企業(yè)在實施檔案管理的過程中，大多數(shù)企業(yè)都會遇到一個問題，即檔案管理范圍確定問題想要讓企業(yè)檔案管理工作得以有效進行，不但要對企業(yè)內(nèi)部檔案資料進行嚴格管理，同時還應(yīng)該嚴格管理好和企業(yè)相關(guān)的一系列資料信息。只有現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作能夠全面性的存儲妥善資料信息，才能將有效的需求信息及時的提供給相關(guān)的各個部門單位，從而讓企業(yè)的相關(guān)部門工作狀況得到有效推動。

2.現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理存在的問題

（1）沒有重視起企業(yè)檔案管理工作

就目前而言，我國很多的現(xiàn)代企業(yè)都沒有重視起自身企業(yè)的檔案管理工作，只是片面的將其當成與合同文件管理相似的管理工作，使得企業(yè)檔案管理只是工作人員的附屬工作。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒有有效的管理和重視起其余相關(guān)資料信息。此外，由于很多企業(yè)的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業(yè)務(wù)資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現(xiàn)人員流動現(xiàn)象的時候，就會極易流失一些重要資料信息，從而讓企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)遭受到嚴重損失。

（2）企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高

當下我國雖然已經(jīng)有一部分的企業(yè)開始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒能讓企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有價值，而造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因為相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高。這在檔案不合理的分類結(jié)構(gòu)和檔案管理素質(zhì)存在嚴重缺失上有著顯著體現(xiàn)。一方面，檔案如果發(fā)生不合理的分類結(jié)構(gòu)，就會直接造成無法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時間被嚴重浪費，從而讓檔案管理的在現(xiàn)代企業(yè)中的真正價值很難得以體現(xiàn)。另一方面，很多企業(yè)檔案管理人員都缺乏相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識，因此也就致使相關(guān)管理人員沒能正確的認識到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態(tài)度存在嚴重問題，對檔案管理動作造成了直接影響。

（3）企業(yè)檔案管理缺少安全保障

由于當下很到現(xiàn)代企業(yè)都沒有有效的重視起企業(yè)檔案管理工作，這也就造成企業(yè)檔案管理中各個數(shù)據(jù)信息的安全性無法得到有效保障。一方面，由于相關(guān)額檔案管理人員沒能重視起企業(yè)檔案管理工作的重要性，致使在存儲檔案的過程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現(xiàn)象的發(fā)生。而另一方面，企業(yè)沒有重視檔案管理工作，對檔案的保密性工作就更加存在嚴重忽視，此外又因為相關(guān)檔案管理工作人員素質(zhì)較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現(xiàn)象的發(fā)生，從而也就造成企業(yè)經(jīng)濟遭受到嚴重損失。此外，很多企業(yè)由于缺乏相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全意識，這就造成計算自檔案管理中，存在非常嚴重的安全隱患問題。

（4）企業(yè)檔案管理缺乏相應(yīng)的信息化辦公手段

雖然當下很多企業(yè)管理制度都開始對傳統(tǒng)的紙張辦公方法進行了轉(zhuǎn)變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運用，但是企業(yè)在檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業(yè)檔案都沒有實現(xiàn)信息化，對企業(yè)中各個部門的運用和查詢造成了非常大的困擾，嚴重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，同時也在很大程度上促使企業(yè)的工作效率被降低了很多。

3.現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的相應(yīng)對策

（1）加強對企業(yè)檔案管理的重視程度

如果想要讓企業(yè)檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，就需要對企業(yè)檔案管理機制進行及時建立和完善。不過在對企業(yè)檔案管理機制建立和完善之前，最為重要的還是應(yīng)該讓企業(yè)內(nèi)部人員對企業(yè)檔案管理工作的認識程度得到提升。只有這樣才能夠讓企業(yè)從上至下逐漸形成一個統(tǒng)一的檔案管理認識，從而促使企業(yè)檔案管理工作能夠更加的完善。

（2）對檔案管理人員的專業(yè)性進行提升

首先，企業(yè)應(yīng)該重視起對相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期的舉行相關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)工作，針對不同程度的人員要有針對性的實施培訓(xùn)，對在職的老員工，應(yīng)該以轉(zhuǎn)化其傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)知識為主，來對其進行相應(yīng)的培訓(xùn)，如：教導(dǎo)這些管理人員如何使用電腦來進行信息化管理等。其次，針對一些較年輕的或剛剛?cè)肼毜臋n案管理人員，則應(yīng)該以檔案管理基礎(chǔ)理論知識為主，重點傳授他們專業(yè)性的知識，可以實施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實施一對一的培訓(xùn)，促使他們能夠在最短的時間內(nèi)掌握相應(yīng)的管理知識。只有這樣才能讓企業(yè)中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業(yè)水平，始終迎合當下市場經(jīng)濟化需求，為企業(yè)發(fā)展帶來有效推動作用。

（3）增強企業(yè)檔案管理的安全性

企業(yè)檔案管理對現(xiàn)代企業(yè)來說有著非常重要的作用，而只有保證了企業(yè)檔案管理的安全性，才能讓其價值得到真正體現(xiàn)。首先將相應(yīng)的保密制度建立起來，以此來對相關(guān)的檔案管理人員進行約束，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密者，要嚴格查辦，促使企業(yè)檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性。其次，企業(yè)應(yīng)該積極額普及計算機知識和網(wǎng)絡(luò)安全知識，讓每一個工作人員都能夠認識到網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來的后果，增強IT部門對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全工作的安全管理力度。

（4）運用集成化信息管理體系

企業(yè)在實施檔案管理工作的過程中，應(yīng)該讓實物檔案資料管理和計算機檔案管理相結(jié)合的管理模式得以形成。在對企業(yè)檔案進行計算機化管理的過程中，積極的運用集成化信息管理方法，通過計算機嚴格、詳細的分類號檔案信息，并結(jié)合企業(yè)中每個部門的實際情況和信息性質(zhì)來讓檔案分類更加科學(xué)化、規(guī)范化。

4.結(jié)語

總而言之，現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理對當下的企業(yè)有著非常重要的作用，有效的重視起檔案管理工作，并讓其逐漸的科學(xué)化、規(guī)范化，加強檔案資料信息的安全保障，不僅能夠讓企業(yè)的工作效率得到大幅度提升，同時對企業(yè)發(fā)展也有著非常重要的作用。